對加強高校財政專項經(jīng)費管理的思考

陳慧儀

專項經(jīng)費是高校預(yù)算經(jīng)費的重要組成部分。近年來，財政對教育的投入逐漸增大，高等學(xué)校從上級有關(guān)部門取得的有指定項目和用途的財政專項資金逐年增加，上級部門將會對高校專項資金的管理提出更高要求，但目前很多高校對此類專項經(jīng)費的管理方面并沒有給予足夠的重視，使得高校財政專項經(jīng)費的管理存在不少問題，對學(xué)校的資金需求和未來發(fā)展產(chǎn)生巨大影響，加強專項經(jīng)費的管理勢在必行。

一、高校財政專項經(jīng)費的定義和種類

高校財政專項從性質(zhì)來分，主要有兩大類，一類是科研類；另一類是非科研類。高校財政專項經(jīng)費是指高等學(xué)校從上級有關(guān)部門取得的有指定項目和用途的非科研的專項資金，如各種修購專項、“千百十”專項、新世紀(jì)優(yōu)秀人才、學(xué)生夏令營專項等。高校財政專項經(jīng)費既有以國庫形式下達(dá)的，也有以非國庫形式下達(dá)的。一個專項經(jīng)費既可以用于一個項目，也可以用于多個項目。科研類的專項經(jīng)費由科研部門管理，本文主要討論非科研經(jīng)費類的專項資金管理。

二、目前高校財政專項經(jīng)費管理現(xiàn)狀和問題

（一）專項經(jīng)費申報和管理分散

目前不少高校的專項經(jīng)費都是由經(jīng)費相關(guān)的部門分散申報和管理，但所謂的管理就是負(fù)責(zé)把經(jīng)費分配下去，用完為止。如某些高校教務(wù)處只負(fù)責(zé)與本科教學(xué)經(jīng)費有關(guān)的項目立項和分配經(jīng)費工作，人事處只負(fù)責(zé)師資隊伍方面的專項經(jīng)費的分配方案，至于怎么用，如何用，很多部門把責(zé)任推到財務(wù)部門，因為財務(wù)部門是經(jīng)費的最后一個報銷環(huán)節(jié)。專項經(jīng)費管理部門的缺失容易導(dǎo)致管理失控，造成立項統(tǒng)籌規(guī)劃缺失、擠占挪用專項經(jīng)費、設(shè)備重復(fù)購置、甚至違規(guī)使用專項資金等嚴(yán)重后果。

（二）管理辦法細(xì)則缺失或不夠細(xì)化

有關(guān)部門經(jīng)常只會下達(dá)一個大文件，但文件上并沒有對經(jīng)費支出范圍、審批權(quán)限等做詳細(xì)規(guī)定，只有一個籠統(tǒng)大概的范圍。各職能部門重申報環(huán)節(jié)輕管理的現(xiàn)象比較突出，對專項經(jīng)費管理細(xì)則的制定不大關(guān)注。主要有以下問題：

1.管理辦法細(xì)則缺失：本來管理辦法應(yīng)該在專項經(jīng)費批復(fù)后撥款前就應(yīng)該制定好的，待資金到位就可以付諸使用，但目前不少專項經(jīng)費沒有相關(guān)的管理辦法，而是把球踢給了財務(wù)部門，讓財務(wù)部門來判斷決定經(jīng)費如何使用，大大影響了經(jīng)費的使用效率和效益，資金即使撥付了核算管理上也會引起很大爭議。

2.財務(wù)管理辦法不夠明細(xì)：職能部門工作人員因不了解財務(wù)制度，為方便起見，很多管理辦法都對財務(wù)報銷范圍寫得很籠統(tǒng)，未做明確規(guī)定，給經(jīng)費最后的報銷環(huán)節(jié)帶來麻煩，很多人不知道什么費用能支出，什么費用不能支出。

3.很多管理辦法目前都是由職能部門起草，并未經(jīng)財務(wù)會簽就開始執(zhí)行，財務(wù)部門一般都是最后一個知情者，很多規(guī)定與國家或?qū)W校財務(wù)制度有矛盾的地方，不好執(zhí)行。

