淺論教學(xué)檔案的作用和管理

宋玉瓊

教學(xué)檔案是學(xué)校全部教學(xué)活動的真實(shí)記錄，是教師教學(xué)活動、教學(xué)管理、教學(xué)研究和學(xué)生學(xué)習(xí)等形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等文件材料。教學(xué)檔案有其自身的特點(diǎn)，并在學(xué)校的教育教學(xué)中發(fā)揮著重要作用，教學(xué)檔案的管理工作也就引發(fā)了眾多檔案管理人員和教育教學(xué)管理人員的關(guān)注。

教學(xué)檔案；作用；管理

學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職員工在教育教學(xué)工作、學(xué)校管理及其他各項(xiàng)工作和學(xué)習(xí)等活動中形成的，具有保存、查考、利用價(jià)值的文字、圖表和聲像等多種形式、各類載體的原始記錄，是全體師生員工智慧的結(jié)晶；學(xué)校檔案形成于各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面，是反映學(xué)校歷史面貌和發(fā)展軌跡的真實(shí)記錄，是學(xué)校重要的信息資源，是歷史的憑證，是學(xué)校的財(cái)富。

1.教學(xué)檔案的內(nèi)容

教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和?？茖W(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案既是高校教學(xué)規(guī)律的基本要求，也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理的重要標(biāo)志。

2.教學(xué)檔案的特點(diǎn)

教學(xué)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性和多樣性的特點(diǎn)。這是由于教學(xué)管理和教學(xué)活動是一種很復(fù)雜的實(shí)踐活動，它記錄這一實(shí)踐活動的教學(xué)檔案內(nèi)容和載體也是十分龐雜的、形式也是多樣的。它不僅除了紙質(zhì)的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材等外，還有錄音、幻燈片、課件等記錄材料。每個(gè)學(xué)校在專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、方法等方面各有各的不同之處，它的教學(xué)與教學(xué)管理活動是一種專業(yè)性極強(qiáng)的活動，其書面及其他形式也表現(xiàn)出不同學(xué)科教學(xué)活動與教學(xué)管理的專業(yè)性。

教學(xué)檔案具有系統(tǒng)性和周期性的特點(diǎn)。它的內(nèi)容結(jié)構(gòu)本身具有系統(tǒng)性，教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理活動的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，涉及各教學(xué)實(shí)踐層次和管理層次，是一個(gè)完整的有機(jī)體。每個(gè)新生入學(xué)到畢業(yè)離校整個(gè)過程中，都要系統(tǒng)的整理一系列完整的檔案材料。教學(xué)檔案的周期性表現(xiàn)為學(xué)期、學(xué)年、學(xué)制周期。在年度的劃分主要以教學(xué)年度和學(xué)制年度進(jìn)行管理，各個(gè)階段共同構(gòu)成完整的大循環(huán)周期，每屆學(xué)生的培養(yǎng)過程就是一個(gè)教學(xué)周期。

教學(xué)檔案還具有分散性和集中性的特點(diǎn)。由于教學(xué)業(yè)務(wù)活動和管理活動的分工，學(xué)校產(chǎn)生的教學(xué)材料往往會分散在各個(gè)教學(xué)部門，這就使得教學(xué)檔案的產(chǎn)生部門得保存一定數(shù)量的檔案，但必須按照統(tǒng)一性、集中性管理的原則，這就造成了學(xué)校、處室二級管理的局面，也就決定了學(xué)校教學(xué)檔案管理的分散性與集中性并存的特點(diǎn)。

3.教學(xué)檔案的作用

教學(xué)檔案是加強(qiáng)學(xué)校思想政治工作不可缺少的寶貴資源。要發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，把教師平時(shí)在多項(xiàng)活動中的表現(xiàn)提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，作為評估教師的依據(jù)，從而使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在表彰或批評老師時(shí)不憑空臆斷，使教師心悅誠服。

教學(xué)檔案是提高師資水平的重要手段。每一位教師都有各自的教學(xué)方法，在教學(xué)過程中形成許多教學(xué)經(jīng)驗(yàn)。這些教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)方法，都體現(xiàn)在教學(xué)檔案中。利用教學(xué)檔案，可以使新教師掌握教與學(xué)的方法，盡快地熟悉教學(xué)業(yè)務(wù)。

