現(xiàn)代化信息在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用

叢艷 四平市中心人民醫(yī)院

醫(yī)院檔案相當于醫(yī)院的“記錄本”，承載著醫(yī)院的過去和未來，也是醫(yī)院未來發(fā)展的夯實基礎(chǔ)。醫(yī)院管理工作的重點就是要做好檔案管理工作，檔案管理工作的質(zhì)量是醫(yī)院管理質(zhì)量管理水平和醫(yī)療質(zhì)量重要提現(xiàn)，從長遠來看，做好檔案管理工作有著重要的現(xiàn)實意義。隨著信息技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，醫(yī)院檔案管理需求也發(fā)生了變化，將現(xiàn)代化信息應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中是檔案管理工作的必然趨勢。本文具體談一談現(xiàn)代化信息在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用。

一、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化的必要性

醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案都是“白紙黑字”的紙本資料，隨著時間的推移，醫(yī)院檔案的數(shù)量也在成倍增長，給檔案庫帶來了不小的儲存壓力，且紙張也會隨著時間的推移變得越來越“脆”，給檔案保存帶來了很大的困難。檔案的增多、保存難度的增加直接導致了檔案管理工作的日漸復(fù)雜，既要做好日常整理、分類、調(diào)取等基礎(chǔ)工作，還要做好檔案的養(yǎng)護工作。依照傳統(tǒng)的檔案管理模式，醫(yī)院需要花費大量人力物力財力投入到檔案管理工作上，且檔案的調(diào)取和查看也不方便，這對醫(yī)院的后續(xù)發(fā)展會產(chǎn)生一定影響[1]。但隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，關(guān)于檔案管理工作有了新的思路，將現(xiàn)代化信息應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，可以解決傳統(tǒng)檔案管理模式帶來的一系列問題，從根本上提升了醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

二、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)過程中存在的問題

（一）醫(yī)院管理層對現(xiàn)代化信息技術(shù)不夠重視

傳統(tǒng)的檔案管理模式在醫(yī)院沿用已久，很多醫(yī)院已經(jīng)習慣了傳統(tǒng)的檔案管理模式，部分醫(yī)院領(lǐng)導對檔案的現(xiàn)代化信息建設(shè)的重要性認知不到位，并沒有將檔案現(xiàn)代化信息管理落到實處。部分醫(yī)院雖然在推進檔案現(xiàn)代化信息管理，但其觀念并未更新，仍用傳統(tǒng)的檔案管理理念生搬硬套，沒有發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的作用，現(xiàn)代化信息管理的優(yōu)勢也無法體現(xiàn)出來[2]。除此之外，由于醫(yī)院領(lǐng)導層的不重視，在招聘檔案管理人員時也不會給予很高的工資，招聘來的檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低，致使檔案管理工作現(xiàn)代化的進程被拖慢。

（二）資金投入不足，硬件設(shè)備比較落后

由于對現(xiàn)代化信息技術(shù)的認知度不足，多數(shù)醫(yī)院在前期規(guī)劃的時候并未將檔案管理和醫(yī)院未來發(fā)展進行同步規(guī)劃，更沒有將檔案管理所需的硬件設(shè)備一起規(guī)劃進去，直接導致了醫(yī)院在檔案管理方面的資金投入相對較少，無法采購功能更全面的硬件設(shè)備，很大程度上影響了檔案管理現(xiàn)代化進程的推進。與此同時，現(xiàn)代化信息技術(shù)管理需要依靠現(xiàn)代化設(shè)備，檔案管理人員的對設(shè)備是否了解也是能否實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要基礎(chǔ)。

三、現(xiàn)代化信息在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用策略

（一）改變觀念，提高醫(yī)院管理層的重視程度

任何改革都離不開領(lǐng)導的支持，管理層重視的項目推進起來會“事半功倍”，現(xiàn)代化信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用同樣離不開領(lǐng)導層的決策和支持。因此，要從根本上提升管理層對現(xiàn)代化信息技術(shù)的重視度。一方面，管理層應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，肯定現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢，同時結(jié)合醫(yī)院實際情況，制定出相應(yīng)的管理政策和管理制度，為檔案管理提供參考依據(jù)；另一方面，要加強檔案管理工作的監(jiān)管制度，真正將管理工作落到實處，從根本上提升檔案管理工作人員的工作積極性，促進檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

（二）加大資金投入，完善軟件和硬件設(shè)備

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化離不開硬件設(shè)備的支持，硬件設(shè)備的購置離不開資金支持，因此醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身的經(jīng)濟水平和醫(yī)院的未來發(fā)展需要來加大對設(shè)備的資金投入，建設(shè)高標準的現(xiàn)代化信息體系，合理配置相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，保障檔案管理現(xiàn)代化的正常推進。目前，醫(yī)院檔案管理的主要設(shè)備是微機，微機的海量內(nèi)存可以大量存儲醫(yī)院的檔案，同時還可以根據(jù)科室的不同將檔案進行分類，在節(jié)約人力成本的同時更有利于檔案管理工作的有序開展，逐步實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。

（三）完善檔案管理機制，實現(xiàn)標準化管理

為實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，不僅需要配置硬件設(shè)施，還需要完善檔案管理機制，注重標準化管理的實施。要想達到這一目標，首先，醫(yī)院應(yīng)制定一系列可行的檔案管理制度，明確檔案存檔、調(diào)用、借閱、歸還的標準和流程，明確檔案管理工作的行為規(guī)范，做好存檔工作，確保檔案分類正確[3]。其次，醫(yī)院的檔案具有很大的研究和參考價值，為方便醫(yī)生翻閱，可以設(shè)計一套檢索工具，將檔案資料“活”起來，增強醫(yī)院檔案的實用性，為醫(yī)療研究提供有力支持。

（四）提升檔案管理人員的技能水平

醫(yī)院檔案管理人員站在檔案管理的第一線，檔案管理人員的綜合能力決定著檔案管理工作的質(zhì)量和效率，因此，醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理員這一職位，選聘專業(yè)管理人才，人員入職后，需要定期組織檔案管理相關(guān)培訓，還需要對醫(yī)院的流程和基礎(chǔ)組織架構(gòu)有所了解，在豐富他們檔案管理知識的同時提升他們的綜合技能，還要加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的培訓，確保檔案管理員具備基礎(chǔ)的計算機理論知識和技能，可以實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

四、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代化信息在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用有著明顯優(yōu)勢，一方面可以節(jié)約場地和人工成本，同時可以有效促進檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。但醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化過程中仍存在醫(yī)院管理層對現(xiàn)代化信息技術(shù)不夠重視、資金投入不足，硬件設(shè)備比較落后的問題，可以通過提高醫(yī)院管理層的重視程度、加大資金投入，完善軟件和硬件設(shè)備、完善檔案管理機制，實現(xiàn)標準化管理、提升檔案管理人員的技能水平等措施來推進檔案管理工作現(xiàn)代化的進程。