高職院校二級學(xué)院行政秘書工作探微

安婧

［摘要］ 環(huán)顧當(dāng)下校院兩級管理新的形勢，高職院校二級學(xué)院成為了一個相對獨(dú)立開來，集教學(xué)、科研和管理于一身教學(xué)單位，為了更好地執(zhí)行學(xué)院辦公室行政事務(wù)，高校二級學(xué)院行政秘書的作用不可或缺。本文主首先簡單闡述二級學(xué)院行政秘書工作的職責(zé)、特點(diǎn)及其自身應(yīng)具備的素質(zhì)與能力，然后分析當(dāng)前二級學(xué)院行政秘書工作存在著哪些問題，最后提出相應(yīng)的改進(jìn)建議。

［關(guān)鍵詞］ 高職院校； 二級學(xué)院； 行政秘書； 工作； 素質(zhì)； 問題

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 20. 055

［中圖分類號］G64［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）20- 0090- 02

高職院校二級學(xué)院辦公室是學(xué)院的主要行政事務(wù)的管理機(jī)構(gòu)，行政秘書在辦公室中的作用不可忽視，行政秘書是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的智囊和助手，是學(xué)院行政事務(wù)最為主要的執(zhí)行者，具有多橋梁性，通過行政秘書實(shí)現(xiàn)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校其他部門、師生等多方的有效鏈接，是協(xié)調(diào)各個部門、保證學(xué)院正常穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵所在。所以，行政秘書對自身工作的職責(zé)和特點(diǎn)、自身的工作存在問題和如何應(yīng)對有所了解，只有切實(shí)提升自身素質(zhì)，才能更好地提高學(xué)院管理水平，并通過工作效率的提升，促進(jìn)學(xué)校更為健康的發(fā)展。

１二級學(xué)院行政秘書工作職責(zé)分析

二級學(xué)院行政秘書的學(xué)院辦公室工作中涉及到學(xué)院工作的方方面面，通常情況下分為以下5個方面工作。

１．１日常工作

高職院校二級學(xué)院辦公室管理工作每天都在正常進(jìn)行，日常工作是二級學(xué)院行政秘書工作職責(zé)的重點(diǎn)所在，日常工作中行政秘書負(fù)責(zé)以下3個方面：

（１） 文件管理：學(xué)院辦公室時常有需要上報的文件，行政秘書必須做好本院各類需要上報文件的文字校對、文件呈送及其存檔管理工作；每天都有來自于上級或院內(nèi)各個部門傳輸過來的各類文件，行政秘書必須做好這些文件登記、精神傳達(dá)、閱讀反饋及文件歸檔工作。

（２） 信息管理：行政秘書在信息管理中應(yīng)做好學(xué)院的教職工個人詳細(xì)信息的收集、維護(hù)和整理工作。

（３） 資產(chǎn)管理：資產(chǎn)是學(xué)院最值得管理和維護(hù)的部分，涉及到開源節(jié)流，關(guān)系到學(xué)院的可持續(xù)發(fā)展，日常辦公用品的保管、領(lǐng)取和發(fā)放工作需要行政秘書做到位，認(rèn)真負(fù)責(zé)好自己所在部門固定資產(chǎn)如辦公設(shè)備、家具等資產(chǎn)的采購申請、日常管理及賬務(wù)存檔工作，積極地配合資產(chǎn)管理職能部門定期對所在部門進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)清查工作，根據(jù)部門資產(chǎn)使用實(shí)際提出合理的維護(hù)、報廢和更新建議。

１．２人事工作

人事管理是二級學(xué)院又一個管理重點(diǎn)，在具體的人事工作中，行政秘書應(yīng)協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)做好包括對教職工招聘、考核、考勤、獎懲工作、職稱評定、崗位聘任、人事調(diào)動等等工作。同時應(yīng)將院校的各項(xiàng)規(guī)章制度傳達(dá)給新教職員工，如果有必要安排好事務(wù)性培訓(xùn)幫助新員工盡快地適應(yīng)工作。

１．３文字工作

在學(xué)院工作中，行政秘書應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)的指示下負(fù)責(zé)起草、校對下發(fā)通知、文件和相關(guān)上報材料等等，還要做好學(xué)院各類、各級會議的文字準(zhǔn)備工作，為了學(xué)院工作更為有序，行政秘書應(yīng)協(xié)助好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好工作規(guī)劃的制訂工作，完成學(xué)院有關(guān)的規(guī)章制度的起草和制訂文字工作等等。

