中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準比較研究

摘 要：我國檔案著錄規(guī)則行業(yè)標準自發(fā)布以來，在實踐中暴露出許多局限性，不僅難以適應(yīng)電子文件著錄需求，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的著錄也積累了諸多問題。本文將其與國際檔案著錄標準進行了系統(tǒng)比較，挖掘了其在概念、結(jié)構(gòu)和功能上的缺陷，提出了優(yōu)化策略。關(guān)鍵詞：檔案著錄標準；概念比較；結(jié)構(gòu)比較；功能比較；優(yōu)化策略

國家檔案局楊冬權(quán)局長2012年在全國檔案工作暨表彰先進會議上，專門強調(diào)指出要“努力建設(shè)檔案強國”。這是一個宏偉的目標，欲實現(xiàn)此目標，我們尚有許多工作要做，其中，檔案著錄標準的貫徹實施就是一個重要方面。檔案著錄標準事關(guān)檔案信息資源體系建設(shè)、利用體系建設(shè)和安全體系建設(shè)，直接決定著檔案信息化建設(shè)水平，并反映著檔案事業(yè)發(fā)展態(tài)勢，對其進行橫向比較研究是十分必要的。國際檔案著錄標準《國際檔案著錄規(guī)則（總則）》，其英文名“General International Standard Archival Description”（以下簡稱“國際檔案著錄標準”），由國際檔案學會（“ICA”）于1994年正式發(fā)布，2000年，經(jīng)修訂之后發(fā)布第二版。中國檔案著錄標準《GB/T3792.5－85檔案著錄規(guī)則》于1985年正式發(fā)布，1999年，經(jīng)修改后發(fā)布行業(yè)標準《DA/T18—1999檔案著錄規(guī)則》（以下簡稱“中國檔案著錄標準”）。

1 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準的基本概念比較

檔案著錄標準中最基本的概念就是“檔案著錄”，它是檔案著錄標準結(jié)構(gòu)與功能的核心基礎(chǔ)，是制定檔案著錄標準的根本出發(fā)點。在國際檔案著錄標準中，檔案著錄的定義是：通過捕獲、分析、組織和記錄用于識別并確認、管理、定位和說明檔案內(nèi)容、背景和來源系統(tǒng)的相關(guān)信息，建立對著錄對象（全宗、類別、案卷或文件）及其構(gòu)成部分的準確描述。在中國檔案著錄標準中，則是這樣定義的：在編檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。 不難發(fā)現(xiàn)，國際檔案著錄標準對檔案著錄的定義具有現(xiàn)代氣息，是對檔案著錄的科學理解：著錄工作是多維度的，在時間上是延續(xù)的，強調(diào)著錄是一個動態(tài)過程。擴展了著錄范圍，不僅包含檔案內(nèi)容和形式特征，還囊括了背景及檔案來源系統(tǒng)的信息；中國檔案著錄標準對檔案著錄的定義是傳統(tǒng)的狹義理解：著錄工作建立在檔案表面特性分析的基礎(chǔ)上，僅僅局限于一個點，不是延續(xù)的，目的是編制檔案目錄。同時，缺少了對相關(guān)信息的捕獲和組織過程，可以說，這個定義不夠全面。

2 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準的基本結(jié)構(gòu)比較

檔案著錄標準的結(jié)構(gòu)有顯性結(jié)構(gòu)和隱性結(jié)構(gòu)之分。其顯性結(jié)構(gòu)是指處于主導或支配地位、直觀的不同類別或相同類別不同層次按照一定順序進行的有機排列，主要表現(xiàn)為著錄標準由若干大項構(gòu)成。其隱性結(jié)構(gòu)則是指處于次要或被支配地位、非直觀的不同類別或相同類別不同層次的有機排列，主要表現(xiàn)為著錄標準由若干總體輔助規(guī)則構(gòu)成。

2.1 顯性結(jié)構(gòu)比較

2.1.1 國際檔案著錄標準的基本顯性結(jié)構(gòu)。國際檔案著錄標準共分為七大項，如圖1左半部分所示。主要從檔案內(nèi)容和形式特征、背景、利用條件、關(guān)聯(lián)關(guān)系、著錄控制等方面系統(tǒng)地描述了檔案的全面信息。在時間維上，有背景信息項進行描述；在空間維上，利用特征說明項、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)項描述其內(nèi)部信息，使用檢索和利用條件項、相關(guān)檔案項描述外部信息；利用著錄控制項描述著錄工作信息。

