淺談當(dāng)代企業(yè)集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

張靜

摘 要：檔案管理工作是集服務(wù)性、科學(xué)性、管理性為一體的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是企業(yè)集團(tuán)管理工作的重要組成部分。建立適應(yīng)企業(yè)集團(tuán)發(fā)展需要的檔案管理系統(tǒng)，總體來說應(yīng)注重三個(gè)方面：一是健全完善合理的管理體制，二是采用符合企業(yè)集團(tuán)需求的管理模式，三是通過提高管理人員素質(zhì)改善服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理機(jī)制；管理模式；服務(wù)質(zhì)量

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2012）36-0044-02

檔案管理工作是企業(yè)中一切管理工作的基礎(chǔ)。集團(tuán)企業(yè)檔案資料聯(lián)系多企、事業(yè)單位，涉及多專業(yè)技術(shù)，具有類別繁多、信息量大的特點(diǎn)。如何建立符合當(dāng)前時(shí)代要求、與發(fā)揮企業(yè)集團(tuán)的功能和效用相適應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的內(nèi)在價(jià)值最大化，是企業(yè)集團(tuán)在不斷發(fā)展、壯大中必須解決的重要問題。

一、企業(yè)集團(tuán)檔案的管理體制應(yīng)體現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的原則，并注意統(tǒng)分適度

企業(yè)集團(tuán)是在經(jīng)濟(jì)體制改革中應(yīng)運(yùn)而生的一種新型的企業(yè)組織形式，它符合社會(huì)主義有計(jì)劃商品經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀規(guī)律，是社會(huì)化大生產(chǎn)的必然產(chǎn)物。

企業(yè)集團(tuán)的基本特征是：第一，企業(yè)集團(tuán)由若干獨(dú)立的企、事業(yè)單位組成。第二，企業(yè)集團(tuán)由一定的紐帶聯(lián)結(jié)，形成一個(gè)有機(jī)的整體。第三，企業(yè)集團(tuán)有一個(gè)起主導(dǎo)作用的核心層。它由集團(tuán)本部和緊密聯(lián)合的大中型企業(yè)所組成，并實(shí)行資產(chǎn)一體化和產(chǎn)、供、銷、人、財(cái)、物“六統(tǒng)一”。第四，企業(yè)集團(tuán)具有法人地位，獨(dú)立核算，自負(fù)盈虧；具有集資、融資、投資，調(diào)整企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，重大成套項(xiàng)目總承包和組織協(xié)調(diào)，科研開發(fā)和重大技術(shù)裝備研制、引進(jìn)，國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)開發(fā)和售后服務(wù)，組織和調(diào)劑原材料供應(yīng)等多種功能。

鑒于上述特征，企業(yè)集團(tuán)完全具備了構(gòu)成檔案全宗的條件，這就要求檔案管理體制必須堅(jiān)持集中管理和體現(xiàn)按全宗歸檔的原則。同時(shí)又鑒于企業(yè)集團(tuán)在實(shí)體化過程中，其管理模式存在著由工廠管理模式向企業(yè)集團(tuán)管理模式的轉(zhuǎn)變；在產(chǎn)品生產(chǎn)分工上存在著主導(dǎo)產(chǎn)品與為之配套的基礎(chǔ)產(chǎn)品的生產(chǎn)分工；在檔案管理現(xiàn)狀上，各分公司都有多年歷史，庫(kù)藏檔案較多。管理中應(yīng)注意在實(shí)施集中統(tǒng)一管理的同時(shí)，統(tǒng)分適度。在實(shí)際工作中我們以集團(tuán)作為一個(gè)立檔單位，在集團(tuán)本部建立綜合檔案管理科，作為企業(yè)集團(tuán)檔案管理的職能部門，既負(fù)責(zé)集團(tuán)本部的綜合檔案管理，又負(fù)責(zé)對(duì)各分公司檔案立卷的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各分公司建立綜合檔案室，作為分公司檔案管理的職能部門和全宗的一個(gè)立卷單位，在行政上屬分公司領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上接受集團(tuán)本部綜合檔案管理科的領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)，在集團(tuán)本部及各分公司的各職能科室設(shè)置若干兼職檔案人員，確保各類檔案形成過程中的收集、整理和立卷歸檔工作，從而做到專管成線、兼管成網(wǎng)，形成較為健全的專業(yè)管理體系。

