如何做好高校院系辦公室工作的思考

張紅

高等學校肩負著培養(yǎng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)人才，提高全民族的思想道德和科學文化水平的重要任務。而學院是學校二級教學單位， 院辦公室是在主任領(lǐng)導下，在學院的教學與管理中起著一個橋梁的作用；向上接受、落實，向下要布置、督促，對內(nèi)要管理、服務，對外要接待、外聯(lián)等等；另外，在全院教學、科研、教職工管理中，需要協(xié)調(diào)左右，為領(lǐng)導服務，為機關(guān)服務，為群眾服務，因此做好院辦公室的管理工作顯得十分重要。

1 高校院系辦公室的工作特點

高校院系辦公室處于學院行政中樞位置，具有綜合情況、協(xié)調(diào)關(guān)系、辦事服務的職責，是協(xié)助院領(lǐng)導貫徹落實黨以及學校的方針政策，處理事務的辦事部門。因此院系辦公室的工作具有自身的特點：

（1）綜合性。院系辦公室是一個綜合性的行政部門，要承擔院系的教學管理、科研核算、信息反饋、學生信息統(tǒng)計、對外聯(lián)絡與安排，人事安排，經(jīng)費支出規(guī)劃、會議組織、文稿草擬、機要文印、信件收發(fā)等各項工作。這樣就決定院系辦公室在高校管理工作中的綜合職能。

（2）協(xié)調(diào)性。由于辦公室是是各種信息的聚集地和中轉(zhuǎn)站， 在上傳下達中起著橋梁紐帶的作用。實際工作中，高校院系辦公室既接觸領(lǐng)導又接觸員工，既接觸教師又接觸學生，同時還要接觸不同的專業(yè)。在教學科研人員與管理人員、教學科研任務與管理之間，上級領(lǐng)導與下級職員之間往往存在一些矛盾與意見不統(tǒng)一，因此，要達到思想統(tǒng)一、步調(diào)統(tǒng)一，就需要院系辦公室人員妥善安排、科學處理，做到相互支持、配合、理解的工作目的。

（3）輔助性。院系辦公室從事領(lǐng)導性質(zhì)的工作，但不擔任領(lǐng)導工作，在教學行政管理工作中起到輔助作用。辦公室工作人員在整個行政管理過程中是助手的角色，可以輔佐領(lǐng)導決策，但不能代替領(lǐng)導。辦公室工作是因有領(lǐng)導活動、管理活動的存在而存在，社會在進步，知識在更新，信息量不斷擴大，我們的領(lǐng)導者每天既要忙于自身的科研與教學，又要擔任學院的行政事務，領(lǐng)導者不是神，不可能事事處處都有能力考慮，為了輔助領(lǐng)導處理好各方面的事務，這就要求辦公室工作人員主動收集有關(guān)的各種信息， 并對收集到的信息進行整理、分析、判斷， 去偽存真， 及時、準確地為領(lǐng)導提供決策依據(jù)，在不越權(quán)、越職的前提下，正確領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖，實時地在領(lǐng)導決策時，提出真知灼見。

（4）服務性。服務是工作的出發(fā)點，也是工作的最終目的。本著全心全意為人民服務的宗旨，努力做好自己的工作，為各方面的人群提供服務，為領(lǐng)導提供政策、信息服務；為機關(guān)內(nèi)部各部門服務；為群眾服務，確保內(nèi)外、上下的信息暢通。

2 高校院系辦公室的工作思路

（1）樹立全局觀念。院系辦公室作為學院一個綜合部門與服務窗口， 其性質(zhì)和學院其他職能部門有著本質(zhì)的區(qū)別，主要體現(xiàn)在協(xié)調(diào)與服務性上， 辦公室主要是加強部門之間的協(xié)調(diào)，為領(lǐng)導和教學、領(lǐng)導決策、全院師生、院其他部門服務，為完成學院各項教學管理工作服務。站在全局的高度， 聽取各方意見， 通盤考慮， 綜合權(quán)衡， 才能提出比較公正、合理的方案， 減少矛盾， 避免紕漏。