１．４外聯(lián)工作

學(xué)院是一個流動、開放的系統(tǒng)，尤其是每年的畢業(yè)和招生階段會有學(xué)生家長來院進(jìn)行相關(guān)問題的咨詢，平時還有其他外單位人員尤其是兄弟院校來學(xué)院進(jìn)行調(diào)研和交流，遇到這些情況，行政秘書要代表學(xué)院辦公室做好相關(guān)的接待工作，維持學(xué)院良好的外在形象。

１．５突發(fā)工作

在學(xué)院工作中，總有一些突然發(fā)生的事情，例如，領(lǐng)導(dǎo)臨時性的工作安排，或辦公室其他人員因特殊情況缺崗，行政秘書要處理好這種臨時性的突發(fā)替崗到來的份外工作，有時是教職工突然請假，要及時協(xié)調(diào)好其他教職工維持日常教學(xué)工作的穩(wěn)定性。

２二級學(xué)院行政秘書工作特點(diǎn)分析

從行政秘書的工作職責(zé)來看，其工作具有如下幾個特點(diǎn)。

２．１服務(wù)性的特點(diǎn)

服務(wù)性是行政秘書的重要工作特點(diǎn)。

（１） 服務(wù)于師生，行政秘書崗位的設(shè)置就是為了更好地為師生營造一個和諧教學(xué)及工作環(huán)境，保證師生有一種主人翁的感覺，體驗(yàn)到學(xué)院工作生活的舒適感。

（２） 服務(wù)于教學(xué)與科研，對于一個學(xué)院而言，教學(xué)與科研是基本職責(zé)所在，因此，行政秘書的工作特點(diǎn)要為教學(xué)與科研服務(wù)好，將學(xué)校的教學(xué)科研信息及時地傳達(dá)到每一個教職工手上，為教職工的工作盡可能地提供方便。

（３） 服務(wù)于學(xué)院決策，這個工作特點(diǎn)包括了及時準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供諸如調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、通知等信息，確保領(lǐng)導(dǎo)的決策科學(xué)合理。在一些具體的決策形成過程中，行政秘書還要為了決策的準(zhǔn)確性去收集合理化的依據(jù)，包括收集與整理相關(guān)資料，根據(jù)自己的調(diào)查給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供合理化的建議，收集并集中師生關(guān)于某一個決策的觀點(diǎn)等等。

２．２輔助性的特點(diǎn)

從二級學(xué)院的工作實(shí)際來看，院領(lǐng)導(dǎo)除了行政工作以外，還有著較為繁重的教學(xué)和科研任務(wù)，因此行政工作難以面面俱到，此時，行政秘書的作用就顯得尤為重要了，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)起到宏觀指揮和調(diào)控作用，具體的工作要求行政秘書輔助完成，行政秘書在具體的工作中充當(dāng)助手這一重要角色，及時地完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，并跟蹤和督促直至工作完滿完成。由于領(lǐng)導(dǎo)的工作繁忙，有些重要的事項(xiàng)和工作安排，行政秘書要及時進(jìn)行匯報和提醒，對于工作出現(xiàn)的問題要及時地反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時地予以處理和解決。

２．３重復(fù)性的特點(diǎn)

由于院內(nèi)的工作具有周期性和日重復(fù)性，所以行政秘書的工作亦是在反復(fù)出現(xiàn)、反復(fù)辦理的過程中完成的。

２．４繁瑣性的特點(diǎn)

從行政秘書的工作種類和接觸的人員來看，其工作可謂是千頭百緒、紛繁復(fù)雜，每天大多是見了這個人來了那個人，做完一件事又來一件事，有時是幾件事情一起干，從實(shí)際工作量來看，其繁瑣程度使得實(shí)際工作任務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了其崗位職責(zé)要求。

３二級學(xué)院行政秘書必備素質(zhì)能力分析

雖然看起來二級學(xué)院行政秘書工作屬于基層工作，但是其煩瑣而且對領(lǐng)導(dǎo)的決策有一定的影響，所以為了確保工作能夠很好地完成，行政秘書必須擁有以下幾項(xiàng)素質(zhì)。

３．１政治思想素質(zhì)要過硬

政治思想素質(zhì)是一個人素質(zhì)的核心所在。過硬的政治思想素質(zhì)是保證行政秘書工作方向正確的前提，在這一素質(zhì)的指引下，行政秘書才能自覺地站在正確的、先進(jìn)的世界觀角度抓住事物的本質(zhì)，運(yùn)用正確的途徑來處理問題。

