優(yōu)化高校財(cái)務(wù)前臺(tái)報(bào)銷的新思路

徐耀琪

【摘要】 隨著教育體制改革的不斷深入，高校財(cái)務(wù)前臺(tái)工作日益暴露出在現(xiàn)有模式下的不足與缺陷。文章經(jīng)過分析原因，提出解決問題的思路，以期進(jìn)一步提高高校財(cái)務(wù)前臺(tái)報(bào)銷的效率，優(yōu)化報(bào)銷環(huán)節(jié)，營造一個(gè)井然有序的報(bào)賬環(huán)境，將有利于提高高校財(cái)務(wù)管理水平。

【關(guān)鍵詞】 高校財(cái)務(wù)； 前臺(tái)報(bào)銷； 新思路

高校財(cái)務(wù)管理最基礎(chǔ)的工作是財(cái)務(wù)前臺(tái)報(bào)銷業(yè)務(wù)。隨著教育體制改革的不斷深入，高校財(cái)務(wù)前臺(tái)工作日益暴露出在現(xiàn)有模式下的不足與缺陷，經(jīng)費(fèi)增長與財(cái)務(wù)人員有限的矛盾，報(bào)賬人員排隊(duì)焦急等待與財(cái)務(wù)人員超負(fù)荷工作的矛盾，報(bào)賬人員財(cái)務(wù)制度不熟悉與財(cái)務(wù)人員之間信息不對稱的矛盾，財(cái)務(wù)報(bào)銷信息反饋不及時(shí)等“報(bào)賬難”的矛盾逐漸尖銳。高校財(cái)務(wù)前臺(tái)報(bào)銷的各種矛盾日益突出，迫使高校必須采取強(qiáng)有力的措施，來解決這一難題。

一、高校財(cái)務(wù)前臺(tái)報(bào)銷存在的主要問題及成因

（一）高校財(cái)務(wù)報(bào)銷存在的主要問題

1.財(cái)務(wù)簽批環(huán)節(jié)有待進(jìn)一步改善

根據(jù)高校支出審批制度，簽字審批已由普遍實(shí)行的“一支筆”審批制度逐漸演變?yōu)椤岸嘀ЧP”制度，審簽程序繁瑣。財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)需要領(lǐng)導(dǎo)層層審批，高校領(lǐng)導(dǎo)一般是教學(xué)、科研、行政身兼數(shù)職，公務(wù)繁忙，找領(lǐng)導(dǎo)簽字很難一兩次完成，跑三五趟是常事，簽批手續(xù)耗費(fèi)報(bào)銷人大量的時(shí)間成本。報(bào)銷人因找領(lǐng)導(dǎo)簽字問題產(chǎn)生的負(fù)面情緒，會(huì)延伸到財(cái)務(wù)前臺(tái)報(bào)銷等環(huán)節(jié)，并對財(cái)務(wù)部門產(chǎn)生抱怨心理。

2.財(cái)務(wù)制度建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)

國家的相關(guān)制度建設(shè)落后，高校出現(xiàn)的新問題受到制約不能及時(shí)解決。而財(cái)務(wù)報(bào)銷是一項(xiàng)政策性較強(qiáng)的工作，信息的了解、政策的把握至關(guān)重要。報(bào)銷人對財(cái)經(jīng)法規(guī)、財(cái)務(wù)制度等信息的了解程度，是直接影響經(jīng)辦人報(bào)銷業(yè)務(wù)是否一次順利通過的主要因素。各類報(bào)銷規(guī)定和細(xì)則的修訂很大程度上滯后，與實(shí)際情況脫節(jié)，勢必影響財(cái)務(wù)前臺(tái)報(bào)銷審核工作的執(zhí)行。加之經(jīng)辦人對制度的不熟悉，辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要多次往返財(cái)務(wù)部門，占用十分有限的財(cái)務(wù)人力資源，降低財(cái)務(wù)工作效率。這些直接影響到雙方的互動(dòng)和溝通，也最容易產(chǎn)生摩擦。

