采用信息共享機(jī)制加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理的若干思考

高婷婷 申金波

【摘 要】 隨著國家科教興國戰(zhàn)略的逐步實(shí)施，國家對提高自主創(chuàng)新能力的不斷重視，各高校、企業(yè)以及科研院所承攬的科研項(xiàng)目以及科研經(jīng)費(fèi)均在逐年增長。與此同時，由于科研經(jīng)費(fèi)管理制度的不完善而引發(fā)的問題也時有發(fā)生。文章主要就如何采用信息共享機(jī)制建立統(tǒng)一的科研管理平臺從而加強(qiáng)對科研經(jīng)費(fèi)管理的方法進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】 信息共享； 科研經(jīng)費(fèi)； 管理

科研經(jīng)費(fèi)一般是指為了解決某個科學(xué)問題或工程實(shí)際需求而支付給受托方的經(jīng)費(fèi)補(bǔ)貼。由于近年來我國綜合實(shí)力的大幅度提升以及對產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，提高自主創(chuàng)新能力成為我國急需解決的根本性問題。為此，國家以及地方政府等均根據(jù)科研實(shí)際需求設(shè)立了各類科研基金或委托課題，同時隨著立項(xiàng)項(xiàng)目規(guī)模和數(shù)量的不斷增加，科研經(jīng)費(fèi)的數(shù)量更是飛速增長。然而，也出現(xiàn)了一些問題，如何才能在科研經(jīng)費(fèi)管理上與時俱進(jìn)、不斷完善就成為一個重要難題。

一、目前科研經(jīng)費(fèi)管理中存在的若干問題

（一）科研經(jīng)費(fèi)來源的多樣性

隨著國家經(jīng)濟(jì)實(shí)力的不斷提升以及社會各界對提高自主創(chuàng)新能力的不懈追求和重視，學(xué)校、科研院所和企事業(yè)單位的科研經(jīng)費(fèi)日益增多，門類也多種多樣，不盡相同。以大多數(shù)高校為例，目前到校的科研經(jīng)費(fèi)種類主要分為橫向經(jīng)費(fèi)和縱向經(jīng)費(fèi)兩大類。其中橫向經(jīng)費(fèi)根據(jù)合同標(biāo)的的不同可分為科技開發(fā)、科技服務(wù)、科技咨詢、科技轉(zhuǎn)讓經(jīng)費(fèi)等；如果按照合作方式的不同又可分為委托開發(fā)和合作開發(fā)經(jīng)費(fèi)等；對于縱向經(jīng)費(fèi)而言，其涉及的內(nèi)容更是千差萬別、各不相同，按照級別劃分可分為：國家級、省部級、地市級、直屬高校專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)以及自籌經(jīng)費(fèi)等，按照學(xué)科又可分為自然科學(xué)類經(jīng)費(fèi)、人文社科類經(jīng)費(fèi)等，按照項(xiàng)目類別的不同又分為重點(diǎn)項(xiàng)目、重大項(xiàng)目、一般項(xiàng)目、人才培養(yǎng)項(xiàng)目等。

總之，經(jīng)費(fèi)來源的種類呈現(xiàn)多樣性，對應(yīng)于不同的來源形式就要采取對應(yīng)的經(jīng)費(fèi)管理辦法進(jìn)行管理。

（二）科研經(jīng)費(fèi)管理制度的各異性

鑒于以上科研經(jīng)費(fèi)來源的不同，其對應(yīng)的管理制度內(nèi)容也應(yīng)各不相同?？傮w而言主要有以下特征：

1.橫向經(jīng)費(fèi)一般在簽訂合同之初會有相應(yīng)的預(yù)算草案。但一方面由于其開發(fā)內(nèi)容比較具體和明確，有可能會隨市場變化而發(fā)生變動甚至有可能開發(fā)失敗，因而其預(yù)算方案變動的可能性相應(yīng)增大；另一方面，由于此類經(jīng)費(fèi)主要是為企事業(yè)單位委托開發(fā)之用，其管理要求相對寬松，主要目的是對開發(fā)結(jié)果的追求，主要關(guān)注的是項(xiàng)目履行是否完成或達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，因而此類經(jīng)費(fèi)通常沒有一套完整的經(jīng)費(fèi)管理辦法或制度，學(xué)校需要根據(jù)相關(guān)的經(jīng)費(fèi)管理辦法對其進(jìn)行約束。