３．２科學(xué)文化素質(zhì)要廣博

在高職院校里各類人才聚集，要想與這些人才有效地溝通，行政秘書自身科學(xué)文化素質(zhì)一定要廣博，如若不然，其工作實(shí)踐勢必阻礙重重。具體而言二級學(xué)院的行政秘書要具備的科學(xué)文化素質(zhì)有行政管理學(xué)知識、計(jì)算機(jī)知識、心理學(xué)知識、所在學(xué)院的一般專業(yè)知識、檔案學(xué)知識，其他的如外語、文學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法律、美學(xué)等等知識。

３．３心理素質(zhì)要健康

二級學(xué)院行政秘書要理順錯綜復(fù)雜的人際關(guān)系，要面對繁雜瑣碎的事務(wù)，因此健康的心理品質(zhì)很重要。

（１） 行政秘書應(yīng)對自己的職業(yè)充滿興趣，要樂觀自信，在工作中要始終保持正確的自我意識和價值判斷；

（２） 行政秘書應(yīng)該熱情坦率，熱情坦率是一種積極的、主動的工作態(tài)度，是營造和諧的人際關(guān)系的必備素質(zhì)；

（３） 工作上的挫折和困難是不可避免的，行政秘書要能從容面對，同時要能正確分析局勢，銳意進(jìn)取。

３．４個人能力素質(zhì)要足夠強(qiáng)

個人能力素質(zhì)是工作完成質(zhì)量的保證，具體而言為了更好地完成工作職責(zé)，行政秘書的個人能力素質(zhì)必須較強(qiáng)，

（１） 行政秘書要從事各種文書的起草，所以文字功底要強(qiáng)；又要接觸到各種各樣的人，所以口頭表達(dá)能力也要強(qiáng)。要確保在文件的起草和與他人交流過程中快速并準(zhǔn)確地將自己的思想表達(dá)出來。

（２） 行政秘書有一大部分工作就是與他人交往，包括與領(lǐng)導(dǎo)、同事和校外人士的交往，而且有些交往涉及到具體的麻煩和矛盾，這就要求行政秘書具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力，要能夠巧妙地解決來自于各個方面的矛盾。

（３） 從行政秘書的工作特點(diǎn)來看，繁瑣且雜亂，但是事情又都是要做完并做好的，所以就要求行政秘書有很強(qiáng)的安排時間能力，結(jié)合自己可用時間和工作任務(wù)的重要程度合理地安排工作次序，確保工作的效率和質(zhì)量。

（４） 社會是發(fā)展的，學(xué)院更是在不斷地進(jìn)步和發(fā)展的過程之中，為了更好地適應(yīng)行政秘書這一工作，我們還應(yīng)該提高學(xué)習(xí)新知識的能力，而且不斷地拓寬學(xué)習(xí)的領(lǐng)域和途經(jīng)來豐富自身的知識結(jié)構(gòu)適應(yīng)社會和學(xué)院的發(fā)展。

４二級學(xué)院行政秘書工作存在的問題

４．１社會對行政秘書工作重視程度的缺失，造成隊(duì)伍的不穩(wěn)定性

長期以來，社會各界對行政秘書這一工作缺乏正確的認(rèn)識和合理的評價，沒有重視行政秘書在行政管理中作用的重要性，甚至連行政秘書自己也認(rèn)為自己只是個打打雜的人，缺乏合理的定位，導(dǎo)致在行政秘書的配備、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)等方面，都缺少必要的重視，在干部聘任、職稱評定和利益分配等等權(quán)利方面都存在相對而言的不公正性，導(dǎo)致行政秘書在沉重的工作壓力和責(zé)任壓力下，感覺到付出的勞動與獲取不成比例，工作繁忙，失去了進(jìn)一步學(xué)習(xí)的時間和機(jī)會，在高學(xué)歷人才集中的高職院校環(huán)境中行政秘書晉升的機(jī)會很小，加上很多高職院校當(dāng)前實(shí)行的是“定崗定編”崗位設(shè)置，行政人員被緊緊地綁定在工作崗位上，所以，行政秘書的提升機(jī)會就更小了，由于個人發(fā)展空間的限制，加上職稱晉升的困難重重，導(dǎo)致職業(yè)認(rèn)同感的缺失，嚴(yán)重影響著行政秘書的工作積極性，其中有很多人不能安心從事行政秘書工作，離崗、轉(zhuǎn)崗人員相比較其他崗位而言比較多，導(dǎo)致行政秘書隊(duì)伍呈現(xiàn)出不穩(wěn)定性。

