企業(yè)應(yīng)如何加強(qiáng)專(zhuān)項(xiàng)資金管理

朱勁松

摘要：在專(zhuān)項(xiàng)資金的管理中，存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在預(yù)算編制不合理、支出管理混亂和固定資產(chǎn)監(jiān)管不力等方面。管理體制不順、缺乏監(jiān)督是根本原因。加強(qiáng)專(zhuān)項(xiàng)資金的管理，應(yīng)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理和監(jiān)督，各單位還應(yīng)加強(qiáng)固定資產(chǎn)和外撥資金的管理，建立、健全項(xiàng)目會(huì)計(jì)核算體系。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理 科學(xué)預(yù)算 解決策略

中圖分類(lèi)號(hào)：F275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2012）11-244-02

這些年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，為了扶持企業(yè)及社會(huì)公共事業(yè)的發(fā)展，政府投入的專(zhuān)項(xiàng)資金越來(lái)越多，許多中小企業(yè)、微利企業(yè)、科技創(chuàng)新企業(yè)都能申請(qǐng)到專(zhuān)項(xiàng)資金；另外企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，為了持續(xù)發(fā)展，企業(yè)也從利潤(rùn)中按一定比例提取資金作為專(zhuān)項(xiàng)科研資金，研究或購(gòu)入新技術(shù)。與此相對(duì)應(yīng)的是，很多單位因?yàn)閷?zhuān)項(xiàng)資金管理不規(guī)范，造成了專(zhuān)項(xiàng)資金不必要的浪費(fèi)和損失，使有限的專(zhuān)項(xiàng)資金沒(méi)有得到合理的利用。因此，進(jìn)一步規(guī)范和完善企業(yè)專(zhuān)項(xiàng)資金的管理和使用制度，提高專(zhuān)項(xiàng)資金的使用效率，成為企業(yè)管理者面臨的新課題。

一、專(zhuān)項(xiàng)資金管理存在的主要問(wèn)題

1.專(zhuān)項(xiàng)資金預(yù)算編制不合理。所謂專(zhuān)項(xiàng)資金，是國(guó)家、有關(guān)部門(mén)、上級(jí)部門(mén)下?lián)艿幕蚱髽I(yè)自提的具有專(zhuān)門(mén)指定用途或特殊用途的資金。這種資金都會(huì)要求進(jìn)行單獨(dú)核算，專(zhuān)款專(zhuān)用，不能挪作他用。有些單位在申請(qǐng)專(zhuān)項(xiàng)資金時(shí)，并不是由業(yè)務(wù)部門(mén)參加預(yù)算編報(bào)工作，而是由財(cái)務(wù)部門(mén)直接申報(bào)預(yù)算。但因?yàn)樨?cái)務(wù)工作人員一般不參加具體項(xiàng)目的實(shí)施，不了解項(xiàng)目需要多少經(jīng)費(fèi)才能完成，在編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，財(cái)務(wù)人員經(jīng)常僅憑經(jīng)驗(yàn)估計(jì)，定一個(gè)有可能爭(zhēng)取到的專(zhuān)項(xiàng)資金金額，再將這些金額按比例分配到項(xiàng)目的各個(gè)科目中，這就常常造成預(yù)算編制的不合理。也有些項(xiàng)目申報(bào)者對(duì)預(yù)算編制的重要性不重視，隨意性比較大。這些行為都違背了預(yù)算是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中支出的依據(jù)，結(jié)題時(shí)的決算、財(cái)務(wù)審計(jì)依據(jù)的原則。

2.專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出管理混亂。單位的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)大多實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)制，大家認(rèn)為專(zhuān)項(xiàng)資金應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人管理，而項(xiàng)目負(fù)責(zé)人大多是單位或部門(mén)的負(fù)責(zé)人，這就造成了別人不便過(guò)多干涉專(zhuān)項(xiàng)資金的支出情況，這也導(dǎo)致很多專(zhuān)項(xiàng)資金沒(méi)能達(dá)到預(yù)期的使用效果。在資金使用過(guò)程中，有些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人隨意支付、審批項(xiàng)目資金，再加上有些單位財(cái)務(wù)控制比較弱，只要在正規(guī)發(fā)票上有負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人簽字就能報(bào)銷(xiāo)，經(jīng)常出現(xiàn)購(gòu)買(mǎi)實(shí)物但不附明細(xì)清單，單據(jù)不全，無(wú)法知道所購(gòu)實(shí)物的具體明細(xì)，所以無(wú)法查明此實(shí)物是否真正用于該項(xiàng)目；開(kāi)會(huì)缺少會(huì)議通知等現(xiàn)象，汽車(chē)所發(fā)生的費(fèi)用更無(wú)法控制，這些問(wèn)題的存在都造成了支出不真實(shí)，造成了專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的流失，也給財(cái)務(wù)、審計(jì)部門(mén)對(duì)經(jīng)費(fèi)使用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核帶來(lái)了困難。