3.財(cái)務(wù)工作環(huán)境與業(yè)務(wù)量有待進(jìn)一步改善

財(cái)務(wù)處報(bào)賬大廳每日如同集市，人頭攢動(dòng)，問答解釋的聲音相互掩蓋，報(bào)銷人員把整個(gè)前臺(tái)圍得水泄不通。在這種嘈雜的環(huán)境中，面對擁擠無序的人流，財(cái)務(wù)工作人員既要審核原始票據(jù)，又要審查簽批流程的手續(xù)，一切合格后還要進(jìn)行粘貼、記賬等，工作強(qiáng)度可見一斑。財(cái)務(wù)工作人員的大腦超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，在煙霧繚繞又嘈雜的環(huán)境中久坐，勢必會(huì)影響到工作的效率及質(zhì)量。

（二）高校財(cái)務(wù)報(bào)銷難的成因剖析

1.高校財(cái)務(wù)外部理財(cái)環(huán)境的變化

近年來隨著高校財(cái)務(wù)主體的增加，各種相關(guān)的利益關(guān)系也隨之變化。例如高校與上級(jí)主管部門之間的繳撥款關(guān)系，與審計(jì)、財(cái)政、稅務(wù)等相關(guān)部門之間的年審、檢查等監(jiān)督關(guān)系，以及與聯(lián)合辦學(xué)各方之間的學(xué)費(fèi)返還、資金分配等財(cái)務(wù)關(guān)系。而高校財(cái)務(wù)部門如何處理這些方面的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之間的關(guān)系，直接影響著高校財(cái)務(wù)工作的順利開展及學(xué)校的整體社會(huì)聲譽(yù)。財(cái)務(wù)工作人員面臨的外部環(huán)境更加復(fù)雜化，單靠原有的簡單核算方式早已滿足不了需要，這些外部理財(cái)環(huán)境的變化給高校財(cái)務(wù)管理帶來前所未有的挑戰(zhàn)。

2.高校財(cái)務(wù)資金來源渠道多元化

高校資金來源渠道隨著高校自主辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，以及國家收費(fèi)政策的實(shí)施呈現(xiàn)出多元化趨勢。既有國家財(cái)政性撥款，又有學(xué)費(fèi)住宿費(fèi)收入，同時(shí)聯(lián)合辦學(xué)收入與科研經(jīng)費(fèi)撥款也在不斷增加。多樣化的資金進(jìn)入對高校財(cái)務(wù)提出更高的要求，使財(cái)務(wù)前臺(tái)的業(yè)務(wù)核算工作更加復(fù)雜化。

3.不斷出臺(tái)的新報(bào)銷政策對高校財(cái)務(wù)的影響

國家各類財(cái)務(wù)報(bào)銷政策中針對各種專項(xiàng)資金的管理辦法就多達(dá)三十種，如“國家科技支撐計(jì)劃專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理辦法”、“國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理辦法”等，各層次財(cái)務(wù)報(bào)銷制度側(cè)重點(diǎn)不同，所規(guī)定出的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、范圍有所不同，給高校財(cái)務(wù)前臺(tái)報(bào)銷工作帶來一定的困難。同時(shí)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)政策依據(jù)的背景發(fā)生變化，在政策執(zhí)行過程中難免出現(xiàn)與實(shí)際情況不相符或滯后性，在一定程度上影響著財(cái)務(wù)核算人員的業(yè)務(wù)判斷力，增加了業(yè)務(wù)處理的難度。例如遇到政策中沒有明確的事項(xiàng)，財(cái)務(wù)人員既要考慮票據(jù)的合法性又要判斷事項(xiàng)的合理性，以及制度報(bào)銷范圍是否允許支出等一系列問題。在科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷中顯得尤為突出。用科研經(jīng)費(fèi)購置筆記本電腦、冰箱、消毒柜等此類物品，既可以用在科研場所為科研活動(dòng)提供便利，又可以在家庭使用，很難界定是否用于科研項(xiàng)目活動(dòng)的開展，經(jīng)費(fèi)支出的合理與否一時(shí)難以界定。

