從檔案行政管理的角度重新認(rèn)識(shí)檔案工作概念

檔案界對(duì)“檔案工作”這一概念主要有兩種解釋。一種是名詞解釋，檔案工作就是“管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)”。[1]另一種是大部分《檔案管理學(xué)》教材的解釋，將檔案工作分為“廣義”和“狹義”，“從廣義上說，檔案工作是指國(guó)家檔案事業(yè)各個(gè)組成部分的工作。它的內(nèi)容包括：機(jī)關(guān)檔案室工作、檔案館工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育工作等。從狹義上說，它是指檔案室、檔案館的業(yè)務(wù)工作（或稱專業(yè)工作），即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。它的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯與研究、利用服務(wù)等八項(xiàng)工作”。[2]不管如何表述，這些解釋都是從檔案工作的內(nèi)容方面按實(shí)物管理和事業(yè)管理進(jìn)行劃分的。這種解釋在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，政事不分、政企不分的情況下還說得過去，用這種理論指導(dǎo)檔案工作也還可以。但是，放在當(dāng)前各行各業(yè)都在強(qiáng)調(diào)依法行政的大環(huán)境下，在檔案行業(yè)引入檔案行政管理的概念后，再這樣解釋檔案工作就會(huì)帶來諸多的問題，同時(shí)，也無法指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)的實(shí)際工作。筆者認(rèn)為，有必要對(duì)“檔案工作”的概念進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)，對(duì)原有理論進(jìn)行完善和補(bǔ)充，以適應(yīng)檔案事業(yè)和檔案學(xué)理論的發(fā)展。

1 原有檔案工作概念不能涵蓋所有的檔案管理活動(dòng)

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的分工越來越細(xì)化，同樣，檔案工作也在不斷地分化細(xì)化。因此，有必要對(duì)檔案工作概念進(jìn)一步細(xì)分。根據(jù)《現(xiàn)代漢語詞典》的解釋：“事業(yè)”是“指人們所從事的，具有一定目標(biāo)、規(guī)模和系統(tǒng)的對(duì)社會(huì)發(fā)展有影響的經(jīng)?；顒?dòng)”?！笆聞?wù)”是指人們“所做的或要做的事情”（指單純而瑣碎的具體工作）。“業(yè)務(wù)”是指“個(gè)人或某個(gè)機(jī)構(gòu)的專業(yè)工作”。“技術(shù)”是指“操作方面的技巧”。[3]將檔案事業(yè)、檔案事務(wù)、檔案業(yè)務(wù)、檔案技術(shù)的概念引入檔案工作概念中有助于對(duì)檔案工作的重新認(rèn)識(shí)。

就整體檔案工作而言檔案工作是事業(yè)性的，所涵蓋的內(nèi)容是檔案事業(yè)中的各項(xiàng)工作，所以，檔案工作是指檔案事業(yè)管理工作（也可稱之為“檔案行政管理工作”）。而具體到一個(gè)單位時(shí)，檔案工作則是單位機(jī)關(guān)工作的一部分，它和單位的人事、財(cái)務(wù)工作一樣都是單位機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)，屬事務(wù)性的，檔案工作又是指檔案事務(wù)工作。如果對(duì)專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)即檔案館或檔案室而言，檔案工作是其專業(yè)工作，檔案工作又是指檔案業(yè)務(wù)工作。如果檔案工作具體到檔案管理的某一個(gè)環(huán)節(jié)而言（如文件材料的歸檔、檔案的保管等），因每一個(gè)具體工作都有一定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，檔案工作又是指檔案技術(shù)工作。檔案工作既可以指檔案事業(yè)管理工作（檔案行政管理工作），也可指檔案事務(wù)工作、檔案業(yè)務(wù)工作、檔案技術(shù)工作。因而，原有的檔案工作概念已不能涵蓋所有的檔案管理活動(dòng)，如不逐一厘清將無法指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作。

2 檔案管理活動(dòng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程

“檔案是檔案管理活動(dòng)的物質(zhì)對(duì)象?！盵4]這一物質(zhì)對(duì)象流程一般是從檔案的形成——單位檔案機(jī)構(gòu)——檔案館。依據(jù)這個(gè)流程，檔案管理活動(dòng)大致可分為以下幾個(gè)階段：一是對(duì)檔案形成實(shí)施檔案管理活動(dòng)的階段；二是對(duì)單位的檔案實(shí)施檔案管理活動(dòng)的階段；三是對(duì)一定區(qū)域內(nèi)的檔案實(shí)施檔案管理活動(dòng)的階段。這個(gè)發(fā)展過程是動(dòng)態(tài)的、分階段的。每個(gè)階段的責(zé)任主體、工作對(duì)象、工作內(nèi)容、工作性質(zhì)是不同的，如果不分工作對(duì)象、內(nèi)容、性質(zhì)都統(tǒng)稱為“檔案工作”是不現(xiàn)實(shí)的，也是不可行的。有必要對(duì)每個(gè)階段的檔案管理活動(dòng)根據(jù)其責(zé)任主體、工作對(duì)象、內(nèi)容、性質(zhì)賦予相對(duì)應(yīng)的工作名稱和含義。為了不和原有的理論、概念相沖突，保持其連續(xù)性，需對(duì)原理論中的檔案事業(yè)所包含的檔案工作概念和名稱進(jìn)行重新定位。對(duì)未能包含的賦予新的含義和名稱。

