檢務(wù)檔案電子管理模式的探索

肖玲

[摘 要]現(xiàn)在的檔案管理工作日趨規(guī)范和完善，同時(shí)明確了檔案工作職能和任務(wù),以及歸檔范圍及整理要求，使各種文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，逐步走上了科學(xué)化、規(guī)范化、制度化軌道。

[關(guān)鍵詞]檢務(wù) 檔案 管理

檔案管理，是對(duì)文件從產(chǎn)生到最終銷(xiāo)毀或移交檔案部門(mén)的全過(guò)程的管理活動(dòng)，其主要目標(biāo)是要將組織中的文件數(shù)量保持到一個(gè)適當(dāng)?shù)臄?shù)量限度，防止不必要的或無(wú)用文件信息的干擾，簡(jiǎn)化文件制作、傳遞、處理,以及利用的程序，改進(jìn)文件工作的組織、控制方法，保證文件完成現(xiàn)行效用后得到適當(dāng)?shù)奶幹?，并通過(guò)經(jīng)濟(jì)地保管和利用文件信息，最大限度地提高組織管理的質(zhì)量和效率。

一、電子管理模式的特點(diǎn)和分類(lèi)

電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國(guó)文件、檔案管理的一般原則和方法對(duì)于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導(dǎo)作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類(lèi)型文件的特點(diǎn)，在其管理活動(dòng)中還有其特有的原則和方法。

集中式保管模式，是指將具有永久保存價(jià)值的文件（紙質(zhì)或電子）送至國(guó)家指定或授權(quán)的機(jī)構(gòu)、組織（通常為國(guó)家檔案部門(mén)）集中保存，該類(lèi)機(jī)構(gòu)對(duì)其職能范圍內(nèi)的歸檔單位的檔案工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督，對(duì)其入館檔案進(jìn)行實(shí)體和信息的雙重控制。

分布式保管模式，又稱分散式保管，是指各組織、機(jī)構(gòu)中產(chǎn)生的文件（紙質(zhì)或電子）不統(tǒng)一移交給特定部門(mén)，而將其留存于本機(jī)構(gòu)內(nèi)部（庫(kù)房或信息系統(tǒng)），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學(xué)方案”。

二、檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)檔案的介紹

檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)檔案（以下簡(jiǎn)稱檢務(wù)檔案）包括報(bào)檢單及所附單證、檢驗(yàn)檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯(lián)等紙質(zhì)資料、電子數(shù)據(jù)或其組合。歸檔是檢驗(yàn)檢疫工作流程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，即歸檔人員對(duì)通過(guò)CIQ2000出入境檢驗(yàn)檢疫綜合業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱CIQ2000系統(tǒng)）報(bào)檢的檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)，根據(jù)報(bào)檢類(lèi)別和歸檔規(guī)則在CIQ2000系統(tǒng)中對(duì)符合歸檔條件的報(bào)檢號(hào)逐批進(jìn)行電子數(shù)據(jù)歸檔，并將報(bào)檢單等紙質(zhì)資料裝訂后按歸檔順序號(hào)分類(lèi)立卷存檔。

由于紙質(zhì)檢務(wù)檔案記述并反映了檢驗(yàn)檢疫工作的全過(guò)程，為檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)內(nèi)部查閱出入境貨物檢驗(yàn)檢疫原始記錄、了解檢驗(yàn)檢疫簽證流程、確認(rèn)檢驗(yàn)檢疫證單的更改/重發(fā)/核查計(jì)收費(fèi)情況、檢查工作質(zhì)量，以及出境貨物理賠案件的調(diào)查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門(mén)的訴訟調(diào)查舉證、國(guó)內(nèi)外有關(guān)部門(mén)的來(lái)函查詢等發(fā)揮了一定的參考憑據(jù)作用。但是，隨著檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)量的成倍增長(zhǎng)，檢務(wù)檔案管理中歸檔過(guò)程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫(kù)房占用量較多，以及檔案利用率較低等方面的問(wèn)題日漸突出。