（三）預(yù)算管理機制不夠健全

1.部門申請專項經(jīng)費報收到學(xué)校收入賬和申請預(yù)算撥款時經(jīng)常無批文或相關(guān)文件材料做支持，容易出錯。

2.預(yù)算下達(dá)不夠明晰。由于管理辦法的不到位，申報預(yù)算不夠明細(xì)，導(dǎo)致預(yù)算下達(dá)時無法精細(xì)化，繼而預(yù)算執(zhí)行起來有難度。

（四）績效考核和內(nèi)部審計缺失

很多部門對申請財政專項非常積極，但專項經(jīng)費到位后卻不大重視落實，某些部門不重視預(yù)算申報環(huán)節(jié)，常虛報預(yù)算。有些專項經(jīng)費到賬后長期無人認(rèn)領(lǐng)，執(zhí)行進(jìn)度遲緩，極大地影響了經(jīng)費的使用效率和效益。很多專項經(jīng)費對時間要求并不嚴(yán)格，沒有按時間進(jìn)度完成，有的專項完成后仍有較大的結(jié)余，但不少高校對專項結(jié)余的管理不大關(guān)注，因為經(jīng)費下達(dá)后，沒有一個監(jiān)管機構(gòu)監(jiān)管經(jīng)費使用情況和績效，也沒有一個切實的績效考評方法來考評專項資金的使用情況，做好做壞一個樣，大大影響了部門的積極性。

（五）檔案管理及憑證處理存在的問題

檔案管理一直是高校財務(wù)管理的弱項，財務(wù)檔案缺失的情況時有發(fā)生。專項經(jīng)費的各種文件資料更是如此。在憑證處理方面，目前財政很多專項經(jīng)費只是在學(xué)校的大賬里過一下，沒有經(jīng)過主管部門的總卡就直接撥到使用部門使用了，且什么資料都沒有備案，為以后專項資金檢查帶來困難。

三、對加強高校財政專項經(jīng)費管理問題的思考

（一）完善管理崗位和機構(gòu)設(shè)置

建議有規(guī)劃部門的高校應(yīng)在學(xué)校規(guī)劃部門里成立一個專項管理機構(gòu)，該機構(gòu)由管財?shù)男ｎI(lǐng)導(dǎo)主管，財務(wù)部門可派專人擔(dān)任專項管理機構(gòu)的財務(wù)管理顧問參與每一個專項經(jīng)費的管理，對于專人無法判斷的事項，由財務(wù)部門管理層共同討論解決。沒有規(guī)劃部門的高校應(yīng)成立一個專項管理機構(gòu)。所有非科研的項目包括國庫、自籌項目以及各類專項經(jīng)費均在這里統(tǒng)一管理。負(fù)責(zé)管理所有項目和專項資金的組織申報、組織專家立項論證和監(jiān)管、分析等工作。這樣做有以下好處：

1.專項經(jīng)費和項目申報不再處于分散化的狀態(tài)，有利于學(xué)?？傮w規(guī)劃的實現(xiàn)，使專項經(jīng)費的每一分錢都能科學(xué)合理地用到實處。

2.財務(wù)部門能在申報前期介入控制，在編制預(yù)算和預(yù)算執(zhí)行過程中，對高校各類支出作出及時的調(diào)整，統(tǒng)籌安排，避免重復(fù)申報同類的經(jīng)費，能把機會讓給其他學(xué)校當(dāng)年發(fā)展規(guī)劃中更需要經(jīng)費的部門。

3.有利于高校專項經(jīng)費的監(jiān)督管理工作，可以提高專項經(jīng)費的使用效率和效果。

4.有利于高校專項資金檔案管理和分析工作的開展。

（二）專項管理機構(gòu)負(fù)責(zé)為專項經(jīng)費設(shè)計申報及使用流程和相關(guān)表格。流程及表格參考如下

1.申報流程：專項經(jīng)費使用所屬部門把專項申報材料包括文件、申報表格等提交到專項管理機構(gòu)→專項管理機構(gòu)組織技術(shù)、財會等專家進(jìn)行評審，提出建議和意見，管財?shù)男ｎI(lǐng)導(dǎo)須參加，如專項經(jīng)費的執(zhí)行涉及幾個部門，各相關(guān)部門的主管校領(lǐng)導(dǎo)也要參加評審會，共同討論達(dá)成共識后進(jìn)行整理→提交到專項管理機構(gòu)審核后申報。