二、企業(yè)集團(tuán)檔案的管理模式應(yīng)符合企業(yè)集團(tuán)實(shí)際需要

1.檔案管理方式應(yīng)與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)集團(tuán)要追求經(jīng)濟(jì)效益，就檔案抓檔案的老一套方法已難以適應(yīng)新形勢(shì)的要求。2002年，中央為了推動(dòng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，提出了大力加強(qiáng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求，并提出了具體的工作目標(biāo)。這一目標(biāo)的提出，為企業(yè)檔案管理實(shí)踐迎來了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間，構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)成為提高企業(yè)檔案管理水平的有效突破點(diǎn)，我們應(yīng)抓住這一契機(jī)，緊跟企業(yè)信息化的步伐，努力推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的開展。檔案信息化工作是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務(wù)水平的必由之路。首先，關(guān)注檔案工作在企業(yè)集團(tuán)目標(biāo)管理工作中的作用，宣傳企業(yè)集團(tuán)檔案的獨(dú)特作用。企業(yè)集團(tuán)目標(biāo)管理具有集合量的特性，它是由內(nèi)部多個(gè)目標(biāo)構(gòu)成的體系，因此，注重提高管理整體績(jī)效，對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)目標(biāo)極其重要。檔案信息在實(shí)施企業(yè)集團(tuán)目標(biāo)管理中，不僅能起到參與、溝通和借鑒作用，而且還具有分析、對(duì)比、協(xié)調(diào)等諸多功能。充分利用和發(fā)揮檔案獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)和作用，既能保證計(jì)劃目標(biāo)與具體操作方案及其實(shí)施效果的一致，還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)目標(biāo)的偏差，調(diào)整資源配置和行動(dòng)部署，把走偏的管理活動(dòng)導(dǎo)向正軌，從而達(dá)到提高管理整體績(jī)效的目的，促進(jìn)企業(yè)集團(tuán)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。依此類推，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源集約化、信息化，提供“一站式”服務(wù)的管理理念加以宣傳，以檔案在目標(biāo)管理工作中發(fā)揮的作用，同比檔案在信息化建設(shè)中的重要性，將檔案信息化工作漸漸引入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。有了領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，檔案信息化建設(shè)步伐會(huì)邁得更快，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化的集中管理與利用也指日可待。其次，加強(qiáng)與文秘部門的緊密聯(lián)系。文秘工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，從系統(tǒng)工程和全面質(zhì)量管理的角度看，只有保證文秘工作各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量才能保證檔案質(zhì)量。當(dāng)前，文件的形成、分發(fā)、歸檔以及分類、組卷、編目等一系列工作都納入了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。這樣，文書處理和檔案管理自然地成為一個(gè)連續(xù)的過程。我們知道，電子文件及電子檔案無論是在系統(tǒng)中運(yùn)行，還是記錄在磁性或光盤等載體上，都是數(shù)字化的信息形態(tài)，極易遭受非法的增刪改，管理人員無法從直觀上判斷其真?zhèn)?。而且在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)，除文件內(nèi)容不允許更改外，許多技術(shù)處理工作，都可在文件形成時(shí)一并完成，而且文件一經(jīng)形成，就可以進(jìn)行相應(yīng)的主題分析及著錄標(biāo)引等工作。辦公自動(dòng)化使得文書處理工作與檔案工作的聯(lián)系更加緊密，難以區(qū)分。所以說，文書處理工作質(zhì)量的好壞，直接影響檔案整理工作。因此，我們必須攜手文秘部門對(duì)電子文件的形成、收集積累、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理、開發(fā)利用等，實(shí)行全過程管理，以確保電子文件至電子檔案管理工作的連續(xù)性。

2.檔案管理思想應(yīng)與企業(yè)集團(tuán)需求相適應(yīng)。企業(yè)集團(tuán)檔案管理范圍太大，相當(dāng)一部分檔案的保存時(shí)間過長(zhǎng)，鑒于檔案價(jià)值的階段性，企業(yè)檔案中真正有用的信息卻不多。資源建設(shè)應(yīng)放在企業(yè)有效需求上，按“關(guān)鍵的少數(shù)與次要的多數(shù)”原則，永久保存檔案的數(shù)量以控制在檔案總量的固定比例為宜。要正確理解集中統(tǒng)一管理的精神實(shí)質(zhì)，認(rèn)真研究集中統(tǒng)一管理的范圍與對(duì)象，不能為追求形式而過多過久地保存檔案。企業(yè)集團(tuán)涉及的行業(yè)十分廣泛，按經(jīng)營(yíng)形態(tài)粗略劃分大體有商務(wù)型、生產(chǎn)加工型、研發(fā)型、服務(wù)型等，經(jīng)營(yíng)形態(tài)不同產(chǎn)生文件的種類與構(gòu)成也不同。檔案管理重心除有關(guān)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、股權(quán)、信用、收益分配、商務(wù)合同的檔案外，應(yīng)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)形態(tài)而有所側(cè)重。我們的做法是，生產(chǎn)加工型企業(yè)重點(diǎn)要做好產(chǎn)品、銷售檔案的管理，研發(fā)型企業(yè)重點(diǎn)要做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)、科研項(xiàng)目檔案的管理。