3.固定資產(chǎn)監(jiān)管不力。由于各個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容不同，設(shè)備購(gòu)置也不相同；有些項(xiàng)目?jī)?nèi)容相近，又常常重復(fù)購(gòu)置設(shè)備，造成資源浪費(fèi)，利用率低。有的設(shè)備購(gòu)置時(shí)是利用專(zhuān)項(xiàng)資金購(gòu)買(mǎi)，購(gòu)入時(shí)卻經(jīng)常不直接計(jì)入固定資產(chǎn)賬戶(hù)，而且購(gòu)置的圖書(shū)、照相機(jī)、打印機(jī)、電腦、移動(dòng)硬盤(pán)等設(shè)備一般由項(xiàng)目組成員使用，致使有些物品長(zhǎng)期存放在個(gè)人手中。部門(mén)在對(duì)專(zhuān)項(xiàng)進(jìn)行結(jié)題時(shí)，也沒(méi)有辦理嚴(yán)格的資產(chǎn)交接手續(xù)，對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金所購(gòu)買(mǎi)的資產(chǎn)盤(pán)盈、盤(pán)虧、報(bào)廢、毀損等后續(xù)處理工作缺失，使固定資產(chǎn)賬實(shí)不符。

二、專(zhuān)項(xiàng)資金管理存在問(wèn)題的根本原因

1.管理體制不順，專(zhuān)項(xiàng)資金與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)。在申請(qǐng)專(zhuān)項(xiàng)資金時(shí)，因?yàn)閷?zhuān)項(xiàng)資金的配置決定權(quán)在項(xiàng)目主管單位，而許多項(xiàng)目主管單位在資金分配上常常實(shí)行平均主義，因此撥款數(shù)額與項(xiàng)目實(shí)際需要的預(yù)算往往相差甚遠(yuǎn)，經(jīng)常項(xiàng)目還沒(méi)結(jié)束，資金已經(jīng)用完，只得重新立項(xiàng)再要資金或草草收尾，影響了項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量。還有許多專(zhuān)項(xiàng)資金項(xiàng)目涉及部門(mén)多，溝通協(xié)調(diào)難，細(xì)化管理就更難了。由此造成了專(zhuān)項(xiàng)資金管理工作中部門(mén)間缺乏系統(tǒng)的配合、協(xié)調(diào)和溝通，專(zhuān)項(xiàng)資金項(xiàng)目的預(yù)算信息、進(jìn)展信息和財(cái)務(wù)開(kāi)支信息未能做到及時(shí)、全面共享，造成經(jīng)費(fèi)使用和管理的混亂。

2.專(zhuān)項(xiàng)資金的管理監(jiān)督滯后。有些單位專(zhuān)項(xiàng)資金來(lái)源渠道廣，項(xiàng)目多。也有些單位經(jīng)常一個(gè)專(zhuān)項(xiàng)資金項(xiàng)目要許多單位共同合作完成，涉及的單位多，在項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中，溝通協(xié)調(diào)、細(xì)化管理很難，造成了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的人為割裂。這些都加大了專(zhuān)項(xiàng)資金的監(jiān)督檢查難度。

專(zhuān)項(xiàng)資金的管理滯后具體表現(xiàn)為缺乏對(duì)資金支出的實(shí)時(shí)監(jiān)督，管理、財(cái)務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)沒(méi)有發(fā)揮其事前、事中監(jiān)督職能，多數(shù)項(xiàng)目只是在結(jié)題后才進(jìn)行審計(jì)，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)開(kāi)支的漏洞。報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中由于財(cái)務(wù)部門(mén)監(jiān)督力度不夠，對(duì)發(fā)票的要素及相應(yīng)的附件審核不嚴(yán)，也沒(méi)考慮各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出的合理性和科學(xué)性，造成專(zhuān)項(xiàng)資金報(bào)銷(xiāo)不真實(shí)。另外由于多數(shù)項(xiàng)目結(jié)題后才進(jìn)行審計(jì)，造成了在項(xiàng)目資金的使用過(guò)程缺乏全程跟蹤監(jiān)督，喪失了及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的先機(jī)。

三、專(zhuān)項(xiàng)資金管理的措施

1.實(shí)行專(zhuān)項(xiàng)資金的動(dòng)態(tài)管理。對(duì)專(zhuān)項(xiàng)資金要實(shí)行全過(guò)程、全方位的動(dòng)態(tài)管理。預(yù)算是管理的起點(diǎn)，決算是管理的終點(diǎn)，日常管理是過(guò)程。財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督應(yīng)貫穿項(xiàng)目管理始終，由事后管理轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑?、事中、事后全過(guò)程跟蹤管理。

