教務(wù)管理與教學(xué)改革若干問(wèn)題探討

高校工作以教學(xué)為中心，教學(xué)質(zhì)量是高校生存與發(fā)展的關(guān)鍵，而高校教務(wù)管理工作直接影響到高校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量，因此教務(wù)管理是高校管理工作中的關(guān)鍵之一。同時(shí)，教務(wù)管理的水平跟整個(gè)高校的教學(xué)改革也是密切相關(guān)的。隨著整個(gè)高校教學(xué)改革的不斷深入，教務(wù)管理的改革也必須要跟上，甚至要領(lǐng)先于其他方面的改革。只有管理水平上去了，才不至于束縛教師進(jìn)行教學(xué)方法、教學(xué)理念以及教學(xué)手段的改革。

教務(wù)管理系統(tǒng)在我院的不斷深入應(yīng)用，帶來(lái)了教學(xué)管理理念、模式、方式和手段的改革，為教學(xué)質(zhì)量提高起到了關(guān)鍵作用。但是，在教務(wù)管理信息化進(jìn)程中，仍然存在著執(zhí)行力缺乏、部門協(xié)調(diào)不力、軟件與業(yè)務(wù)流程的相互適應(yīng)、規(guī)章制度不完善、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)等問(wèn)題，也正是這些問(wèn)題制約著我院教務(wù)管理改革的發(fā)展進(jìn)程。如何應(yīng)用信息技術(shù)提高教務(wù)管理水平，比如教學(xué)管理模式從一級(jí)管理向校院二級(jí)管理模式過(guò)渡，是否由學(xué)時(shí)制轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)分制等一系列問(wèn)題，為我院提高教學(xué)水平保駕護(hù)航，將是我們下一步教務(wù)管理研究的重大課題。

一、教學(xué)管理制度和模式

現(xiàn)如今，國(guó)內(nèi)外各高校的管理模式大致分為兩種，一種是學(xué)年學(xué)時(shí)制，另一種是學(xué)年學(xué)分制。

學(xué)年學(xué)時(shí)制規(guī)定必須讀滿規(guī)定的學(xué)習(xí)時(shí)數(shù)和學(xué)年、且考試合格方能畢業(yè)。實(shí)行學(xué)年學(xué)時(shí)制的高等學(xué)校，學(xué)年和學(xué)時(shí)根據(jù)不同專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)各有不同的規(guī)定，既規(guī)定一定的修業(yè)年限，又規(guī)定一定的教學(xué)時(shí)數(shù)。每一學(xué)年的課程，包括必修課程和選修課程的門類和教學(xué)時(shí)數(shù)，都有嚴(yán)格的規(guī)定。優(yōu)點(diǎn)是整齊劃一，便于管理，有利于保證一定的培養(yǎng)規(guī)格和質(zhì)量。缺點(diǎn)是課程多，學(xué)生負(fù)擔(dān)重，統(tǒng)得過(guò)死，不利于因材施教，不利于調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性和主動(dòng)性。

另外，我院長(zhǎng)期以來(lái)實(shí)行的是校級(jí)一級(jí)管理模式，也就是相當(dāng)大的管理任務(wù)都落到了教務(wù)處，比如人才培養(yǎng)方案的制定，開課計(jì)劃的制定，排課、成績(jī)管理，教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等。這種狀況一方面造成了教務(wù)處工作壓力大，責(zé)任大，甚至漸漸被動(dòng)地站在了教師的對(duì)立面；另一方面各系部中心在教學(xué)管理上自主權(quán)相對(duì)較小，養(yǎng)成了拖沓懶散的工作作風(fēng)，對(duì)于應(yīng)該自己把關(guān)的環(huán)節(jié)，睜一只眼閉一只眼，把責(zé)任都推給教務(wù)處，自己站在教師和學(xué)生一邊，只考慮局部利益，而不是為了整個(gè)學(xué)院。如此發(fā)展下去，教務(wù)處與各系部中心的矛盾就會(huì)激化。

教務(wù)管理系統(tǒng)的另一大好處就是管理權(quán)限逐級(jí)分配，管理權(quán)限還可以限定管理范圍，比如教學(xué)秘書的權(quán)限可設(shè)置為系部級(jí)別，管理范圍設(shè)定為某個(gè)系部，這個(gè)就為實(shí)行二級(jí)管理打下了基礎(chǔ)。比如排課，就可以分開進(jìn)行，由教務(wù)處制定開課計(jì)劃，統(tǒng)籌安排排課進(jìn)程，各系部中心安排本部門的開出的課程以及教師的教學(xué)任務(wù)；甚至于考試安排，以后也可由系部安排部分考試課程，比如專業(yè)必修課。這樣各系部有了比較大的管理自主權(quán)，也就會(huì)增強(qiáng)他們的責(zé)任感，提高各系部管理者以及廣大教師和學(xué)生的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

