強(qiáng)化辦公室協(xié)調(diào)職能 高效服務(wù)供電企業(yè)管理

鄭芳方

[摘要]供電系統(tǒng)的辦公室承載著“參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦”等主要職能，辦公室是供電企業(yè)的核心管理部門，只有辦公室的協(xié)調(diào)性提高，辦公室的工作效率提高，供電企業(yè)的整體水平才能進(jìn)步，本文主要提出了幾點(diǎn)強(qiáng)化辦公室協(xié)調(diào)職能的意見(jiàn)和建議。

[關(guān)鍵詞]辦公室協(xié)調(diào)職能企業(yè)管理

辦公室的管理業(yè)務(wù)比較復(fù)雜，涉及到的部門也相對(duì)的較多，所以辦公室應(yīng)該注重不同部門之間的協(xié)作能力和溝通能力，共同為供電企業(yè)的發(fā)展做出自身的貢獻(xiàn)。

一、協(xié)調(diào)職能的重要性

協(xié)調(diào)是指人們?cè)谙嗷ズ献鞯氖聞?wù)上同心協(xié)力、配合默契的行為過(guò)程。就一般意義而言，協(xié)調(diào)是主客體之間為實(shí)現(xiàn)一個(gè)共同目的而相互溝通，尋找共同點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)某種平衡，達(dá)到某種默契的一種行為方式。因此，可以說(shuō)，沒(méi)有協(xié)調(diào)就沒(méi)有統(tǒng)一的行動(dòng)，沒(méi)有協(xié)調(diào)就沒(méi)有良好的秩序，沒(méi)有協(xié)調(diào)就無(wú)法步調(diào)一致，達(dá)成共同的目標(biāo)。由于辦公室是企業(yè)的核心部分，它承載著所有部門之間的溝通和運(yùn)作，所以只有辦公室職能提高才能充分的解決相關(guān)的問(wèn)題?？梢员苊獠块T之間的責(zé)任推脫，職能劃分不明確等相關(guān)問(wèn)題。

二、協(xié)調(diào)工作的特征和基本內(nèi)容

1.特征

辦公室有其獨(dú)特的協(xié)調(diào)性，因?yàn)樗婕暗降氖瞧髽I(yè)內(nèi)部的復(fù)雜的部門，所以它的特征體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）從屬性。辦公室首先由明確的領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人，所謂的從屬性就是辦公室的活動(dòng)應(yīng)該遵循領(lǐng)導(dǎo)的指示。由于受到民主與權(quán)力雙面的制約，所以辦公室的具體從屬性可以劃分以下三個(gè)方面：一、協(xié)調(diào)受到范圍的局限，協(xié)調(diào)應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)者被賦予的權(quán)利范圍之內(nèi)執(zhí)行，不得越權(quán)執(zhí)行；二、執(zhí)行的工作需要按照領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)思想進(jìn)行，圍繞領(lǐng)導(dǎo)的想法開(kāi)展具體的工作，不能跨越領(lǐng)導(dǎo)的基本思想；三、在實(shí)際的工作中，由于受到突發(fā)事件或者是不明因素的干擾，難免會(huì)出現(xiàn)意見(jiàn)相左的時(shí)候，此時(shí)，應(yīng)該把具體的情況上報(bào)到負(fù)責(zé)該項(xiàng)活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)最后做出相應(yīng)的判斷。

（2）磋商性。我們之所以倡導(dǎo)辦公室的協(xié)調(diào)性，是因?yàn)榻?jīng)過(guò)協(xié)調(diào)之后的決斷和措施更科學(xué)準(zhǔn)確。要做到協(xié)調(diào)首先應(yīng)該樹(shù)立磋商的思想，所謂的磋商就是不同的辦公室部門和工作人員應(yīng)該就某一個(gè)問(wèn)題進(jìn)行必要的探討、交流，通過(guò)溝通交流，最終確定合理的實(shí)施方案。

（3）服務(wù)性。由于辦公室自身就是一個(gè)服務(wù)部門它的工作目的是為了理順企業(yè)各職能部門、基層單位之間的相互關(guān)系，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、企業(yè)各部門工作服務(wù)。

（4）全局性。辦公室協(xié)調(diào)工作的顯著特征是必須從企業(yè)全局和總體目標(biāo)出發(fā)，盡可能從宏觀的角度和長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益處理、協(xié)調(diào)。

2.基本內(nèi)容

（1）政策協(xié)調(diào)。辦公室以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策為中心任務(wù)。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中，辦公室應(yīng)協(xié)助企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)做好收集各類競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)信息等工作。企業(yè)辦公室從全局、長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，以國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)方針、政策為依據(jù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度，而且應(yīng)根據(jù)企業(yè)具體情況，做好企業(yè)政策的協(xié)調(diào)工作。

