會(huì)計(jì)電算化的風(fēng)險(xiǎn)與規(guī)避研究

范春梅

［摘要］ 隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作領(lǐng)域中的手工記賬方式已經(jīng)逐漸退出歷史舞臺(tái)，取而代之的是先進(jìn)高效的會(huì)計(jì)電算化模式。這一轉(zhuǎn)變不僅大幅度提高了財(cái)務(wù)工作的效率，同時(shí)也有利于提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平。但是由于受到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)本身固有局限性的影響，在會(huì)計(jì)電算化實(shí)施中還存在著一些風(fēng)險(xiǎn)，需要我們注意防范和規(guī)避。

［關(guān)鍵詞］ 會(huì)計(jì)電算化；風(fēng)險(xiǎn)；規(guī)避

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 19. 020

［中圖分類號(hào)］F232；F239.45［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）19- 0031- 02

1引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和發(fā)展，財(cái)會(huì)行業(yè)中的電算化水平也不斷提高。從目前情況來(lái)看，我國(guó)有不少企業(yè)已經(jīng)或是逐漸開始使用財(cái)務(wù)軟件，幫助其完成日常的財(cái)務(wù)工作。由于會(huì)計(jì)電算化具有速度快、準(zhǔn)確度高、存量大等顯著特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的手工記賬相比，可以大幅度地提高工作效率，減少由于人為失誤造成的損失，并且也能降低財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度，將其從繁重瑣碎的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作中解放出來(lái)，有精力和條件去關(guān)注企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作對(duì)企業(yè)整體管理水平的影響，不斷提升自身的管理水平。經(jīng)過30多年的不斷發(fā)展，我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化管理也日臻成熟，管理方式更加規(guī)范，管理效果也更加顯著。尤其是在《會(huì)計(jì)法》等相關(guān)法律法規(guī)頒布之后，為其更加深入的發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的法律保障。然而，由于我國(guó)在推行會(huì)計(jì)電算化的道路上還缺乏足夠多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際工作中還存在著一些不可忽視的風(fēng)險(xiǎn)與問題。下面，本文將從目前會(huì)計(jì)電算化中存在的風(fēng)險(xiǎn)開始分析，提出防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，期望能在不斷的制度改善與技術(shù)進(jìn)步中推動(dòng)我國(guó)會(huì)計(jì)電算化向更高層次發(fā)展。

2我國(guó)目前會(huì)計(jì)電算化面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)

2.1 企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度尚不健全的風(fēng)險(xiǎn)

在會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施過程中，財(cái)會(huì)人員將紙質(zhì)憑證手工錄入計(jì)算機(jī)，相關(guān)數(shù)據(jù)經(jīng)過審核確認(rèn)后便可生成電子記賬憑證，在此基礎(chǔ)上，最后形成賬簿、報(bào)表等派生性數(shù)據(jù)。由此可見，最終企業(yè)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性將完全取決于這一套電子數(shù)據(jù)。一般來(lái)說，每一套會(huì)計(jì)軟件都擁有一套完整的授權(quán)審批體系，但是如果有的單位內(nèi)部控制制度尚不健全，對(duì)財(cái)務(wù)操作人員的權(quán)限管理不夠嚴(yán)格規(guī)范，就會(huì)在會(huì)計(jì)信息的日常管理中留下不少隱患：會(huì)計(jì)信息錄入不及時(shí)、不準(zhǔn)確等現(xiàn)象會(huì)給企業(yè)最終的會(huì)計(jì)核算帶來(lái)差錯(cuò)；授權(quán)審批體系不規(guī)范將可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)被越權(quán)修改、泄露、刪除等惡性事件；崗位設(shè)置不科學(xué)會(huì)導(dǎo)致同一人同時(shí)負(fù)責(zé)多個(gè)互不兼容的會(huì)計(jì)崗位，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量下降。通過以上的分析不難看出，如果一家企業(yè)在其自身內(nèi)部控制制度尚不健全的情況下就開始應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化，電子信息技術(shù)的固有風(fēng)險(xiǎn)將可能會(huì)給其會(huì)計(jì)管理工作來(lái)到惡性問題，其滋生的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)甚至?xí)＜捌髽I(yè)的生存與發(fā)展。

2.2 財(cái)務(wù)軟件的設(shè)計(jì)、配置與企業(yè)實(shí)際情況不匹配的風(fēng)險(xiǎn)