2.對于縱向經(jīng)費(fèi)則情況大不相同。因?yàn)榭v向經(jīng)費(fèi)通常為上級單位制定相應(yīng)的指南后，由各高校、企事業(yè)單位、科研院所申報(bào)而得，其目的根據(jù)項(xiàng)目類別的不同也不盡相同。對于大多數(shù)縱向經(jīng)費(fèi)，均有一套完整的經(jīng)費(fèi)管理制度要求，一般都約定了經(jīng)費(fèi)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)支出、經(jīng)費(fèi)結(jié)題時的具體要求。同時在項(xiàng)目履行過程中，承擔(dān)單位一般不能隨意更改研究目標(biāo)，也不能隨意更改預(yù)算支出。因而學(xué)校只需根據(jù)批準(zhǔn)單位的要求結(jié)合自身情況進(jìn)行管理即可。

在很多國家級項(xiàng)目中，上級主管單位對相關(guān)細(xì)節(jié)會規(guī)定得更加詳細(xì)，一方面可以讓承擔(dān)單位照章辦事，了解有何可為，有何不可為；另一方面也進(jìn)一步規(guī)范了經(jīng)費(fèi)的支出等，方便項(xiàng)目的驗(yàn)收結(jié)題。

因此，對于以上不同的類別，承擔(dān)單位需要充分理解和掌握各自的經(jīng)費(fèi)管理制度要求，同時結(jié)合自身的管理要求進(jìn)行管理，這樣才能做到規(guī)范管理、有的放矢。

（三）科研經(jīng)費(fèi)管理要求的與時俱進(jìn)性

由于社會的不斷發(fā)展以及科研經(jīng)費(fèi)管理中出現(xiàn)漏洞的增加，國家以及上級主管單位等對于科研經(jīng)費(fèi)管理的要求也逐漸增多。

1.在橫向經(jīng)費(fèi)中，很多單位引入了招投標(biāo)方法來約束科研經(jīng)費(fèi)的投入和開支，在結(jié)題時也更多地加入了審計(jì)的要求，這對于合作單位或委托單位而言，更加迫切地要求其進(jìn)一步加強(qiáng)此類經(jīng)費(fèi)的規(guī)范管理。

2.在縱向經(jīng)費(fèi)中引入審計(jì)、中期檢查等方法愈加普遍，項(xiàng)目委托管理部門的經(jīng)費(fèi)管理辦法也隨著時間的推移而不斷更新和完善，對于在項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為更是采取了相應(yīng)的懲罰措施。

鑒于以上情況，就要求對科研經(jīng)費(fèi)的管理辦法不能一成不變，要及時根據(jù)其他管理制度的要求和變化，對自身的管理辦法有相應(yīng)的變動，唯有如此才能做到與時俱進(jìn)、規(guī)范管理。

（四）科研經(jīng)費(fèi)涉及信息的綜合性、復(fù)雜性

目前科研經(jīng)費(fèi)管理中的另一個顯著問題是：科研經(jīng)費(fèi)管理中涉及的基本信息和相關(guān)管理部門在不斷增加。以縱向項(xiàng)目管理為例，其主要問題是，雖然科研經(jīng)費(fèi)管理的主體任務(wù)在財(cái)務(wù)管理部門，然而其涉及的來源單位信息、預(yù)算要求、支出范圍等均要由科研管理部門掌握并提供，涉及的設(shè)備管理和驗(yàn)收任務(wù)又需要設(shè)備管理部門進(jìn)行配合和管理，當(dāng)項(xiàng)目最終完成并驗(yàn)收時，需要以科研管理部門為主體，由財(cái)務(wù)管理部門以及審計(jì)部門進(jìn)行復(fù)核和管理。如此，科研經(jīng)費(fèi)管理絕非是某一個部門的任務(wù)。它的復(fù)雜性決定了只有通過涉及到的所有部門的通力配合才能更好地實(shí)現(xiàn)整個項(xiàng)目的全程規(guī)范管理。

