化學(xué)化工課題科技查新質(zhì)量的控制

［摘 要］科技查新報(bào)告已經(jīng)成為當(dāng)前科技項(xiàng)目申報(bào)、成果鑒定及報(bào)獎的重要依據(jù)。高質(zhì)量查新報(bào)告的完成需要從整體與個體兩個方面進(jìn)行控制，論文闡述了在科技查新工作中整體與個體因素的重要性，探討了減小不利因素影響的方法，并以作者所在單位的實(shí)際工作為例，列舉了一些能夠提高科技查新質(zhì)量的具體措施。

［關(guān)鍵詞］科技查新；質(zhì)量控制；化工；化學(xué)

［中圖分類號］G252.62［文獻(xiàn)標(biāo)志碼］B［文章編號］1006-6041(2012)01-0015-03

科技查新是文獻(xiàn)檢索和情報(bào)分析相結(jié)合的情報(bào)研究工作，它以文獻(xiàn)為基礎(chǔ)，以文獻(xiàn)檢索和情報(bào)分析為手段，以檢出結(jié)果為依據(jù)，通過綜合分析，對查新項(xiàng)目的新穎性進(jìn)行情報(bào)學(xué)審查，寫出有依據(jù)、有分析、有對比、有結(jié)論的查新報(bào)告。科技查新能為科研立項(xiàng)，科研成果的鑒定、評估、驗(yàn)收獎勵、專利申請等提供客觀依據(jù)，也能為科技人員進(jìn)行研究開發(fā)提供快速、可靠、豐富的信息。陜西科技大學(xué)圖書館（以下簡稱我館）從1999年就開展了科技查新工作，目前已經(jīng)積累了豐富的科技查新工作經(jīng)驗(yàn)，并且對結(jié)合我校的輕化工特色開展化學(xué)化工課題科技查新也有了一定的心得。對于化學(xué)化工課題科技查新質(zhì)量的控制，筆者認(rèn)為應(yīng)從整體與個體兩個方面進(jìn)行把握。整體方面指的是科學(xué)的管理體系、完善合理的業(yè)務(wù)流程、豐富的信息資源系統(tǒng)等因素，個體方面指的是查新人員個體在具體的科技查新工作中的行為。［1—5］

1 緊抓整體建設(shè)，提高科技查新工作的軟硬件水平

1.1 建立并完善合理的業(yè)務(wù)流程及科學(xué)的管理體系

1.1.1 建立并嚴(yán)格遵守合理的查新工作流程?？萍疾樾伦鳛橐豁?xiàng)系統(tǒng)的工作有其具體的業(yè)務(wù)流程，而且隨著科技查新工作的日漸普及與完善，該流程也趨于完善。圖1為我館科技查新工作流程圖。在圖1中，與查新用戶的溝通交流及查新工作人員的個人職業(yè)素養(yǎng)是對查新工作產(chǎn)生影響的重要因素。因此，我們在接受課題委托時(shí)，首先會盡量選派專業(yè)背景相同或相近的查新員，以便能夠盡快地深入了解其內(nèi)容。其次，加強(qiáng)與查新用戶的溝通交流，最大限度地去除來自于查新用戶的影響因素。這些影響因素主要有以下幾個方面：1）查新用戶不能正確把握其課題的相關(guān)內(nèi)容。出現(xiàn)這種情況的原因首先是查新用戶對同類課題或行業(yè)進(jìn)展情況不了解，不清楚自己的研究成果的創(chuàng)新點(diǎn)在何處，具有一定的盲目性。有的用戶則為了證明其申請的項(xiàng)目具有科學(xué)性、創(chuàng)新性、先進(jìn)性和實(shí)用性，往往認(rèn)為查新要點(diǎn)越多越好，查新面越廣越好。2）派遣非專業(yè)人員受理查新委托工作。這些人往往對課題只了解其中某個方面，或者只了解一些皮毛，無法提供準(zhǔn)確的查新點(diǎn)和技術(shù)要點(diǎn)。3）部分查新委托人提供的資料有所保留。出于技術(shù)保密心理，部分查新委托人在提供資料時(shí)刻意使用一些生僻的、含糊的及自定義的術(shù)語作為檢索用詞。查新用戶這些有意或無意的行為客觀上增加了科技查新工作的難度。因此，加強(qiáng)與查新用戶的溝通交流以弱化科技查新中來自用戶方的人為因素影響是正式開展查新工作前必不可少的步驟之一。