專(zhuān)項(xiàng)資金管理的不同階段，側(cè)重點(diǎn)不同。項(xiàng)目申報(bào)階段，專(zhuān)項(xiàng)資金應(yīng)以經(jīng)費(fèi)預(yù)算合理為重點(diǎn)。預(yù)算是項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)支出的依據(jù)，結(jié)題后決算、財(cái)務(wù)審計(jì)的依據(jù)，財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)科學(xué)制訂預(yù)算，合理、充分地估計(jì)各項(xiàng)可能發(fā)生的費(fèi)用支出。項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，管理的重點(diǎn)應(yīng)充分發(fā)揮預(yù)算約束功能，嚴(yán)格按照項(xiàng)目管理規(guī)定，嚴(yán)格按照預(yù)算的各個(gè)科目的金額執(zhí)行，杜絕經(jīng)費(fèi)擠占、挪用、轉(zhuǎn)移、違規(guī)使用等問(wèn)題的發(fā)生。專(zhuān)項(xiàng)結(jié)題后，項(xiàng)目組成員應(yīng)和財(cái)務(wù)人員共同完成決算工作，要求做到賬表一致、賬實(shí)相符，從而推動(dòng)項(xiàng)目的結(jié)題結(jié)賬工作順利進(jìn)行。審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期或不定期對(duì)資金的使用情況進(jìn)行檢查，對(duì)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，應(yīng)做好每個(gè)項(xiàng)目的績(jī)效評(píng)估，

2.加強(qiáng)專(zhuān)項(xiàng)資金固定資產(chǎn)的管理。凡是通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)資金購(gòu)置的固定資產(chǎn)，單位必須納入固定資產(chǎn)統(tǒng)一管理，均屬于國(guó)有資產(chǎn)。對(duì)于設(shè)備購(gòu)置，單位應(yīng)健全一系列制度，例如預(yù)算、申報(bào)、審批、購(gòu)置、驗(yàn)收制度；資產(chǎn)管理部門(mén)對(duì)所購(gòu)置設(shè)備應(yīng)分類(lèi)別管理，進(jìn)行登記、核算、立賬和建卡，還要定期或不定期進(jìn)行資產(chǎn)清查；對(duì)固定資產(chǎn)因工作需要進(jìn)行調(diào)配轉(zhuǎn)移的要及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，保證賬賬、賬卡、賬物相實(shí)。對(duì)固定資產(chǎn)賬實(shí)不符的，要及時(shí)查明原因，予以處理。在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中有人員變動(dòng)時(shí)，資產(chǎn)管理部門(mén)要及時(shí)辦理資產(chǎn)變更登記。當(dāng)項(xiàng)目結(jié)題后，將資產(chǎn)移交由管理部門(mén)統(tǒng)一保管，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，這樣在以后的相關(guān)項(xiàng)目中，可以避免重復(fù)購(gòu)置，從而節(jié)約經(jīng)費(fèi)。單位應(yīng)改變分項(xiàng)目購(gòu)置固定資產(chǎn)的習(xí)慣，對(duì)通用設(shè)備應(yīng)建立共享機(jī)制，提高資產(chǎn)的使用效益，降低經(jīng)費(fèi)支出。

3.加強(qiáng)專(zhuān)項(xiàng)資金會(huì)計(jì)核算管理。建立、健全企業(yè)專(zhuān)項(xiàng)資金項(xiàng)目會(huì)計(jì)核算體系，加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算管理。將各部門(mén)撥入的專(zhuān)項(xiàng)資金全部納入專(zhuān)賬專(zhuān)戶(hù)，實(shí)行專(zhuān)項(xiàng)資金單獨(dú)報(bào)賬制。規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審批流程、資金撥付程序，報(bào)銷(xiāo)時(shí)重點(diǎn)審核附件的真實(shí)性與合理性，使各部門(mén)之間能相互制約與監(jiān)督。對(duì)各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)單獨(dú)核算收入和支出，從源頭上避免挪用和擠占，準(zhǔn)確反映項(xiàng)目的各項(xiàng)成本支出。

除此之外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外撥資金的管理。單位應(yīng)建立可操作性強(qiáng)的內(nèi)部規(guī)章制度和審批操作程序，杜絕經(jīng)費(fèi)非法外流。例如建立外撥資金的審批手續(xù)，由專(zhuān)門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)審批外撥資金的合同，審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)憑批準(zhǔn)通知單，辦理資金外撥。這樣可以避免借合作之名，將經(jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)到其他相關(guān)單位挪做他用。對(duì)已經(jīng)外撥的資金，應(yīng)進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，提高外撥資金的使用效益。

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（作者單位：江蘇眾興金屬材料有限公司 江蘇南京 210000）（責(zé)編：賈偉）