3 對(duì)相應(yīng)階段的檔案管理活動(dòng)的定位

3.1 對(duì)檔案形成階段管理活動(dòng)的定位。關(guān)于檔案的形成，主流觀點(diǎn)認(rèn)為：檔案是由文件有條件轉(zhuǎn)化來的。文件轉(zhuǎn)化為檔案是需要?dú)w檔整理的。這表明，檔案在形成的過程中是有要求和規(guī)范的，執(zhí)行這些要求和規(guī)范的工作需要一定的操作技巧，屬技術(shù)層面的工作。根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》，這項(xiàng)工作的責(zé)任主體是機(jī)關(guān)內(nèi)部的文書部門和業(yè)務(wù)部門，工作對(duì)象是文件材料，內(nèi)容是立卷歸檔，性質(zhì)是技術(shù)性的。檔案形成階段的檔案管理活動(dòng)定位應(yīng)是檔案技術(shù)工作。

3.2 對(duì)單位的檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。對(duì)于單位的檔案實(shí)施管理活動(dòng)，檔案界大都將其整體檔案工作等同于單位的檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）工作。但現(xiàn)實(shí)的具體情況是，絕大多數(shù)單位的檔案機(jī)構(gòu)不是在編的獨(dú)立機(jī)構(gòu)，不能獨(dú)立行使職權(quán)。單位內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）的工作，就是按規(guī)定和要求管理好本單位的全部檔案，為其他各項(xiàng)工作提供利用服務(wù)。而其他的檔案工作職能，則需要依靠其所隸屬的機(jī)構(gòu)辦公室或以單位名義去行使。因而，有必要將其劃分為兩項(xiàng)工作：一是內(nèi)設(shè)檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）對(duì)檔案實(shí)施管理的活動(dòng)；二是機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案實(shí)施管理的活動(dòng)。

3.2.1 內(nèi)設(shè)檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）對(duì)檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。單位內(nèi)設(shè)的檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）具體承擔(dān)的是本單位的各種門類和載體檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等八項(xiàng)工作（雖然，檔案館也有這些工作，但其具體內(nèi)容不同，下文詳述）。工作對(duì)象是單位的全部實(shí)體檔案，內(nèi)容是按門類管理，性質(zhì)是業(yè)務(wù)性的。對(duì)內(nèi)設(shè)檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）對(duì)檔案管理活動(dòng)的定位應(yīng)該是檔案室業(yè)務(wù)工作。檔案室業(yè)務(wù)工作八個(gè)環(huán)節(jié)中的每個(gè)環(huán)節(jié)的具體工作則是檔案技術(shù)工作。

3.2.2 機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案實(shí)施管理的活動(dòng)，除單位檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）承擔(dān)的檔案室業(yè)務(wù)工作外，根據(jù)《檔案法》第七條規(guī)定，還需要承擔(dān)檔案管理方面的建章立制、指導(dǎo)文書業(yè)務(wù)部門立卷歸檔、監(jiān)督指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)檔案工作和為單位開展檔案管理活動(dòng)提供人財(cái)物等方面支持與保障等。這些工作都屬于機(jī)關(guān)單位的內(nèi)部事務(wù)，其責(zé)任主體是本機(jī)關(guān)單位、工作對(duì)象是本單位的所有部門和機(jī)構(gòu)、內(nèi)容是保障支持、性質(zhì)是事務(wù)性的。機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案實(shí)施管理活動(dòng)定位是單位檔案事務(wù)工作。

3.3 對(duì)一定區(qū)域內(nèi)的檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。一定區(qū)域內(nèi)的檔案管理活動(dòng)不僅是檔案館和檔案局的工作，還包括區(qū)域內(nèi)其他涉及檔案管理活動(dòng)的機(jī)構(gòu)和單位應(yīng)承擔(dān)的工作。

3.3.1 對(duì)檔案館實(shí)施檔案管理活動(dòng)的定位。檔案館是一個(gè)在一定的區(qū)域內(nèi)對(duì)檔案實(shí)體按全宗實(shí)施統(tǒng)一的集約式集中保存、管理的專門機(jī)構(gòu)。其責(zé)任主體是檔案館，它的工作對(duì)象雖然仍是檔案實(shí)體，但它不是單一的而是多元的，涵蓋的是區(qū)域內(nèi)屬進(jìn)館范圍的單位所有實(shí)體檔案，內(nèi)容主要是按全宗進(jìn)行管理，性質(zhì)是業(yè)務(wù)性的。對(duì)檔案館實(shí)施檔案管理活動(dòng)的定位應(yīng)該是檔案館業(yè)務(wù)工作。檔案館業(yè)務(wù)工作中所涉及的每項(xiàng)具體的工作則是檔案技術(shù)工作。