3.堅(jiān)持檔案管理與國(guó)家檔案法要求相符的原則。以上所述側(cè)重指出了企業(yè)在確定檔案管理模式中的自主作用。還應(yīng)指出的是，自主并非任意化，過度分散的管理模式不是理性的選擇?！稒n案法》規(guī)定，企業(yè)檔案中對(duì)國(guó)家與社會(huì)有保存價(jià)值者，國(guó)家有監(jiān)管權(quán)，民營(yíng)企業(yè)有妥善保管的義務(wù)與責(zé)任。因此，我們?cè)诖_定檔案管理模式時(shí)，始終以確保對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的安全，符合國(guó)家對(duì)有關(guān)檔案管理的規(guī)定為原則。

三、應(yīng)注重提高檔案管理人員素質(zhì)，改善服務(wù)質(zhì)量

檔案管理有特定的工作程序和科學(xué)的管理方式，有著自己的專業(yè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。如果沒有相當(dāng)?shù)膶I(yè)素質(zhì)，就不可能勝任檔案工作?！笆晃濉焙?，中外企業(yè)之間生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)接觸和往來交流活動(dòng)日益頻繁，企業(yè)檔案中其他語言文字材料的檔案急劇增加，企業(yè)各類專業(yè)技術(shù)檔案也與日俱增。筆者所在企業(yè)集團(tuán)隨一些大型工程、技術(shù)項(xiàng)目的計(jì)劃建設(shè)，有進(jìn)口大量的大型設(shè)備的需要，其中的說明書等一些隨機(jī)外文材料都將翻譯歸檔。此外，隨著互聯(lián)網(wǎng)在企業(yè)管理和商務(wù)活動(dòng)中的廣泛應(yīng)用，各類項(xiàng)目文件不僅在數(shù)量上有了大量增加，在技術(shù)手段上也發(fā)生了很大變化，許多核心信息資源的文件和檔案，都成了難以掌控的數(shù)碼形式，企業(yè)檔案管理面臨的困惑和難題越來越多。面對(duì)日新月異的變化，原有的檔案管理中存在的弊端也日益顯現(xiàn)，亟待建立行之有效的管理模式來監(jiān)管企業(yè)檔案。檔案管理要現(xiàn)代化，首先，人要現(xiàn)代化。大型企業(yè)檔案部門應(yīng)建立復(fù)合型的人才結(jié)構(gòu)，通過對(duì)人員進(jìn)行優(yōu)化組合使之適應(yīng)新時(shí)期檔案工作，即以檔案專業(yè)人員為主，同時(shí)又有一定比例的計(jì)算機(jī)、文史知識(shí)、信息管理、經(jīng)營(yíng)管理等專業(yè)人員。

企業(yè)應(yīng)配備能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要的檔案人員，要求檔案工作者具備現(xiàn)代化檔案管理所需要的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，具備合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)和熟練的管理技能。人是檔案工作的主體，提高企業(yè)檔案人員整體素質(zhì)，是檔案工作創(chuàng)新的先決條件。

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，為了對(duì)新時(shí)期企業(yè)檔案實(shí)施有效管理，做好電子文件的收集、積累和整理歸檔工作，必須重新認(rèn)識(shí)所管理的對(duì)象，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)應(yīng)變能力。不僅要精通檔案專業(yè)知識(shí)，而且還要學(xué)會(huì)一兩門外語，熟悉計(jì)算機(jī)操作和掌握各類專業(yè)知識(shí)，只有這樣，才能取得對(duì)檔案工作的主動(dòng)權(quán)和發(fā)言權(quán)，贏得領(lǐng)導(dǎo)信任。在加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)的基礎(chǔ)上，一方面要加強(qiáng)對(duì)那些不適應(yīng)新時(shí)期要求的工作進(jìn)行調(diào)查研究、認(rèn)真分析和科學(xué)預(yù)測(cè)，積極制定和采取相應(yīng)的措施；另一方面要針對(duì)那些棘手的難點(diǎn)問題，比如依法治檔問題、企業(yè)信息管理網(wǎng)絡(luò)和電子商務(wù)中形成的各種門類和載體文件的管理問題等。

總之，企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史見證，也是科技、文化、知識(shí)的積淀，它在企業(yè)管理中是一切管理工作的基礎(chǔ)，作用無可替代的。建立適應(yīng)企業(yè)集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略的檔案管理體制、模式能夠直接有效的為企業(yè)管理服務(wù)，為企業(yè)排憂解難。面對(duì)信息化時(shí)代帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作者必須跟上時(shí)代的節(jié)拍，在檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，提高個(gè)人素質(zhì)，積極探索新的管理方法，升華管理理念，使企業(yè)檔案工作與企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業(yè)檔案管理工作的含金量，使企業(yè)檔案的內(nèi)在價(jià)值最大化。

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