圖1 國際檔案著錄標準顯性結(jié)構(gòu) 中國檔案著錄標準顯性結(jié)構(gòu)

注：圖中實線表示著錄項之間有明確對應(yīng)關(guān)系（如中國檔案著錄標準的“時間項”對應(yīng)于國際檔案著錄標準“特征說明項”的“時間”），虛線則表示兩者之間只存在不完整對應(yīng)關(guān)系（如中國檔案著錄標準“密級與保管期限項”的“密級”關(guān)聯(lián)于國際檔案著錄標準“檢索和利用條件項”的“查閱管理條件”）。

2.1.2 中國檔案著錄標準的基本顯性結(jié)構(gòu)。中國檔案著錄標準包括七大項，如圖1右半部分所示。主要從題名、責任者、時間、稿本、文種、密級、保管期限、載體形態(tài)、提要及排檢編號等方面描述了檔案的內(nèi)容和形式特征，幾乎沒有涉及檔案的形成、保存和利用等工作環(huán)節(jié)信息（責任者雖然對應(yīng)于背景信息項，但只是簡單地著錄了責任者名稱，不能反映背景信息項中文件形成者所包含的豐富信息；密級雖然對應(yīng)于檢索和利用條件項，但過于籠統(tǒng)，不能體現(xiàn)嚴格的多級利用控制）。

2.1.3 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準基本顯性結(jié)構(gòu)的比較。顯性結(jié)構(gòu)圖直觀地顯示了兩者差異。國際檔案著錄標準只用兩項（特征說明項、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)項）來描述檔案內(nèi)容和形式特征，用四項來描述檔案來源、管理和利用等相關(guān)信息，檔案管理的每一個階段（文件形成、鑒定、收集、整理和利用等）都相應(yīng)設(shè)置了著錄項，準確而全面地反映了檔案的背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)信息；我國檔案著錄標準的七個構(gòu)成項均是基于檔案（或者說是案卷和文件）本身的內(nèi)容和形式特征的，沒有在時間和空間上進行拓展，缺乏反映檔案來源、結(jié)構(gòu)、相關(guān)檔案和著錄控制等信息的項。

2.2 隱性結(jié)構(gòu)比較

2.2.1 國際檔案著錄標準基本隱性結(jié)構(gòu)。國際檔案著錄標準的隱性結(jié)構(gòu)，主要由多級著錄規(guī)則構(gòu)成，如圖2左半部分所示。從總體到部分的著錄規(guī)則要求依次著錄從全宗、類別、案卷到文件的相應(yīng)等級信息，逐級建立等級結(jié)構(gòu)清晰的有序著錄條目。著錄條目的聯(lián)結(jié)規(guī)則可以確定著錄對象在等級結(jié)構(gòu)中的位置及其相互關(guān)系，直觀地反映著錄的層級結(jié)構(gòu)。

圖2 國際檔案著錄標準隱性結(jié)構(gòu) 中國檔案著錄標準隱性結(jié)構(gòu)

2.2.2 中國檔案著錄標準基本隱性結(jié)構(gòu)。中國檔案著錄標準隱性結(jié)構(gòu)比較簡單，主要是在“范圍”中指出“本標準規(guī)定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄”，如圖2右半部分所示，即只有案卷和文件兩級著錄，而且，相互之間是孤立的。

2.2.3 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準基本隱性結(jié)構(gòu)的比較。國際檔案著錄標準的四層結(jié)構(gòu)完整，各層級之間聯(lián)系以及相同層級之間關(guān)系均可雙向表述，并規(guī)定了從高至低的著錄次序；我國檔案著錄標準的等級結(jié)構(gòu)不完整，高等級著錄單位（即全宗、類別）兩級缺失，層級之間聯(lián)系以及相同層級之間關(guān)系沒有表述。

3 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準的基本功能比較

系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)決定功能。中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準在基本結(jié)構(gòu)上的差異，決定了兩者基本功能的差異。

3.1 國際檔案著錄標準的基本功能

3.1.1 所設(shè)置的著錄項較完整地實現(xiàn)了著錄目標。其結(jié)構(gòu)有助于形成一致、準確和具有自我說明能力的著錄條目，促進了對檔案的理解，建立了著錄條目與檔案實體之間的準確映射關(guān)系。可以忠實記錄檔案本身及其蘊含的豐富時空信息，提供規(guī)范的描述數(shù)據(jù)，并對檔案的保存和管理起到保障作用。有助于檔案信息的檢索和交換，可提供多途徑、多級檢索，保證檔案信息的共享。此外，規(guī)范記錄標準的采用，很好地提高了檢索效率。