教學(xué)檔案是評價(jià)學(xué)校管理水平、考核教師業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德的主要依據(jù)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教育部門要經(jīng)常注意檢查、歸納和分析教學(xué)檔案，既能從中發(fā)現(xiàn)一些問題，如學(xué)生的失學(xué)、失足、體罰學(xué)生等，又可以比較客觀地評價(jià)學(xué)校的工作，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高管理水平。同時(shí)根據(jù)教學(xué)檔案記載的內(nèi)容，還可以衡量教師的責(zé)任心、教學(xué)水平、分析判斷能力和職業(yè)道德。

4.教學(xué)檔案的有效管理

建立健全歸檔制度，確保教學(xué)檔案的完整與安全。教學(xué)文件材料是由教與學(xué)兩方面的文件材料轉(zhuǎn)化而來的，其來源廣泛而又分散，且絕大部分來源于從事教學(xué)第一線工作的教師和學(xué)生。由教學(xué)和學(xué)生本人撰寫的文件材料，一般只有單份，不必經(jīng)過任何收發(fā)渠道，也不要送交校系領(lǐng)導(dǎo)審查和登記，在沒有收集之前，長期保存于教師和學(xué)生本人手中，極易散失。而且有些學(xué)校的檔案部門還從未收集過這部分文件材料，即便進(jìn)行收集，有很多老師也不愿意上交這部分材料。職能部門因工作需要，覺得歸檔后再用時(shí)找起來不方便，不愿及時(shí)將應(yīng)歸檔的材料及時(shí)組卷歸檔，這樣影響了教學(xué)檔案的完整性，就使得教學(xué)檔案很難發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，必須建立和健全教學(xué)檔案的歸檔制度，這是做好教學(xué)檔案管理工作的第一步。

5.運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，加強(qiáng)教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案信息化是適應(yīng)信息化時(shí)代的需要，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立高校電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，對學(xué)生成績、教師業(yè)務(wù)檔案等信息量大，經(jīng)常查詢利用應(yīng)建立學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫和教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫對紙質(zhì)的教學(xué)管理文件、教學(xué)計(jì)劃、招生錄取表等對其進(jìn)行數(shù)字化，通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲、檢索方便、便捷的在微機(jī)上直接查詢和輸出。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫及檔案信息資源管理網(wǎng)，使檔案信息傳遞及時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學(xué)校的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)。

變被動服務(wù)為主動服務(wù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案效用最大化。檔案管理人員明確檔案工作人員既是專業(yè)人員，又是服務(wù)人員。在工作中取得廣大利用者的信任，就要進(jìn)行優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分利用大學(xué)中網(wǎng)絡(luò)便利，把學(xué)生想知道的檔案信息、畢業(yè)生論文等編制學(xué)生電子檔案的形式開展服務(wù)使學(xué)生隨時(shí)隨地都可以在網(wǎng)上查詢有關(guān)自己的信息，提高檔案的利用率，對教學(xué)檔案的內(nèi)容分析研究，根據(jù)利用者需求編制參考資料，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的功能，服務(wù)教學(xué)第一線，以實(shí)現(xiàn)檔案效用的最大化。

注重教學(xué)檔案的材料整理，加強(qiáng)規(guī)范管理。教學(xué)檔案檔案建設(shè)是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、工作量大的系統(tǒng)性工程，每一環(huán)節(jié)都必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)行管理，首先，要明確教學(xué)檔案建設(shè)內(nèi)容，制定檔案建設(shè)目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，明確教學(xué)材料歸檔要求。其次，建立教學(xué)檔案定期檢查和抽查制度。對每個(gè)階段確定不同的檢查重點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。最后，對提交的原始材料及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要一致，對歸檔文件要以件為單位進(jìn)行科學(xué)有效的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，歸檔文件應(yīng)齊全完整，立卷時(shí)的選擇應(yīng)盡可能結(jié)合教學(xué)工作，做到檔案邊形成邊收集。

隨著教育事業(yè)的改革和發(fā)展，教學(xué)檔案是學(xué)校辦學(xué)的參謀，管好教學(xué)檔案是檔案工作者義不容辭的責(zé)任，檔案管理人員和教育教學(xué)管理人員應(yīng)充分認(rèn)識到教學(xué)檔案在學(xué)校教育教學(xué)中的重要意義，運(yùn)用科學(xué)、規(guī)范的管理手段及現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使教學(xué)檔案真正成為學(xué)校教育教學(xué)工作的得力助手。

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[2]楊瑛.教育教學(xué)檔案管理和利用.環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)（理論），2011.07

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