二、優(yōu)化高校財(cái)務(wù)前臺(tái)報(bào)銷的相關(guān)措施

（一）實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬方式

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬方式是高校財(cái)務(wù)前臺(tái)工作的發(fā)展方向，也是高校數(shù)字化校園平臺(tái)的重要構(gòu)成部分。采用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬不受財(cái)務(wù)辦公地點(diǎn)、時(shí)間的限制，為全校師生提供了極大便利，并實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)化管理。同時(shí)促進(jìn)了財(cái)務(wù)制度的不斷完善，提高了財(cái)務(wù)信息的透明度，使高校財(cái)務(wù)前臺(tái)報(bào)銷程序更加規(guī)范化。

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的最終目標(biāo)是無等待報(bào)銷，即報(bào)銷人無需再找領(lǐng)導(dǎo)簽字，只需要登陸學(xué)校的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，錄入報(bào)銷票據(jù)的相關(guān)信息，并通過掃描設(shè)備把報(bào)銷票據(jù)掃描進(jìn)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)簽批。報(bào)銷人員按規(guī)定掃描錄入信息并得到確認(rèn)，投入財(cái)務(wù)處特設(shè)信箱，不到報(bào)賬大廳就能辦理票據(jù)的結(jié)算業(yè)務(wù)，這將大大提高財(cái)務(wù)工作效率。

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷解決了財(cái)務(wù)處前臺(tái)的人流量，改變了財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳的工作環(huán)境，使無序排隊(duì)變?yōu)槎〞r(shí)定點(diǎn)“一對一”服務(wù)，但并沒有從根本上解決報(bào)賬難的問題。只有減少報(bào)銷人數(shù)和報(bào)銷手續(xù)總量，才能真正解決網(wǎng)上預(yù)約排隊(duì)時(shí)間和財(cái)務(wù)前臺(tái)報(bào)賬難問題。

（二）實(shí)行大宗同類物品集中采購制

大宗同類物品集中采購是指同一類別的物品定時(shí)、定點(diǎn)集中采購，定期結(jié)算支出費(fèi)用的一種采購方式。采用大宗同類物品集中采購是把辦公用品等實(shí)施全校集中采購定期結(jié)算，最大限度地減少教職工報(bào)賬手續(xù)總量，可以有效減少財(cái)務(wù)處前臺(tái)報(bào)銷人員的流量及財(cái)務(wù)處工作人員的業(yè)務(wù)量。

以安陽師范學(xué)院為例，辦公電話費(fèi)的報(bào)銷及處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部電話費(fèi)的發(fā)放，就采用集中支付的方法。學(xué)校與移動(dòng)公司簽訂協(xié)議，每半年向移動(dòng)公司支付一次電話費(fèi)，移動(dòng)公司會(huì)推出多項(xiàng)優(yōu)惠政策回報(bào)作為大客戶的學(xué)校。例如處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部電話費(fèi)的發(fā)放，一名正處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部每半年應(yīng)享受電話補(bǔ)貼300元，移動(dòng)公司推出優(yōu)惠政策存300元話費(fèi)送120元分鐘話費(fèi)，部門電話費(fèi)也有同樣的優(yōu)惠。這樣單位出同樣的錢，個(gè)人或部門通過集中存繳得到更多話費(fèi)，教職工接受起來也相對容易，并且把原本每月都會(huì)出現(xiàn)十分繁瑣的電話費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)，變成每半年一次的一筆業(yè)務(wù)，大大降低了財(cái)務(wù)處前臺(tái)的工作強(qiáng)度。

