用5S現場管理法提高行政辦公室外部環(huán)境管理

陳俊宇

摘要：5S現場管理是日本豐田式的管理，它在我國企業(yè)運用廣泛。本文在對5S現場管理方法內容的探討基礎上，清晰地闡述了辦公室人員開展5S現場管理的原則，分析了辦公室推行5S現場管理的作用和目標，并闡述了推行5S現場管理的效用。

關鍵詞：5S；現場管理法；辦公室；外部環(huán)境管理

一、5s的定義

5s是整頓（Seition）、素養(yǎng)（shitsuke）、清掃（seiso）、整理（seiri）和清潔（seiketsu）這5個詞語的簡寫。因為這5個詞語的s都是日語羅馬語拼音第一個字母，因此就縮寫為5s，開展整頓、修身、清掃、整理、清潔為內容的活動，叫做5s活動。它的活動的對象是“環(huán)境”，它要對現成環(huán)境的生產做到綜合的考慮，還要制定出一套實際可行的計劃和措施，從而達到優(yōu)化管理。5s活動的精髓和核心是修身，如果在開展活動的職工沒有很好的修身，那么這個活動也就開展和堅持不下去的。

二、5s辦公室管理現場的內容

（一）整理：在工作現成中，要認真的區(qū)別好什么是要的，什么是部需要的，只需要保留住需要的東西，沒有的東西就需要全部撤除

馬上要用的、暫時不用的長期不用的要區(qū)分對待；即便是必需品，也要適量；將必需品的數量降到最低程度；在哪兒都有可有可無的物品，不管是誰買，有多昂貴，也應該堅決處理掉，決不手軟！

1.對抽屜、柜子內物品進行分類，區(qū)分出必需品與非必需品，去除非必需品。找出非必需品及使用率不高的物品。明確物品使用頻率，必需品所需數量。身邊只放置必需品及必要的量。

2.對桌面上物品、文件進行分類，暫時不用的從桌面上去除。只留正在處理的文件或正在使用的物品。處理結束立即歸類放置。提高工作的計劃性，各類文件、物品能夠做到分類放置。制定明確的工作計劃、工作目標，不要輕易中途放置手上的工作。

3.對個人用品進行整理，只保留一套在身邊，暫時不用的定點存放。對公用辦公用品進行整理，只保留一套在固定的地點。

4. 桌下除椅子、垃圾簍以外不放置任何物品。將生活用品去除出工作區(qū)。沒有多余的物品在桌下隱藏。將不穿的鞋子、袋子徹底從桌下清除。

5.將過季的服裝清除出辦公室，衣掛上不掛其他物品。騰出空間，保持整潔。將私人不用的衣物清除辦公室。

6.對電腦內存儲的文件進行整理。將無用的文件刪除，騰出空間。分類打包整理。

7.對辦公室進行全面整理。保持辦公場所內沒有多余的物品。每天堅持整理。

（二）整頓：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，徹底地進行整理，確定放置場所，規(guī)定放置方法，并做好標識進行管理。

1.對抽屜、柜子內要的物品進行定位，并加注標識。物品擺放整齊，標識清楚一目了然。定位、分類明確。

2.對如電話、筆筒、便簽、臺歷等桌面上的辦公用品進行統(tǒng)一定置擺放。確立定置標準，每時每刻都要做到。對個性化的物品也要有明確的位置或者去除掉。辦公桌上沒有隨意放置的物品。領導帶頭遵守，督促大家共同執(zhí)行。

3.認真分析物品的放置位置，尋找物品最佳放置地點。使身邊的物品達到最優(yōu)化，處理最應該處理的事。將整理進行到底。

4.為椅子設定擺放位置，整齊、不占道，人離開時將椅子放在指定的位置。

5.水具、衛(wèi)生潔具統(tǒng)一位置放置，擺放整齊、不隨意放置。統(tǒng)一認識，需要時才用的原則，責任人明確。保持用具干凈、整齊。責任人明確

6.確定電腦內使用文件與備份文件的位置，并隨時更新。定好存儲區(qū)，正確命名，隨時找到，定期整理、整頓。

7.制定各類物品擺放位置，制定合理有效的原則，使每個人都明確自己應該怎樣做。

（三）清掃：要把崗位變成無灰塵，干凈整潔，無垃圾，要把設備保養(yǎng)好，改造成一個沒有一塵不染的環(huán)境最高領導以身作則；人人參與；責任到人；與點檢、保養(yǎng)工作充分結合；杜絕污染源，建立清掃基準。

1.分類處理非必需品，將無用的物品丟棄、變賣或交他人使用；暫時不用的物品分類標識清晰存放。辦公現場內沒有垃圾亂放的現象。最高領導以身作則；責任到人。

2.每臺辦公自動化設備責任到人，隨時打掃。重視日常檢查與保養(yǎng)，設備使用良好，零故障。

3.每日進行清掃，注意保持，衛(wèi)生潔具使用后清洗干凈。保持飲水區(qū)、衛(wèi)生潔具干凈、整潔。制定責任人，實時督促。

4.隨時清理辦公垃圾，保持辦公場所干凈、整潔，創(chuàng)造一個舒適、優(yōu)美的辦公環(huán)境。加強引導，劃分區(qū)域，明確責任人。

（四）清潔：將整理、整頓、清掃進行到底，標準化、制度化。尋找有效的激勵方法；堅持不懈推行“透明管理”。

1.制定標準。各類標準明確、適用。領導重視，堅決推行。

2.進行多次的培訓，積極引導，開展評比。統(tǒng)一認識，達成一致目標。

（五）素養(yǎng)：要有制度的規(guī)定一些事情，都必須安裝嚴格的要求去執(zhí)行，養(yǎng)成一個良好的習慣制定相關的規(guī)章制度，教育培訓，激發(fā)員工的熱情和責任感。

