教務(wù)管理系統(tǒng)在高校教務(wù)管理信息化建設(shè)中的作用

摘要：伴隨著高校教學管理體制的不斷變革,各所高等院校對教務(wù)管理工作提出了更高的要求,傳統(tǒng)的手工操作和落后的管理水平已經(jīng)不能滿足新時代高校發(fā)展的需求。傳統(tǒng)的教學管理手段必將被高度信息化的教務(wù)管理軟件所取代。在教務(wù)管理系統(tǒng)的使用過程中,它的高效性、準確性、規(guī)范性等優(yōu)勢已經(jīng)逐步體現(xiàn)出來。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理系統(tǒng)；高校；應(yīng)用

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展及高校學分制的推廣,原有的高校教學管理模式面臨著新的挑戰(zhàn),高等教育改革也對教務(wù)管理工作提出了更高更新的要求。為適應(yīng)新形勢的需要,高校教學管理必須走“規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化”之路,運用信息技術(shù),改變傳統(tǒng)的教學管理模式,建立教學管理信息系統(tǒng)。所謂教學管理信息系統(tǒng),就是以計算機技術(shù)為基礎(chǔ),對教學管理信息進行收集、傳遞、儲存、加工、維護和使用,實現(xiàn)教學管理事務(wù)處理自動化,使教育教學領(lǐng)導(dǎo)決策日趨科學化的人機系統(tǒng)。

一、教學管理信息化建設(shè)的必要性和緊迫性

隨著高等教育大眾化的普及,國家高等教育逐漸由“精英教育”向“大眾教育”轉(zhuǎn)變,大多數(shù)高校的在校生人數(shù)都達到萬人以上,甚至達到了數(shù)萬規(guī)模,學校所設(shè)學科專業(yè)類別達到幾十個,因此,教學管理工作的事務(wù)繁多,任務(wù)越來越重。在新的形勢下,高校教學管理如果還采用過去規(guī)模較小時那種機械式的手工作業(yè)方式,將很難滿足學校擴招后教學管理工作的需要。另外,學校規(guī)模的擴大,使得原本有限的高校教育資源更加稀缺,學校只有建立更加有效的教學管理運營機制,統(tǒng)一合理地調(diào)配現(xiàn)有教學資源,科學安排教室、機房、語音室、實驗室等,提高資源的利用率,才能滿足學校擴招后的基本需要。在新形勢下如何將管理者從繁重的日常事務(wù)中解放出來,使其有更多的時間思考、研究教學管理規(guī)律,進一步提高工作效率,提升管理水平,推進教學管理信息系統(tǒng)建設(shè)的進程,就顯得尤為重要了。

教學管理信息系統(tǒng)建設(shè)的目的在于突出研究、服務(wù)的工作主題,提升管理能力,加強各項工作,進行管理質(zhì)量的全程監(jiān)控,提高工作水平,提高工作效率。隨著學分制的全面實行,加快基于網(wǎng)絡(luò)的教學管理系統(tǒng)信息化的建設(shè)更是勢在必行。教務(wù)管理系統(tǒng)中信息的特點是其本身的復(fù)雜性和特殊性。由于教務(wù)管理的內(nèi)容較廣,幾乎涉及教與學的所有方面,其信息的來源是多方面的,有教師信息、學生信息、課程信息、教學質(zhì)量信息、教學資源信息等,信息量龐大,信息在運行的過程中,數(shù)據(jù)變更滲透到各個環(huán)節(jié)且貫穿始終,延續(xù)性要求高。因此,研制一套適用的管理功能較為齊全并具有擴展能力的、運行安全可靠的教務(wù)管理系統(tǒng)勢在必行。高校教學管理信息系統(tǒng)的建立和正常運作是學校管理水平的重要標志,是教學管理現(xiàn)代化的具體體現(xiàn)。隨著教育地位的提高,教育責任的加大,教育內(nèi)涵和規(guī)模的擴大,建設(shè)和實施高校教學管理信息系統(tǒng),輔助日常事務(wù)處理,輔助教學的管理和調(diào)控,保證重大教育決策的準確性已成為一種趨勢。