（2）關(guān)系協(xié)調(diào)。辦公室的協(xié)調(diào)工作按協(xié)調(diào)涉及的關(guān)系可分為領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)與員工上下關(guān)系的協(xié)調(diào)等等。辦公室人員可憑借直觀判斷和協(xié)調(diào)經(jīng)驗(yàn)，利用自己的特殊身份，巧妙、靈活地進(jìn)行協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)時(shí)，既要堅(jiān)持原則，又要實(shí)事求是，在溝通信息的同時(shí)清除隔閡，努力設(shè)法促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)相互了解，彼此信任，以達(dá)到和諧融洽、團(tuán)結(jié)一致和企業(yè)發(fā)展同舟共濟(jì)的目的。

（3）工作部署協(xié)調(diào)。工作部署協(xié)調(diào)主要是對(duì)同層次子系統(tǒng)和同一子系統(tǒng)的各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間進(jìn)行的協(xié)調(diào)。通常，同層次子系統(tǒng)的行動(dòng)必須同步，各部門、各環(huán)節(jié)之間必須溝通及時(shí)、銜接合理，前一環(huán)節(jié)為后一環(huán)節(jié)創(chuàng)造良好的條件。同時(shí)辦公室人員應(yīng)具備應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，及時(shí)做好各項(xiàng)工作部署的協(xié)調(diào)。

（4）社會(huì)協(xié)調(diào)。社會(huì)協(xié)調(diào)主要是針對(duì)本單位同其他單位以及外部公眾之間的關(guān)系。辦公室應(yīng)協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，積極推進(jìn)企業(yè)與外部的溝通交流與團(tuán)結(jié)協(xié)作，及時(shí)地將企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)、企業(yè)所獲得的成績(jī)等信息傳遞給公眾，并促使企業(yè)員工了解社會(huì)對(duì)本企業(yè)的期望和要求，充分認(rèn)識(shí)自己的社會(huì)責(zé)任和企業(yè)的使命，提高工作的積極性和自覺(jué)性。

此外，協(xié)調(diào)工作的基本內(nèi)容還包括計(jì)劃協(xié)調(diào)、人事協(xié)調(diào)、財(cái)務(wù)協(xié)調(diào)、經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)等。

三、如何強(qiáng)化辦公室協(xié)調(diào)職能

1.強(qiáng)化辦公室的綜合協(xié)調(diào)

辦公室既是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)各職能部門和基層單位的橋梁，又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和幫手。領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略決策通過(guò)辦公室在企業(yè)內(nèi)部貫徹落實(shí)，同時(shí)也是經(jīng)由辦公室進(jìn)行必要的反饋。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃是宏觀的和決策性的，而辦公室承擔(dān)的是具體的協(xié)調(diào)工作。它擁有綜合的協(xié)調(diào)職能。

2.轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立辦公室協(xié)調(diào)工作的權(quán)威性

由于供電企業(yè)在以往很長(zhǎng)一段時(shí)期實(shí)行的是政企不分家的經(jīng)營(yíng)理念，所以領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威被擴(kuò)大，基本上實(shí)行的是領(lǐng)導(dǎo)的一言堂，缺乏足夠的民主意識(shí)和協(xié)調(diào)意識(shí)。同時(shí)受到傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)思想影響，大部分的工作人員不能夠積極主動(dòng)的進(jìn)行必要的協(xié)調(diào)工作，習(xí)慣于按照既定的章程辦事，主觀思想拒絕參與進(jìn)來(lái)。對(duì)于這種現(xiàn)狀首先要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，充分理解協(xié)調(diào)工作是辦公室的基本職能。當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)告訴我們，企業(yè)的良好發(fā)扎需要各部門之間進(jìn)行及時(shí)的溝通，只有團(tuán)結(jié)合作，互相幫助才能最終獲得經(jīng)濟(jì)效益的提升。其次是樹(shù)立權(quán)威。協(xié)調(diào)難度較大，必須樹(shù)立其應(yīng)有的權(quán)威，才能真正發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)職能作用。權(quán)威的樹(shù)立在減輕領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)的同時(shí)又能夠充分發(fā)揮辦公室的實(shí)際職能。

3.加強(qiáng)修養(yǎng)，提高辦公室人員的協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)工作對(duì)于辦公室的工作人員提出了更高的要求。良好的協(xié)調(diào)性首先要求工作人員必須具備足夠的專業(yè)知識(shí)和工作技能，同時(shí)必須掌握必要的社交禮儀和公關(guān)知識(shí)，具有良好的人際關(guān)系和淵博的知識(shí)，也應(yīng)該具備足夠的心理學(xué)相關(guān)知識(shí)。總之，辦公室的協(xié)調(diào)工作對(duì)于其內(nèi)部的工作人員提出了更高層次的要求，只有全面的提高了工作人員的協(xié)調(diào)技能，才能保證辦公室總體協(xié)調(diào)性能的提高。

四、結(jié)論

根據(jù)以上的論斷我們可以總結(jié)：供電企業(yè)要想成為服務(wù)好、管理好、形象好的國(guó)際先進(jìn)供電企業(yè)，離不開(kāi)辦公室的協(xié)調(diào)發(fā)展。所以，供電企業(yè)應(yīng)該在實(shí)際的工作過(guò)程中，通過(guò)綜合運(yùn)用各種方法來(lái)全面的提高辦公室的協(xié)調(diào)性，從而促進(jìn)供電企業(yè)的良好發(fā)展形勢(shì)。

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