二、部門協(xié)調(diào)工作

教務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用帶給我們的另一個(gè)問(wèn)題是部門之間協(xié)調(diào)工作的問(wèn)題。當(dāng)然部門協(xié)調(diào)問(wèn)題在教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用之前也存在，但信息時(shí)代的管理方式給我們提出了新的問(wèn)題。

（一）教務(wù)處各科室的協(xié)調(diào)工作

教務(wù)管理是教務(wù)處的本職工作，所以提到部門協(xié)調(diào)，必須首先要在教務(wù)處內(nèi)部各科室之間協(xié)調(diào)統(tǒng)一。我院教務(wù)處的部門有教研科、行政科、考務(wù)中心、教材科共4個(gè)部門。教研科負(fù)責(zé)人才培養(yǎng)方案制定、課程管理，行政科負(fù)責(zé)開課計(jì)劃制定、選課、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)考和成績(jī)管理，考務(wù)中心負(fù)責(zé)考試安排、緩考、補(bǔ)考管理，這些業(yè)務(wù)基本涵蓋了整個(gè)教務(wù)管理的流程。教研科制定完人才培養(yǎng)方案之后，要把所有的課程進(jìn)行編碼，然后錄入到教務(wù)管理系統(tǒng)中，作為每門課程的唯一識(shí)別標(biāo)志，按專業(yè)制定人才培養(yǎng)方案；接下來(lái)的工作就屬于行政科的工作，先是生成開課計(jì)劃，然后參照選課結(jié)果，把教學(xué)任務(wù)下發(fā)到各系部，組織各系部排課；學(xué)期結(jié)束，由考務(wù)中心安排考試，辦理緩考；接下來(lái)工作流程又回到行政科，組織教師上傳課程成績(jī)，根據(jù)成績(jī)生成不及格名單供下學(xué)期開始補(bǔ)考及學(xué)生畢業(yè)的學(xué)位資格審核使用。整個(gè)流程既相互獨(dú)立又相互制約、相互依存、相互交融。信息化的管理手段，簡(jiǎn)化了原來(lái)手工管理的部分業(yè)務(wù)流程，縮短了工作時(shí)間，提高了工作效率。

（二）教務(wù)處與其他部門之間的協(xié)調(diào)

1.教務(wù)處與學(xué)生處。教務(wù)處與學(xué)生處是整個(gè)學(xué)校教學(xué)管理的兩個(gè)核心部門，二者的協(xié)調(diào)工作對(duì)整個(gè)學(xué)院的教學(xué)管理質(zhì)量的影響是決定性的。學(xué)生處負(fù)責(zé)管理學(xué)生，教務(wù)處首先要從學(xué)生處拷取新生的入學(xué)信息，然后上傳到教務(wù)管理系統(tǒng)，這樣才能對(duì)學(xué)生的選課以及成績(jī)做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。另外還需要及時(shí)從學(xué)生處獲取關(guān)于學(xué)生異常情況的信息，比如轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)、休學(xué)、留降級(jí)名單等等，以便在教務(wù)管理系統(tǒng)中對(duì)學(xué)生的相關(guān)屬性進(jìn)行處理，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的即時(shí)正確性。而學(xué)生處則需要從教務(wù)處獲取相關(guān)學(xué)生的成績(jī)信息，以及考試作弊情況?，F(xiàn)在已經(jīng)給學(xué)生處相關(guān)管理人員建立了教務(wù)管理賬號(hào)，供他們查詢學(xué)生成績(jī)使用。對(duì)于如何保證教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的即時(shí)正確性，還需要跟學(xué)生處溝通協(xié)調(diào)，可以嘗試把學(xué)籍管理的權(quán)限給學(xué)生處，由他們對(duì)學(xué)生異常情況做處理。

2.教務(wù)處與各系部中心。教務(wù)處行政科下發(fā)教學(xué)任務(wù)后，由各系部中心根據(jù)課程需要安排任課教師，安排授課時(shí)間和地點(diǎn)，組織學(xué)生選課，負(fù)責(zé)教務(wù)管理通知的上傳和下達(dá)。教務(wù)處與各系部中心的協(xié)調(diào)，關(guān)鍵在于管理權(quán)限的集權(quán)和分權(quán)上，這屬于一級(jí)管理與二級(jí)管理的教學(xué)管理模式范疇，這在前面已有探討，不再累述。

