試論中小學(xué)檔案管理中的幾點認識

李淑娟

中小學(xué)檔案管理工作是學(xué)校的重點工作之一，是一所學(xué)校科學(xué)管理水平的重要標志。學(xué)校檔案真實記錄了學(xué)校教育教學(xué)、學(xué)校管理、建設(shè)和發(fā)展等各方面的工作。建立健全學(xué)校檔案，不僅能確保學(xué)校管理與建設(shè)、改革與發(fā)展等方面的工作業(yè)績，而且是學(xué)校工作決策的重要依據(jù)。加強學(xué)校檔案建設(shè)是時代的需要，是發(fā)展的需要，是社會的需要。本文談?wù)勚行W(xué)檔案管理工作中的幾點認識。

中小學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標準，是反映學(xué)校各項工作規(guī)范化、科學(xué)化的重要載體。筆者根據(jù)檔案管理的有關(guān)要求，就中小學(xué)校檔案管理談幾點粗淺的認識。

一、中小學(xué)校檔案管理工作存在的問題

就目前中小學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，由于歷史和現(xiàn)實的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：

1、檔案管理人員缺乏。據(jù)了解，多數(shù)學(xué)校沒有專職的檔案管理人員，現(xiàn)有的檔案管理人員一般都是兼職的，且業(yè)務(wù)水平低下；

2、大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作認識不足，更認識不到做好檔案管理工作對學(xué)校各項工作的促進作用；

3、管理條件不合格。不少學(xué)校沒有專門的檔案室（柜），不具備保管檔案所要求的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件，檔案材料隨處散放，保管設(shè)備不齊全，直接影響著學(xué)校檔案的保管和使用效果。

4、檔案收集很不完整。主要表現(xiàn)為多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多；

5、檔案載體結(jié)構(gòu)單一。受條件和設(shè)備等方面的制約，許多中小學(xué)校的原始檔案多為紙質(zhì)打印檔案，仍有部分手工抄寫、頁面規(guī)格不一的案卷，而電子、音像、磁盤等介質(zhì)的檔案卻很少；

二、做好中小學(xué)校檔案管理工作的幾點認識

1、建立檔案要有強烈的立檔意識。要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時收放保管。如，學(xué)生獲獎通知，即使本校學(xué)生沒有獲獎，也不能扔入廢紙簍，要存檔保管，并注明本校學(xué)生沒有獲獎或未參賽情況。這樣就不會有獲獎漏登之嫌，便于核查。倘若當時認為某材料無存檔價值，也不宜馬上作廢處理，應(yīng)引入待整理檔案袋小憩。

隨著教育標準化建設(shè)的全面展開，檔案管理工作也應(yīng)更新觀念，加快發(fā)展。如何實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化，筆者認為：首先，觀念要現(xiàn)代化，即要樹立中小學(xué)校檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時俱進，要確立加快發(fā)展中小學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機制。第三，要有計劃地逐步在檔案管理中實現(xiàn)管理科學(xué)化、技術(shù)現(xiàn)代化，即盡量采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。因為檔案管理工作的技術(shù)手段和設(shè)備條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。四是中小學(xué)校要在“農(nóng)遠工程”的基礎(chǔ)上，加強計算機檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用，建立校園網(wǎng)或?qū)W校網(wǎng)站，與周邊學(xué)?；蛎＝㈤L期的網(wǎng)絡(luò)合作關(guān)系，逐步實現(xiàn)資源共享，將計算機作為檔案管理的重要工具，進一步發(fā)揮學(xué)校檔案的重要作用。

2、確立現(xiàn)代化管理意識。提高中小學(xué)校全體教職工對檔案管理工作重要性的認識，是做好學(xué)校檔案工作的前提。為此，教育主管部門要把檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的一項重要內(nèi)容，列入日常檢查、學(xué)期常規(guī)考核中。各學(xué)校要切實加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，至少要確定一名副校長分管此項工作。要經(jīng)常組織廣大教職工認真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認識到學(xué)校檔案工作的重要意義，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義做法，扎扎實實地抓好學(xué)校檔案工作。必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標。根據(jù)“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足社會家長和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值趨向，以現(xiàn)代理念和創(chuàng)新思維來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。同時，要建立起一整套切實可行的檔案管理制度，按照《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。要按上級檔案管理部門的要求，設(shè)立專職（或指定專人）負責(zé)此項工作。規(guī)范檔案建設(shè)工作。不管學(xué)校規(guī)模大小，均應(yīng)選派一名思想素質(zhì)好、責(zé)任心強、熟悉學(xué)校工作、懂得辦學(xué)規(guī)律和較強業(yè)務(wù)能力的同志負責(zé)檔案管理工作，并制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，有計劃地培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，逐步中小學(xué)校檔案管理人員專業(yè)化、固定化。因此，各中小學(xué)校一方面要建立健全崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴格按規(guī)章辦事。另一方面要專門設(shè)立檔案室，所有檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲像類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

3.相關(guān)檔案要建立聯(lián)系，分類歸檔。學(xué)校檔案工作應(yīng)堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月或按學(xué)期收集、整理、立卷、歸檔。在整理過程中，應(yīng)著重收集本學(xué)校形成的文件資料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動形成的重要會議材料等方面的材料。每學(xué)期檔案資料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按時間、分類別分別整理歸檔。同時，要根據(jù)教育主管部門和檔案管理部門的要求，軟硬件同步推進，在各方面積極創(chuàng)造條件，使學(xué)校的檔案管理工作更加完善。

加強中小學(xué)校檔案管理工作，逐步建立健全學(xué)校檔案，有利于對學(xué)校各項工作的正確評估，有利于查找和使用歷史資料，而且有利于學(xué)校進行實施科學(xué)管理。事實證明，只要努力把學(xué)校檔案管理工作做好、管好、用好，就一定能夠發(fā)揮檔案不可替代有應(yīng)有作用。

（作者單位：151400黑龍江省安達市青少年業(yè)余體育學(xué)校）