教學秘書如何做好高校教學管理工作

李海英

摘要： 教學秘書是高校教學最基層管理者，是教務管理部門與院系之間的橋梁，是師生聯(lián)系的紐帶。教學秘書的工作質(zhì)量將直接影響高校的教學質(zhì)量。本文從教學秘書的作用、工作特點和應具備的基本素質(zhì)等方面，淺析教學秘書應如何做好高校教學管理工作。

關鍵詞： 教學秘書高校教學管理工作基本素質(zhì)

提高教學質(zhì)量離不開高水平的教學管理隊伍，教學秘書作為高校最基層的教學管理人員，是學院領導的參謀，是高校二級學院（系）與教務管理部門之間的聯(lián)系紐帶，其工作的質(zhì)量直接或間接影響到學校的教學質(zhì)量和教學效果。教學秘書高效細致的工作，是保證教學工作正常運行的基礎，在教學管理中起著不可或缺的作用。重視教學秘書工作，對維護高校教學秩序，加強教學管理、提高教學質(zhì)量起著至關重要的作用。

1.教學秘書的作用

1.1參謀和助手作用

教學秘書是高校教學工作的基層管理者。作為基層的教學管理人員，一個重要的作用就是當好所在院系領導的參謀和助手。他們要根據(jù)學校的教學要求，協(xié)助領導制訂出具體的教學計劃和教學工作安排。在課程安排、教材選用、確定任課教師、考試安排、教研室活動計劃和教學工作考核等方面，給領導科學決策提供必要的準確信息、依據(jù)和建議，當好領導的參謀和助手。

1.2溝通和協(xié)調(diào)作用

教學秘書因工作需要經(jīng)常與學校教務處及各院系、各部門進行聯(lián)系，特別是與本院系的教師和學生聯(lián)系，在這些聯(lián)系中要學會有效地溝通。只有與人良好地溝通，才能得到他人的理解與支持，才能得到重要的信息。協(xié)調(diào)是在溝通的基礎上進行的。教學秘書一方面要完成教務處、院系領導所布置的各項工作，另外要學會借助有效的溝通手段協(xié)調(diào)與各部門、各學院之間的關系，更為重要的是經(jīng)常協(xié)調(diào)本院系教師與學生有關教學的事宜，并在協(xié)調(diào)中擺正自己的角色定位，處處以集體利益為重，自覺維護院系的形象和聲譽。

1.3監(jiān)控和提高作用

教學秘書作為基層管理人員，要對教學過程、教學質(zhì)量進行監(jiān)控，最終的目的是提高教學質(zhì)量。教學秘書要積極協(xié)助院系領導進行教學質(zhì)量檢查，經(jīng)常了解教學情況，加強教學信息反饋工作的管理。另外，教學秘書在教務處的指導下，協(xié)助院系領導對教師教學質(zhì)量和學生學習質(zhì)量定期展開評價。開展教學工作評價，要明確目標，抓好基礎，突出重點，堅持“以評促建、重在建設”的原則，堅持教學工作評價經(jīng)?；c制度化，實現(xiàn)教學工作與日常教學管理相結合。

2.教學秘書工作的特點

教學秘書在高校整體工作中具有非常重要的作用，直接影響院系工作的開展。因此，對教學秘書的工作特點必須有深刻的認識和正確的理解，這對進一步做好教學秘書工作，具有非常重要的意義。

2.1服務性

教學秘書的宗旨是為教學服務、為教師服務、為學生服務，這是教學秘書一切工作的出發(fā)點和歸宿。教學秘書需配合院系領導和教務處制定、修改大綱，安排各項課程的教學進度，整理匯總學生各科成績，保管各類與教學工作有關的文件、檔案。其一，教學秘書要為院系領導服務，做其教學參謀，對日常信息進行篩選和整合，為其提供參考性意見。其二，教學秘書也要為教師和學生服務，向上匯總傳遞教師和學生在具體教學過程中所遇到的問題，向下落實和完成院系領導制定的各項教學政策，并監(jiān)控和管理日常教學工作有序進行。

2.2管理性

教學秘書從事的是對教學計劃實施過程中的常規(guī)管理，包括教學運行管理、教學例行管理和教學檔案管理，它的主要目的是維持正常的教學秩序。教學秘書從每學期的開學初至期末，始終圍繞教學，負責處理具體的教學事務，從而保證教學活動正常、有序地開展。

2.3靈活性

教學秘書主要是協(xié)助院系領導管理全院的教學工作，院系領導是決策者，而教學秘書是執(zhí)行者。院系領導在管理上不可能面面俱到，那么，教學秘書在執(zhí)行決策，以及處理一些突發(fā)性、偶發(fā)性事件時，應根據(jù)當時的情況，在不違背原則的情況下做靈活處理。

