加強檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考

杜鵬

［摘要］ 檔案管理信息化是檔案資源數(shù)字化、系統(tǒng)化和社會化的過程。其主要制約因素是信息基礎(chǔ)薄弱、人員素質(zhì)偏低、信息安全性差。為此，一要加大投入，加速基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；二要突出重點，提升管理人員素質(zhì)；三要注重實效，確保信息系統(tǒng)安全。

［關(guān)鍵詞］ 檔案； 管理； 信息化； 制約因素； 解決對策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 068

［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）10- 0117- 02

檔案作為社會活動的歷史記錄和原生資料，是人類社會的寶貴財富和重要文化遺產(chǎn)。檔案管理工作植根于社會生活，并隨著社會的發(fā)展而發(fā)展，對社會的生產(chǎn)、生活、思維和決策有著重要作用。信息時代的檔案工作尤其如此，其不可替代的重要作用更加突出。緊跟國民經(jīng)濟與社會發(fā)展信息化步伐，加速實現(xiàn)檔案管理信息化，既是時代發(fā)展對檔案工作的客觀要求，也是社會管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，是檔案工作鏈接歷史與未來、發(fā)揮更大現(xiàn)實作用、推動社會科學(xué)發(fā)展的戰(zhàn)略舉措。

１檔案管理信息化的內(nèi)容與特點

１．１檔案管理信息化的主要內(nèi)容

檔案管理信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，依據(jù)數(shù)字化原理，遵循信息流動規(guī)律，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)，對檔案資源進行科學(xué)合理的配置、開發(fā)和利用，以實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享、提高其利用效率和服務(wù)水平的過程。

檔案管理信息化的主要內(nèi)容是：① 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括檔案信息化硬件建設(shè)和軟件建設(shè)兩個方面，這是檔案管理信息化必備的基本條件。② 檔案信息資源建設(shè)。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，其開發(fā)、整理、儲備、管理和利用是檔案信息化的核心任務(wù)和目的所在。③ 檔案系統(tǒng)標準化規(guī)范建設(shè)。標準化規(guī)范建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要原則和技術(shù)基礎(chǔ)，包括檔案信息的標準制定、分類歸檔、系統(tǒng)配置等。④ 檔案信息化應(yīng)用體系建設(shè)。它是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。⑤ 信息化人才隊伍建設(shè)。這是檔案信息化的成功之本，對其他各個要素的發(fā)展均有著決定性作用。

１．２檔案管理信息化的基本特點

檔案管理信息化的過程，就是根據(jù)不同專業(yè)、不同行業(yè)的具體特點，對各種各樣的檔案資料進行信息化加工和數(shù)字化改造，使其由零散無序、多質(zhì)多態(tài)的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的現(xiàn)代信息檔案，并按照信息化標準和技術(shù)對其進行檢索、分類、歸納、匯總、存儲、傳輸、轉(zhuǎn)化和利用，從而實現(xiàn)檔案管理全面信息化的過程。

檔案管理信息化的基本特點是：① 檔案資料的數(shù)字化。這是檔案管理信息化的前提基礎(chǔ)。② 檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。這是檔案管理信息化的重要標志。③ 檔案管理的一體化。檔案管理信息化就是對檔案信息接收、傳遞、存儲、轉(zhuǎn)化、管理和使用的一體化。④ 檔案資源的共享化。檔案資料的信息化和傳輸過程的網(wǎng)絡(luò)化，使檔案資源的授權(quán)共享成為現(xiàn)實。⑤ 檔案服務(wù)的社會化。檔案管理信息化打破了檔案資源的時空界限，實現(xiàn)了檔案服務(wù)的社會化。