各類辦公用品同樣采用分學(xué)期集中定點(diǎn)采購，每學(xué)期開學(xué)后勤處集中收集各部門辦公用品需求清單，定時(shí)定點(diǎn)采購。財(cái)務(wù)處前臺(tái)不再報(bào)銷辦公用品類票據(jù)，包括科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出范圍中的辦公費(fèi)。

大宗同類物品集中采購提高了資金使用效率，減少了財(cái)務(wù)前臺(tái)報(bào)銷手續(xù)總量。同時(shí)這項(xiàng)措施也有效地避免了網(wǎng)上排隊(duì)預(yù)約報(bào)銷的人流量，切實(shí)解決了高校財(cái)務(wù)前臺(tái)報(bào)賬難問題。

（三）充分利用數(shù)字化校園平臺(tái)，促進(jìn)財(cái)務(wù)制度建設(shè)

首先要充分利用數(shù)字化校園平臺(tái)，建立實(shí)時(shí)順暢的溝通渠道。及時(shí)更新學(xué)校有關(guān)的規(guī)章制度、財(cái)務(wù)信息，如：報(bào)銷流程、預(yù)約報(bào)銷注意事項(xiàng)等，解決師生信息不對稱問題。其次應(yīng)多宣傳財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)中多功能完備的查詢功能，校內(nèi)各部門、科研課題負(fù)責(zé)人能實(shí)時(shí)在網(wǎng)上查詢到經(jīng)費(fèi)的使用和結(jié)余情況，各院系隨時(shí)可以查詢學(xué)生學(xué)費(fèi)的繳費(fèi)和欠費(fèi)情況，共享財(cái)務(wù)信息。同時(shí)財(cái)務(wù)處要在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中建立服務(wù)反饋系統(tǒng)，對師生提出的質(zhì)疑及意見，通過多種方式及時(shí)給予答復(fù)，隨時(shí)改正財(cái)務(wù)工作中的不足，切實(shí)提高服務(wù)效率，以此提升全校師生對財(cái)務(wù)處工作的滿意度。

健全完善的各項(xiàng)規(guī)章制度是財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作的有利保障。高校應(yīng)采取多種措施，各部門相互配合，聯(lián)系實(shí)際，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修訂制度，進(jìn)一步規(guī)范高校財(cái)務(wù)行為，提升財(cái)務(wù)管理水平。

（四）實(shí)行原始票據(jù)真假查詢責(zé)任制

高校財(cái)務(wù)管理環(huán)境多元化，財(cái)務(wù)人員所審核過的單據(jù)要經(jīng)受審計(jì)、稅務(wù)、物價(jià)等各方面的檢查，甚至?xí)r間長達(dá)十年以上。因此，在審核票據(jù)這個(gè)環(huán)節(jié)中要盡量避免不必要的會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)政審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。高校財(cái)務(wù)審批制度中應(yīng)該明確寫出，報(bào)銷人提供的原始發(fā)票在到財(cái)務(wù)處前臺(tái)報(bào)銷前，要先自行查詢票據(jù)的真假，原始票據(jù)的真假由持票人負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)處工作人員不再對票據(jù)進(jìn)行查詢，這樣可以節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率。報(bào)銷人查詢票據(jù)也可以規(guī)范大家對假發(fā)票的拒收行為。抵制假發(fā)票，人人有責(zé)任。

（五）進(jìn)一步優(yōu)化報(bào)賬審簽環(huán)節(jié)

在財(cái)務(wù)報(bào)賬業(yè)務(wù)中，手續(xù)繁雜且爭議最多的當(dāng)屬科研經(jīng)費(fèi)。科研骨干普遍認(rèn)為科研經(jīng)費(fèi)是個(gè)人努力所得，要求放寬審核、審批權(quán)限的愿望強(qiáng)烈。如果按當(dāng)前的科研管理制度繼續(xù)執(zhí)行的話，報(bào)銷人往返多次找領(lǐng)導(dǎo)簽批產(chǎn)生的抱怨心理，會(huì)延伸到報(bào)銷服務(wù)的其他環(huán)節(jié)，勢必造成對財(cái)務(wù)報(bào)銷前臺(tái)的抵阻情緒。簡化審批手續(xù)，優(yōu)化簽字環(huán)節(jié)，適當(dāng)下放科研經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限，節(jié)約報(bào)銷人員的時(shí)間成本，可以極大緩解報(bào)銷人員的不滿情緒。