3.1.2 多級著錄規(guī)則遵循了檔案管理原則。多級著錄規(guī)則明確了著錄對象在等級結(jié)構(gòu)中的位置，反映了檔案管理級次，很好地體現(xiàn)了尊重全宗原則，維護了檔案之間的有機聯(lián)系和秩序。有關(guān)檔案背景和來源信息必須著錄的規(guī)則，堅持了檔案來源原則，可以通過來源進行檢索。著錄條目聯(lián)結(jié)規(guī)則，有助于將保管于不同機構(gòu)的檔案信息整合至一個系統(tǒng)，方便地實現(xiàn)著錄對象之間的鏈接，從而實現(xiàn)關(guān)聯(lián)查閱。

3.1.3 適應(yīng)電子文件著錄需求。從著錄概念、著錄過程和著錄要素等方面體現(xiàn)了電子文件管理的前端控制思想，可以全面記錄電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息，完整地反映電子文件生命周期的動態(tài)過程。

3.2 中國檔案著錄標準的基本功能。我國檔案著錄標準著錄了案卷和文件的內(nèi)容和形式特征信息，為檔案檢索發(fā)揮了一定作用。但是，它的基本功能是不完善的，主要表現(xiàn)為：

3.2.1 著錄項的系統(tǒng)性不夠，造成部分著錄目標不能實現(xiàn)。七大項的設(shè)置缺乏對檔案的深度分析和智力控制，所建立的著錄條目不能準確、全面地反映著錄對象，造成了檔案來源、管理和利用等信息的缺失，導致了全程管控檔案、高效利用檔案的功能難以順利實現(xiàn)。沒有遵循規(guī)范記錄標準，也相應(yīng)降低了檢索效率。

3.2.2 多級著錄規(guī)則的不完整，不能充分體現(xiàn)尊重全宗原則。檔案的價值，往往要置于具體的全宗下，才可以充分發(fā)揮，割裂了這種聯(lián)系，很多檔案通常會失去應(yīng)有的價值。沒有全宗和類別級著錄，往往會讓用戶“只見樹木，不見森林”，從而造成利用決策失誤。同時，著錄條目是孤立的，不能實現(xiàn)相關(guān)著錄對象的鏈接，不能實現(xiàn)關(guān)聯(lián)查閱。

3.2.3 不適應(yīng)電子文件著錄需求。無法全面反映電子文件結(jié)構(gòu)和背景信息（如電子文件產(chǎn)生系統(tǒng)的名稱、版本、是否加密等），不適應(yīng)電子文件著錄。

3.3 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準的基本功能比較。國際檔案著錄標準從檔案基本原則出發(fā)，基于多維控制的視角，比較系統(tǒng)地、科學地設(shè)置了著錄項，從而對檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進行確認和說明，以便管理和利用。著錄條目構(gòu)成要素齊全、組織模式科學，清晰的層級結(jié)構(gòu)可以方便地在相關(guān)檔案之間進行關(guān)聯(lián)查閱。實現(xiàn)了對文件整個生命周期的動態(tài)、全程著錄，進而保障所著錄對象的真實性、可靠性、可理解性和可被利用性，有利于信息共享和提高檢索效率；我國檔案著錄標準旨在編目，是基于孤立地對檔案內(nèi)容和形式特征進行的分析，因而，只能是后控式、靜態(tài)著錄，無法實現(xiàn)對著錄對象的管控作用。不能進行多級著錄。不能實現(xiàn)相關(guān)檔案的關(guān)聯(lián)查閱，不利于信息共享和提高檢索效率。

4 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準的應(yīng)用實例

下面，分別對采用國際檔案著錄標準的美國ARC檢索系統(tǒng)和采用我國檔案著錄標準的典型的北京市檔案館檔案全文檢索閱覽系統(tǒng)進行比較，其檢索結(jié)果如圖所示。