鑒于科研經(jīng)費(fèi)管理中存在的諸多問題，筆者認(rèn)為只有對其進(jìn)行分類和梳理，采取不同的對應(yīng)措施，才能更好地實(shí)現(xiàn)對相應(yīng)類別科研經(jīng)費(fèi)的規(guī)范和妥善管理，避免出現(xiàn)對應(yīng)問題。然而由于科研經(jīng)費(fèi)信息呈現(xiàn)的復(fù)雜多樣性，如何才能做到對癥下藥、有的放矢，這確實(shí)是一個比較棘手的問題。經(jīng)過多年的管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及對相關(guān)部門管理流程的了解，筆者認(rèn)為如果不借助于信息互通和共享，上述情況很難得到根本解決。

二、科研經(jīng)費(fèi)管理流程的合理規(guī)劃

筆者認(rèn)為應(yīng)該對科研經(jīng)費(fèi)管理中涉及的流程進(jìn)行合理規(guī)劃，明確各階段涉及部門的任務(wù)和職責(zé)范圍，唯有如此，才能切實(shí)保障信息共享給相關(guān)管理部門帶來的益處和作用。以下即是對科研經(jīng)費(fèi)管理流程的幾點(diǎn)思考（如圖1所示），主要以較為復(fù)雜的縱向經(jīng)費(fèi)管理為背景進(jìn)行討論。

（一）在項(xiàng)目立項(xiàng)之初階段

科研管理部門的工作是主體（如圖1所示）。其重要工作之一是將立項(xiàng)項(xiàng)目所涉及的設(shè)備管理以及預(yù)算支出等及時提供給設(shè)備管理部門備案，以便其根據(jù)情況制定對應(yīng)的管理預(yù)案；同時科研管理部門還需要將項(xiàng)目委托單位的相關(guān)信息、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出計(jì)劃或預(yù)算方案、經(jīng)費(fèi)支出標(biāo)準(zhǔn)和范圍等信息一并提供給財(cái)務(wù)管理部門進(jìn)行備案，使其根據(jù)上級或委托單位要求同時依據(jù)相關(guān)財(cái)務(wù)管理辦法制定對應(yīng)的管理預(yù)案；另外科研管理部門還需要將涉及到的審計(jì)信息提前告知審計(jì)部門。

通過以科研管理部門為中心的信息共享，使其他相關(guān)部門能夠及時更新或了解已立項(xiàng)目的對應(yīng)管理要求，做到同步管理或預(yù)案準(zhǔn)備，以方便其后的中期檢查或驗(yàn)收階段的工作。

（二）項(xiàng)目初期階段

待各個涉及部門根據(jù)共享信息匯總完成各自的管理預(yù)案后，要將必要的規(guī)定、有關(guān)注意事項(xiàng)和需要配合的要求及時提供給其他部門（如圖1）。此階段各個部門的信息共享是雙向的，而且是非常重要的過程。因?yàn)橹挥写穗A段的信息共享和反饋工作做得充分和徹底，才能為后期的中期檢查和驗(yàn)收工作順利提供保障，所以這個環(huán)節(jié)是必需的。

（三）項(xiàng)目的中期檢查階段

在項(xiàng)目初期到中期檢查階段，科研經(jīng)費(fèi)管理的主要任務(wù)集中在財(cái)務(wù)管理部門。這期間財(cái)務(wù)管理部門需要依據(jù)最初建立的管理預(yù)案按部就班地執(zhí)行，期間如果涉及到設(shè)備購買和歸屬則需要設(shè)備管理部門的配合。而在項(xiàng)目中期檢查的時候，管理的重心則重新轉(zhuǎn)移至科研管理部門。在此時期，科研管理部門要將上級要求的相關(guān)通知、文件甚至是審計(jì)要求等及時共享給其他部門，而其他部門也需要在短期內(nèi)準(zhǔn)備好必備的數(shù)據(jù)、資料等轉(zhuǎn)交給科研管理部門。最后由科研管理部門將所需的材料匯總后上交，這樣才能保證項(xiàng)目的中期檢查能夠順利通過，為項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收奠定基礎(chǔ)。