目前，各式各樣的財(cái)務(wù)軟件層出不窮，都打著最新最先進(jìn)最完善的宣傳旗號(hào)，大規(guī)模地向各個(gè)企業(yè)進(jìn)行推廣。但是由于在軟件研發(fā)過程中對(duì)實(shí)際情況的估計(jì)不足，導(dǎo)致軟件在投入使用的過程中與真實(shí)情況不相吻合，容易出現(xiàn)差錯(cuò)，安全系數(shù)大打折扣，給不法分子以可乘之機(jī)。例如，目前炙手可熱的ＥＲＰ系統(tǒng)，很多企業(yè)都希望通過ＥＲＰ系統(tǒng)的應(yīng)用來(lái)改變傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息的溝通模式，采取程序化、規(guī)范化、電子化的信息傳遞方式，為會(huì)計(jì)信息的各個(gè)利益相關(guān)者提供一個(gè)可視的交流平臺(tái)。然后，在這一愿景下，很多企業(yè)忽視了該軟件本身設(shè)計(jì)上所存在的風(fēng)險(xiǎn)。首先，ＥＲＰ系統(tǒng)本身的實(shí)施就存在很大的不確定性。其次，實(shí)施ＥＲＰ對(duì)于企業(yè)本身的治理環(huán)境和治理水平有著較為嚴(yán)苛的要求。如果企業(yè)不顧自身的實(shí)際情況，不考慮財(cái)務(wù)軟件的設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)就盲目上馬，不僅不會(huì)給財(cái)務(wù)管理工作帶來(lái)改進(jìn)，甚至還會(huì)危及整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的安全。

2.3 會(huì)計(jì)信息失真、泄露、存儲(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)

如果會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性受到威脅，就會(huì)不可避免地導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的遺失、差錯(cuò)，甚至是被篡改、盜用。造成會(huì)計(jì)信息失真、泄露的風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)源于以下幾種情況：由于自然災(zāi)害等不可抗力的因素導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)受到物理性的損害，致使沒有備份的數(shù)據(jù)永久丟失；由于人為操作失誤導(dǎo)致會(huì)計(jì)錄入信息發(fā)生差錯(cuò)或者是被蓄意篡改致使數(shù)據(jù)錯(cuò)誤；在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，相關(guān)重要信息被非法截取，導(dǎo)致商業(yè)機(jī)密泄露。采用會(huì)計(jì)電算化之后，企業(yè)開始更加徹底地依賴網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳遞信息，但是與紙質(zhì)憑證不同的是，在電子介質(zhì)上所做的任何對(duì)數(shù)據(jù)的增減刪改都很難留下痕跡，給企業(yè)的安全管理提出了更高的要求。一旦發(fā)生信息泄露或是網(wǎng)絡(luò)被非法入侵，所帶來(lái)的損失將會(huì)是十分慘重的。另一方面，由于相關(guān)操作人員素質(zhì)良莠不齊，因?yàn)槿藶槭д`導(dǎo)致的信息資料毀損的事件也時(shí)有發(fā)生，例如錄入信息時(shí)就發(fā)生錯(cuò)誤，沒有將重要信息進(jìn)行備份，將電子檔案置于其他磁場(chǎng)附近導(dǎo)致資料磁化等，一旦發(fā)生這樣的失誤，要不就是相關(guān)錯(cuò)誤很難被檢查到，要不就會(huì)造成會(huì)計(jì)資料的永久性遺失。

3規(guī)避相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的措施

3.1 建立科學(xué)完善的內(nèi)部控制體系

在會(huì)計(jì)電算化逐步代替手工會(huì)計(jì)記賬的趨勢(shì)下，企業(yè)的內(nèi)部控制也應(yīng)該通過新的理念和方式來(lái)進(jìn)行。新時(shí)期下，為了保障會(huì)計(jì)電算化的順利有效實(shí)施，給企業(yè)切實(shí)帶來(lái)管理水平、工作效率上的質(zhì)的提升，就必須更加嚴(yán)格地對(duì)內(nèi)部控制制度進(jìn)行規(guī)范，建立起以組織控制、操作控制、輸入控制、處理控制等基本環(huán)節(jié)為核心的內(nèi)部控制體系。首先，各企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體的業(yè)務(wù)需求，建立起科學(xué)合理的授權(quán)審批制度，對(duì)于各個(gè)操作崗位，要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)法》設(shè)置，切實(shí)做到每個(gè)操作人員只能在自己的權(quán)限中進(jìn)行日常工作，對(duì)一個(gè)員工所具有的訪問和修改權(quán)限做出明文規(guī)定。其次，要對(duì)每一項(xiàng)操作留下可以追溯的記錄，做好相關(guān)的登記工作，防止非法操作，越權(quán)操作，從而杜絕操作的隨意性。一旦發(fā)生差錯(cuò)，企業(yè)也能快速找到責(zé)任人，從源頭上加以控制，防止相關(guān)錯(cuò)誤進(jìn)一步擴(kuò)大。最后，要重視對(duì)數(shù)據(jù)的備份工作，防止由于意外導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。

