獨立學(xué)院辦公室職能探究

何劍

廣州大學(xué)華軟軟件學(xué)院（以下簡稱華軟學(xué)院）創(chuàng)辦于2002年，2006年經(jīng)教育部批準(zhǔn)升格為獨立學(xué)院，至今已走過十年的歷程。近年來，學(xué)院辦學(xué)規(guī)模日益擴大，社會影響力不斷提升，但是，作為一所本科層次的獨立學(xué)院，與其他同類院校一樣，在發(fā)展過程中面臨諸多困難，除了要面對資源短缺、同類及不同類型高等教育的激烈競爭、缺少政府扶持等問題外，還面臨著內(nèi)部管理上的諸多困惑。獨立學(xué)院要想在高等教育新形勢下站穩(wěn)腳跟，取得長足的穩(wěn)定與發(fā)展，必須加強內(nèi)部管理，以科學(xué)、有效的管理方式，提高辦學(xué)水平，增強自身優(yōu)勢，使現(xiàn)有資源得到最大化的利用，并源源不斷地吸引外部資源，為學(xué)院發(fā)展提供后續(xù)保證。

獨立學(xué)院的辦公室是學(xué)院的綜合性職能部門，是承上啟下，聯(lián)系左右，協(xié)調(diào)內(nèi)外，保證學(xué)院日常工作正常運行的樞紐和橋梁，工作內(nèi)容豐富，繁雜瑣碎。學(xué)院辦公室辦事水平的高低，反映著學(xué)院行政管理水平的高低，并影響著學(xué)院整體工作、整體事業(yè)的發(fā)展。新形勢下，學(xué)院辦公室的主要職能已不能局限于“辦文、辦事、辦會”，而是要解放思想、開拓思路、與時俱進，充分發(fā)揮辦公室的橋梁樞紐作用，在實踐中積極探索辦公室工作的新途徑、新方法。

1 獨立學(xué)院辦公室基本職能

1.1 行政協(xié)調(diào)職能

獨立學(xué)院辦公室是獨立學(xué)院的一個綜合管理部門，處于學(xué)校組織的中心樞紐地位，是全校各種信息輸入、輸出、反饋的中心。學(xué)校各方面的工作，都要通過辦公室這一中間環(huán)節(jié)來溝通和推動。在學(xué)校的管理過程中，由于各部門分工不同，常常會有一些工作需要幾個或多個部門共同參與完成，為了保證工作順利、有效開展，避免管理混亂、職責(zé)不清，就需要辦公室充分發(fā)揮協(xié)調(diào)職能，理順關(guān)系，及時發(fā)現(xiàn)問題、溝通協(xié)商，避免各部門之間的沖突，為各部門完成任務(wù)創(chuàng)造條件，使人、財、物得到最合理的配置，減少不必要的浪費。

1.2 參謀、助手職能

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)既是決策者也是指揮者，決策指揮是否得當(dāng)正確，很大程度上取決于是否全面、詳細了解學(xué)院的整體情況。獨立學(xué)院由于辦學(xué)形式特殊，相對傳統(tǒng)高校，辦學(xué)情況比較復(fù)雜，要求辦公室注意收集各類信息，對各類政策、法律、法規(guī)、文件、意見等信息進行梳理，將信息及時、快速、準(zhǔn)確地傳達給領(lǐng)導(dǎo)。特別是在一些重大問題和事件中，辦公室更應(yīng)該是主要信息來源，應(yīng)及時把握學(xué)院發(fā)展和運轉(zhuǎn)的第一手資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供全面準(zhǔn)確的信息，供領(lǐng)導(dǎo)參考決策，做到出謀而不決策，參與而不干預(yù)。

1.3 日常事務(wù)管理職能

獨立學(xué)院辦公室承擔(dān)著獨立學(xué)院的日常行政管理工作，工作種類多，涉及面廣。一般包括收發(fā)文管理、會務(wù)管理、公章管理、檔案管理、文件流轉(zhuǎn)管理、信件管理、車輛管理、對外聯(lián)系、信訪接待等，一些獨立學(xué)院還把黨務(wù)工作、人事工作等納入到辦公室的管理范圍中。這些工作或要求管理人員具有較高理解力和較強的文字處理能力，或要求具有較強的溝通和組織協(xié)調(diào)能力，或要求具有快速、應(yīng)急處理事件的能力。辦公室管理水平的高低，反映著一個獨立學(xué)院行政管理水平的高低，學(xué)院各項工作穩(wěn)定有序的開展，與辦公室的管理水平有一定的關(guān)系。

1.4 檢查、督辦職能

檢查督辦就是保證學(xué)院各項工作落到實處，保證學(xué)院各項決策的權(quán)威性。就其實質(zhì)來說，它是辦公室落實決策、政策、批示的一項后續(xù)保證手段。辦公室應(yīng)該對學(xué)院的政策決策進行監(jiān)督，檢查落實進展情況，協(xié)調(diào)處理存在的問題，確保政策決策落到實處，確保政令暢通，確保政策決議的權(quán)威性和實效性。同時，要利用這一職能發(fā)現(xiàn)工作中的問題，獲得大量準(zhǔn)確及時的信息，為高層領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的事實依據(jù)。