2.4繁雜性

從工作的內(nèi)容來看，教學秘書工作幾乎涉及全院系教學管理的各個方面，范圍廣，工作量大，具有繁雜性的特點。從教學工作安排，教案、教學日志等情況的檢查，到學生重修與補考、教師調(diào)課與代課、考試與監(jiān)考安排及督促教師命題、管理試卷，等等，既有常規(guī)性的教學管理工作，又有突發(fā)性的教學異常情況，工作面面俱到，繁瑣而復雜。這就要求教學秘書面對多樣和復雜的工作，能溝通協(xié)調(diào)，合理安排，使得每一項工作都順暢、正常地進行。

2.5責任性

教學秘書工作是一個對責任心要求非常高、容易出責任事故卻很難出成績的崗位。在這個崗位上，各項工作瑣碎、繁雜，必須認真負責，稍有不慎就會影響教學秩序，甚至造成教學事故。因此，教學秘書必須具有很強的責任心。

3.教學秘書應具有的基本素質(zhì)

教學管理不只是一般的行政管理，而是兼有學術管理和行政管理的雙重職能。因此，作為高校的教學秘書必須具有較高的素質(zhì)。建立一支高素質(zhì)、高水平、相對穩(wěn)定的教學秘書隊伍是確保高校教育教學改革得以順利進行和實施的重要保障。

3.1應具有過硬的政治素質(zhì)

思想是行為的先導，什么樣的思想決定什么樣的行動。這就要求教學秘書要具有較高的政治覺悟，具有堅定的信仰和信念，正確理解黨的路線、方針、政策，正確認識自己所從事工作的意義。在思想上和行動上與黨中央保持高度一致，熱愛教育事業(yè)，不怕辛苦，腳踏實地，立志獻身于教育事業(yè)。其次，教學秘書必須站在一定的高度去理解和思考問題，擺正自己的位置，認清自己所從事工作的重要性，要有嚴肅認真的工作態(tài)度和甘為人梯的事業(yè)心和敬業(yè)精神。

3.2應樹立良好的教學服務意識

教學秘書應該做到：首先，要尊重教師，保持良好的工作態(tài)度。高校的本質(zhì)是培養(yǎng)人才，培養(yǎng)人才的根本在于教師。給教師創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，尊師重道，不僅體現(xiàn)在學生要尊敬老師，更重要的是教學秘書應樹立尊敬老師的觀念。無論是在教學工作的布置和執(zhí)行中，還是在為教師提供服務的過程中，都要始終尊重教師，保持良好的工作態(tài)度。其次，應簡化工作流程，提供高效服務。教學管理的本質(zhì)是面向教師，開展好教學工作服務。因此，在教學管理中需要始終將服務放在管理的首位。一是盡量為教師分擔；盡量滿足教師的合理要求。對于教師因故不能按正常教學計劃授課而請假或調(diào)課的申請，應嚴格按照教務處要求申請并報批，記載要及時確切。教學工作量列表要讓人一目了然，有理有據(jù)。服務學生，應抱著一種平等友好的心態(tài)，耐心地為學生解答問題。

3.3應具備良好的心理素質(zhì)

教學秘書作為聯(lián)系院系與學校教務管理部門之間的紐帶，其工作任務重，涉及面廣，管理和服務的對象主要是人，這就要求其必須具備良好的心理素質(zhì)。在工作中，遇事不慌、不煩、不怕，要善于調(diào)節(jié)、控制自己的情緒，使自己經(jīng)常保持穩(wěn)定、開朗、樂觀的心境。用積極向上的工作態(tài)度、任勞任怨的服務精神感染老師和學生，建立良好的互動合作關系，形成寬松愉悅的工作氛圍。

3.4應具有較強的業(yè)務素質(zhì)

一個好的教學秘書，必須熟悉教學工具，具備良好的協(xié)調(diào)溝通能力、信息處理能力、檔案歸納整理能力、計算機應用能力等。工作要耐心細致，善于計劃統(tǒng)籌，總結經(jīng)驗，摸索規(guī)律，不斷提高業(yè)務水平。一方面要善于協(xié)調(diào)溝通各方面的關系，溝通各類人員的聯(lián)系，從而形成合力，順利完成各項工作。另一方面要善于了解教師的教學情況、學生的學習情況，并從中收集第一手資料，為學院領導及上級教學主管部門提供可靠的信息，為領導決策提供依據(jù)。此外，還要熟練掌握現(xiàn)代化的教學手段，即熟練掌握現(xiàn)代辦公自動化信息處理技能，使信息更加系統(tǒng)化、科學化和規(guī)范化。此外，要勤于學習專業(yè)知識，熟悉本院系各專業(yè)的基本情況，促進教學工作創(chuàng)新。

總之，教學秘書工作是高校教學管理工作中的重要環(huán)節(jié)，教學秘書的工作質(zhì)量直接影響學校的教學質(zhì)量，在高校教學管理中具有舉足輕重的地位。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教學管理工作將更加繁重和復雜，教學秘書將面臨更大的挑戰(zhàn)，在實際工作中要不斷提高自身的綜合素質(zhì)和管理水平，為高等教育事業(yè)的發(fā)展作出貢獻。

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