（四）項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收階段

中期檢查階段主要還是依靠財(cái)務(wù)管理部門實(shí)施管理職責(zé)，而到了結(jié)題驗(yàn)收階段，此時的管理重心依然會轉(zhuǎn)移至科研管理部門。類似中期檢查階段，科研管理部門仍然需要匯總各部門材料，最后上交至項(xiàng)目批準(zhǔn)單位。同時如果有特殊約定的項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門還需要按照要求為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人辦理經(jīng)費(fèi)結(jié)題手續(xù)。

通過以上科研經(jīng)費(fèi)管理階段的規(guī)劃和分析可以看出：在項(xiàng)目整個實(shí)施過程中，特別是在關(guān)鍵時間節(jié)點(diǎn)上，各個涉及部門之間的信息共享和傳遞是比較頻繁的，這也是實(shí)時規(guī)范和加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理的保證。此時，如何保證信息共享的及時性與便捷性就成為一個關(guān)鍵因素。如果依靠通常的部門聯(lián)絡(luò)，則效率和辦事程序比較低下，因此筆者認(rèn)為利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建統(tǒng)一的科研管理平臺是解決此問題的一個行之有效的辦法。

三、對于構(gòu)建科研管理網(wǎng)絡(luò)平臺改進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)管理的思考

如圖2所示，筆者認(rèn)為構(gòu)建如此的環(huán)形網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以滿足上文中論述的信息實(shí)時共享機(jī)制。其要點(diǎn)如下：

首先，科研管理部門和財(cái)務(wù)管理部門是科研經(jīng)費(fèi)管理平臺的兩個核心，因?yàn)橹饕墓ぷ髦匦募性谶@兩個部門，這兩個部門的管理模塊應(yīng)該既體現(xiàn)信息的共享性又要保證一定的權(quán)限安全。此兩個部門應(yīng)該設(shè)置專門人員或者階段性地設(shè)置專門人員，以保證數(shù)據(jù)共享的及時性與準(zhǔn)確性。

其次，其他兩個部門——后勤處與審計(jì)處雖然處在輔助位置，但其所負(fù)責(zé)的設(shè)備管理部門以及審計(jì)部門的工作也同樣重要。這兩個管理模塊相對傳遞的數(shù)據(jù)量小，卻是舉足輕重，不可或缺，而且其數(shù)據(jù)傳遞和反饋的準(zhǔn)確性直接影響項(xiàng)目的中期檢查和結(jié)題驗(yàn)收結(jié)果，因?yàn)樽詈髮徲?jì)的結(jié)果以及設(shè)備歸屬檢查情況是很多項(xiàng)目管理制度中的重點(diǎn)。因此這兩個部門要注意及時反饋重要的輔助信息，以保證準(zhǔn)確無誤。

最后，以上構(gòu)建的環(huán)形網(wǎng)絡(luò)平臺應(yīng)該是一個完整的系統(tǒng)。各部門之間不但要有數(shù)據(jù)和信息的及時反饋和交流，同時也要根據(jù)各自的管理情況及時反饋重要的注意事項(xiàng)，以保證各部門作為一個整體實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)一管理。例如，如果財(cái)務(wù)制度有了新的規(guī)定，一定要將此情況反饋給科研管理部門，以保證立項(xiàng)之初的計(jì)劃不違反相關(guān)制度和法規(guī)；反過來亦然，如果項(xiàng)目批準(zhǔn)單位有了新的要求也要及時告知其他部門，以保證管理辦法的統(tǒng)一執(zhí)行。

總之，筆者認(rèn)為：通過對科研經(jīng)費(fèi)管理流程的規(guī)劃以及構(gòu)建的環(huán)形科研網(wǎng)絡(luò)平臺，可以有效地實(shí)現(xiàn)所涉及部門相關(guān)信息的及時溝通和傳遞，同時也可以更加統(tǒng)一地實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)的科學(xué)、規(guī)范化管理。此辦法可以為加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理工作提供一定的參考。

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