內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化建設(shè)若干問題研究

應(yīng)立冬

【摘 要】 借助IT技術(shù)來開展內(nèi)部控制管理，在我國業(yè)界已逐步形成共識。然而，面對即將到來的信息化浪潮，許多企業(yè)并未準(zhǔn)備好。文章基于這種現(xiàn)狀，對內(nèi)部控制信息化優(yōu)勢進(jìn)行闡述，提出了內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化的實(shí)施目標(biāo)，并分析了實(shí)施過程中存在的主要問題。

【關(guān)鍵詞】 內(nèi)部控制； 信息化； 實(shí)施目標(biāo)

一、引言

2008年財(cái)政部聯(lián)合五部委制定發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》（以下簡稱《基本規(guī)范》），到2010年的《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》（具體包括《應(yīng)用指引》18項(xiàng)、《評價(jià)指引》、《審計(jì)指引》），標(biāo)志著我國內(nèi)部控制框架體系已經(jīng)形成，為摸索前行中的中國企業(yè)指明了方向，可以預(yù)見內(nèi)部控制建設(shè)在我國將迎來全面提速的時(shí)代。據(jù)德勤的《中國上市公司內(nèi)部控制分析報(bào)告》統(tǒng)計(jì)顯示，2009年52.94%及2010年46%的受調(diào)查企業(yè)表示企業(yè)缺乏與內(nèi)部控制相關(guān)的信息系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)將成為我國內(nèi)部控制建設(shè)的一項(xiàng)主要課題。

二、內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化的優(yōu)勢

《基本規(guī)范》將內(nèi)部控制定義為：“內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的，旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過程”。內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效益和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化就是：“以信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)的全過程”，與傳統(tǒng)內(nèi)部控制系統(tǒng)相比，內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化具有以下優(yōu)勢：

（一）信息化提升了內(nèi)部控制環(huán)境基礎(chǔ)

信息系統(tǒng)信息處理的制度化、規(guī)范化、流程化要求企業(yè)必須在企業(yè)結(jié)構(gòu)、人員配備、作業(yè)程序、業(yè)務(wù)規(guī)則等方面做出變革，具備需要共同遵守的作業(yè)程序和業(yè)務(wù)規(guī)則，一旦設(shè)定，就必須遵照執(zhí)行。從不規(guī)范管理到規(guī)范化管理是一場深刻的管理變革，要規(guī)范就必須改革。由此可見，內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化不是僅僅代替手工系統(tǒng)，而是要通過實(shí)施信息化達(dá)到改善內(nèi)部控制環(huán)境現(xiàn)狀、提升內(nèi)控質(zhì)量和水平的目的。這種通過信息化來實(shí)施企業(yè)管理變革的模式，已經(jīng)逐漸得到企業(yè)管理者們的認(rèn)同，并有愈演愈烈之勢，“信息化的本質(zhì)就是一場管理的變革”已深入人心。

（二）信息化豐富了內(nèi)部控制的手段

“流程可視，過程可控”是內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的又一大優(yōu)勢。在內(nèi)部控制信息系統(tǒng)中，任何事件的結(jié)果都是由一定的流程所產(chǎn)生，結(jié)果不理想，可以從產(chǎn)生的結(jié)果倒推到作業(yè)過程中去找原因。信息化可以把每一項(xiàng)作業(yè)經(jīng)歷的步驟都記錄下來存儲在案，可以追溯檢查，做到流程透明或可視化，提高了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的能見度。這種流程可視化，一方面可以豐富審計(jì)線索，強(qiáng)化對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的事后監(jiān)督和分析；另一方面，通過計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)全程處于監(jiān)控之中，有利于及時(shí)糾正甚至防范錯(cuò)誤的發(fā)生。

