文件橫向運(yùn)動(dòng)的內(nèi)涵研究

摘 要：文件橫向運(yùn)動(dòng)最早由我國(guó)學(xué)者吳品才教授提出，揭示了文件除縱向運(yùn)動(dòng)之外的其他運(yùn)動(dòng)情況，深化了文件運(yùn)動(dòng)理論。但筆者認(rèn)為，現(xiàn)行的文件橫向運(yùn)動(dòng)的概念界定尚存不完善之處，容易造成橫向運(yùn)動(dòng)與利用活動(dòng)之間概念的混淆，筆者通過(guò)對(duì)文件橫向運(yùn)動(dòng)內(nèi)涵的挖掘，理清文件橫向運(yùn)動(dòng)與檔案利用間的區(qū)別與聯(lián)系。

關(guān)鍵詞：文件運(yùn)動(dòng)理論；文件橫向運(yùn)動(dòng)；概念

社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的復(fù)雜性決定了文件運(yùn)動(dòng)不會(huì)是簡(jiǎn)單、單一的，而是豐富多樣的。然而，這不意味著我們面對(duì)紛繁復(fù)雜的社會(huì)活動(dòng)無(wú)從掌握其中的規(guī)律，對(duì)于文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律而言同樣如此。吳品才教授正是基于對(duì)社會(huì)活動(dòng)中文件運(yùn)動(dòng)的實(shí)際進(jìn)行大量觀察、總結(jié)，從而提出了文件橫向運(yùn)動(dòng)理論。吳教授認(rèn)為：“所謂文件橫向運(yùn)動(dòng)，指文件在橫跨兩個(gè)先后開(kāi)展的、不同的且又相關(guān)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)間所能發(fā)生的運(yùn)動(dòng)情形?！盵1]然而，筆者認(rèn)為，這一概念不能全面、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亟沂境鑫募M向運(yùn)動(dòng)內(nèi)涵的全貌，易于將此概念與文件利用概念相混淆。對(duì)此，筆者認(rèn)為，文件橫向運(yùn)動(dòng)的概念應(yīng)表述為：文件在橫跨兩個(gè)先后開(kāi)展的、不同的且又相關(guān)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)間忠實(shí)執(zhí)行文件形成意圖所直接發(fā)揮現(xiàn)行價(jià)值的運(yùn)動(dòng)情形。豐富文件橫向運(yùn)動(dòng)的內(nèi)涵，有助于為文件運(yùn)動(dòng)理論的相關(guān)研究提供更為堅(jiān)實(shí)的概念基礎(chǔ)。

筆者認(rèn)為，上述文件橫向運(yùn)動(dòng)的概念的內(nèi)涵應(yīng)該包括以下三個(gè)方面。

1 社會(huì)活動(dòng)的復(fù)雜性和關(guān)聯(lián)性決定文件橫向運(yùn)動(dòng)