2.相關(guān)表格：（1）申報表格：表格的設(shè)計要由財務(wù)部門參與確定，可根據(jù)經(jīng)費性質(zhì)類別的不同增減調(diào)整有關(guān)具體欄目。主要要求申請經(jīng)費部門在申報表格里說清楚專項經(jīng)費申請的原因以及實施的效果，以作為績效考核的參考，且必須詳細(xì)提交明確到科目費用支出的預(yù)算情況。

（2）撥款表格：根據(jù)學(xué)校情況設(shè)計好專項經(jīng)費撥款審批表。

3.審批撥款流程：專項經(jīng)費到位→經(jīng)費使用部門報收入學(xué)校大賬→經(jīng)費使用部門填寫專項經(jīng)費撥款審批表格，連同批復(fù)文件和管理辦法細(xì)則提交到專項管理部門審批撥款→財務(wù)部門審批并建立經(jīng)費卡：按照專項管理部門交來的文件批復(fù)和申請批件單獨建立該專項經(jīng)費卡，如有多個項目立項的，需建立專項經(jīng)費總卡和各相應(yīng)項目分卡。專項資金的總卡審批人為專項管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人，各項目分卡需由專項管理機構(gòu)監(jiān)管其使用情況。→財務(wù)部門撥款：先撥款到總卡，再從總卡撥款到各分卡。

（三）加強管理辦法細(xì)則的制定

專項經(jīng)費申報獲批后，專項管理機構(gòu)應(yīng)聯(lián)合專項經(jīng)費有關(guān)部門一起按照相關(guān)文件精神制定管理辦法細(xì)則，國家有關(guān)規(guī)章制度沒有統(tǒng)一規(guī)定的，由學(xué)校結(jié)合本校情況規(guī)定，報主管部門和財政部門備案。管理辦法是專項經(jīng)費合理合法合規(guī)執(zhí)行的重要保證。管理辦法應(yīng)包括專項經(jīng)費的支出范圍、各類費用支出的審批權(quán)限的確定、支出審批程序、工作進(jìn)度以及需實現(xiàn)的目標(biāo)和效果等。

1.加強財務(wù)的事前控制：要求專項經(jīng)費相關(guān)部門在申報批復(fù)后需出臺該專項經(jīng)費的管理辦法細(xì)則，且管理辦法細(xì)則需先經(jīng)財務(wù)部門和規(guī)劃部門聯(lián)合商討會簽，再上報學(xué)校辦公會通過后才能實施，這樣就能加強財務(wù)的事前控制。

2.管理辦法涉及的經(jīng)費管理辦法需詳細(xì)且可行，明確支出范圍，哪些費用可以開支、如何開支，哪些費用不能開支。

3.管理辦法細(xì)則未出臺不予下?lián)芙?jīng)費。

（四）完善預(yù)算管理

預(yù)算申報時，要有明細(xì)到科目的預(yù)算金額，為撥款和核算報銷做好準(zhǔn)備工作；專項經(jīng)費到位后，財務(wù)部門應(yīng)從專項管理機構(gòu)收集所有文件資料及批復(fù)，按照財政專項經(jīng)費的撥款流程單獨對各類專項經(jīng)費設(shè)置經(jīng)費卡獨立核算，不可與其他預(yù)算經(jīng)費混用，并按照管理辦法細(xì)則的規(guī)定分科目明細(xì)下達(dá)。預(yù)算下達(dá)后可允許有10%的波動幅度，如超支突破10%額度，用款單位須打報告向?qū)ｍ椆芾頇C構(gòu)審批并提交有關(guān)詳細(xì)文件支持，憑批件到財務(wù)部門修改調(diào)整預(yù)算后才能報銷。