二、教務(wù)管理系統(tǒng)的組成

教務(wù)管理系統(tǒng)主要的功能模塊包括學籍管理、教學資源管理、教學計劃管理、選課管理、排課管理、成績管理、評教管理等。

（1）學籍管理：新生入學后,教務(wù)人員通過信息采集將學生信息錄入到教務(wù)管理系統(tǒng)中,建立學生個人檔案,并對學生進行編排學號、班級,建立學籍。之后學生就可以憑借學號登錄web端查看自己的學籍信息，以及相關(guān)的學習信息，包括后續(xù)進行的注冊、選課、成績查詢、評教等操作。每學期初教務(wù)管理人員通過學生注冊情況便可以了解學生的到校情況。二級學院的教學管理人員也可以及時了解本系部新生的報道情況及基本信息。并且及時了解老生未報到情況，查明學生去向。畢業(yè)審核是學籍管理模塊中的另一重要功能，畢業(yè)審核是一項工作量很大的工作，以往的手工審核方式耗費大量的人力、物力。利用系統(tǒng)中的畢業(yè)審核功能教務(wù)管理員可以根據(jù)事先設(shè)定的審核條件來自動審查畢業(yè)生是否具備畢業(yè)資格，生成相應(yīng)的名單，將教務(wù)管理人員從繁復(fù)的勞動中解放出來。

（2）教學資源管理：教學資源是高校運行的基本保障，包括校區(qū)信息、教室信息、實驗室信息、教師教輔人員信息、教學場地、信息等等信息。教學資源信息是系統(tǒng)中的基礎(chǔ)信息，是后續(xù)的教學安排、排課等功能實現(xiàn)的基礎(chǔ)，所以必須保證教學資源庫的全面性和準確性。

（3）教學計劃管理：教學計劃管理是教學和教學管理工作的具體化,它包括:專業(yè)計劃管理、教學任務(wù)管理。該功能模塊是其他功能模塊運行的必要前提。工作人員先對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)(學院代碼、專業(yè)代碼、課程代碼等)進行維護,再根據(jù)學校人才培養(yǎng)方案創(chuàng)建學期教學任務(wù)。

（4）選課管理：選課過程分為預(yù)選、正選。每學期有上千名學生通過互聯(lián)網(wǎng)在任意場所登陸教務(wù)管理系統(tǒng)對公共選修課和專業(yè)選修課進行網(wǎng)上選課,通過一定的條件限制進行篩選,確定學生的選課信息。選課管理的主要設(shè)置包括：課程信息設(shè)置、選課名單設(shè)置、選課時間和進程設(shè)置等。教務(wù)管理人員在對選課系統(tǒng)進行相應(yīng)的設(shè)置后通知各院系組織學生網(wǎng)上選課。目前大部分的院校都只實行了部分學分制，只允許學生自選選修課，而對必修課進行提前預(yù)置。經(jīng)過選課操作后生成的學生—課程對應(yīng)關(guān)系將作為成績管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)被后續(xù)調(diào)用。

（5）排課管理：根據(jù)安排的教學任務(wù)生成相應(yīng)的排課數(shù)據(jù),系統(tǒng)可根據(jù)上課時間、地點等條件進行自動排課,并可以手動修改和調(diào)整,排課完成后教師和學生可以登陸到教務(wù)管理系統(tǒng)查詢到相關(guān)的課表信息。課表編排模塊能夠根據(jù)各學期的教學任務(wù)調(diào)用學籍信息、教學資源、校歷等信息生成科學合理的課表。課表生成以后各教研室人員可以通過教務(wù)管理系統(tǒng)的web端核對課程安排。如需要修正校級教務(wù)管理人員可以對生成的課表做出適當?shù)恼{(diào)整。

（6）成績管理：成績管理是用于管理學生在校的所有成績。在每學期考試結(jié)束后,各任課教師可以登陸教務(wù)系統(tǒng)錄入學生成績。成績管理中保存著我校學生在校所修課程的所有成績。教師和學生通過登陸教務(wù)管理系統(tǒng),可以很方便地查詢到相關(guān)成績并輸出報表。

（7）評教管理：教學考評是對教師教輔人員的工作質(zhì)量進行統(tǒng)計評價工作。以往的手工評教不僅組織麻煩工作計算量大還容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失、數(shù)據(jù)失真等情況。利用教務(wù)管理系統(tǒng)的網(wǎng)上評教管理功能可以做學生評、教師自評、互評、專家評教等多層面，多種評教方法的設(shè)置，既保證了評教方式的多樣性數(shù)據(jù)的全面性也更好的保證了評教數(shù)據(jù)的真實性。