２檔案管理信息化建設(shè)的制約因素

２．１檔案管理信息化基礎(chǔ)整體薄弱

信息化基礎(chǔ)薄弱是制約檔案管理信息化的首要因素。這包括硬件設(shè)施和軟件條件兩個方面。硬件方面的主要表現(xiàn)：① 實施信息化管理的現(xiàn)代化工具缺乏。例如，檔案業(yè)務(wù)部門和管理單位缺少專用的計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、刻錄機、數(shù)碼相機、縮微設(shè)備、移動硬盤等，業(yè)務(wù)部門的工作人員常常兼職檔案管理工作，計算機系統(tǒng)和辦公工具串用混用，沒有職能分化。② 進行信息化管理的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)薄弱。很多單位沒有建立專門的檔案信息管理局域網(wǎng)絡(luò)，缺少大容量、高性能的服務(wù)器，沒有災(zāi)難防護備用設(shè)備和檔案備份，不能保證信息系統(tǒng)的持續(xù)正常運行和后期維護。由于設(shè)備缺乏、裝備不足、網(wǎng)絡(luò)不通、配備有限，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)換、加工處理、整理歸檔和系統(tǒng)升級均受影響，直接影響了檔案管理的信息化進程。軟件方面的主要問題：① 檔案管理過程中各個環(huán)節(jié)的標準規(guī)范不統(tǒng)一。突出表現(xiàn)是傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為信息檔案時沒有統(tǒng)一標準，每個單位的生成格式都不相同，結(jié)果既增加了管理技術(shù)難度，也增加了管理工作量，導(dǎo)致檔案信息在保管、傳輸、存儲、調(diào)閱、使用等方面的極大不便，直接制約著管理信息化的進程和水平。② 檔案信息管理的系統(tǒng)軟件質(zhì)量不高?，F(xiàn)有管理軟件版本普遍較低，新版軟件由于技術(shù)力量不足、經(jīng)費有限，其供給遠遠跟不上信息化管理的要求。上述兩方面問題的存在，其根本原因是思想認識不到位，經(jīng)費投入跟不上。

２．２管理者信息素質(zhì)技能普遍偏低

檔案管理信息化對主體的要求是，管理人員不僅要具備扎實的檔案專業(yè)知識和管理基本技能，而且要掌握信息基礎(chǔ)理論，具備信息技術(shù)和技能，能夠熟練運用計算機和信息技術(shù)對各種檔案資料進行深度挖掘、精度加工、高度提煉、科學(xué)分類、系統(tǒng)整理、遠程傳輸、安全存儲、熟練運用和有效管理。由于傳統(tǒng)用人體制的長期沿襲和人們對檔案工作的普遍忽視，現(xiàn)階段我國檔案管理工作者大多缺乏檔案專業(yè)知識和信息知識技能，30歲以下的年輕人很少，40歲以上的人員占絕大多數(shù)，真正檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)畢業(yè)的人極少，現(xiàn)實工作中既熟悉檔案業(yè)務(wù)又精通現(xiàn)代信息技術(shù)的人員鳳毛麟角。大多數(shù)檔案管理人員要么是轉(zhuǎn)行做檔案管理工作的，要么是兼職做檔案管理工作的。體制方面的原因?qū)е聝?yōu)秀人才不能及時被吸納進來，認識方面的原因?qū)е略跇I(yè)人員崗位培訓(xùn)不被重視。因此，檔案管理人員隊伍整體素質(zhì)偏低，嚴重制約了先進技術(shù)和先進管理理念在檔案管理信息化建設(shè)中的推廣和應(yīng)用。

２．３檔案信息系統(tǒng)安全性能比較差

檔案管理信息化的目的是大幅度提高檔案資源利用率，實現(xiàn)檔案資源共享，更好地為社會服務(wù)。然而，檔案資源共享與檔案資源安全保密天生是一對矛盾，資源共享以資源安全為前提。很顯然，如果資源安全得不到保障，例如檔案信息受病毒侵害或被惡意刪除，那么資源共享就是一句空話。更何況，檔案資源共享并不是無條件的，而是有條件的，是授權(quán)共享和有償服務(wù)。因此，檔案信息系統(tǒng)的安全就成為管理信息化的又一個制約因素。在信息化管理中，由于網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案信息遭攻擊、被泄露的渠道和風(fēng)險不斷增加，除了常見的網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對管理計算機的入侵，工作人員無意泄露等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互分離的，泄密具有很強的隱蔽性，幾乎無法判斷檔案信息是否被非法復(fù)制，而且檔案信息泄露后可借助網(wǎng)絡(luò)快速傳播，很難實現(xiàn)泄密后的補救控制。因此，檔案信息的保密安全問題始終是制約管理信息化的深層次問題。