三、目前檢驗(yàn)檢疫部門(mén)檢務(wù)檔案管理的做法

參照企業(yè)分類(lèi)管理方式，對(duì)企業(yè)進(jìn)行分類(lèi)建檔。結(jié)合電子監(jiān)管工作，對(duì)信譽(yù)好、進(jìn)出口量較大且質(zhì)量穩(wěn)定的企業(yè)進(jìn)行分類(lèi)后實(shí)行簡(jiǎn)便建檔管理，在CIQ2000系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)歸檔不需逐份錄入報(bào)檢號(hào)而實(shí)行批量歸檔。檢務(wù)部門(mén)對(duì)這類(lèi)報(bào)檢單在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報(bào)檢日期、主施檢部門(mén)、單位注冊(cè)號(hào)等條件進(jìn)行待歸檔查詢后，對(duì)符合歸檔條件的報(bào)檢號(hào)進(jìn)行批量歸檔；對(duì)這類(lèi)報(bào)檢單的紙質(zhì)檔案只需按企業(yè)名稱、報(bào)檢日期簡(jiǎn)單地建檔立卷。在條件成熟時(shí)，逐步取消部分紙質(zhì)檔案，這樣不僅有利于檢驗(yàn)檢疫部門(mén)和企業(yè)雙方既節(jié)省人力、物力和財(cái)力，又提高工作效率，更充分發(fā)揮了企業(yè)分類(lèi)管理與電子監(jiān)管有機(jī)結(jié)合的優(yōu)勢(shì)，使資源得到合理配置和利用。

根據(jù)出入境貨物的報(bào)檢類(lèi)別，貨物的不同特性、不同風(fēng)險(xiǎn)度對(duì)不同貨物進(jìn)行分類(lèi)建檔。例如：對(duì)電子轉(zhuǎn)單換證憑條到口岸換發(fā)通關(guān)單的“驗(yàn)證”出境貨物，在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報(bào)檢日期、主施檢部門(mén)等條件將其電子數(shù)據(jù)批量歸檔，其換證憑條可隨通關(guān)單存檔聯(lián)一并存檔，需要時(shí)可根據(jù)報(bào)檢號(hào)查找通關(guān)單流水號(hào)及對(duì)應(yīng)的換證憑條。而對(duì)涉及安全、衛(wèi)生、環(huán)保的進(jìn)出口敏感貨物，實(shí)施衛(wèi)生注冊(cè)登記、質(zhì)量許可管理等憑證報(bào)檢的貨物，或檢驗(yàn)周期較長(zhǎng)的大型成套設(shè)備，根據(jù)需要可較詳細(xì)地按貨物分類(lèi)或主施檢部門(mén)分類(lèi)建立檔案。

適當(dāng)縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限?！冻鋈刖硻z驗(yàn)檢疫簽證管理辦法》（國(guó)檢法[1999]386號(hào)）規(guī)定“檢務(wù)檔案保管期限：一般出境檢驗(yàn)檢疫檔案為3年；入境檢驗(yàn)檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗(yàn)檢疫發(fā)現(xiàn)一類(lèi)有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長(zhǎng)期或永久保存?！痹趯?shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)檔案室90%以上的檢務(wù)檔案都是原封不動(dòng)地存放3～4年后銷(xiāo)毀，檔案利用率較低。

四、檢務(wù)檔案電子管理模式的可行性分析

據(jù)粗略統(tǒng)計(jì)，調(diào)閱紙質(zhì)檔案的主要用途在于辦理更改手續(xù)、工作質(zhì)量檢查、業(yè)務(wù)部門(mén)查閱資料和有關(guān)執(zhí)法部門(mén)的來(lái)函查詢等幾個(gè)方面。如果在不違反檢務(wù)檔案管理原則和不影響檢務(wù)檔案利用的前提下，及時(shí)修訂檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度，適當(dāng)縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫(kù)房占用量較多的問(wèn)題。

由于檢驗(yàn)檢疫流程都經(jīng)過(guò)CIQ2000系統(tǒng)進(jìn)行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗(yàn)檢疫發(fā)現(xiàn)有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長(zhǎng)期或永久保存外，普通紙質(zhì)檔案的角色有必要逐步向短期、精簡(jiǎn)的方向轉(zhuǎn)變，通過(guò)分類(lèi)管理的方式、利用CIQ2000系統(tǒng)的批量歸檔功能及修訂現(xiàn)行的檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度等措施，或許是加強(qiáng)檢務(wù)檔案的規(guī)范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。

目前電子檔案管理系統(tǒng)，為檔案現(xiàn)代化管理提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)可以自成系統(tǒng)，提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化設(shè)計(jì)過(guò)程管理，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。如果CIQ2000系統(tǒng)可以搭載《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立檢務(wù)檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，設(shè)定檔案密級(jí)，按部門(mén)按專(zhuān)業(yè)按用戶級(jí)別設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，實(shí)現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢，電子智能化處理與紙質(zhì)檔案管理有機(jī)結(jié)合，既能管理文書(shū)檔案，也能管理科技檔案及其他檔案。

參考文獻(xiàn)：

《出入境檢驗(yàn)檢疫簽證管理辦法》.國(guó)檢法[1999]386號(hào)