三、關(guān)于進一步提高學校教務(wù)管理信息化的幾點思考

通過不斷的努力，學校教務(wù)管理信息化水平正逐步提高，在實現(xiàn)教務(wù)管理規(guī)范化、科學化方面發(fā)揮了重要的作用。但是與真正意義上的信息化管理還有一定的距離，為了進一步提高教務(wù)管理信息化水平，筆者結(jié)合實際工作中的體會，作了以下幾點思考：

（1）教務(wù)管理涉及到全校教學工作的各個方面，應(yīng)充分認識其重要性，教務(wù)管理系統(tǒng)需要各部門的合作與支持。各系部的積極支持、積極使用，才能發(fā)揮出系統(tǒng)管理的最大優(yōu)勢，否則信息化管理、資源共享就失去意義，教務(wù)系統(tǒng)在全校各部門和師生中的推廣有待加強。

（2）進一步提高教學管理人員的計算機水平，在適當?shù)臅r候組織教學管理人員，包括各系部教學干事的培訓學習。

（3）目前系統(tǒng)主要使用到學籍管理、排課管理等功能模塊，教師管理、考務(wù)管理、教材管理等模塊尚未完全使用，需要進一步推廣以提高整個教務(wù)管理工作的效率和水平。

（4）系統(tǒng)運行需要硬件設(shè)施的完善，網(wǎng)絡(luò)的暢通。例如，本學期的選課由于學生沒有相對集中的上網(wǎng)環(huán)境，無法指導(dǎo)學生操作，只能取消網(wǎng)上選課，改為先報名后錄入的方式，工作量相當大而且數(shù)據(jù)不準確；教師由于沒有條件上網(wǎng)，嚴重影響了成績錄入。

（5）系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性、規(guī)范性有待加強，例如，課程名稱的不規(guī)范，同一課程使用不同編號，造成數(shù)據(jù)的混亂。

（6）系統(tǒng)的安全必須得到重視，教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫是教務(wù)信息的樞紐，一旦遭到破壞會影響全校教務(wù)管理工作的正常運轉(zhuǎn)，所以要重點防范來自網(wǎng)絡(luò)上的對軟件和數(shù)據(jù)庫的破壞，防范網(wǎng)絡(luò)“黑客”和“病毒”的攻擊，同時管理員應(yīng)做好日常維護和數(shù)據(jù)備份，及時解決發(fā)現(xiàn)的問題和存在的隱患。

（7）注意與傳統(tǒng)管理方式的整和。教務(wù)管理信息化大大提高了我們的工作效率和質(zhì)量，但并不能完全取代傳統(tǒng)的人工管理方式。傳統(tǒng)管理方式下，教務(wù)管理者與師生接觸中的語氣、手勢、微笑等非語言符號有時往往能使復(fù)雜的事情變得簡單易行，同時又能加深師生之間的情感交流，這些都是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)媒體所無法替代的。因此教務(wù)管理信息化和傳統(tǒng)教務(wù)管理手段應(yīng)該相互配合、互相補充，才能收到更好的整和效果。

教務(wù)管理系統(tǒng)對提高高校教務(wù)管理水平所起到的作用是顯而易見的。信息化的工作方式使得教務(wù)管理工作更加系統(tǒng)規(guī)范也更加高效。隨著高校辦學的發(fā)展規(guī)模的擴大，我們逐漸意識到，教學管理信息化是提高教學管理水平的必經(jīng)之路，實現(xiàn)教學管理信息化將提高教學管理工作的系統(tǒng)性，有助于提高工作效率，提高各職能部門之間的協(xié)調(diào)性，提高工作的規(guī)范性和工作職責的明確性。有助于增強各部門間的合作，減少矛盾。教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)在教學管理信息化建設(shè)的過程中具有核心地位，教學管理系統(tǒng)的良好應(yīng)用將為學校管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

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（作者簡介：韓成春（1981-），男，廣東廉江人，廣東醫(yī)學院教務(wù)處，從事教務(wù)管理。）