1.5 服務(wù)學(xué)院、服務(wù)師生職能

獨立學(xué)院辦公室在獨立學(xué)院運轉(zhuǎn)中起著承上啟下的作用，擔(dān)負著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的責(zé)任。既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，交辦領(lǐng)導(dǎo)布置的每項任務(wù)，又要為其它部門做好服務(wù)和保障工作，還要為廣大師生員工做好服務(wù)。做好服務(wù)是辦公室工作的出發(fā)點和落腳點。

2 影響?yīng)毩W(xué)院辦公室職能發(fā)揮的幾個問題

2.1 工作任務(wù)繁重，難度大，面臨一定的壓力

相對傳統(tǒng)高校，獨立學(xué)院辦公室人員精簡，工作任務(wù)繁重，從起草各種重要文件、制度、制定政策，到辦文、辦會、管理學(xué)校公章、檔案，從為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)到為各部門、基層、師生員工服務(wù)，涉及學(xué)校日常工作的方方面面。廣州大學(xué)華軟軟件學(xué)院辦公室管理的工作事項大大小小據(jù)統(tǒng)計約150多項，除了日常管理工作外，還有一些臨時出現(xiàn)和領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作，這些工作往往比較重要且緊急，辦公室的職能決定其工作影響面大小，因而各方面對辦公室工作的期望值較高，對辦公室人員綜合素質(zhì)和能力要求也較高，這就形成了對整個辦公室和其工作人員一定程度上的壓力。

2.2 管理體制不健全，影響工作效率

科學(xué)、合理的管理體制可以使辦公室工作有條不紊的進行，并保證工作質(zhì)量和效率。獨立學(xué)院辦公室工作紛繁復(fù)雜、頭緒眾多，如果沒有一套健全、完善、切實可行的規(guī)章制度和嚴(yán)格的辦事程序，容易造成管理上的無序和混亂，尤其是對于一些常規(guī)性的工作，如果沒有明確規(guī)定先后順序、具體步驟和要求，很容易造成工作上的無序，甚至是與其它部門之間的沖突或矛盾，也可能會因工作的忙碌和疏忽產(chǎn)生差錯和遺忘。同時，因為沒有規(guī)章制度，辦公室人員的工作很容易陷入疲于應(yīng)付、毫無章法的境地，這不利于工作的開展，更不利于辦公室職能的充分發(fā)揮。特別是面臨一些重大任務(wù)、突發(fā)事件、臨時接待等時，科學(xué)、有效的管理體制往往能使辦公室處亂而不慌，有序有章地應(yīng)對，不僅能按時保質(zhì)完成各項工作，還能在關(guān)鍵時刻維護學(xué)校的聲譽。

2.3 辦公室人員素質(zhì)有待進一步提高

獨立學(xué)院辦公室作為學(xué)校的行政管理部門和服務(wù)部門，其工作人員的素質(zhì)直接影響著辦公室工作的質(zhì)量和服務(wù)效果。辦公室人員素質(zhì)不高主要體現(xiàn)在：政治素質(zhì)不高，不關(guān)心國家大事、教育政策走向，沒有政治敏銳度；一部分辦公室人員對專業(yè)知識欠缺，由于工作繁忙，無暇或不能主動進行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在學(xué)歷進修、科研項目申報等方面機會也較少，專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平遇到瓶頸，不能進一步提升；工作墨守陳規(guī)，缺乏創(chuàng)新性思考，養(yǎng)成思維惰性，導(dǎo)致辦公室工作缺乏創(chuàng)新，很難有突破。

3 如何強化職能，提升效能，建設(shè)新形勢下高效、和諧的獨立學(xué)院辦公室

3.1 明確崗位職責(zé)，理順工作流程，加強制度化管理，建立科學(xué)的管理體制

制度化管理有利于工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，可以提高工作效率，減少決策失誤。獨立學(xué)院辦公室要明確崗位職責(zé)，理順工作流程，建立科學(xué)合理、符合實際的規(guī)章制度。加強制度化管理，是提高管理水平，強化職能最重要的方式。以廣州大學(xué)華軟軟件學(xué)院為例，在創(chuàng)辦初期，由于學(xué)院規(guī)模小，人數(shù)少，在管理上主要采用“人管”方式，這對于創(chuàng)辦初期的獨立學(xué)院來說，在一定程度上實現(xiàn)了直接性、靈活性的管理。但是，隨著學(xué)院的發(fā)展，規(guī)模的擴大，“人管”逐漸顯示出其固有的弊端，不能滿足學(xué)院發(fā)展的需要，近年來，學(xué)院開始探索實行制度化管理，初步創(chuàng)建科學(xué)管理體制，學(xué)院辦公室起到了帶頭和敦促作用。