圖1 陜西科技大學(xué)圖書館科技查新工作流程圖

1.1.2 構(gòu)建現(xiàn)代化的科技查新管理系統(tǒng)?？茖W(xué)的管理水平也是影響查新工作質(zhì)量的一個重要因素。完善的管理系統(tǒng)、健全的管理組織和規(guī)范的管理制度是科學(xué)管理科技查新工作的基礎(chǔ)。就我館而言，科技查新工作由信息咨詢部牽頭，在學(xué)校及圖書館兩級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下，建立了健全的規(guī)章制度、配備了具有專業(yè)背景的查新工作人員、成立了科技查新咨詢委員會以完善專業(yè)知識咨詢及監(jiān)督機(jī)制。此外，還創(chuàng)建了科技查新管理系統(tǒng)，對檔案實(shí)行了電子化管理；建立科技查新網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)開展查新工作。種種措施保障了科技查新工作的順利開展。

1.2 建設(shè)豐富的查新資源

文獻(xiàn)是科技查新的基礎(chǔ)。文獻(xiàn)檢索是科技查新的重要步驟，即針對課題的特點(diǎn)確定檢索途徑并擬定不同的檢索式，在海量的數(shù)據(jù)資源中查找與課題相關(guān)的文獻(xiàn)。充足的文獻(xiàn)資源是完成高質(zhì)量科技查新報(bào)告的必要條件，因此，我館購買了CNKI、萬方及維普旗下的多種中文數(shù)據(jù)庫，及Ei Compendex、Web of Science、Science Direct、SPRINGER和PQDT等多種國外數(shù)據(jù)庫，并與Dialog、STN等系統(tǒng)聯(lián)機(jī)。針對我校輕化工的特色，我館還引進(jìn)了CA網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，為化學(xué)化工課題查新提供了有力保障。

除此外，大量的網(wǎng)絡(luò)免費(fèi)資源也是查新工作中不可或缺的一部分。例如國家知識產(chǎn)權(quán)局網(wǎng)站下的專利檢索就提供了第一手的專利信息，與此類似的還有美國專利與商標(biāo)局及歐洲專利局的網(wǎng)站。這些免費(fèi)資源的出現(xiàn)為科技查新工作的開展提供了有力的文獻(xiàn)保障，并在一定程度上節(jié)約了數(shù)據(jù)庫的建設(shè)經(jīng)費(fèi)。

1.3 培養(yǎng)高素質(zhì)的查新團(tuán)隊(duì)

查新人員作為科技查新工作的實(shí)施人和查新報(bào)告的撰寫人，對查新工作的質(zhì)量起著決定性的作用。因此，提高查新工作人員的素養(yǎng)是保證科技查新質(zhì)量的首要因素。查新人員的職業(yè)素養(yǎng)包括專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)。專業(yè)素養(yǎng)則分為兩方面，即專業(yè)背景和在科技查新能力。

1.3.1提升專業(yè)素養(yǎng)。目前的科學(xué)研究呈現(xiàn)出跨學(xué)科、跨專業(yè)的多元化趨勢，一個查新課題往往會涉及多學(xué)科的專業(yè)知識。查新工作人員雖然具有一定的專業(yè)知識，但在面對新生學(xué)科課題或交叉學(xué)科課題時(shí)不可避免地會出現(xiàn)對課題內(nèi)容實(shí)質(zhì)或技術(shù)要點(diǎn)把握不準(zhǔn)的情況。所以，查新工作人員應(yīng)在日常的工作中加強(qiáng)專業(yè)知識深度與廣度的學(xué)習(xí)，不斷提高和充實(shí)自己。對于較難理解的課題，要虛心地向委托方技術(shù)人員或?qū)＜艺埥?，以擴(kuò)大自己的知識面。日常工作中多與同事或?qū)徍藛T交流，增加文獻(xiàn)檢索及報(bào)告撰寫技巧，以保證每篇查新報(bào)告的科學(xué)性及準(zhǔn)確性。此外，查新工作人員還要努力提高自身的外語水平以及提升計(jì)算機(jī)操作及文獻(xiàn)分析能力。

1.3.2 加強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)?？萍疾樾鹿ぷ骶哂袠O強(qiáng)的科學(xué)性和技術(shù)性，查新用戶會隨時(shí)根據(jù)自身需要進(jìn)行查新委托。查新工作人員會面臨著既不能耽誤客戶使用又要保證查新質(zhì)量的雙重壓力。因此，查新人員必須具有良好的思想素質(zhì)和強(qiáng)烈的責(zé)任心，要以客觀、公正、獨(dú)立的態(tài)度完成科技查新報(bào)告以保證其嚴(yán)肅性和公正性。另外，查新工作人員還負(fù)有對委托課題內(nèi)容保密以保障項(xiàng)目委托人合法權(quán)益的責(zé)任。