持續(xù)不斷地推進前面4S，加強教育培訓，激發(fā)員工的熱情和責任感。提升員工素養(yǎng)，提升組織形象，創(chuàng)造組織文化。全員參與，培育員工進行5S活動的熱情。

二、辦公室職員開展5s活動的原則

（一）自我管理5s現場的原則 ）

良好的工作環(huán)境，不能夠單單的指望別人來創(chuàng)造，也不能光知道添加新的辦公設備。需要很好的合理的依靠辦公室人員，需要在現場的當事人員為自己創(chuàng)造出一個安全、方便、整齊、清潔的工作環(huán)境，讓他知道自己在改造了客觀世界的同時也把主觀世界改變了，創(chuàng)造出“美”的意識，從而養(yǎng)成現代化管理所需要的嚴格要求的風氣、遵守紀律的習慣。

（二）辦公勤儉原則

5s現在管理的開展，慧聰辦公室清理出一些無用的東西，其中，有很多只是在辦公室沒有用，但是可以用于其他的地方的；還有一些是廢物，但是可以回收利用、需要報廢的也需要報廢手續(xù)在回收，不能沖動，不分青紅皂白當作垃圾處理。要嚴格的執(zhí)行制度，要制止、評判、教育那些大手大腳。不顧公司的“敗家子”作風，嚴重的人員需要給于適當的處理。）

（三）持之以恒的原則

5s管理活動開展起來是很容易的，可以搞的很隆重，在段時間里面就可以取得顯著的效果，但是要堅持下去，就需要有持之以恒的心態(tài)，不斷的優(yōu)化。有很多組織在開展的工程中會出現一緊、二松、三垮臺、四重來的現象。所以要開展5s活動就必須要有堅持的精神，要長久的堅持下去。組織首先應將5S活動納入崗位責任制，使辦公室人員都有明確的崗位責任和工作標準；其次，要嚴格的做好的檢測。考核和評比的工作，要把考核的結果和每個人的經濟利益掛鉤；第三，要做到PDCA循環(huán)不斷的提高5s活動的水平，在通過檢測的過程中發(fā)現問題，解決問題。

四、辦公室推行5S現場管理的作用

1.提高部門形象；

2.提高辦公效率；

3.提高辦公用品使用效率；

4.保障辦事效率，提高辦事速率；

5.要減少安全隱患，加大安全力度

6.要降低成產成本，養(yǎng)成節(jié)約的習慣

7.提高工作效率，降低完成任務周期

8.改善部門精神面貌，形成良好組織文化。

五、辦公室5S現場管理的目標

1.工作變換時，尋找辦公用品、文件資料等，物品馬上找到，尋找時間為0；

2.整潔的工作環(huán)境，不良用品為0；

3.努力降低成本，減少消耗，浪費為0；

4.工作順暢進行，及時完成任務，延期為0；

5.無泄密，無丟失，安全，整齊，事故為0；

6.團結，友愛，處處為別人著想，積極干好本職工作，不良行為為0。

六、5S現場管理的效用

1.最佳推銷員（Sales）——被辦事人員稱贊為干凈整潔的大廳，讓群眾對其信任，很高興到大廳辦事情；讓很多人來中心進行參觀和學習，使大家希望到這樣的單位來上班。

2.節(jié)約家（Saving）——降低不必要的辦公用品的浪費；減少尋找辦公用品等的時間；提高工作效率。

3..安全保障（safely） ——視野開闊、寬廣明亮的職場，嚴格遵守制度，過道明亮整潔，不會造成雜亂而影響到工作。

4.標準化的推動者（Standardization）規(guī)范辦公現場，大家都按照規(guī)定執(zhí)行任務，程序穩(wěn)定，品質穩(wěn)定。

5.形成令人滿意的職場（Satisfaction）——創(chuàng)造明亮、清潔的工作場所，使員工有成就感，能造就現場全體人員進行改善的氣氛。（作者單位：貴州大學經濟學院 貴陽市政務服務中心）

おお

げ慰嘉南祝

[1]孫磊.5S管理提升班組文化品位.農電管理.2011（01）

[2]王愛娥.5S現場管理助企業(yè)又快又好發(fā)展.農藥市場信息.2010（03）

[3]馬建英. 基于“5S”的企業(yè)現場管理探討.企業(yè)導報.2011（01）

[4]什么叫5S管理.中國職工教育.2011（03）

[5]王堅.淺談5S 現場管理和CI 持續(xù)改進.科技創(chuàng)新導報.2008（07）

[6]李楊，韓晨華，王海濤，潘子龍，閆傒.我國企業(yè)推行5S 的問題與解決之道.現代商業(yè).2010（09）