3.2 加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化相關(guān)軟件的開發(fā)和購(gòu)置管理

從目前的情況來(lái)看，企業(yè)所使用的會(huì)計(jì)電算化軟件基本都是從外部購(gòu)得。購(gòu)置軟件的技術(shù)是否成熟將直接影響到企業(yè)的管理效果和相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全。一方面，企業(yè)在選擇購(gòu)置的軟件時(shí)，需要關(guān)注該軟件是否經(jīng)過足夠豐富的實(shí)驗(yàn)，其實(shí)踐應(yīng)用結(jié)果對(duì)其安全性的證明是否充分，相關(guān)軟件的投入使用是否經(jīng)過了財(cái)政部門的評(píng)價(jià)審核。每一套軟件都應(yīng)當(dāng)配備詳盡的操作流程說明書，企業(yè)的相關(guān)操作人員需要嚴(yán)格按照說明書進(jìn)行安裝調(diào)試。另一方面，企業(yè)在選擇軟件時(shí)，一定要將自身管理水平和特點(diǎn)同軟件的性能相結(jié)合進(jìn)行考慮。有些軟件固然性能強(qiáng)大，但是對(duì)于企業(yè)管理水平、應(yīng)用環(huán)境的要求較為嚴(yán)苛，如果企業(yè)達(dá)不到這樣的標(biāo)準(zhǔn)，在自身內(nèi)部控制的建設(shè)上并不完善，那么應(yīng)用這樣的軟件就會(huì)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。這樣的盲目選擇，不僅不能有效地發(fā)揮軟件的作用，甚至還會(huì)給企業(yè)的日常管理帶來(lái)不必要的混亂和麻煩。因此，企業(yè)在選擇軟件的時(shí)候一定要進(jìn)行周密的評(píng)估和考察。

3.3 提高會(huì)計(jì)電算化操作人員專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)復(fù)合型人才

擁有一支高素質(zhì)的會(huì)計(jì)電算化操作人員隊(duì)伍是會(huì)計(jì)電算化能夠在企業(yè)中成功運(yùn)作的人力資源保障。在新時(shí)期的發(fā)展背景下，廣大企業(yè)要重視對(duì)財(cái)務(wù)人員信息技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，將傳統(tǒng)財(cái)會(huì)工作人員培養(yǎng)成為既通曉計(jì)算機(jī)知識(shí)，又能勝任會(huì)計(jì)工作的復(fù)合型人才。將軟件使用和人才培養(yǎng)結(jié)合起來(lái)，相互促進(jìn)，共同推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)的發(fā)展。同時(shí)，在實(shí)際工作中，由于信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，廣大企業(yè)還要重視財(cái)會(huì)人員知識(shí)的更新以及相關(guān)的再教育工作，這樣才能從根本上提高從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)，降低由于人為操作不當(dāng)而帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，不斷提高會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用水平，切實(shí)為企業(yè)帶來(lái)管理進(jìn)步。

4結(jié)語(yǔ)

企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后不僅大幅度提高了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門的工作效率，還更新了企業(yè)的管理理念和管理方式，給日常工作的開展帶來(lái)了積極的影響。我們要正視會(huì)計(jì)電算化的固有風(fēng)險(xiǎn)，但是有風(fēng)險(xiǎn)并不代表我們要摒棄這種管理方式。我們應(yīng)該直面會(huì)計(jì)電算化的缺陷和風(fēng)險(xiǎn)，采取切實(shí)有效的措施，對(duì)癥下藥，進(jìn)行全方位的控制和監(jiān)督，將風(fēng)險(xiǎn)控制到可接受的水平，使得會(huì)計(jì)電算化工作能夠順利、有效地開展，切實(shí)幫助企業(yè)提高管理水平和工作效率，順應(yīng)管理方式現(xiàn)代化以及會(huì)計(jì)行業(yè)自身改革和發(fā)展的趨勢(shì)。

主要參考文獻(xiàn)

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