2003年~2011年我國檔案信息資源整合研究綜述

摘 要：文章從檔案信息資源整合的定義、內(nèi)容、原則、模式、技術(shù)標準、體制機制等六個方面，對2003年～2011年我國檔案信息資源整合研究進行了綜述，認為檔案信息資源整合是一項系統(tǒng)工程，其整合內(nèi)容涉及實體、信息、技術(shù)、標準、管理、服務(wù)等諸多方面，整合過程應(yīng)堅持完整系統(tǒng)、科學規(guī)范、有效便用、完善配套、經(jīng)濟實用等原則，可采用實體整合、虛擬整合、虛實結(jié)合等模式整合檔案信息資源，為使整合富有成效，不僅要大力突破技術(shù)與標準瓶頸，更要盡快完善管理體制、創(chuàng)新管理機制。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；整合；研究綜述

自2003年起，我國檔案學界開始關(guān)注和研究檔案信息資源整合問題。2005年后，較多研究者將檔案信息資源整合置于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下予以探究。時至今日，“檔案信息資源整合”依然是研究者津津樂道的熱點話題之一。我們于2011年7月初，在中國知網(wǎng)以“檔案信息資源整合”為題名進行檢索，共檢索到相關(guān)文獻65篇。本文試從檔案信息資源整合的定義、內(nèi)容、原則、模式、技術(shù)標準、體制機制等六個方面的研究進行綜述。

1 檔案信息資源整合定義研究

研究者對“檔案信息資源整合”所下的定義是不統(tǒng)一的，可謂“眾說紛紜”。

徐瑞鴻認為，是“對分散形成的檔案進行信息資源集中，以集中反映某一實踐領(lǐng)域或?qū)ο蟮幕厩闆r，最終，達到檔案資源結(jié)構(gòu)合理、配置優(yōu)化的社會系統(tǒng)工程”。[1]

劉怡芳認為，是“對現(xiàn)有檔案信息資源進行重組，在一定范圍內(nèi)，形成檔案信息跨區(qū)域、跨行業(yè)的有機聯(lián)系，形成具有針對性服務(wù)的檔案信息流”。[2]

滕霞認為，是“用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接區(qū)域性綜合檔案館保管基地，通過以區(qū)域內(nèi)檔案實體整合與數(shù)字檔案信息整合兩種方式來進行管理的模式”。[3]

蔣冠認為，是“對各個相對獨立的信息系統(tǒng)中的檔案信息資源、功能結(jié)構(gòu)及其互動關(guān)系進行融合、類聚和重組，重新結(jié)合為一個新的有機整體，形成一個效能更好、效率更高的新的資源系統(tǒng)”。[4]

楊紅仙認為，是“以‘統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理’的檔案事業(yè)管理體制為前提，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)現(xiàn)代化技術(shù)為手段，以信息相關(guān)法律法規(guī)及信息安全技術(shù)為保障，以系統(tǒng)思想為指導，以檔案實體整合、信息整合、技術(shù)標準整合、系統(tǒng)整合、人才結(jié)構(gòu)整合等為內(nèi)容，以資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化、系統(tǒng)功能完善、人才保障到位、信息資源共享為目標而進行的一項社會文化事業(yè)系統(tǒng)工程”。[5]

上述前三項定義，強調(diào)從檔案實體及檔案信息兩方面來進行序化、重組，主要針對的是檔案信息，屬于狹義的檔案信息資源整合；后兩項定義，則從系統(tǒng)的角度，將檔案信息資源的相關(guān)技術(shù)、人員、設(shè)備等因素納入整合任務(wù)中來，屬于廣義的檔案信息資源整合。綜合上述五種說法，我們將檔案信息資源整合的定義表述為：在“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”檔案事業(yè)管理體制下，以現(xiàn)代信息技術(shù)和相關(guān)法律法規(guī)為依托，根據(jù)實際需要，圍繞特定主題，對相對分散的檔案實體、檔案信息及其相關(guān)技術(shù)、人員、設(shè)備等資源進行融合、類聚、重組，以相對集中地反映某一領(lǐng)域基本情況，最終實現(xiàn)檔案信息資源結(jié)構(gòu)合理、配置優(yōu)化、功能完善、保障到位、社會共享等目標的系統(tǒng)工程。