４．２工作活力的缺失，大大制約了行政管理能力

行政秘書的工作看似簡單，其實(shí)千頭萬緒、繁重且細(xì)致，處于學(xué)院行政管理工作的紐帶橋梁位置，承上啟下，上聽命于學(xué)院各行政部門領(lǐng)導(dǎo)，下服務(wù)于廣大師生，糾纏于具體且繁雜的事務(wù)之中，多靠經(jīng)驗(yàn)辦事，按照指令和文件精神處理工作，缺乏工作活力，更別談主動參與性和科學(xué)預(yù)見性了。從高職院校對行政秘書的態(tài)度來看，大多為重使用、輕培養(yǎng)，很少送出去培訓(xùn)學(xué)習(xí)、交流進(jìn)修，導(dǎo)致行政秘書的知識缺乏及時的更新，現(xiàn)代信息意識薄弱，大大制約了行政管理能力的提高。

５做好二級學(xué)院行政秘書工作的兩點(diǎn)建議

５．１加強(qiáng)培訓(xùn)，提高行政秘書的工作效率

行政秘書從事的是管理工作管理是一門科學(xué)，也是一門藝術(shù)。行政秘書必須不斷豐富自己的管理學(xué)知識，掌握先進(jìn)的管理理念和方法，才能保證管理工作事半功倍，卓有成效。

加強(qiáng)行政秘書的繼續(xù)教育在行政秘書培訓(xùn)和知識更新方面，學(xué)校要加大投入，并在政策和經(jīng)費(fèi)上保證落實(shí)。制訂切實(shí)可行的中、長期培訓(xùn)計(jì)劃，多渠道、多形式加強(qiáng)行政秘書的培養(yǎng)，提高其專業(yè)素質(zhì)和理論水平。經(jīng)常組織行政秘書參加校內(nèi)外行政管理研討會和經(jīng)驗(yàn)交流會，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)管理方法，提高管理水平；定期不定期組織崗位培訓(xùn)，尤其是對計(jì)算機(jī)的運(yùn)用和操作技能的培訓(xùn)，提高工作效率。除此之外，還應(yīng)鼓勵行政秘書利用業(yè)余時間自學(xué)一些與自己專業(yè)工作相關(guān)的學(xué)科知識，多學(xué)科、多角度、全方位地提高認(rèn)知能力和管理水平。

５．２提高待遇，激發(fā)其工作積極性和主動性

行政管理工作的開展需要多個部門的關(guān)懷和支持，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)要主動關(guān)心行政秘書的工作、學(xué)習(xí)和生活，在獎金發(fā)放、職務(wù)晉升、職稱評定方面，要建立相應(yīng)的激勵機(jī)制，通過多種渠道解決行政秘書的后顧之憂。同時，要充分肯定行政秘書的地位和作用。對于那些責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、工作業(yè)績突出的行政秘書，學(xué)校要在適當(dāng)?shù)臅r候，給予一定的物質(zhì)獎勵和精神激勵，激發(fā)行政秘書的工作熱情，充分調(diào)動其工作積極性和主動性，促使其開拓進(jìn)取，大膽創(chuàng)新，為高等教育事業(yè)的改革和發(fā)展，奉獻(xiàn)自己的聰明才智。

總的來說，行政秘書高職院校二級學(xué)院辦公室行政事務(wù)管理中的作用不可忽視，行政秘書是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的智囊和助手，是學(xué)院行政事務(wù)最為主要的執(zhí)行者，具有多橋梁性，通過行政秘書實(shí)現(xiàn)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校其他部門、師生等多方的有效鏈接，是協(xié)調(diào)各個部門、保證學(xué)院正常穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵所在。本文限于版面僅僅探討行政秘書工作的一角而已，以期達(dá)到拋磚引玉的作用，通過大家的努力，切實(shí)提升行政秘書的工作效率，促進(jìn)行業(yè)更為健康地發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

［１］ 易麗麗，楊云芳，樓笑梅． 高校二級學(xué)院科研秘書應(yīng)具備的素質(zhì)［Ｊ］． 文教資料，２００６（１０）．

［２］ 胡虹． 談高校院系行政秘書執(zhí)行力的提升［Ｊ］． 秘書之友，２００７（１）：４４．

［３］ 唐鐳． 新形勢下高校院系辦公室工作的思考［Ｊ］． 科技信息，２００９（３０）．

［４］ 儲愛霞． 高校行政秘書工作探討［Ｊ］． 管理觀察，２００８（１８）．

［５］ 蘇志蘭． 提高高校院系行政秘書工作效率的對策［Ｊ］． 湖北函授大學(xué)學(xué)報，２０１０（１）．