學(xué)院辦公室為使各項工作有序開展，讓各部門知曉、明確學(xué)院辦公室各項工作流程，不僅明確了每位辦公室人員的崗位職責(zé)，還進一步完善了各項工作制度、工作流程，如《學(xué)院印章管理規(guī)定》、《學(xué)院公文處理辦法》、《學(xué)院接待管理辦法》、《學(xué)院會議管理辦法》等，以及檔案管理、合同管理、車輛管理、物品領(lǐng)用管理、信件收發(fā)等制度流程。這些制度和流程，不僅明確了學(xué)院辦公室的工作職責(zé)，理順了工作流程，提高了辦公室的辦事效率，而且使學(xué)院辦公室在面對巨大的工作壓力和突發(fā)、臨時事件時，也能有條不紊，保證各項工作的順利完成。

3.2 創(chuàng)新思維，把握全局，注重細節(jié)，跟蹤到位，強化執(zhí)行力

由于獨立學(xué)院特殊的辦學(xué)性質(zhì)，要求獨立學(xué)院辦公室不能僅僅做好“辦文、辦事、辦會”， 要創(chuàng)新思維，把握全局，從學(xué)院宏觀角度出發(fā)，認真做好職能范圍內(nèi)每一件事，并且要承擔(dān)起沒有明確哪個部門的工作。獨立學(xué)院辦公室在工作中應(yīng)該注重與時俱進，不墨守陳規(guī)，積極改進，探尋最優(yōu)工作方法；其次，要認真，合理布置每項工作，特別是對一些大型活動或重要事件，要統(tǒng)籌安排，做出詳細的工作方案，細化分工，明確每項分工的負責(zé)人或負責(zé)部門，列明每項工作完成時間，并跟蹤每項工作完成情況，確保每一細項的工作按時完成，以此強化執(zhí)行力，保證每項綜合、大型任務(wù)按計劃、高效完成。華軟學(xué)院辦公室的一個優(yōu)秀傳統(tǒng)就是在任務(wù)來臨時，對工作的“細而化之，分而治之”，即快速對任務(wù)做出分解，詳細工作方案，責(zé)任到人，并跟蹤實施。辦公室承辦或牽頭做了許多大型的活動、會議或接待工作，如每年的畢業(yè)典禮、迎新工作、開學(xué)典禮以及大型的接待和會議等。

3.3 加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高辦公室管理人員的素質(zhì)

隨著廣州大學(xué)華軟軟件學(xué)院的不斷發(fā)展，學(xué)院辦公室隊伍也日趨穩(wěn)定，員工工作能力、業(yè)務(wù)水平也不斷提升。但是，學(xué)院辦公室的管理人員大部分都不是管理類專業(yè)出身，在對工作達到一定的熟練程度后，便很難在理論上實現(xiàn)突破，也相應(yīng)缺少創(chuàng)新精神。近年來，為進一步提高學(xué)院辦公室管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，在理論和實踐上打造辦公室一流的管理隊伍，更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)各部門，學(xué)院辦公室除了平時積極營造良好的學(xué)習(xí)氛圍，鼓勵和督促各位員工要不斷加強自身學(xué)習(xí)外，每年選派人員進行相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，如檔案管理培訓(xùn)，高等教育基礎(chǔ)數(shù)據(jù)上報系統(tǒng)培訓(xùn)等，這對辦公室人員素質(zhì)的提升起到積極作用。

3.4 實行人性化管理，增強辦公室的團結(jié)力和凝聚力

“以人為本”是華軟學(xué)院的辦學(xué)理念，“以人為本”主要是“以生為本，以師為本”。學(xué)院辦公室也實行“以人為本”的管理理念，對辦公室人員實行人性化管理。辦公室管理人員大部分比較年輕，工作熱情很高，但是工作能力和業(yè)務(wù)水平還有待進一步提升，學(xué)院辦公室充分尊重每位員工，無論年齡大小，工作時間長短，為每位員工職業(yè)發(fā)展和成長提供相對寬松、有利的條件，而非用簡單的行政命令或行政強制去完成各項工作，并不時給予員工激勵和指引，以此激發(fā)員工潛能，增強辦公室的團結(jié)力和凝聚力。這是提高辦公室效能的一個重要途徑。

3.5 強化服務(wù)意識，提升服務(wù)質(zhì)量

華軟學(xué)院辦公室工作的一個重要宗旨就是服務(wù)，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)各部門、服務(wù)教學(xué)。辦公室的日常工作，如來訪接待、內(nèi)外聯(lián)系、處理來文信件、車輛管理、辦公文具管理等充分體現(xiàn)了學(xué)院辦公室的服務(wù)本色，在一定程度對學(xué)院辦公室人員的服務(wù)意識有較高的要求。為了提高大家的服務(wù)意識，華軟學(xué)院辦公室要求工作人員在工作中牢固樹立服務(wù)觀念，熱心為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為廣大師生員工服務(wù)。

辦公室在獨立學(xué)院中具有舉足輕重的地位，影響著獨立學(xué)院各項工作的正常運行和有效開展。因此，我們必須高度重視辦公室職能發(fā)揮過程中存在的問題，并采取有效措施，克服諸如管理體制、人員素質(zhì)等問題，以充分發(fā)揮辦公室在獨立學(xué)院管理工作中的重要職能，實現(xiàn)新時期辦公室工作的進一步發(fā)展。

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