文件橫向運(yùn)動(dòng)規(guī)律的揭示，正是建立在復(fù)雜且又相互關(guān)聯(lián)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)基礎(chǔ)上而產(chǎn)生的。橫向運(yùn)動(dòng)較之縱向運(yùn)動(dòng)而言，橫向運(yùn)動(dòng)需要滿足的條件更為復(fù)雜。吳品才教授認(rèn)為：“文件橫跨兩個(gè)活動(dòng)之間能發(fā)生橫向運(yùn)動(dòng)的必要條件，是這兩個(gè)活動(dòng)的開(kāi)展過(guò)程中擁有相同的要求，不論這種要求是客觀的，還是主觀的?！盵2]然而，文件的設(shè)計(jì)、制作都不是憑空產(chǎn)生的，往往均是依據(jù)某一特定活動(dòng)目標(biāo)、活動(dòng)計(jì)劃而展開(kāi)的。因此，“任何文件形成后的首要任務(wù)都是實(shí)現(xiàn)文件形成時(shí)所賦予的現(xiàn)行使命，這就是現(xiàn)行文件推動(dòng)形成活動(dòng)的開(kāi)展，成為這一活動(dòng)開(kāi)展的依據(jù)之一”。[3]社會(huì)活動(dòng)的復(fù)雜性、多樣性，決定了人們?nèi)粘９ぷ髦兴纬傻奈募粫?huì)是千篇一律的。不同的時(shí)空環(huán)境下不同的主體會(huì)形成不同的文件，從而將文件中的思想上傳下達(dá)，推動(dòng)社會(huì)活動(dòng)的順利進(jìn)行。在社會(huì)活動(dòng)執(zhí)行完畢后，伴隨某一特定活動(dòng)“分泌”出的文件經(jīng)過(guò)挑選、鑒定，一部分文件披上檔案的“外衣”，留存以備查考?？梢?jiàn)，“沉睡”在檔案室或檔案館中的檔案，意欲重新肩負(fù)起上傳下達(dá)、指導(dǎo)其他社會(huì)活動(dòng)開(kāi)展的任務(wù)，絕大多數(shù)情況下是難以做到的。然而，我們卻發(fā)現(xiàn)，實(shí)際社會(huì)實(shí)踐中，確實(shí)存在著一部分非現(xiàn)行文件重新發(fā)揮現(xiàn)行價(jià)值的案例。如，按照某朝代建筑圖紙復(fù)原古城、依宮廷秘方配制保健食品等，這些案例中的文件均發(fā)生了橫向運(yùn)動(dòng)。這種運(yùn)動(dòng)規(guī)律與文件生命周期理論中所揭示的文件運(yùn)動(dòng)情況存在顯著差別，這些運(yùn)動(dòng)情形是無(wú)法用沿時(shí)間歷史順向前進(jìn)的一維文件縱向理論圓滿闡釋清楚的。

在文件橫向運(yùn)動(dòng)概念中，筆者保留了吳教授對(duì)橫向運(yùn)動(dòng)的部分定義，即文件橫向運(yùn)動(dòng)發(fā)生于“兩個(gè)先后開(kāi)展的、不同的且又相關(guān)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)間”。這一點(diǎn)既體現(xiàn)了文件發(fā)生橫向運(yùn)動(dòng)是在復(fù)雜的社會(huì)活動(dòng)這一大背景下形成的，又明確了這些活動(dòng)是有先后順序、性質(zhì)不同但又不是絕對(duì)無(wú)關(guān)的。體現(xiàn)出文件的橫向運(yùn)動(dòng)與空間社會(huì)活動(dòng)緊密相聯(lián)。建立在彼此相互關(guān)聯(lián)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)基礎(chǔ)之上的一部分文件能夠同時(shí)滿足兩者的共同需求，且這種需求是先后呈現(xiàn)出來(lái)的，在這個(gè)過(guò)程中文件橫向運(yùn)動(dòng)鮮明地存在著。

2 文件橫向運(yùn)動(dòng)中的忠實(shí)執(zhí)行性

文件的忠實(shí)執(zhí)行性是文件橫向運(yùn)動(dòng)所必不可少的重要內(nèi)涵。橫跨兩項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)時(shí)，在前一活動(dòng)（活動(dòng)A）中處于半現(xiàn)行期或非現(xiàn)行期的文件在后一活動(dòng)（活動(dòng)B）中發(fā)揮現(xiàn)行價(jià)值，將文件原形成者賦予它的意圖、目的、思想如實(shí)地應(yīng)用于活動(dòng)B中，推動(dòng)活動(dòng)B繼續(xù)發(fā)展。在這一過(guò)程中，文件發(fā)揮了重要的忠實(shí)執(zhí)行性，即活動(dòng)B嚴(yán)格按照發(fā)生橫向運(yùn)動(dòng)的文件內(nèi)容執(zhí)行，文件由半現(xiàn)行期或非現(xiàn)行期運(yùn)動(dòng)至現(xiàn)行期，在活動(dòng)B中重新發(fā)揮現(xiàn)行價(jià)值。

