高職院校辦公室信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)與價(jià)值討論

摘 要：文章以高職院校辦公室信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)與價(jià)值討論 為主要內(nèi)容進(jìn)行闡述，結(jié)合當(dāng)下高職院校辦公室信息化管理必要性和高職院校辦公室信息化管理挑戰(zhàn)為主要依據(jù)，從是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢、提升辦公質(zhì)量的必然追求、認(rèn)知模式存在挑戰(zhàn)、硬件平臺(tái)方面的挑戰(zhàn)、雙能人方面的挑戰(zhàn)、及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，提升信息化重視程度、統(tǒng)一建設(shè)規(guī)劃，構(gòu)建完善信息化管理體系、強(qiáng)化培訓(xùn)力度，提升辦公室人整體素質(zhì)、強(qiáng)化保護(hù)價(jià)值，保證辦公信息的安全性這幾方面進(jìn)行深入探討和分析，其目的在于加強(qiáng)辦公室信息化建設(shè)在高職院校中的價(jià)值，旨意為相關(guān)研究提供參考資料。

關(guān)鍵詞：高職院校;辦公室;信息化建設(shè);雙能人才

新時(shí)期下經(jīng)濟(jì)迅速增長，尤其是信息化時(shí)代的出現(xiàn)，為我國各行各業(yè)帶來了不同影響，使得信息化建設(shè)更加迅速，高職院校辦公信息化建設(shè)是其中一個(gè)重要組成部分，對(duì)整個(gè)院校行政管理具有不可忽視的價(jià)值。因此，高職院校要針對(duì)辦公室信息化建設(shè)重點(diǎn)分析和研究，提出具體對(duì)策進(jìn)行解決，推動(dòng)高職院校辦公室信息化建設(shè)發(fā)展。

一、高職院校辦公室信息化管理必要性

（一）是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢

現(xiàn)在我國正處在社會(huì)信息化轉(zhuǎn)型時(shí)期，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸融入到高職院校各個(gè)層面之中，辦公室是整個(gè)院校管理的中樞部門，要積極行駛其行政管理權(quán)利，其職能的變化以及辦公形式和發(fā)生了很大變化，上述所有內(nèi)容自覺決定了城市建設(shè)的管理效果，并且，辦公室是高校信息化建設(shè)的中心部門，對(duì)網(wǎng)路平臺(tái)建設(shè)、信息發(fā)布以及資源共享等工作起著不可忽視的價(jià)值，要對(duì)各個(gè)部門工作進(jìn)行合理 監(jiān)督和管理。因此高職辦公室一定要做好本職工作，統(tǒng)籌分析，結(jié)合社會(huì)時(shí)代發(fā)展需求，對(duì)高職院校進(jìn)行信息化管理。

（二）提升辦公質(zhì)量的必然追求

新時(shí)期對(duì)高職院校管理提出了新要求，要求其在工作期間要不斷創(chuàng)新管理思想和形式，并且結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際需求為基礎(chǔ)，不斷實(shí)現(xiàn)社會(huì)發(fā)展的目標(biāo)，并且要在工作期間實(shí)現(xiàn)行政管理水平以及業(yè)務(wù)流程操作和步驟，順應(yīng)時(shí)代需求選擇適合的業(yè)務(wù)形式和手段。行政管理工作期間必定需要應(yīng)對(duì)海量信息和數(shù)據(jù)內(nèi)容，并且需要對(duì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行合理處理，降低工作壓力。信息技術(shù)自身具備非常多的優(yōu)勢和價(jià)值，信息處理效率快，操作比較簡單，;流程比較簡單，可以為人們提供透明的信息內(nèi)容，此現(xiàn)象給行政管理工作帶來了很多便利條件，從根本上提升了整個(gè)高職院校的辦公效率和質(zhì)量。因此，基于新時(shí)期下實(shí)現(xiàn)辦公室信息化建設(shè)是提升效率的最好途徑。

二、高職院校辦公室信息化管理挑戰(zhàn)

（一）認(rèn)知模式存在挑戰(zhàn)

