企業(yè)存貨內(nèi)部控制研究

任曉靜

[摘 要]加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制，有利于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。本文論述了企業(yè)建立存貨內(nèi)部控制的要求，提出完善存貨內(nèi)部控制的對策。

[關(guān)鍵詞]存貨 內(nèi)部控制 對策

存貨是企業(yè)在日?；顒又谐钟幸詡涑鍪鄣漠a(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料和物料，主要包括原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、半成品、商品及周轉(zhuǎn)材料等；企業(yè)代銷、代管、代修、受托加工的存貨，雖不歸企業(yè)所有，也應(yīng)納入企業(yè)存貨管理范疇。不同類型的企業(yè)有不同的存貨業(yè)務(wù)特征和管理模式；即使同一企業(yè)，不同類型存貨的業(yè)務(wù)流程和管控方式也可能不盡相同。存貨作為一項(xiàng)重要的資產(chǎn)，它的品種繁多，數(shù)量較大，占用資金在企業(yè)資金總額中有一定的比例，所以存貨內(nèi)部控制水平的高低，對整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益影響很大。

一、存貨內(nèi)部控制的含義

存貨內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的，為管理好存貨，合理保證企業(yè)存貨資產(chǎn)的安全，保證日常生產(chǎn)經(jīng)營活動的有效進(jìn)行，針對存貨收、發(fā)、存與供、產(chǎn)、銷各環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，事先制定的一套相互牽制、相互驗(yàn)證的內(nèi)部監(jiān)控制度。

二、存貨內(nèi)部控制的要求

完善合理的存貨內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)存貨管理的關(guān)鍵方面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制，并采取相應(yīng)的控制措施。具體來說有以下幾個(gè)方面的要求：

1.權(quán)責(zé)分配和職責(zé)分工應(yīng)當(dāng)明確，機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照存貨的業(yè)務(wù)流程，考慮存貨管理的業(yè)務(wù)性質(zhì)，按照適當(dāng)集中或分散的管理方式設(shè)置存貨的管理機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)能夠適應(yīng)信息溝通的要求，有利于信息的上傳、下達(dá)和在各層級、各業(yè)務(wù)活動間的傳遞，有利于為存貨管理提供所需的信息；根據(jù)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、存貨業(yè)務(wù)活動的特點(diǎn)，制定各存貨職能部門的職責(zé)權(quán)限、組織的運(yùn)行流程等的書面說明和規(guī)定，避免關(guān)鍵職能缺位或職能交叉的現(xiàn)象；企業(yè)應(yīng)對存貨管理崗位職責(zé)進(jìn)行了恰當(dāng)?shù)拿枋龊驼f明，根據(jù)職責(zé)說明按照德才兼?zhèn)涞脑瓌t選拔合適的人員。

2.存貨請購依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分適當(dāng)，請購事項(xiàng)和審批程序應(yīng)當(dāng)明確。請購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計(jì)劃和實(shí)際需要，提出的采購申請，對存貨的采購業(yè)務(wù)，首先要建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計(jì)劃。其次，具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購申請內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計(jì)劃，是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等。對不符合規(guī)定的采購申請，應(yīng)要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。