然而，吳教授卻認(rèn)為：“只有A活動(dòng)的文件能在B活動(dòng)的開(kāi)展中呈現(xiàn)出現(xiàn)行價(jià)值，即能夠用于推動(dòng)B活動(dòng)的開(kāi)展，成為B活動(dòng)開(kāi)展的依據(jù)之一時(shí)，我們才認(rèn)為這樣的文件除擁有縱向運(yùn)動(dòng)形式外，還擁有橫向運(yùn)動(dòng)?！盵4]筆者認(rèn)為，吳品才教授在這段表述中混淆了文件現(xiàn)行期、文件運(yùn)動(dòng)與信息運(yùn)動(dòng)的概念。曼努埃爾.巴斯克斯認(rèn)為：“現(xiàn)行期是文件用作指揮、命令、批準(zhǔn)、允許和傳遞信息的工具，或從一般意義上說(shuō)，為完成其內(nèi)容規(guī)定的任務(wù)或其為之而形成的目標(biāo)而發(fā)揮作用的階段?！盵5]我們知道，能夠推動(dòng)B活動(dòng)開(kāi)展的文件應(yīng)該吻合于B活動(dòng)開(kāi)展的宗旨、目的，即憑借這份文件能夠?qū)⒒顒?dòng)的思想、目標(biāo)進(jìn)行上傳下達(dá)，直接推動(dòng)相應(yīng)活動(dòng)（即B活動(dòng)）的開(kāi)展。而在吳教授所述的情況卻并非如此，吳教授認(rèn)為A活動(dòng)的文件成為B活動(dòng)開(kāi)展的依據(jù)便是橫向運(yùn)動(dòng)。其實(shí)，這里所體現(xiàn)的僅僅是A活動(dòng)文件中信息的運(yùn)動(dòng)，在這一過(guò)程中，B活動(dòng)實(shí)際上是運(yùn)用了A活動(dòng)文件中的部分信息，發(fā)揮了A文獻(xiàn)的情報(bào)價(jià)值，換而言之，此時(shí)A文件已成為情報(bào)，文件利用者將其中的信息資源進(jìn)行篩選、提取、重組，得到與B活動(dòng)密切相關(guān)的有用信息，進(jìn)行輔助B活動(dòng)的文件草擬和決策。

筆者在此引用吳教授所舉出的橫向運(yùn)動(dòng)案例對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行具體說(shuō)明?！坝幸荒昙?jí)的兩個(gè)平行班上客觀上各有一名學(xué)生經(jīng)常無(wú)故缺課，且這兩名學(xué)生常在一起出外玩電子游戲，而其中一個(gè)班的上課教師點(diǎn)名非常認(rèn)真嚴(yán)格，詳細(xì)地記錄了學(xué)生缺課的情況，另一個(gè)班的上課教師卻對(duì)點(diǎn)名記錄工作應(yīng)付處理。由此導(dǎo)致學(xué)校依據(jù)學(xué)生一學(xué)期來(lái)的缺課真實(shí)記錄，對(duì)前一個(gè)班上的缺課學(xué)生依照規(guī)定做出了勸其退學(xué)的處理，而對(duì)后一個(gè)班上的缺課學(xué)生由于沒(méi)有真實(shí)的缺課記錄或記錄量不大而無(wú)法做出相應(yīng)的處理?！盵6]案例中，考勤記錄是學(xué)生出勤活動(dòng)的真實(shí)記錄，能夠再現(xiàn)學(xué)生遵守校紀(jì)情況的原貌。在對(duì)缺勤嚴(yán)重同學(xué)予以處理的活動(dòng)中，學(xué)校顯然是將考勤文件作為重要情報(bào)，從中得到有效信息——缺勤次數(shù)。學(xué)校正是對(duì)這一信息資源進(jìn)行提取，并將有關(guān)信息（如教師對(duì)學(xué)生評(píng)價(jià)、學(xué)生管理?xiàng)l例等）進(jìn)行重組，擬出紀(jì)律處分勒令退學(xué)的文件，從而要求該生退學(xué)。執(zhí)行學(xué)生退學(xué)這一活動(dòng)中，并不是由考勤文件執(zhí)行的，而是由擬出的勒令退學(xué)的紀(jì)律處分文件發(fā)揮忠實(shí)執(zhí)行性，執(zhí)行現(xiàn)行價(jià)值，推動(dòng)了這一活動(dòng)的發(fā)展?？v觀整個(gè)活動(dòng)過(guò)程，考勤記錄只是在草擬紀(jì)律處分時(shí)作為情報(bào)被利用，提供了重要的信息參考，或者說(shuō)，發(fā)揮了檔案的憑證屬性，而并沒(méi)有如吳教授所言文件發(fā)生了橫向運(yùn)動(dòng)、發(fā)揮現(xiàn)行價(jià)值。簡(jiǎn)而言之，在處理學(xué)生的活動(dòng)中發(fā)揮忠實(shí)執(zhí)行性的文件是紀(jì)律處分文件，而非考勤記錄。