3.教務(wù)處與招生就業(yè)指導(dǎo)處。教務(wù)處與招生就業(yè)指導(dǎo)處的業(yè)務(wù)交叉，仍然是存在于學(xué)生管理上。學(xué)生是教務(wù)管理系統(tǒng)的主要管理對(duì)象之一，學(xué)生信息的來(lái)源首先要來(lái)自于學(xué)校的招生部門。我院現(xiàn)在使用的教務(wù)管理系統(tǒng)包含有新生管理模塊，現(xiàn)在的運(yùn)行模式是每年新生入學(xué)后，由教務(wù)處相關(guān)管理人員從學(xué)生處考取學(xué)生名單，然后在新生入學(xué)模塊進(jìn)行信息錄入，而教務(wù)處是沒(méi)有學(xué)籍管理崗位設(shè)置的，此項(xiàng)業(yè)務(wù)只能有成績(jī)管理員代管，況且此項(xiàng)業(yè)務(wù)流程也不符合邏輯。

4.教務(wù)處與財(cái)務(wù)處。教務(wù)處與財(cái)務(wù)處在教學(xué)管理上的業(yè)務(wù)交叉，主要存在于學(xué)生的學(xué)費(fèi)繳納情況上，比如學(xué)生未及時(shí)繳納學(xué)費(fèi)，應(yīng)當(dāng)如何對(duì)學(xué)生加以限制。由于我院學(xué)籍管理屬于學(xué)生處，一般的業(yè)務(wù)流程是學(xué)生繳費(fèi)之后，把繳費(fèi)名單轉(zhuǎn)給學(xué)生處學(xué)籍管理科，未繳納學(xué)費(fèi)的學(xué)生該學(xué)年不予注冊(cè)，未注冊(cè)的學(xué)生不能參加選課，教師在上傳期末考試的成績(jī)中，將看不到該學(xué)生的信息，無(wú)法上傳該生的成績(jī)。這樣就會(huì)對(duì)學(xué)生的學(xué)費(fèi)繳納進(jìn)行限制。我院現(xiàn)在使用的教務(wù)管理系統(tǒng)，期中就包括有學(xué)籍管理模塊，可考慮把學(xué)籍注冊(cè)的權(quán)限交由財(cái)務(wù)處，只有按時(shí)繳納學(xué)費(fèi)的學(xué)生才能給予注冊(cè)。

教務(wù)處作為教務(wù)管理系統(tǒng)的使用者和管理者，不僅要解決這些獨(dú)立環(huán)節(jié)的事務(wù)問(wèn)題，而且還要將過(guò)程中的所有環(huán)節(jié)銜接起來(lái)，使得上一個(gè)環(huán)節(jié)的事務(wù)處理結(jié)果能自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)以便利用或處理，還需承擔(dān)者系統(tǒng)后期建設(shè)與數(shù)據(jù)維護(hù)與挖掘，部門的平級(jí)部門很難推動(dòng)流程優(yōu)化與持續(xù)改進(jìn)，造成系統(tǒng)建設(shè)中多部門協(xié)調(diào)的困難，降低了信息化建設(shè)的執(zhí)行力。在教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)了這些需要協(xié)調(diào)的問(wèn)題，但如何解決這些問(wèn)題，還需要高層管理者酌情考慮。

三、軟件與流程的相互適應(yīng)

教務(wù)管理系統(tǒng)不是單獨(dú)為某一個(gè)學(xué)校制定的，而是基于某些高校比較成熟的管理模式、管理體制和工作流程參考設(shè)計(jì)而成。我院使用的是清華大學(xué)研制的“清華教育在線THEOL綜合教務(wù)管理系統(tǒng)”，在全國(guó)已服務(wù)幾十所院校，運(yùn)用了現(xiàn)代化管理理念，技術(shù)先進(jìn)， 可以很好的實(shí)現(xiàn)我院的教務(wù)管理需要。但是由于我院的警察院校特色，對(duì)學(xué)生實(shí)行半軍事化管理，還有種種歷史特殊原因，教務(wù)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程并不是都適用于我院的管理體制。這就存在著一個(gè)軟件功能務(wù)流程相適應(yīng)的問(wèn)題。比如排課，我院原有的手工排課肯定是落后的，后來(lái)用系統(tǒng)進(jìn)行排課，就是教務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)排課流程的完美改造。再比如選課，我院規(guī)定學(xué)生不能跨專業(yè)跨年級(jí)選課，只能在班級(jí)內(nèi)部選課，這樣就不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上學(xué)生自由選課，系統(tǒng)的相應(yīng)功能就不能實(shí)現(xiàn)，只能仍然沿用使用紙質(zhì)的選修課登記表，按班進(jìn)行選課，在選課結(jié)果出來(lái)之后，再對(duì)開課計(jì)劃中的選修課程部分進(jìn)行篩選，把未開出的課程去掉，這就只能是教務(wù)管理系統(tǒng)向選課流程妥協(xié)。再比如考試管理，我院原來(lái)的流程是手工安排考試，教務(wù)管理系統(tǒng)也可以實(shí)現(xiàn)考試安排功能，但是在編排考場(chǎng)的時(shí)候，每個(gè)考場(chǎng)內(nèi)的學(xué)生的學(xué)號(hào)是隨機(jī)抽取的，當(dāng)然這也可以防止學(xué)生事先就知道跟誰(shuí)挨著，可以作弊。隨機(jī)抽取學(xué)生的系統(tǒng)功能不符合我院期末考試安排的慣例，學(xué)生再找取考場(chǎng)和座位號(hào)的也會(huì)變得混亂，因此應(yīng)我院要求，清華大學(xué)研發(fā)了按照學(xué)號(hào)順序安排考場(chǎng)的功能。

