淺析新時期檔案信息化建設

常艷

以計算機為代表的高科技將人類帶入了一個嶄新的時代——信息時代，人類社會生活的方方面面無不打上了信息化的烙印。近年來，隨著檔案信息化建設的逐步深入，檔案信息化建設已取得一定成績，數(shù)字化檔案管理水平也有了較大的提高。但同時，也存在一些不容忽視的問題。因此我們應對檔案信息化建設中出現(xiàn)的問題進行認真思考，提出相應的解決辦法，以便為檔案信息化建設提供依據(jù)，更好地為國家的事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質服務。

1 目前檔案信息化建設存在的突出問題

（1）檔案信息資源管理技術手段和管理方式落后。由于計算機及網(wǎng)絡技術的普及, 使檔案信息化發(fā)展具有了電子化文件、網(wǎng)絡化傳遞、數(shù)字化存儲和動態(tài)化管理的特點。然而，由于當前計算機軟件沒有進行整體規(guī)劃性開發(fā)，使得軟件在實用性、通用性等方面存在明顯的不足；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不統(tǒng)一、不完善，使得管理業(yè)務和技術標準都無法明確；由于缺乏完善的系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡技術的支持，使得檔案管理網(wǎng)絡化出現(xiàn)一定程度的混亂。這些都影響著檔案信息的交流，制約了檔案信息化的建設。

（2）檔案人員素質不高，難以滿足檔案信息化的要求。據(jù)了解，當前檔案人員普遍學歷較淺，業(yè)務素質不高，部分檔案人員缺乏檔案專業(yè)知識，文化水平參差不齊，檔案人員中，大、中專畢業(yè)的人員少，檔案專業(yè)畢業(yè)的則更少。過去從事檔案工作的老同志對紙質檔案有著熟練的專業(yè)技術和管理方法，但不懂利用計算機來進行文件的形成、信息的存儲、檢索、傳輸?shù)燃夹g；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得通訊技術和計算機網(wǎng)絡知識，對檔案管理的專業(yè)知識、保密原則卻知之甚少，他們沒有經(jīng)過專業(yè)培訓和系統(tǒng)的學習，只是以基礎的微機知識來進行管理檔案。諸如此類的問題，嚴重影響了檔案信息化事業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展。

（3）檔案經(jīng)費嚴重短缺，阻礙了檔案信息化的發(fā)展。要發(fā)展檔案工作，沒有經(jīng)費不行，進行檔案的信息化管理，經(jīng)費跟不上更難于實現(xiàn)。我國各行各業(yè)在市場經(jīng)濟條件下進入快車道，隨著生產迅猛發(fā)展，檔案卷冊也越來越多。有的單位箱柜、圖架、庫房等裝具已滿負荷，壓力越來越大，檔案管理的物質條件已遠遠不能適應。庫房小，設施差，手段落后，設備老化，直接影響檔案保密、安全和開發(fā)利用。檔案部門經(jīng)費普遍緊缺，先進的檔案設備和裝具難以到位，購置微機、復印機、錄像機、密集架、縮微等設備提不到議事日程。經(jīng)費不足，是造成檔案現(xiàn)代化相對滯后的主要原因，能不能保證檔案經(jīng)費，是能否實現(xiàn)檔案信息化的重要前提。

（4）檔案服務方式落后。傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上采用封閉或半封閉的管理方式，檔案信息服務采取的是等客戶上門的被動服務。而在新時期檔案信息化面對的是遠程的利用者，服務方式是透明、公開、全方位的，服務質量必須高要求。但一直以來，檔案部門都是“重保管輕利用”，因此它不可避免地影響到檔案信息化建設的進程。

2 實現(xiàn)檔案信息化的基本策略

（1）提高檔案工作水平，使之標準化、規(guī)范化。檔案標準化是檔案工作進行信息化管理的前提和保證。因此，檔案信息化建設必須在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、軟件程序、技術標準，制訂出適應我國實際要求的技術標準和規(guī)范。只有這樣，才能真正解決檔案信息的暢通問題，才能實現(xiàn)檔案信息資源的共享，才能實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源的現(xiàn)代管理。

（2）造就一支高素質的檔案人才隊伍。在檔案資源信息化的進程中，要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理的基礎理論知識，還要掌握電子計算機基本理論知識以及網(wǎng)絡技術基本技能，能夠熟練地運用有關技術進行操作與管理。因此，在新時期培養(yǎng)檔案工作人才，必須有針對性：一是進行政治思想教育，使其保持較高的政治素養(yǎng)，增強其事業(yè)心，有著強烈的責任感和使命感，愿為檔案事業(yè)勤奮學習，鉆研業(yè)務。二是加大對在職檔案人員的培訓力度，轉換陳舊的管理思想和手段， 提高檔案人員的業(yè)務水平，使他們能夠快速掌握計算機基礎知識、網(wǎng)絡知識及相關技術，從而適應檔案信息化建設的發(fā)展。三是進一步改善檔案工作人員的工作條件和生活待遇，充分調動檔案工作者的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

（3）多渠道獲取經(jīng)費支持。首先，各級政府要站在全新的高度，提高認識，加大財政投入的力度，舍得花力氣、下功夫為檔案現(xiàn)代化創(chuàng)造物質條件，切實在經(jīng)費上給予保證。要把檔案工作信息化工作列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的總體計劃中，按照財政預算收支科目所規(guī)定的款項，將檔案經(jīng)費納入正常的計劃。其次，檔案部門也應該努力提高自身的工作水平，以自身的積極作為贏得應有的地位，爭取更多的經(jīng)費支持；同時，要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，加強檔案的提供利用工作，及時開發(fā)出豐富的檔案信息，以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經(jīng)濟利益。

（4）創(chuàng)新檔案信息的服務方式。檔案信息化建設是以充實信息庫的建立為重點，但其終極目的還是為了應用。對檔案管理部門來說，要努力做到幫助利用者找到其所需要的信息，同時也為利用者提供便利的條件。檔案信息的用戶群體的不同，所處待遇會出現(xiàn)差異，處于上層或近處的利用者在設備和資源利用方面更受重視，但下層和遠程的利用者的需求往往被忽視。檔案信息化過程中必須采取有效措施解決這個問題。將檔案信息化的建設與公眾利益緊密聯(lián)系在一起，使資源分配和獲益情況更為均衡，甚至更側重于弱勢群體，使檔案信息化建設目標與國家提出的建立和諧社會的目標相吻合。

總之，檔案信息化建設是一項復雜而艱巨的工程，需要長期細致的工作。在新時期，我們要與時俱進，提高認識，抓住機遇, 積極探索信息時代檔案工作的新思路，加大檔案軟硬件設施的投入，完善檔案信息資源建設，賦予檔案工作一個全新的局面，更好地為國家和社會服務，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

參考文獻

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