優(yōu)化審簽環(huán)節(jié)，實(shí)行科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制，并用科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算制來解決和規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的管理。在科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算制下，要弱化經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限。高校科研處會(huì)同財(cái)務(wù)處通過及時(shí)修訂科研管理辦法，明確規(guī)定出科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的支出范圍，并對項(xiàng)目費(fèi)用名稱作出具體說明，進(jìn)一步明確報(bào)賬規(guī)則，清晰報(bào)銷范圍、審批程序，提高報(bào)賬效率。例如：資料費(fèi)指在項(xiàng)目研究過程中發(fā)生的資料收集、錄入、復(fù)印、翻拍、翻譯，以及必要的圖書和專用軟件購置費(fèi)；數(shù)據(jù)采集費(fèi)指在項(xiàng)目研究過程中發(fā)生的問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)跟蹤采集、案例分析等費(fèi)用。經(jīng)辦人員的票據(jù)凡是符合科研管理辦法規(guī)定的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出范圍，只需科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽批，就能拿到財(cái)務(wù)處報(bào)銷。省去科研處長、校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的簽批環(huán)節(jié)，大大縮短報(bào)銷人員的時(shí)間成本，從而減少在這個(gè)環(huán)節(jié)上產(chǎn)生的負(fù)面影響。

實(shí)行科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制，并不代表放松科研經(jīng)費(fèi)的監(jiān)管力度。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽批的支出經(jīng)費(fèi)要對各類科研經(jīng)費(fèi)審計(jì)負(fù)責(zé)任，并納入績效考核事項(xiàng)中，以確保資金的合理使用及學(xué)?？蒲惺聵I(yè)的順利開展。

（六）轉(zhuǎn)變觀念增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

財(cái)務(wù)人員在工作中應(yīng)不斷搜索經(jīng)驗(yàn)，注意收集在報(bào)銷過程中出現(xiàn)的新問題新情況，以座談會(huì)的形式與師生互動(dòng)，互換信息，聽取師生的意見和建議，以便及時(shí)修訂相關(guān)的制度和辦法，使報(bào)銷制度更加科學(xué)合理。財(cái)務(wù)處應(yīng)該緊緊圍繞如何方便報(bào)銷人，即從影響報(bào)銷人滿意度的相關(guān)因素出發(fā)，以服務(wù)型財(cái)務(wù)理念為指導(dǎo)，運(yùn)用現(xiàn)代化的科技手段，逐步拓寬服務(wù)功能，以此提高教職工的滿意度。使報(bào)銷人和財(cái)務(wù)工作人員之間達(dá)到統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，給財(cái)務(wù)前臺(tái)工作人員一個(gè)相對寬松的工作環(huán)境。

總之，對傳統(tǒng)報(bào)銷模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，是解決高校財(cái)務(wù)“報(bào)賬難”問題的有益嘗試。隨著財(cái)務(wù)管理信息化水平的提高，財(cái)務(wù)報(bào)銷模式還需不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，徹底改變財(cái)務(wù)“報(bào)賬難”的局面。高校財(cái)務(wù)借助發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)中的無等待報(bào)銷功能，逐步實(shí)現(xiàn)教職工無需到財(cái)務(wù)處前臺(tái)報(bào)銷現(xiàn)場，就可以完成財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的設(shè)想。創(chuàng)新高校財(cái)務(wù)報(bào)銷方式，優(yōu)化報(bào)銷服務(wù)，營造一個(gè)井然有序的報(bào)賬環(huán)境，將有利于提高高校財(cái)務(wù)管理水平。

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