3.3.2 對(duì)社會(huì)機(jī)構(gòu)為檔案管理提供服務(wù)活動(dòng)的定位。圍繞檔案室和檔案館的業(yè)務(wù)工作，不僅需要一些社會(huì)機(jī)構(gòu)提供硬件方面的支持，如設(shè)施、設(shè)備、裝具等，還需要提供一些如科學(xué)研究、技術(shù)咨詢、教育培訓(xùn)等方面的軟件支持。其責(zé)任主體是與檔案事務(wù)相關(guān)的社會(huì)機(jī)構(gòu)，工作對(duì)象是與檔案相關(guān)的產(chǎn)品（包括有形的和無形的），內(nèi)容是軟硬件方面的支持，性質(zhì)是服務(wù)性的。對(duì)社會(huì)機(jī)構(gòu)為檔案管理提供服務(wù)活動(dòng)的定位應(yīng)該是檔案服務(wù)工作。

3.3.3 對(duì)檔案局實(shí)施檔案管理活動(dòng)的定位。檔案行政管理部門——檔案局的工作是依法行使檔案行政管理權(quán)的工作，責(zé)任主體是檔案局，工作對(duì)象是本行政區(qū)域內(nèi)的各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、檔案館、社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)和其他能形成對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的社會(huì)組織、法人單位和個(gè)人，內(nèi)容主要是依法行政，性質(zhì)是管理性的，對(duì)檔案局實(shí)施檔案管理活動(dòng)的定位應(yīng)該是檔案行政管理工作。

3.3.4 對(duì)地方各級(jí)政府應(yīng)承擔(dān)的與檔案管理活動(dòng)相關(guān)工作的定位。根據(jù)《檔案法》第四條“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃”的規(guī)定，各級(jí)地方政府承擔(dān)著關(guān)系當(dāng)?shù)貦n案事業(yè)發(fā)展的檔案機(jī)構(gòu)、人員編制、工作經(jīng)費(fèi)等方面的具體工作，其責(zé)任主體是地方政府和政府的相關(guān)機(jī)構(gòu)，工作對(duì)象是檔案行政管理部門（檔案局）、檔案館，內(nèi)容是保障支持，性質(zhì)既是行政管理性的又是政府內(nèi)部事務(wù)性的。對(duì)地方各級(jí)政府應(yīng)承擔(dān)的與檔案管理活動(dòng)相關(guān)工作的定位應(yīng)是檔案行政事務(wù)工作。另外，檔案行政管理部門（檔案局）承擔(dān)的為發(fā)展本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)而組織、指導(dǎo)開展的檔案科研、教育、宣傳、培訓(xùn)和對(duì)外交流等工作，也同樣屬于檔案行政事務(wù)工作。

4 對(duì)檔案工作的新認(rèn)識(shí)

通過以上對(duì)不同的責(zé)任主體實(shí)施檔案管理活動(dòng)或承擔(dān)與檔案管理活動(dòng)相關(guān)工作的定位分析，可以看出，“檔案工作”概念是復(fù)合性的概念，具有很大的不確定性。不同的部門和不同的機(jī)構(gòu)承擔(dān)的檔案工作因責(zé)任主體不同，其工作對(duì)象、內(nèi)容、性質(zhì)也不相同，目標(biāo)、任務(wù)、工作機(jī)制和管理模式更不相同。要做好檔案行政管理工作就必須厘清各項(xiàng)檔案工作的準(zhǔn)確含義，不能將檔案工作既等同于檔案行政管理工作又等同于檔案技術(shù)工作或檔案室、檔案館業(yè)務(wù)工作。應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案工作的責(zé)任主體、管理對(duì)象、工作性質(zhì)和內(nèi)容分別將其明確為檔案技術(shù)工作、檔案室業(yè)務(wù)工作、單位檔案事務(wù)工作、檔案館業(yè)務(wù)工作、檔案服務(wù)工作、檔案行政管理工作、檔案行政事務(wù)工作。

準(zhǔn)確地把握各項(xiàng)檔案工作的含義，可基本明確各級(jí)政府、各級(jí)檔案行政管理部門、檔案所屬單位、檔案館、檔案室、檔案產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)、中介服務(wù)機(jī)構(gòu)等在整個(gè)檔案事業(yè)中，各自的主要工作職責(zé)和任務(wù)（不排除某些具體工作方面的交叉）。既有助于依法行政，又有助于政事分開、政企分開，同時(shí)，也希望能對(duì)解決一些實(shí)際檔案工作中的困惑與問題，指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)的檔案工作發(fā)揮一定的作用。

參考文獻(xiàn)：

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[4]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2006：20.

（劉東斌組稿 作者單位：開封市檔案局 來稿日期：2012-04-18）