美國檢索系統(tǒng)檢索結(jié)果層級結(jié)構(gòu)顯示

中國檢索系統(tǒng)檢索結(jié)果列表顯示

美國檢索系統(tǒng)檢索結(jié)果列表具有摘要（Summary）顯示和層級結(jié)構(gòu)（Hierarchy）顯示兩個選項，從全宗（Record Group）、類別（Series）至文件（Item）的層級結(jié)構(gòu)清晰，并且，相互之間是可以鏈接的，每個級別均有相應(yīng)的ARC檔號和本地檔號；我國檢索系統(tǒng)檢索結(jié)果列表只顯示檔號、題名、起始時間和終止時間，沒有等級結(jié)構(gòu)顯示，相互之間不能鏈接，檔號是本地的。

美國檢索系統(tǒng)檢索結(jié)果詳細信息顯示

中國檢索系統(tǒng)檢索結(jié)果詳細信息顯示

在檢索結(jié)果的詳細信息顯示時，美國檢索系統(tǒng)具有明細（Details）、內(nèi)容與范圍（Scope Content）、復制件（Archived Copies）和等級結(jié)構(gòu)（Hierarchy）四個選項，形成者處可實現(xiàn)關(guān)聯(lián)查閱，還顯示了檔案類型、形成時間、檔號、隸屬類別或全宗、利用條件和聯(lián)系方式，等等。盡可能地向用戶展示檔案信息；我國檢索系統(tǒng)顯示項過少，要素不全，提供給用戶的決策信息不足，不能實現(xiàn)相關(guān)檔案的關(guān)聯(lián)查閱。

5 中國檔案著錄標準的優(yōu)化策略

《中華人民共和國標準化法實施條例》第20條規(guī)定，標準實施后，應(yīng)適時進行復審，復審周期一般不超過5年?！稒n案著錄規(guī)則》行業(yè)標準的實施距今已有12年，在實踐中暴露出的局限性表明其修訂工作急需開展。

5.1 以需求為牽引，重新論證檔案著錄標準的功能需求。電子文件的管理，給檔案著錄標準的功能需求帶來了新的思考契機，檔案著錄的功能不能僅僅局限于編目，還應(yīng)考慮如何系統(tǒng)、完整地反映和保障檔案的全生命周期管控，從時間上和空間上進行思維拓展，充分挖掘檔案著錄的功能需求，力求覆蓋到檔案工作每一個環(huán)節(jié)。同時，進行廣泛調(diào)研，分析和歸納功能訴求，最終制定科學的功能需求方案。

5.2 以結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，促進檔案著錄標準質(zhì)量的提升。依據(jù)拓展的功能需求，科學優(yōu)化我國檔案著錄標準結(jié)構(gòu)，從著錄概念開始，重新審視著錄內(nèi)容、方法及過程，增加全宗級和類別級著錄，建立起完整的多級著錄規(guī)則。要很好地體現(xiàn)著錄規(guī)則的科學性、系統(tǒng)性、實用性、動態(tài)性和先進性等原則。著錄標準要對反映檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景的各種信息進行優(yōu)選、表述和記錄，體現(xiàn)檔案之間的關(guān)聯(lián)，建立起檔案實體與著錄條目之間準確的映射關(guān)系，努力使著錄條目系統(tǒng)化、組織化和有序化。

5.3 完善檔案著錄標準體系。檔案著錄標準建設(shè)，是一個完整的系統(tǒng)工程。國家檔案著錄標準只能是一個總則，必須與相應(yīng)的配套標準結(jié)合使用。在遵循我國檔案著錄規(guī)則總則的基礎(chǔ)上，完善各類檔案的明細著錄規(guī)則，如電子文件著錄細則。盡快出臺相應(yīng)配套標準，如機構(gòu)、人員和家族的規(guī)范記錄標準。努力促使檔案著錄標準總則的各項元素皆可依據(jù)配套標準進行規(guī)范著錄，例如，時間表示法應(yīng)采用相應(yīng)的國際標準或國家標準。

5.4 嚴格按照檔案著錄標準控制著錄工作質(zhì)量。正確認識檔案著錄標準是國家、國際檔案信息交流的基礎(chǔ)，是關(guān)乎三個體系建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。檔案著錄標準的落實，是對檔案進行智力控制的過程，對著錄人員的素質(zhì)有著較高的要求，要努力實現(xiàn)這一過程的標準化和規(guī)范化，采取監(jiān)督和激勵措施，減少主觀因素的不利影響，變靜態(tài)、一維、單點著錄為真正意義上的動態(tài)、多維、全程、完整著錄。

（作者單位：南京政治學院軍事信息管理系 來稿日期：2012-03-27）