3.存貨采購、驗(yàn)收、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、處置的控制流程應(yīng)當(dāng)清晰，對存貨預(yù)算、供應(yīng)商的選擇、存貨驗(yàn)收、存貨保管及重要存貨的接觸條件、內(nèi)部調(diào)劑、盤點(diǎn)和處置的原則及程序應(yīng)當(dāng)有明確的規(guī)定。一般生產(chǎn)企業(yè)的存貨業(yè)務(wù)流程可分為采購驗(yàn)收、倉儲保管、生產(chǎn)加工、盤點(diǎn)處置等四個(gè)階段, 歷經(jīng)取得存貨、驗(yàn)收入庫、倉儲保管、領(lǐng)用發(fā)出、原料加工、裝配包裝、盤點(diǎn)清查、銷售處置等主要環(huán)節(jié)。采購環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)、生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和市場因素等綜合考慮，本著成本效益原則，確定不同類型的存貨采購方式。存貨管理環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各種存貨采購間隔期和當(dāng)前庫存，綜合考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、市場供求等因素，充分利用信息系統(tǒng)，合理確定存貨采購日期和數(shù)量，確保存貨處于最佳庫存狀態(tài)。存貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)，應(yīng)規(guī)范存貨驗(yàn)收程序和方法，倉儲部門對于入庫的存貨，應(yīng)根據(jù)入庫單的內(nèi)容對存貨的數(shù)量、質(zhì)量、品種等進(jìn)行檢查，符合要求的予以入庫；不符合要求的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理退換貨等相關(guān)事宜。存貨發(fā)出環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，確定適用的存貨發(fā)出管理模式，制定嚴(yán)格的存貨準(zhǔn)出制度，明確存貨發(fā)出和領(lǐng)用的審批權(quán)限，健全存貨出庫手續(xù)，加強(qiáng)存貨領(lǐng)用記錄。存貨清查環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨盤點(diǎn)清查工作規(guī)程，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況確定盤點(diǎn)周期、盤點(diǎn)流程、盤點(diǎn)方法等相關(guān)內(nèi)容，定期盤點(diǎn)和不定期抽查相結(jié)合，盤點(diǎn)清查結(jié)果要及時(shí)編制盤點(diǎn)表，形成書面報(bào)告。

三、完善存貨內(nèi)部控制的對策

1.確保存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相分離。存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位包括：存貨的請購與審批，審批與執(zhí)行；存貨的采購與驗(yàn)收、付款；存貨的保管與相關(guān)會計(jì)記錄；存貨發(fā)出的申請與審批，申請與會計(jì)記錄；存貨處置的申請與審批，申請與會計(jì)記錄。

2.建立完善的存貨內(nèi)部控制制度

(1)建立存貨的請購與采購控制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨采購申請管理制度，明確請購相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。應(yīng)當(dāng)對采購環(huán)節(jié)建立完善的管理制度，確保采購過程的透明化。根據(jù)預(yù)算或采購計(jì)劃辦理采購手續(xù)，嚴(yán)格控制預(yù)算外或計(jì)劃外采購。

(2)建立存貨的驗(yàn)收與保管控制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對入庫存貨進(jìn)行質(zhì)量檢查與驗(yàn)收，保證存貨符合采購要求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨保管制度，加強(qiáng)存貨的日常保管工作。存貨管理部門對入庫的存貨應(yīng)當(dāng)建立存貨明細(xì)賬，詳細(xì)登記存貨類別、編號、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計(jì)量單位等內(nèi)容，并定期與財(cái)會部門就存貨品種、數(shù)量、金額等進(jìn)行核對。

(3)建立存貨的領(lǐng)用與發(fā)出控制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的存貨領(lǐng)用和發(fā)出制度。企業(yè)相關(guān)部門領(lǐng)用材料，應(yīng)當(dāng)持有相關(guān)部門核準(zhǔn)的領(lǐng)料單。超出存貨領(lǐng)料限額的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過特別授權(quán)。庫存商品的發(fā)出需要經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)，大批商品、貴重商品或危險(xiǎn)品的發(fā)出應(yīng)當(dāng)?shù)玫教貏e授權(quán)。

(4)建立存貨的盤點(diǎn)與處置控制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定并選擇適當(dāng)?shù)拇尕洷P點(diǎn)制度，制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，合理安排人員，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員、頻率、時(shí)間等。對于盤點(diǎn)出現(xiàn)盤盈、盤虧及時(shí)處理，對發(fā)現(xiàn)的殘、次、冷、背存貨，應(yīng)當(dāng)選擇有效的處理方式，并經(jīng)相關(guān)部門審批后作出相應(yīng)的處置。