談行政執(zhí)法檔案的收集與整理

行政執(zhí)法檔案是行政執(zhí)法部門在行政執(zhí)法活動中形成的、具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。行政執(zhí)法檔案對行政部門科學(xué)管理、依法治理、避免糾紛、維護(hù)公民合法利益具有重要作用。行政執(zhí)法檔案是行政執(zhí)法部門的專業(yè)檔案，有別于一般的文書檔案。目前，檔案行政管理部門和行業(yè)管理部門尚未制定相應(yīng)的管理辦法，有必要對行政執(zhí)法檔案的收集和整理進(jìn)行探討。

1 行政執(zhí)法檔案的收集

1.1 行政執(zhí)法檔案收集中存在的問題：一是惜交現(xiàn)象。有的部門或個人認(rèn)為，自己辦理的案件所形成的材料，如果移交，今后不便使用。二是丟失現(xiàn)象。平時不注意材料的收集和保管，案件結(jié)了，材料丟了。三是缺乏專人收集保管。由于各個科室工作檢查多，事務(wù)忙，管理范圍大，辦理案件多，人員流動大，在材料收集方面，缺乏專人負(fù)責(zé)，無法完整收集和保管。

收集是檔案整理和管理、利用的基礎(chǔ)。行政執(zhí)法檔案應(yīng)由行政執(zhí)法單位的形成部門先行收集、整理，然后向檔案室移交，任何部門或個人不得據(jù)為己有。

1.2 行政執(zhí)法檔案應(yīng)收集的內(nèi)容：行政執(zhí)法檔案應(yīng)收集行政執(zhí)法整個流程中形成的所有有價值的材料。

1.2.1 行政許可材料。收錄準(zhǔn)予行政許可（含變更或延續(xù)行政許可，下同）或不予行政許可的書面決定、行政許可申請書、不予受理通知書、受理通知書、補(bǔ)正材料告知書、當(dāng)場或?qū)嵉貦z查材料、聽取意見或聽證通知書（告知書）、聽證記錄、招標(biāo)（拍賣）情況材料、檢驗(yàn)（檢測、檢疫）結(jié)果、專家評審（鑒定）意見、撤銷（撤回）行政許可決定書、行政許可注銷手續(xù)、行政復(fù)議或訴訟材料等。

1.2.2 行政處罰材料。收錄行政處罰決定書、限期改正通知書、結(jié)案報告、討論記錄、立案報告及立案通知書、各種證據(jù)材料、保全材料、擬行政處罰的審查意見、行政處罰事先告知書、陳述申辯材料、聽證告知書及通知書、聽證記錄、送達(dá)憑證、罰沒款票據(jù)、暫緩或分期繳納罰款材料、行政復(fù)議或訴訟材料等。

1.2.3 行政強(qiáng)制材料。收錄行政強(qiáng)制決定書、采取行政強(qiáng)制措施的批準(zhǔn)文件、現(xiàn)場筆錄、查封（扣押）或解除查封（扣押）清單、凍結(jié)或解除凍結(jié)存款決定書、督促催告的書面材料、當(dāng)事人陳述申辯記錄、代為履行材料、申請法院強(qiáng)制執(zhí)行材料、法院裁定材料以及行政復(fù)議或訴訟材料等。

1.2.4 行政檢查材料。收錄檢查結(jié)論、行政許可后的跟蹤監(jiān)督檢查和日常巡回監(jiān)督檢查情況，包括現(xiàn)場勘查（書面檢查）記錄、詢問筆錄、現(xiàn)場采取的措施等。

1.2.5 其他行政執(zhí)法活動材料。收錄行政執(zhí)法機(jī)關(guān)的確認(rèn)、裁決、給付、獎勵等結(jié)論性材料，當(dāng)事人申請及提供的材料，有關(guān)證據(jù)材料，行政執(zhí)法機(jī)關(guān)的審查意見以及其他有關(guān)材料。

2 行政執(zhí)法檔案的整理

從行政執(zhí)法的實(shí)際情況來看，為保持案件材料的完整性、系統(tǒng)性，避免檔案材料的遺失，行政執(zhí)法檔案以卷為單位整理更為合適。

2.1 行政執(zhí)法檔案的分類。根據(jù)行政執(zhí)法活動的類型，大致可分為行政許可類、行政處罰類、行政強(qiáng)制類、行政檢查類、其他行政活動材料等五類。

2.2 行政執(zhí)法檔案的立卷

2.2.1 適用一般程序的行政處罰案件應(yīng)當(dāng)按照一案一卷進(jìn)行組卷；材料過多的，可一案多卷。適用簡易程序的行政處罰案件可以多案合并組卷。簡言之，大的案件材料較多，可一案一卷，或一案多卷；若案件較小，材料較少，可同類合并立卷。

2.2.2 對不定期的、某一類對象進(jìn)行的執(zhí)法檢查，應(yīng)以本次檢查活動為一案歸檔；對定期的、同一對象進(jìn)行的執(zhí)法檢查，應(yīng)以年度為單位，將對該對象的檢查情況作為一案歸檔。

2.2.3 對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私的行政執(zhí)法檔案，可立正卷和副卷（正卷是完整材料，一般不對外公開，副卷是部分結(jié)論性材料，可對外公開）。

2.2.4 同一執(zhí)法對象所形成的檔案若材料較少，可合并立卷。如餐飲業(yè)、美容美發(fā)業(yè)、旅店業(yè)、洗浴業(yè)等。

2.3 卷內(nèi)材料的排列：首先，卷內(nèi)每一案件材料按時間先后順序排列；在每個案件中的材料，應(yīng)當(dāng)按照結(jié)論、決定、結(jié)案處理性文件在前，依據(jù)材料在后；批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后的順序排列。其他材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按時間、事件之順序排列。

行政執(zhí)法部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視行政執(zhí)法檔案，確定文化素養(yǎng)高、業(yè)務(wù)素質(zhì)好且具責(zé)任心的同志負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理工作，各部門在年終時，對形成的執(zhí)法檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理后移交檔案室集中保管。