３加強檔案管理信息化建設(shè)的對策

３．１加大投入，打牢基礎(chǔ)，加速建設(shè)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施

提高檔案管理信息化水平，必須加大投入，切實加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。具體地說，① 要加大檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施投入力度。要將檔案信息化資金列入各級財政預(yù)算，采取逐年投入的辦法解決基礎(chǔ)建設(shè)和運維經(jīng)費。要采用自主攻關(guān)、合作開發(fā)、外包服務(wù)等多種形式，創(chuàng)新檔案信息化投入機制，多渠道籌措檔案信息化科研經(jīng)費。② 要搞好檔案信息化建設(shè)必需的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施。根據(jù)管理信息化的實踐要求和技術(shù)標準，按照既滿足工作需要又節(jié)約成本的原則，給檔案管理部門配置專門的計算機及輔助設(shè)施，如刻錄機、打印機、掃描儀、復(fù)印機、服務(wù)器、ＵＰＳ電源、移動硬盤、數(shù)碼相機、縮微設(shè)備等，建設(shè)安全高效的檔案局域網(wǎng)絡(luò)，為保證檔案信息化工作順利開展及相關(guān)設(shè)施設(shè)備安全平穩(wěn)運行提供良好環(huán)境。要及時開發(fā)和升級檔案信息化管理軟件，使其更加便捷、順暢、高效。

３．２突出重點，提升素質(zhì)，超前培養(yǎng)檔案管理信息化人才隊伍

檔案管理人員的主體結(jié)構(gòu)、知識水平、業(yè)務(wù)能力和政治素質(zhì)決定著檔案管理信息化的水平。檔案管理信息化建設(shè)亟需一大批事業(yè)心強、專業(yè)基礎(chǔ)扎實、熟練掌握信息科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才。提高檔案管理人員的主體素質(zhì)，是搞好檔案管理工作的重中之重。① 要大力引進檔案專業(yè)、管理專業(yè)的高層次人才，有計劃地將一些原則性強、嚴謹求實、富于奉獻精神的信息技術(shù)人員，吸收到檔案管理人才隊伍中來，加速實現(xiàn)現(xiàn)有管理人員的結(jié)構(gòu)調(diào)整和技能升級。② 要加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，通過在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)和外出進修等多種形式，全面提高在職人員的綜合素質(zhì)，努力使每一位人員的知識結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)能力快速適應(yīng)檔案管理信息化的實踐要求。③ 要合理配置檔案管理人員。要根據(jù)管理實際和工作特點，合理設(shè)置檔案管理工作崗位、崗位工作人數(shù)和崗位工作人員，通過多種手段和方法，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，全面提高檔案管理工作的整體效能和水平。

３．３注重實效，確保安全，同步打造檔案信息系統(tǒng)安全防火墻

檔案管理信息化的實現(xiàn)離不開信息安全，檔案信息資源的安全性、真實性和系統(tǒng)性是檔案管理的前提和保證。檔案管理在信息化的過程中，必須同時保障自身的安全性、可靠性和純潔性，只有這樣，檔案信息才能不失真、不走樣。為此，檔案管理在其信息化的過程中，必須同時打造信息安全防火墻，除了各省市之間互建異地備份中心以及在本地建設(shè)檔案信息安全備份中心外，要及時升級和使用安全認證、病毒防殺、防火墻技術(shù)、身份認證技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，實行電子簽單制度，建立和健全檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入簽出制、安全日志制，設(shè)定操作權(quán)限，及時更改密碼，加強訪問控制，增強技術(shù)防范能力，保障檔案信息的數(shù)據(jù)安全、存儲安全、使用安全、保管安全和管理安全，提高防輻射、防泄露、防病毒、防攻擊能力，確保檔案信息的安全、真實、系統(tǒng)、可用。

主要參考文獻

［１］ 姜贊梅． 淺談檔案管理信息化建設(shè)［Ｊ］． 經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作信息，２０１１（１１）．