2 檔案信息資源整合內(nèi)容研究

蔣冠認為，傳統(tǒng)的檔案信息資源整合僅側(cè)重于檔案部門內(nèi)部的整合，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的整合則上升到包容其他信息資源的高度，包括系統(tǒng)的整合、信息的整合、管理的整合、服務(wù)的整合。[6]

王羽佳認為，檔案信息資源的整合包括信息機構(gòu)的整合、基礎(chǔ)設(shè)施的整合、信息數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)整合、人力資源的整合、信息服務(wù)的整合等方面。[7]

楊紅仙則更全面地指出，檔案信息資源整合的內(nèi)容，包括檔案實體整合、信息整合、技術(shù)標準整合、系統(tǒng)整合、人才結(jié)構(gòu)整合等。[8]

雖然，論及檔案信息資源整合內(nèi)容的文獻并不多，但都基于“檔案信息資源整合是一項系統(tǒng)工程”的共識，認為不僅需要整合檔案的實體及其信息，還需要整合技術(shù)、標準、系統(tǒng)以及人才、管理、服務(wù)等。因此，我們認為，檔案信息資源整合的內(nèi)容應(yīng)該涵蓋：（1）檔案實體及其管理的整合；（2）檔案信息及其數(shù)據(jù)的整合；（3）檔案信息技術(shù)及其標準的整合；（4）檔案信息系統(tǒng)及其運行的整合；（5）檔案信息人才及其服務(wù)的整合。

3 檔案信息資源整合原則研究

檔案信息資源整合，需要遵循一定的原則。

徐瑞鴻指出，檔案信息資源整合應(yīng)貫徹“有秩序、有效用、有價值”三個基本原則，不僅要使檔案實體由零亂到系統(tǒng)，由無序到有序，成為有規(guī)可循的有機整體，而且，要使整合起來的檔案信息資源對國家和社會具有廣泛而長遠的利用價值。[9]

劉明認為，檔案信息資源整合應(yīng)遵循“完整性、科學性、層次性、經(jīng)濟性”四大原則，確保整合后的檔案信息資源在內(nèi)容上具有多維性，相互之間具有聯(lián)結(jié)性，強調(diào)注重整合資源選擇、整合資源組織、資源整合系統(tǒng)在交互接口上的科學性以及整合數(shù)據(jù)、整合結(jié)構(gòu)、檢索操作的層次性，并強調(diào)要用盡可能小的成本，取得盡可能大的效益。[10]

楊紅仙在闡述檔案信息資源整合原則時，將其概括為“標準統(tǒng)一、規(guī)范”、“檔案信息內(nèi)容序化、全面、系統(tǒng)”、“檔案信息系統(tǒng)功能完善、易學易用”、“硬件設(shè)施配套”、“人才隊伍保障”、“相關(guān)法律、法規(guī)的完善”等六大原則。[11]

此外，孫長臨強調(diào)，檔案信息資源整合應(yīng)重視以便于社會利用和為人民服務(wù)為原則，滿足為資政服務(wù)和為人民群眾服務(wù)的需要。[12]曹航、謝敏認為，檔案信息資源整合需堅持區(qū)別對待原則，各地檔案部門不能照搬外地檔案信息資源的整合經(jīng)驗，而應(yīng)正確把握本地檔案工作實際情況和整合的時機、契機，并爭取當?shù)攸h政部門的支持。[13]

綜合上述觀點，我們認為，檔案信息資源的整合應(yīng)堅持以下五條原則：（1）完整系統(tǒng)原則，即整合后的檔案資源要完整全面、系統(tǒng)有序；（2）科學規(guī)范原則，即整合資源選擇、組織要科學合理，標準要統(tǒng)一規(guī)范；（3）有效便用原則，即整合起來的檔案資源，要對國家和社會有保存價值，使檔案資源價值發(fā)揮到最大化，并且，便于社會利用；（4）完善配套原則，即檔案信息系統(tǒng)功能和相關(guān)法律法規(guī)要完善，硬件設(shè)施要配套；（5）經(jīng)濟實用原則，即檔案資源整合要用盡可能小的成本取得盡可能大的效益，避免資源閑置和浪費，同時，要考慮本地實際利用需要。