信息化時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度和以往時(shí)期存在不同，此時(shí)期背景下，繼續(xù)使用傳統(tǒng)落后教學(xué)形式、思想和工作形式，則無法緊跟時(shí)代進(jìn)步和發(fā)展[2]。高職院校辦公室信息化建設(shè)遇到的一個(gè)主要挑戰(zhàn)就是認(rèn)知模式上的變動(dòng)，現(xiàn)在辦公室管理人員一般都會(huì)70以及80后，對(duì)信息化認(rèn)知不足，專業(yè)管理缺少，形式不足，并沒有樹立信息化管理意識(shí)，手段認(rèn)知存在不足，并沒有從根本上促進(jìn)高職院校辦公室發(fā)展。

（二）硬件平臺(tái)方面的挑戰(zhàn)

未來要想充分發(fā)揮出高職院校辦公室的價(jià)值，就要在學(xué)校內(nèi)構(gòu)建信息化平臺(tái)，引進(jìn)滿足院校信息化建設(shè)需求的終端網(wǎng)絡(luò)等，不過現(xiàn)在高職院校發(fā)展中的硬件仍需提升，引進(jìn) 不足，并不能充分發(fā)揮自身的價(jià)值，從而使得整個(gè)辦公室內(nèi)部所有人員都失去了原有信心，甚至對(duì)于信息化管理建設(shè)采取退縮心理。

（三）雙能人方面的挑戰(zhàn)

信息化建設(shè)需要專業(yè)化人才和技術(shù)作為保證，辦公室信息化建設(shè)也是這樣的，需要人員自身具備充足辦公室經(jīng)驗(yàn)，并且具備一定信息化理論知識(shí)和技術(shù)，做好信息化建設(shè)的推動(dòng)者，為高職院校培養(yǎng)更多全能型人才，避免因?yàn)殡p能人才不足阻礙辦公室信息化建設(shè)，使得信息化建設(shè)速度受到阻礙，成為質(zhì)量提升的瓶頸。

三、實(shí)現(xiàn)高職院校辦公室信息化建設(shè)的實(shí)施對(duì)策

（一）及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，提升信息化重視程度

辦公室人員要想進(jìn)行信息化建設(shè)速度，就要及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，提升對(duì)高職院校辦公室信息化管理的重視程度，第一，相關(guān)人員內(nèi)心要樹立正確認(rèn)知，對(duì)辦公室信息化建設(shè)有所認(rèn)識(shí)，和社會(huì)信息化建設(shè)接軌，掌握世界信息化建設(shè)知識(shí)和技能，文誒順應(yīng)時(shí)代需求和發(fā)展趨勢提升自身建設(shè)能力，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，付出更多努力和時(shí)間，促進(jìn)高職院校信息化建設(shè)發(fā)展。第二，結(jié)合信息化時(shí)代需求以及與時(shí)俱進(jìn)精神構(gòu)建平臺(tái)，一定要突破傳統(tǒng)思維定勢，使用全新思維形式對(duì)問題進(jìn)行深入思考和分析，組織各種有效建設(shè)活動(dòng)，使得高職院校辦公室能夠更好的順利時(shí)代發(fā)展。

（二）統(tǒng)一建設(shè)規(guī)劃，構(gòu)建完善信息化管理體系

現(xiàn)在很多高職院校辦公室信息化建設(shè)都缺少統(tǒng)一的規(guī)劃，使得整體工作遇到很大瓶頸，因此高職院校要在信息化建設(shè)前期統(tǒng)一規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一化目標(biāo)，內(nèi)容和計(jì)劃等，并且還要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理和監(jiān)督，結(jié)合學(xué)校發(fā)展需求和動(dòng)態(tài)變化，為其制定有效辦公室管理標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)。第一，要明確量化辦公室信息化建設(shè)整體布局和目標(biāo)，制定規(guī)范化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，第二，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況和詳細(xì)計(jì)劃，在不同時(shí)期具備不同目標(biāo)，可以制定短期和長期發(fā)展目標(biāo)，將所有精都放在信息化建設(shè)工作中，從簡單到復(fù)雜，全面推進(jìn)，第三，對(duì)信息設(shè)備進(jìn)行更新，對(duì)傳統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行替換，結(jié)合需求構(gòu)建全新設(shè)備內(nèi)容，推動(dòng)整個(gè)院校的信息化建設(shè)力度。

