電子檔案安全環(huán)境分析

電子檔案是由計算機系統(tǒng)產(chǎn)生（生成、輸入、存儲），也必須借助計算機系統(tǒng)來識別處理、傳輸和提供利用的具有保存價值的電子文件轉(zhuǎn)換而來的，其數(shù)據(jù)按一定的格式儲存在光盤、磁帶和磁盤等介質(zhì)上。因此，電子檔案保護除了具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的共同特點外，還有一些特殊的特點：一是電子檔案信息存儲量大、密度高；二是電子檔案存儲內(nèi)容不穩(wěn)定；三是電子檔案信息具有非直讀性；四是電子檔案對元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性；五是電子檔案與載體的分離性；六是電子檔案對設(shè)備的依賴性；七是電子檔案的多信息集成性；八是電子檔案載體形式的多樣性及其發(fā)展性。

1 安全環(huán)境分析

根據(jù)電子檔案的特點，筆者認為，其安全性與其生成、歸檔、保管、運行環(huán)境密切相關(guān)。因此，要確保電子檔案的安全，必須從其風(fēng)險的辨識和安全環(huán)境分析入手。筆者經(jīng)過分析，認為電子檔案的安全與以下環(huán)境因素有關(guān)。

一是物理環(huán)境。主要包括日常工作中操作不當(dāng)造成的物理擦傷碰撞磨損，放置不當(dāng)造成光盤、磁性載體擠壓變形等，各種自然災(zāi)害（如雷電、水災(zāi)、火災(zāi)、臺風(fēng)、地震等）造成的物理傷害，電磁環(huán)境不良造成的磁帶與磁盤磁化等。

二是化學(xué)環(huán)境和生化環(huán)境，主要包括儲存環(huán)境的溫濕度、光照、塵埃、有害氣體含量、氣壓增減是否適宜。無論是磁性載體還是光盤載體的電子檔案，在耐久性、穩(wěn)定性方面，都不如紙質(zhì)檔案，極易遭到破壞。如果化學(xué)環(huán)境和生化環(huán)境不適宜，光盤、磁性載體就可能因為與儲存空間的介質(zhì)發(fā)生化學(xué)反應(yīng)或生化反應(yīng)，產(chǎn)生霉菌腐蝕、微生物侵害乃至發(fā)霉、變質(zhì)，會破壞記錄信息。

三是技術(shù)裝備環(huán)境。計算機軟、硬件技術(shù)裝備及信息處理方式以2年～5年就更新?lián)Q代的高速度向前發(fā)展，使依賴計算機系統(tǒng)包括支持性、輔助性、工具性軟件的電子檔案的有效性面臨巨大的挑戰(zhàn)，如不及時采取措施保存原有的軟、硬件系統(tǒng)或?qū)⒃募w移到新的技術(shù)裝備環(huán)境中，就無法有效地獲取文件信息，實現(xiàn)電子檔案的保存及應(yīng)用價值。

四是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。由于計算機病毒和網(wǎng)上黑客的大量存在，也由于蓄意破壞、管理疏忽和不當(dāng)操作的存在，在利用計算機及其網(wǎng)絡(luò)進行電子檔案的生成、輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中，存在諸如病毒侵犯、信息失控、信息污染、信息干擾、信息過剩、信息丟失、信息竊取、原始資料被篡改、人為破壞等不安全因素。

五是社會人文軟環(huán)境。這主要是指政治、經(jīng)濟、文化、法律等社會環(huán)境。電子檔案的保護離不開相關(guān)政策、法律、法規(guī)的支持，離不開資金的支持，離不開有關(guān)操作、管理規(guī)章制度的規(guī)范，離不開技術(shù)、經(jīng)濟的支持。

2 主要應(yīng)對措施

針對影響電子檔案安全的主要環(huán)境因素，筆者認為，要實現(xiàn)電子檔案的有效管理，提高檔案的利用率和利用效果，為企業(yè)科研生產(chǎn)順利進行提供保證，就應(yīng)該在以下幾個方面采取措施改善電子檔案的保護環(huán)境。

一是配備消磁柜等電子檔案專用存儲設(shè)備，在庫房溫濕度控制、避光、防塵、防變形等物理環(huán)境和化學(xué)環(huán)境及生化環(huán)境的改善上下工夫。

二是適時更新計算機及其與之配套的軟件與硬件，確保保存的電子檔案可讀或安全遷移到新的設(shè)備環(huán)境。

三是充分利用單位局域網(wǎng)，加強加密、簽署、防寫、身份驗證、查殺毒等技術(shù)的應(yīng)用，設(shè)置訪問權(quán)限和記錄檔、防火墻等，不斷改善電子檔案的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

四是根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ＧＢ/Ｔ18894－2002）等有關(guān)標(biāo)準，不斷完善電子檔案管理的規(guī)章制度，包括歸檔電子文件可讀性、真實性檢查制度，庫存電子檔案的有效性、安全性檢查制度，網(wǎng)絡(luò)查詢、利用的安全保密防范措施和監(jiān)管制度，存儲載體壽命、存儲載體兼容性等問題的抽查制度，磁帶上的電子檔案的倒帶、轉(zhuǎn)存等保管制度，不斷改善保護電子檔案的制度環(huán)境。

（作者單位：中石化河南油田分公司第二采油廠 來稿日期：2012-04-16）