4 檔案信息資源整合模式研究

整合模式研究，屬于檔案信息資源整合研究中具有重要實踐意義的一個議題。研究者把檔案信息資源整合區(qū)分為“實體檔案信息資源整合”、“虛擬檔案信息資源整合”兩種基本模式。

劉怡芳認為，一種是面向各類檔案館的檔案實體整合，即通過體制變革和制度變革，使原有分散和已經(jīng)被分割的檔案實體重新集中，重新明確檔案的歸屬流向，以實現(xiàn)檔案實體的系統(tǒng)、有效和高度共享；另一種是面向機關(guān)檔案室的檔案信息和部分檔案實體的整合，即通過制度保障和技術(shù)支持，使需要集中使用的檔案信息和部分檔案實體實現(xiàn)共享。[14]陳永生也認為，虛擬檔案信息整合模式，無需改變檔案現(xiàn)有的保管位置，而是借助數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，建立區(qū)域性檔案目錄中心或檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)對國家檔案資源的控制管理與共享。[15]

滕霞認為，檔案實體整合，是一個個體層次的整合過程，而虛擬檔案信息資源整合屬于群體層次的整合，是在統(tǒng)一的技術(shù)層面框架下，提供一個先進、開放、廣泛兼容的平臺。[16]張艷菊認為，實體檔案信息資源整合，是通過對國家檔案資源歸屬與流向的調(diào)整、檔案機構(gòu)的歸并等多種措施，最大限度地優(yōu)化國家檔案資源配置。而虛擬檔案信息資源整合的核心，在于充分運用先進的信息技術(shù)來解決長期困擾檔案界的檔案資源分散性、孤立性、封閉性與社會對檔案資源需求多樣性、綜合性、遞增性之間的矛盾。進而強調(diào)實體整合模式是主體，虛擬整合模式是實體整合的有效補充，為實體整合提供線索和基礎(chǔ)。[17]王國振認為，檔案實體整合與虛擬檔案信息整合模式是相對的概念，檔案實體整合是物理整合、直接整合、基于手工的整合、重在擁有式的整合，虛擬檔案信息整合是邏輯整合、間接整合、依托信息化技術(shù)的整合、重在共享式的整合。[18]

綜合上述觀點，我們認為，檔案信息資源整合模式大體可分為三類：（1）實體檔案信息資源整合模式，是以檔案實體集中管理為核心的一個個檔案物理實體的直接整合的模式，是檔案信息資源整合的主體模式；（2）虛擬檔案信息資源整合模式，是以檔案信息內(nèi)容共享為核心的基于現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺的不改變檔案現(xiàn)有保管位置的間接整合，是實體檔案信息資源整合的有效補充模式，是未來檔案信息資源整合模式的發(fā)展方向；（3）實體檔案信息資源整合與虛擬檔案信息資源整合相結(jié)合的“復合型”整合模式，這種“復合型”整合模式，是當前和今后相當長時期內(nèi)檔案信息資源整合的最現(xiàn)實的選擇模式。

5 檔案信息資源整合技術(shù)標準研究

技術(shù)與標準是制約檔案信息資源整合的重要“瓶頸”，許多研究者為破解“難點”進行了有益嘗試。

張文芝認為，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)是實現(xiàn)資源整合的關(guān)鍵性因素。[19]倪麗娟認為，實現(xiàn)檔案信息整合，要解決好檔案信息數(shù)字化的技術(shù)問題與數(shù)字化實踐的協(xié)調(diào)問題，要運用數(shù)字技術(shù)，對傳統(tǒng)檔案信息資源進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，進而對檔案信息資源進行問題或邏輯整合。[20]楊紅仙認為，檔案信息資源整合的技術(shù)支撐包括網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)。[21]劉明認為，網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源整合的技術(shù)保障涉及數(shù)據(jù)的組織、轉(zhuǎn)換相關(guān)技術(shù)，數(shù)據(jù)存儲與壓縮技術(shù)，分類、索引與檢索技術(shù)，用戶界面與系統(tǒng)集成技術(shù)，安全技術(shù)等。[22]