在其他業(yè)務(wù)方面，也存在軟件與流程相互適應(yīng)的情況，具體應(yīng)該是功能適應(yīng)流程還是流程適應(yīng)功能，不可一概而論，而是要根據(jù)學(xué)校的發(fā)展定位以及學(xué)校自身情況再行商討。所以在選取軟件的時(shí)候，一定要選取后期服務(wù)良好，生存能力強(qiáng)的開發(fā)單位。

四、教學(xué)管理規(guī)章制度

教學(xué)管理的信息化就是教學(xué)改革的一部分，教學(xué)管理的信息化建設(shè)需要科學(xué)化、系統(tǒng)化的指導(dǎo)思想，更需要科學(xué)化、系統(tǒng)化思想指導(dǎo)下的完整的教學(xué)管理規(guī)章制度。而且隨著教學(xué)管理信息化的進(jìn)程，教學(xué)管理規(guī)章制度也應(yīng)該隨之更新，以滿足新技術(shù)、新理念的需要。

首先是要建立完善相應(yīng)的教學(xué)管理規(guī)章制度。比如課程編碼，原來(lái)手工管理階段，由于存在很多課程名稱相同的情況，但開設(shè)的專業(yè)，學(xué)時(shí)分配、考試性質(zhì)上有區(qū)別，而且課程歸口也不清楚，各院系之間搶課的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，而且無(wú)法認(rèn)定孰對(duì)孰錯(cuò)。這就會(huì)造成混淆，在排課、選課、考試、成績(jī)管理的后續(xù)環(huán)節(jié)就容易出錯(cuò)，必須要建立相應(yīng)的管理規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)則。

其次，要嚴(yán)格遵守管理規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)則。教務(wù)管理系統(tǒng)的各級(jí)別管理員以及各部門的領(lǐng)導(dǎo)，要嚴(yán)格遵守管理規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)則，保證教務(wù)管理系統(tǒng)的順暢運(yùn)行。必須強(qiáng)化教學(xué)管理人員計(jì)算機(jī)領(lǐng)域和流程管理理論相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)操作風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力和責(zé)任心，全面提高自身的信息素養(yǎng)和流程管理理念，自覺(jué)遵守業(yè)務(wù)規(guī)則，避免隨意性、盲目性人為錯(cuò)誤的發(fā)生。

教務(wù)管理改革不是教務(wù)處一個(gè)部門的事情，而是需要學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和其他部門的通力合作。適應(yīng)學(xué)院的發(fā)展形勢(shì)，完善相應(yīng)的教學(xué)管理規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行，協(xié)調(diào)各部門緊密合作，業(yè)務(wù)流程改革和軟件功能開發(fā)并重，提高教學(xué)管理人員業(yè)務(wù)水平，提高教學(xué)管理質(zhì)量、管理效率，減少教學(xué)管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，增強(qiáng)管理深度，不斷推進(jìn)教學(xué)管理系統(tǒng)的應(yīng)用和教務(wù)管理改革，這樣才能推進(jìn)學(xué)院更好更快的發(fā)展。但在教學(xué)管理制度、管理模式以及教學(xué)管理規(guī)章制度建設(shè)等方面都還需要進(jìn)一步探討。

基金項(xiàng)目：中央司法警官學(xué)院院級(jí)科研項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：XY201126），項(xiàng)目主持人：段慶，項(xiàng)目組人員名單：段慶、邱嶸、王子賢、王妤、杜婉音、王謙、趙晶。