（三）信息化提高了內(nèi)部控制信息的質(zhì)量

與傳統(tǒng)內(nèi)部控制系統(tǒng)相比，依托于IT技術(shù)的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的優(yōu)勢還體現(xiàn)在：一是數(shù)據(jù)采集的多樣性，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更多的財(cái)務(wù)或非財(cái)務(wù)信息被計(jì)算機(jī)終端接收并加以分類存儲，為內(nèi)部控制提供廣而全的信息；二是信息實(shí)時(shí)共享，信息化管理打破了部門之間的屏障，依托于IT技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)信息集成與實(shí)時(shí)共享，來自終端的任何一個(gè)變化，相應(yīng)的所有業(yè)務(wù)都能實(shí)時(shí)更新，保證了業(yè)務(wù)信息的新；三是快速響應(yīng)，好的信息系統(tǒng)對于環(huán)境變化的響應(yīng)應(yīng)該是敏銳的，環(huán)境的復(fù)雜性最多體現(xiàn)在一個(gè)“變”字，我們處在一個(gè)變動(dòng)的環(huán)境，世上唯一不變的就是變，令手工管理最頭疼的就是突發(fā)事件和意外事件，計(jì)劃總是跟不上變化，但是信息化可以通過計(jì)算機(jī)快速運(yùn)算、網(wǎng)絡(luò)通信實(shí)時(shí)交流，以管理的速變來應(yīng)對環(huán)境的多變，使計(jì)劃可以跟上變化。

三、內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化的實(shí)施目標(biāo)

內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的構(gòu)建是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，具有內(nèi)容復(fù)雜、涉及面廣、層次較多、時(shí)間較長等特點(diǎn)，實(shí)施過程中必然會經(jīng)歷“化整為零”、“化零為整”的反復(fù)過程，為保證系統(tǒng)的有機(jī)性，降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，提高實(shí)施效率，就必須對內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的功能有一個(gè)準(zhǔn)確的認(rèn)識，確立內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化的實(shí)施目標(biāo)。

（一）服務(wù)于企業(yè)總體目標(biāo)

任何企業(yè)都有其特定的目標(biāo)，要有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)的總體目標(biāo)，就必須及時(shí)對構(gòu)成企業(yè)的各項(xiàng)資源進(jìn)行合理的組織、整合和利用，也就意味著各項(xiàng)資源必須處于控制之下或在一定的控制之中運(yùn)營。如果一個(gè)企業(yè)最終未能實(shí)現(xiàn)其總體目標(biāo)，那就說明該企業(yè)在從事自身活動(dòng)時(shí)，必然是忽視了資源整合的重要作用，忽視了經(jīng)濟(jì)性和效率性的重要性。內(nèi)部控制系統(tǒng)的目標(biāo)是要直接促進(jìn)企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，企業(yè)的內(nèi)部控制必須以促進(jìn)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的最高目標(biāo)為依據(jù)。內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的主要目標(biāo)必然是幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)自身的戰(zhàn)略、市場、企業(yè)等方面的資源整合，最終達(dá)到企業(yè)價(jià)值最大化的總體目標(biāo)。

（二）服從政策、程序、規(guī)則和法律法規(guī)

一方面，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的總體目標(biāo)，管理者會制定出一系列政策、程序、計(jì)劃來協(xié)調(diào)企業(yè)的各種資源和行為，并以此作為監(jiān)督企業(yè)運(yùn)行并適時(shí)做出調(diào)整的依據(jù)；另一方面，企業(yè)還必須服從政府制定的法律法規(guī)、職業(yè)道德規(guī)則以及利益集團(tuán)之間的競爭因素等所施加的外部控制。倘若內(nèi)部控制不能充分考慮種種外部限制因素，勢必最終威脅企業(yè)的生存。因此，內(nèi)部控制系統(tǒng)必須在遵循各相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)則的前提下運(yùn)行。特別是隨著近年來我國內(nèi)部控制制度的不斷完善，關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制的要求在不斷加快、更加嚴(yán)謹(jǐn)，使得企業(yè)面臨嚴(yán)峻考驗(yàn)。