馮曉莉認為，在檔案信息資源整合過程中，新技術(shù)運用是不可缺少的，而檔案信息資源整合的技術(shù)強調(diào)“堅持標準”。[23]熊志云指出，標準化是整合檔案信息資源的前提，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務(wù)平臺必須建立在信息系統(tǒng)標準、數(shù)據(jù)內(nèi)容標準、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標準、數(shù)據(jù)值標準等各項標準的基礎(chǔ)之上，當前，應(yīng)盡快建立起一套相關(guān)標準，其中，尤以制定各種類型的檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標準更為迫切。[24]梁作華指出，迄今為止，標準問題仍未受到足夠重視，缺乏制定標準的統(tǒng)一機構(gòu)，國家尚未出臺檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、信息存貯和著錄格式、軟硬件配置、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)、信息處理界面等方面標準，要建立一個比較完整的檔案信息資源整合的標準體系，還需一個長期的探索和實踐過程。[25]

目前，較多研究者試圖從信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)角度闡釋檔案信息資源整合的發(fā)展策略，一定程度上，導致了研究成果應(yīng)用性過于濃重，而理論性則比較粗淺的結(jié)果，不利于檔案信息資源整合理論統(tǒng)一體系的形成與完善。尤其是標準問題的解決，研究者更是“各抒己見”，致使檔案信息資源建設(shè)過程中，缺乏強有力的理論指導。換言之，檔案信息資源整合之技術(shù)標準問題的解決，可謂“路漫漫其修遠兮”，需要從國家到地方各級各類檔案部門的共同努力與長期實踐。

6 檔案信息資源整合體制機制研究

檔案信息資源整合需強有力的體制機制作為保障，研究者希望盡快完善管理體制、創(chuàng)新管理機制。

劉怡芳指出，我國檔案管理體制是統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，使得檔案信息資源高度分散，完全不利于信息高度共享。[26]黃衢征也認為，條塊分割、體制約束是檔案信息資源整合的最大困境。[27]梁作華指出，由于長期受條塊分割等因素的制約，檔案信息管理機構(gòu)間的溝通協(xié)作機制普遍缺失，不同檔案部門很難實現(xiàn)有效協(xié)作。[28]徐瑞鴻也指出，在檔案信息資源整合“互動”方面，無論是檔案行政管理部門，還是各級檔案館、室，還只停留在構(gòu)想或是初步協(xié)商上，并未開展實際工作。[29]

為了加快檔案信息資源整合的步伐，丁永平認為，檔案部門應(yīng)更新工作理念，加強合作。[30]張文芝也認為，要樹立科學發(fā)展觀，扎實推進檔案信息資源整合進程。[31]面對“剛性”體制，曹航、謝敏認為，應(yīng)在機制創(chuàng)新上尋求突破，一方面，借助信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源整合機制的創(chuàng)新，另一方面，檔案實體整合也要凸顯機制創(chuàng)新。[32]黃衢征也認為，通過機制創(chuàng)新，可有效拓展檔案信息資源整合空間。[33]

盡管，學界對檔案信息資源整合的體制機制問題作了不少探索，但在檔案信息資源整合所需的體制改革目標與機制創(chuàng)新舉措方面，論述明顯不夠深入。對于如何強化國家綜合檔案館和檔案行政管理部門的職能以及兩者的良性互動機制，也是淺嘗輒止。

檔案信息資源整合，是社會公眾對檔案信息資源利用的迫切需求，是檔案管理模式逐步向信息化發(fā)展潮流靠攏的必然趨勢。盡管學界已取得了一些檔案信息資源整合研究成果并付諸實踐，但仍有許多理論與實踐問題沒有解決，需要我們共同探索和思考。

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（作者單位：浙江麗水學院來稿日期：2011-10-18）