（三）強(qiáng)化培訓(xùn)力度，提升辦公室人整體素質(zhì)

高職院校辦公室信息化管理需要人才作為保證，雙能人才比較缺失，因此要高度重視人才培養(yǎng)問題，提升對(duì)辦公室人員素質(zhì)和能力的培養(yǎng)工作，提升整個(gè)院校的操作能力，從而使其可以更好的適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展。第一，整個(gè)培訓(xùn)工作要具備系統(tǒng)性，周培訓(xùn)、月培訓(xùn)、年培訓(xùn)等，在不同時(shí)期講述不同內(nèi)容，并且包含的內(nèi)容比較廣泛，主要是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及信息化等各方面基礎(chǔ)知識(shí)，還要將一些實(shí)踐技能全部納入到培訓(xùn)之中。并且設(shè)定一定目標(biāo)，注重結(jié)果評(píng)價(jià)形式，整個(gè)培訓(xùn)過程做到有始有終，才能夠起到更好的效果，第二，培訓(xùn)中內(nèi)容要 具有針對(duì)性和目的性，辦公室管理人員要對(duì)整個(gè)院校的所有行政管理工作都進(jìn)行管理和監(jiān)督，將激素和行政管理內(nèi)容結(jié)合起來，并邀請(qǐng)專業(yè)人們對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，將培訓(xùn)和實(shí)際工作結(jié)合起來，使得整個(gè)培訓(xùn)踢凸顯出學(xué)以致用的效果。第三，要注重有效吸收社會(huì)上雙能人才，人才來源途徑不作限制，善于從內(nèi)外進(jìn)行人才挖掘，加快高職院校信息化建設(shè)速度，提升人員操作水平和能力，對(duì)人員工作過程進(jìn)行考核和選拔。

（四）強(qiáng)化保護(hù)價(jià)值，保證辦公信息的安全性

高職院校要建立網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)平臺(tái)，要實(shí)施物理隔離對(duì)策，保護(hù)院校內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息、特色內(nèi)容等，避免高職院校內(nèi)出現(xiàn)更多風(fēng)險(xiǎn)和不足，所以，院校要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)機(jī)制，構(gòu)建安全機(jī)制，將內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來，保證整個(gè)院校信息的安全性。第一，要構(gòu)建信息法律機(jī)制，從法律上避免院校出現(xiàn)信息盜取和丟失現(xiàn)象，給網(wǎng)絡(luò)信息提供明確的安全標(biāo)準(zhǔn)。第二建立網(wǎng)絡(luò)安全管理機(jī)制，建立內(nèi)部防火墻，對(duì)網(wǎng)絡(luò)地址進(jìn)行封鎖和分析，對(duì)網(wǎng)路信息進(jìn)行合理檢查和分析，依據(jù)法律規(guī)定進(jìn)行管理。

四、結(jié)語

總而言之，我國高職院校公辦室信息化建設(shè)管理比較晚，不過整體發(fā)展比較快，不過現(xiàn)在仍舊處在初級(jí)階段，因此說高職院校信息化建設(shè)是一個(gè)長期系統(tǒng)工作，經(jīng)過長時(shí)間努力，取得了一定成就。不過現(xiàn)在人員思想滯后，人員素質(zhì)不高，信息化建設(shè)依舊存在很多問題，所以高職院校心辦公室人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，引進(jìn)更多先進(jìn)技術(shù)，針對(duì)存在的問題進(jìn)行解決，做到與時(shí)俱進(jìn)，從而不斷提升高職院校辦公室信息化建設(shè)效果，推動(dòng)整個(gè)高職院校辦公室信息化 建設(shè)發(fā)展。

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作者簡介：彭嘉（1985- ），女，湖南岳陽人，助理政工師，本科，研究方向：經(jīng)濟(jì)法學(xué)、高校管理。