1.3.3 強(qiáng)化審核員及咨詢專家的監(jiān)管機(jī)制。審核員負(fù)責(zé)查新過程把關(guān)和查新報(bào)告的審核，一名出色的審核員能進(jìn)一步提高科技查新的質(zhì)量。我館的審核員具有多年的工作經(jīng)驗(yàn)、認(rèn)真的工作態(tài)度、敬業(yè)的工作精神，能夠?qū)徤鞯孛鎸γ恳环菘萍疾樾聢?bào)告，確保了科技查新工作的質(zhì)量。此外，我館還聘請了多位學(xué)科專家擔(dān)任咨詢專家，這些專家除解答查新人員所面臨的疑難問題外，還擔(dān)負(fù)著抽查科技查新報(bào)告進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)管的責(zé)任。

不同方面多種手段的實(shí)施，切實(shí)有效地提升了科技查新工作的質(zhì)量，最大限度地弱化了來自于查新工作人員的人為因素對科技查新工作質(zhì)量的影響。

2 強(qiáng)化個體水平，盡力提升查新工作人員素質(zhì)

查新工作人員作為科技查新工作的具體執(zhí)行人，其自身素質(zhì)的高低與科技查新質(zhì)量的好壞有著直接的聯(lián)系?；瘜W(xué)化工查新課題具有化學(xué)物質(zhì)種類多、指標(biāo)參數(shù)多、合成工藝復(fù)雜等特點(diǎn)，查新員須具備一定的專業(yè)知識，選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索，以免失之毫厘，謬以千里。［6］因此，在具體的某項(xiàng)科技查新行為中我們需要注意以下幾個方面，這樣才能得到一份高質(zhì)量的化學(xué)化工課題科技查新報(bào)告。

2.1 深入了解課題背景知識，把握知識脈絡(luò)

查新工作人員在日常的工作中會面臨不同學(xué)科、不同研究方向的課題，而且也會隨著時(shí)間的增加積累一定的工作經(jīng)驗(yàn)。豐富的經(jīng)驗(yàn)固然會使查新工作人員游刃有余地面對多樣化的課題，但也使查新工作人員在面臨一些較為熟悉的課題時(shí)會以其固有的經(jīng)驗(yàn)去對待，套用一些既有的知識，迅速確定檢索策略，開展文獻(xiàn)檢索工作。而化學(xué)化工類課題具有化學(xué)物質(zhì)種類多、指標(biāo)參數(shù)多、合成工藝復(fù)雜等特點(diǎn)。在某個課題中涉及的油田壓裂液的制備由改性聚氧化乙烯、交聯(lián)劑、促凝劑、過硫酸鹽等多種組分構(gòu)成，而交聯(lián)劑、促凝劑的制備過程又涉及不同種類的聚合反應(yīng)以及多種化合物。若以此為切入點(diǎn)進(jìn)行檢索會導(dǎo)致命中文獻(xiàn)數(shù)量過多而影響后續(xù)工作。在深入了解課題后，發(fā)現(xiàn)組分聚氧化乙烯尚未在已知的各種壓裂液中出現(xiàn)過，故此，選定該組分為切入點(diǎn)能夠迅速、準(zhǔn)確地獲得所需對比文獻(xiàn)。

查新工作人員對一些技術(shù)細(xì)節(jié)的忽略容易導(dǎo)致檢索結(jié)果發(fā)生偏差，從而影響到科技查新報(bào)告的質(zhì)量。利用一定的時(shí)間去了解課題背景知識，做好前期的準(zhǔn)備工作，并不會對查新報(bào)告完成的時(shí)間產(chǎn)生影響，反而會縮短完成查新報(bào)告的后期工作，即文獻(xiàn)分析對比與結(jié)論的撰寫所需的時(shí)間。因此，查新員在面對此類課題時(shí)需對其進(jìn)行深層次的分析，掌握其知識脈絡(luò)。