（五）充分運用信息化工具，建立專項管理項目庫并實行系統(tǒng)間動態(tài)對接共享

要管理好專項經(jīng)費，一個好的軟件系統(tǒng)必不可少。專項管理機構(gòu)需有一套專項管理系統(tǒng)軟件對各專項經(jīng)費進(jìn)行項目庫管理，并能從管理的角度對各類專項經(jīng)費進(jìn)行各種分析。專項管理系統(tǒng)軟件能實時與財務(wù)系統(tǒng)動態(tài)對接共享，使信息能及時相互傳遞，從而加強監(jiān)管力度。

（六）加強專項資金的時效性管理

專項經(jīng)費主管校領(lǐng)導(dǎo)需和專項經(jīng)費相關(guān)各部門一起溝通制定出詳細(xì)計劃，即什么時間之前完成什么任務(wù)，每一步花費成本多少。把專項所要完成的任務(wù)分解成一個個子任務(wù)，確定好各子任務(wù)的負(fù)責(zé)人。每項專項經(jīng)費都涉及兩個或以上的部門，需要各部門的支持配合才能按要求科學(xué)合理花好專項經(jīng)費的每一分錢。

（七）加強專項經(jīng)費的績效考核

各部門需定期向主管校領(lǐng)導(dǎo)提交報告，對專項經(jīng)費進(jìn)行預(yù)決算分析即實際支出與預(yù)算支出的對比，不僅分析支出情況，還要考核工作內(nèi)容的進(jìn)度情況，主管校領(lǐng)導(dǎo)審閱后交專項管理機構(gòu)備案并定期報送給撥付專項經(jīng)費的財政主管部門。專項任務(wù)結(jié)束需向?qū)ｍ椆芾頇C構(gòu)提交總結(jié)分析報告，必要時還可引入外部獨立的第三方來對專項經(jīng)費進(jìn)行審計。在預(yù)算里可安排一定資金作為績效考核獎金，績效考評與相關(guān)部門的績效獎金密切相關(guān)。

（八）加強專項經(jīng)費檔案管理工作

專項管理機構(gòu)應(yīng)對各類專項經(jīng)費的材料包括申報資料、文件、管理辦法及細(xì)則、總結(jié)報告和分析報告等存檔管理以備查，且對高校校級預(yù)算的申報資料和批復(fù)資料等都要做好檔案管理。為了提高查檔案的效率，最好能紙質(zhì)版和電子版檔案管理雙管齊下，并建立電子版目錄供搜索時使用。

（九）加強專項經(jīng)費的結(jié)余管理

實行國庫集中支付制度以來，對于中央和地方的國庫資金年終結(jié)余額度在年末都會回收，某些或會在次年返還，對結(jié)余資金需在預(yù)算申報中體現(xiàn)，且專項經(jīng)費使用單位要對產(chǎn)生結(jié)余的原因進(jìn)行分析上報；對于非國庫形式下達(dá)的財政專項經(jīng)費的結(jié)余，應(yīng)加強控制管理，建議專項管理機構(gòu)每年按績效考核情況對專項經(jīng)費的使用情況進(jìn)行評估，對某些項目的額度可作調(diào)劑處理，收回已完成項目經(jīng)費結(jié)余并按當(dāng)年高校的發(fā)展規(guī)劃重點安排到急需資金的其他與專項經(jīng)費相關(guān)的項目。

綜上所述，隨著高校專項經(jīng)費種類的增多，專項經(jīng)費特別是財政專項經(jīng)費的管理需引起高校各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，因為專項經(jīng)費立項和用款支出的科學(xué)性和合理性，與高校教學(xué)質(zhì)量、科研能力、學(xué)科綜合能力和整體水平的提升有著密切聯(lián)系。只有按國家財政制度要求管好用活，科學(xué)合理地花好每一項專項經(jīng)費，才能更好地保證高校發(fā)展規(guī)劃的實現(xiàn)和財務(wù)管理的正常有序進(jìn)行。●

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