3 文件橫向運(yùn)動(dòng)中的直接推動(dòng)性

處于現(xiàn)行期的文件對(duì)實(shí)踐活動(dòng)具有推動(dòng)作用，發(fā)生橫向運(yùn)動(dòng)的文件亦是如此。值得注意的是，發(fā)生橫向運(yùn)動(dòng)的文件并非是文件運(yùn)動(dòng)的前后被賦予了新的內(nèi)涵、功能，而應(yīng)是開(kāi)展B活動(dòng)過(guò)程中，依照A活動(dòng)形成A文件時(shí)的功能直接推動(dòng)B活動(dòng)的開(kāi)展，而不是間接推動(dòng)。發(fā)生橫向運(yùn)動(dòng)的文件應(yīng)具備的特質(zhì)是在某份文件運(yùn)動(dòng)至新的社會(huì)活動(dòng)中后，依舊發(fā)揮著該份文件形成之初被賦予的內(nèi)涵、功能、效用，而不是人為地挖掘出其他功能，否則，應(yīng)被視為“利用”。

如，“人事檔案雖是當(dāng)事人過(guò)去各種情況的真實(shí)反映，是真實(shí)的歷史記錄，卻是干部任免、就業(yè)聘用和各種評(píng)聘的重要依據(jù)；學(xué)生檔案雖然是學(xué)生過(guò)去學(xué)習(xí)等各方面情況的真實(shí)反映，卻是學(xué)生應(yīng)聘和用人單位錄用與否的重要依據(jù)”。[7]在這一事例中，我們可以看出，無(wú)論是人事檔案，還是學(xué)生檔案，均是對(duì)個(gè)體某幾方面的歷史記錄，其功能主要體現(xiàn)為真實(shí)地記錄某一客觀事實(shí)，至于這些文件（檔案）日后所發(fā)揮出其他功能是不被當(dāng)時(shí)的文件形成者考慮的。雖然，日后人們據(jù)此作為干部任免、就業(yè)聘用的依據(jù)，但是，這不能就認(rèn)為這些文件發(fā)生了橫向運(yùn)動(dòng)，因?yàn)檫@些文件（檔案）不具備直接推動(dòng)任免、聘用的作用，真正具有聘用效力的文件應(yīng)是聘用合同。這里的文件（檔案）僅僅是被用人單位加以利用，從文件中獲取了有用信息而已，間接地為聘用人才提供參考作用。

綜上所述，筆者認(rèn)為，文件橫向運(yùn)動(dòng)的概念尚有不夠嚴(yán)謹(jǐn)之處，可修改為：文件在橫跨兩個(gè)先后開(kāi)展的、不同的且又相關(guān)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)間，忠實(shí)執(zhí)行文件形成意圖所直接發(fā)揮現(xiàn)行價(jià)值的運(yùn)動(dòng)情形。完善文件橫向運(yùn)動(dòng)的內(nèi)涵，有助于推動(dòng)相關(guān)研究深入發(fā)展。

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（作者單位：天津師范大學(xué)管理學(xué)院檔案學(xué)系 來(lái)稿日期：2012-04-18）