2.2 關(guān)鍵詞的選擇及檢索策略的制定

關(guān)鍵詞的選擇與檢索策略的制定直接影響檢索效果。選詞或檢索策略不當(dāng)會導(dǎo)致沒有檢索結(jié)果（無此類相關(guān)報(bào)道除外）或檢索出大量與課題關(guān)系度較低的文獻(xiàn)。要選擇恰當(dāng)?shù)年P(guān)鍵詞，一定要深入了解課題研究內(nèi)容。若有不清楚的專業(yè)知識，要及時(shí)向委托人和專家咨詢，也可通過網(wǎng)絡(luò)查詢，多種方式相互參照，真正弄懂查新課題所涉及的專業(yè)知識。如某課題中涉及制備3Y-TZP粉體，當(dāng)以“3Y-TZP”為檢索詞進(jìn)行檢索時(shí)命中記錄數(shù)目為空?！癥-TZP”為氧化釔-四方向氧化鋯，那么問題應(yīng)該出現(xiàn)在“3”上面。經(jīng)查詢，3指代的是氧化釔的百分含量。因此在進(jìn)行關(guān)鍵詞的選擇時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1)所選擇的關(guān)鍵詞是否覆蓋了查新點(diǎn)；2)單個關(guān)鍵詞的不同表達(dá)方式是否考慮全面，如同義詞、全稱及縮寫等；3)專業(yè)詞匯及外來詞匯的選擇：選擇關(guān)鍵詞時(shí)應(yīng)注重專業(yè)詞的選擇，而針對某些專業(yè)的查新課題，如生物類，在涉及以真菌的名字為檢索詞時(shí)，因翻譯的不確定性還需考慮到其英文的表達(dá)方式。此外在檢索策略的制定過程中要靈活、合理地運(yùn)用邏輯算符、位置算符以及截詞符等文獻(xiàn)檢索技術(shù)。［7］

2.3 建立學(xué)術(shù)團(tuán)隊(duì)研究資料庫

高校中一些學(xué)術(shù)團(tuán)隊(duì)會針對某個課題進(jìn)行研究，并在一段時(shí)間里持續(xù)下去。在不同研究階段，會根據(jù)研究進(jìn)展的需要進(jìn)行不定期科技查新工作。若將此系列課題每次交由不同的查新工作人員完成，則在每次查新工作開展之前都需要與委托人進(jìn)行溝通，對相關(guān)的知識進(jìn)行了解。這樣既耽誤時(shí)間，又影響效率。針對此點(diǎn)，我館首先采取了專人服務(wù)的方式，即專人負(fù)責(zé)某一個學(xué)術(shù)團(tuán)隊(duì)的課題查新工作。此舉既有利于查新人員深入了解課題，又有利于雙方的聯(lián)系溝通，在一定層面上保障科技查新質(zhì)量。其次，不定期搜集整理與特定學(xué)術(shù)團(tuán)隊(duì)研究相關(guān)的文學(xué)報(bào)道，并對其進(jìn)行歸類整理，以期了解此類研究的進(jìn)展。該舉措的實(shí)施，即能使查新工作人員在第一時(shí)間內(nèi)知曉所負(fù)責(zé)學(xué)術(shù)團(tuán)隊(duì)所在研究領(lǐng)域的科研狀況，又能把握該團(tuán)隊(duì)在此類研究中的進(jìn)展情況，了解其與類似研究的區(qū)別，以期在一定程度上提高科技查新報(bào)告的質(zhì)量。

［參考文獻(xiàn)］

［1］ 鞠 惠.醫(yī)藥衛(wèi)生科技查新中影響文獻(xiàn)檢索質(zhì)量的因素［J］.實(shí)用醫(yī)藥雜志（山東），2007，24(12):1521—1522.

［2］ 彭 奕.科技查新工作及查新過程中應(yīng)引起重視的幾個問題［J］.現(xiàn)代情報(bào)，2007，27(6):123—125.

［3］ 楊 慧，張美琦.科技查新的質(zhì)量控制對策［J］.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2005，15(9):93—94.

［4］ 孫清玉.科技查新的質(zhì)量控制［J］.圖書館學(xué)研究，2004(8):78—79.

［5］ 魯 程.科技查新工作的質(zhì)量控制［J］.圖書館學(xué)研究，2007(7).60—62.

［6］羅利華，季 春.化工課題科技查新工作中數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)資源的選擇與利用［J］.科技與經(jīng)濟(jì)，2006(6):53—56.

［7］ 張柏秋，吳曉鐄.科技查新檢索中的關(guān)鍵詞選擇［J］.情報(bào)科學(xué)，2008(9):1344—1348.

［收稿日期］2011-08-09

［作者簡介］劉國?。?980—），男，在讀博士，館員，陜西科技大學(xué)圖書館。

［說 明］本文系陜西省社會科學(xué)信息學(xué)會科研培植項(xiàng)目“輕化工科技查新質(zhì)量保障體系的研究”（編號：SHSHX0823）的研究成果之一。