（三）提高資源利用效率

所有的企業(yè)都是在一個(gè)資源有限的環(huán)境中發(fā)展運(yùn)行，一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的能力大小關(guān)鍵取決于能否充分利用現(xiàn)有資源，因此，制定和設(shè)計(jì)內(nèi)部控制必須充分考慮經(jīng)濟(jì)性和效率性，將能否保證以最低廉成本取得高質(zhì)量的資源、能否有效防止不必要的工作浪費(fèi)作為其根據(jù)。管理者必須建立政策和程序來提高運(yùn)作過程中的這種經(jīng)濟(jì)性和效率性，并形成運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn)來對行動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督。信息系統(tǒng)的主要功能是整合資源，這些資源不僅包括企業(yè)的硬資源，更多的表現(xiàn)為軟資源。

（四）確保信息的質(zhì)量

在內(nèi)部控制系統(tǒng)中，除了建立企業(yè)的目標(biāo)并制定政策、計(jì)劃和方法外，管理者往往還需利用可靠、相關(guān)和及時(shí)的信息來控制企業(yè)的行為。實(shí)際上，控制和信息本身就是密不可分的，決策導(dǎo)向性的信息會同時(shí)受制于內(nèi)部控制，完備的內(nèi)部控制是信息質(zhì)量的重要保證。也就是說，一方面，管理者需要利用信息來監(jiān)督和控制企業(yè)的行為，同時(shí)，決策信息系統(tǒng)特別是跨級信息系統(tǒng)也會依賴于內(nèi)部控制系統(tǒng)來確保提供可靠、相關(guān)和及時(shí)的信息。否則，管理者的決策就有可能給企業(yè)造成不可挽回的損失。因此，內(nèi)部控制系統(tǒng)必須要與確保數(shù)據(jù)收集、處理和報(bào)告的正確性的控制環(huán)節(jié)相聯(lián)系。

（五）保全企業(yè)的各項(xiàng)資源

資源的稀缺性客觀上要求企業(yè)通過有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)確保其安全和完整。對于資源的保護(hù)，主要有兩個(gè)維度。一是數(shù)量上，保護(hù)其完整不被丟失；二是質(zhì)量上，保護(hù)其被有效利用不被損害。近年來，各種無形的資源已經(jīng)越來越成為企業(yè)競爭中的決定因素，它們利用得好，會給企業(yè)帶來巨大的利益，但同時(shí)，由于其不具有實(shí)物形態(tài)，難以以常規(guī)的方法對其進(jìn)行控制。例如現(xiàn)代企業(yè)競爭中，信息的有效使用往往會決定企業(yè)的成敗，由于使用了信息技術(shù)，更多的信息以電子的形式存儲在服務(wù)器中，這就使得這些數(shù)據(jù)時(shí)刻面臨著來自網(wǎng)絡(luò)各終端的影響，保護(hù)這些信息的完整和不被損害，就需要建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問制度，通過操作授權(quán)使重要的信息不能輕易地被接觸和使用。內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，必須充分考慮到這些因素，確保不論是有形或是無形的資源都能在系統(tǒng)的監(jiān)督下得到有效保護(hù)并被合理利用。

四、內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化實(shí)施的關(guān)鍵問題

內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化的實(shí)施本身是具有很大風(fēng)險(xiǎn)的，風(fēng)險(xiǎn)不可避免，卻可以預(yù)期和控制，重點(diǎn)是明確可能會導(dǎo)致實(shí)施工作陷入困境的關(guān)鍵問題。

（一）人才缺失的問題

目前，我國對于內(nèi)部控制方面人才的培養(yǎng)明顯滯后于企業(yè)的實(shí)際需求。造成這種現(xiàn)象的主要原因在于：尚未形成內(nèi)部控制學(xué)科體系，內(nèi)部控制的教學(xué)往往是夾雜在其他專業(yè)領(lǐng)域中，難以形成正確的內(nèi)部控制職業(yè)觀，不利于內(nèi)部控制人才的培養(yǎng)；同時(shí)，從社會的認(rèn)知來講，特別是近年來，我國理論界對于內(nèi)部控制的研究，更多的是從公司治理、風(fēng)險(xiǎn)管理層面展開，內(nèi)部控制的相關(guān)培訓(xùn)也往往針對公司高管，造成內(nèi)部控制建設(shè)不能深入人心。從短期解決內(nèi)部控制人才缺失來看，較為可行的方法是進(jìn)行員工培訓(xùn)，并將其始終貫穿于內(nèi)部控制的信息化建設(shè)過程中，自頂向下落實(shí)內(nèi)部控制的思想理念，從而增強(qiáng)員工的主動(dòng)參與意識，提高其積極性，保障內(nèi)部控制建設(shè)信息化的順利進(jìn)行。