（2）增強主動性。辦公室工作的輔助性質(zhì)決定了其工作的被動性， 很容易使人進入一種算珠盤不撥不動的狀態(tài)，要想做好辦公室工作， 就必須發(fā)揮自身的主動性，凡事想在領(lǐng)導前，問題想在前， 把工作做在前，善于在被動中求主動， 變被動為主動。積極適應領(lǐng)導的工作思路與辦事風格，想領(lǐng)導之所想， 謀領(lǐng)導之所謀，主動做好超前服務。努力克服傳統(tǒng)觀念、舊的思維方式和工作中的惰性， 增強工作的主動性，同時注意做到到位而不越位， 參謀而不摻和， 盡力避免因?qū)Ω鞣N問題處理不當給工作帶來的麻煩和被動。

（3）提高辦事效率。辦公室的工作紛繁復雜，看似無序但其背后也是有規(guī)律可循的，認真探索并抓住這些規(guī)律， 就會實現(xiàn)由無序向有序轉(zhuǎn)化， 收到事半功倍的效果。辦公室工作的運轉(zhuǎn)大致有兩類：一是確定性的， 二是非確定（下轉(zhuǎn)第193頁）（上接第191頁）性的。對于確定性的工作，只要在總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上， 制定出規(guī)范化的制度， 然后照章行事， 就能形成有序的運行機制；對于非確定性的工作， 主要指應急的事件和突發(fā)事件的處理等，要有靈活應變能力， 要分清輕重緩急、合理運用時間、調(diào)動大家的積極性。這樣工作再重、再急、再難， 也可做到井然有序。既保證按時完成任務， 又做到忙而不亂。

3 高校院系辦公室人員的素質(zhì)培養(yǎng)

辦公室工作是由黨的思想政治工作、教學科研以及行政管理工作的組成的，為了更好完成院系辦公室的各項工作，辦公人員的各項素質(zhì)培養(yǎng)至關(guān)重要。

首先是政治素質(zhì)培養(yǎng)。由于辦公室人員既要和領(lǐng)導打交道，也要和員工打交道、還要和學生打交道，日常事務性工作很繁雜，很容易影響工作人員對一些事物的判斷與處理。因此，掌握一定的政治理論顯得很重要，在大是大非問題上保持清醒的頭腦，具有堅定的政治立場和鑒別能力，平時多關(guān)注時事，注重學習與貫徹黨的方針政策與國家的相關(guān)法律法規(guī)。要勇于承擔責任，自覺維護領(lǐng)導的權(quán)威，維護單位集體的形象。這樣，即使外部條件怎么變化與誘惑，都能以不變應萬變來適應所承擔的工作。

其次是業(yè)務素質(zhì)的培養(yǎng)。辦公室的性質(zhì)就是一個綜合性的管理部門，工作人員如果沒有很強的業(yè)務素質(zhì)，會很難勝任。努力加強文化知識學習和提高工作技能，刻不容緩。我們服務的對象都是較高層次的知識分子，國家科學技術(shù)水平和高等教育事業(yè)發(fā)展迅速，為了跟上時代的步伐，不造成與服務對象溝通障礙，努力學習一些學科的基本知識、管理知識和公關(guān)禮儀知識，很有必要。在技能方面要求在熟知工作性質(zhì)和要求情況下，學好公文寫作、行政與后勤管理，善于建立自己的信息渠道，收集信息，并能迅速處理信息，及時準確上傳下達，分清輕重緩急，有計劃、有組織，做到忙而不亂，繁而不雜，疏而不漏，有條不紊。

最后是身心素質(zhì)的培養(yǎng)。 要求院系辦公室人員有一個健康的體魄和良好的心態(tài)，有高度的熱情與寬宏大量的胸懷，這是每一位勞動者充分發(fā)揮其潛能的關(guān)鍵。院系辦公室工作十分繁雜，牽涉面比較廣，許多的工作都是直接面對領(lǐng)導和師生，在其間，總會發(fā)生不協(xié)調(diào)的事情，有表揚，也有批評與指責，這就需要辦公室同志平時就養(yǎng)成良好的心理素質(zhì)，處之以泰然，以平和的心態(tài)來面對事與人，心胸坦蕩，多做自我批評。

總之，辦公室作為學院服務窗口，在懂得辦公室工作的特性的情況下，加強自身素養(yǎng)培養(yǎng)，理清辦事思路是作為辦公室工作人員必不可少的， 這樣才能全心全意為領(lǐng)導、 為老師、 為學生服務，以塑造系辦公室的良好形象。

參考文獻

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