檔案管理信息化探究

1 檔案管理信息化及其內(nèi)容

檔案管理信息化的終極目標是實現(xiàn)信息資源的社會共享?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是：制定檔案信息化管理的有關(guān)標準，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入國家信息網(wǎng)。檔案管理信息化的內(nèi)容：

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。 檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

1.2 信息資源建設(shè)。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，對其開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)的實效所在。

1.3 標準規(guī)范建設(shè)。標準規(guī)范建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，是電子檔案管理以及檔案信息的資源標識，是描述、存儲、查詢、交換、管理、使用等內(nèi)容的一套標準規(guī)范體系。

1.4 應(yīng)用體系建設(shè)。這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。

1.5 人才隊伍建設(shè)。這是檔案信息化的成功之本，對其他各個要素的發(fā)展起著決定性作用。

2 檔案管理信息化現(xiàn)狀

2.1 對檔案管理信息化重要性認識不足，檔案管理仍存有“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。

2.2 檔案管理的標準化水平低。檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準。

2.3 檔案管理的硬件條件薄弱。檔案管理部門的計算機內(nèi)存和所使用的軟件小；硬盤容量與本部門的檔案的擁有數(shù)量不相當，沒有達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)。

2.4 檔案管理人員信息化專業(yè)水平低。很多檔案管理人員計算機操作能力較低，不能夠熟練掌握有關(guān)使用的命令和使用技巧。從紙質(zhì)管理改變成電子化、無紙化管理，更需要相對專業(yè)的管理人才。

3 檔案信息化管理的對策

3.1 提高對檔案信息化管理的認識。建立新的信息化檔案管理模式，提高檔案信息的時效性，有利于節(jié)省能源和時間。一次性投入即可，實現(xiàn)多次產(chǎn)出，完全改變經(jīng)費限制的局面。

3.2 提高檔案管理標準化水平。從形成到歸檔，確保收集到的檔案信息的真實性、完整性和有效性。必須在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、歸檔等各個環(huán)節(jié)，實行標準化、規(guī)范化、制度化管理。在此基礎(chǔ)上，嚴格控制電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括其生成、加工、保管、借閱的程序等，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理可采取掃描的方法快速地將檔案信息數(shù)字化，并根據(jù)具體要求實現(xiàn)進一步的信息加工。

3.3 加大檔案資源開發(fā)力度。檔案資源的信息化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心要素。在進行數(shù)字化時，不僅要把現(xiàn)成的檔案數(shù)字化，還要對分散的檔案信息整合、加工，把經(jīng)過二次加工的信息數(shù)字化。

3.4 提高安全意識和防范意識。嚴格按照《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，不斷提高檔案管理人員的安全意識，確保檔案信息化的開放安全。要增強安全意識，防止人為地毀壞和破壞，力爭讓無權(quán)用戶進不來、看不見、改不了檔案，保證檔案的真實性。設(shè)電子口令，防止被人盜用，定期對所用計算機進行殺毒，防止電腦病毒對電腦系統(tǒng)的攻擊和黑客的威脅。嚴格管理，專機專用。一些永久保存的資料屬性可改成“只讀”，防止一些不期而遇的破壞帶來損失。

3.5 提高檔案管理人員的素質(zhì)。加大定向培訓(xùn)力度，有計劃地對培養(yǎng)對象進行高層次學(xué)歷教育，以豐富、加深培養(yǎng)對象的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。加快復(fù)合型的檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，檔案管理者要掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻編纂學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關(guān)的其他專業(yè)知識和管理科學(xué)，熟悉各種有關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)定和自己所從事的業(yè)務(wù)。

（作者單位：河南大學(xué) 來稿日期：2012-04-18）