（二）認(rèn)識不清的問題

內(nèi)部控制的本質(zhì)和范疇也是困擾內(nèi)部控制信息系統(tǒng)實(shí)施者的一個(gè)問題，造成這一認(rèn)識上的混亂是有其社會背景的。內(nèi)部控制的概念最先是在審計(jì)領(lǐng)域提出的，主要是用于會計(jì)監(jiān)督和資產(chǎn)保全，這是最早人們對于內(nèi)部控制的認(rèn)識，這種觀點(diǎn)就是在現(xiàn)今，也依然被很多人堅(jiān)持，內(nèi)部控制就是會計(jì)控制。隨著現(xiàn)代企業(yè)管理思想引入我國，并對企業(yè)的變革產(chǎn)生影響，內(nèi)部控制的內(nèi)涵越來越廣，開始回歸其企業(yè)管理的本質(zhì)，內(nèi)部控制的研究也從審計(jì)視角拓展到經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、組織學(xué)、社會學(xué)等諸多領(lǐng)域。一時(shí)間，我們看到了很多名字相同卻存在諸多差異的內(nèi)部控制概念，眾多學(xué)者從自身的專業(yè)來闡述對內(nèi)部控制的認(rèn)識理解，眾說紛紜的同時(shí)，不但沒有深化和統(tǒng)一我們對內(nèi)部控制的認(rèn)識，反而使內(nèi)部控制的基本輪廓越發(fā)模糊，這種認(rèn)識上的混亂對于構(gòu)建內(nèi)部控制信息系統(tǒng)來講非常不利。

（三）投資效益分析片面的問題

內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)施，需要企業(yè)付出很大的代價(jià)，有必要對項(xiàng)目的投資效益做出分析。其主要意義在于：進(jìn)行投資效益分析會涉及多個(gè)部門，從而使更多員工和部門明白內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益，加深對實(shí)施內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化必要性的理解，擴(kuò)大群眾基礎(chǔ)；另外，投資效益良好同時(shí)也會極大地鼓勵(lì)管理層的熱情，進(jìn)一步關(guān)注內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化進(jìn)程，體現(xiàn)一把手工程；最后，投資效益分析也有利于企業(yè)對于內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)的資金計(jì)劃和控制。投資效益分析的關(guān)鍵是對效益及成本的準(zhǔn)確評估，但是需要認(rèn)識到的是，效益或成本中，有些因素是可以量化的，有些卻是不可以的，比如對市場的快速響應(yīng)、人力資源等，對于這些定性部分的內(nèi)容，要盡可能地細(xì)化，能定量最好定量，不可忽略。

（四）架構(gòu)技術(shù)選擇的問題

內(nèi)部控制系統(tǒng)信息化建設(shè)時(shí)往往會面臨巨大的風(fēng)險(xiǎn)，這種風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為：軟件不斷發(fā)展，企業(yè)需求不斷增加，軟件功能模塊在不斷地?cái)U(kuò)充，成本問題將會日益凸顯；軟件對于運(yùn)行環(huán)境的依賴性使得軟件的擴(kuò)充只能是在現(xiàn)有的軟件、數(shù)據(jù)、平臺基礎(chǔ)上進(jìn)行。因此，企業(yè)必須對現(xiàn)今的信息技術(shù)水平以及未來的發(fā)展趨勢有一個(gè)深入的了解。SOA（Service—Oriented Architecture）是面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)，主要解決軟件對于運(yùn)行環(huán)境的依賴，提高業(yè)務(wù)流程靈活性。這種靈活性可以使企業(yè)加快發(fā)展速度，降低總體擁有成本，改善對及時(shí)、準(zhǔn)確信息的訪問。SOA有助于實(shí)現(xiàn)更多的資產(chǎn)重用、更輕松地管理和更快地開發(fā)與部署。

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