淺談新形勢(shì)下如何做好高校系部辦公室主任工作

【摘要】2010年5月5日，國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議審議并通過(guò)了《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》。《綱要》的提出為辦好新時(shí)期的高校教育指明了方向，也提出了更新、更高的標(biāo)準(zhǔn)與要求。在新形勢(shì)下，如何做好系部辦公室工作，如何當(dāng)好系部辦公室主任，如何順應(yīng)高等教育的發(fā)展方向，是高校教育管理者應(yīng)當(dāng)思考的問(wèn)題，對(duì)此，筆者針對(duì)高校系部辦公室主任的工作特點(diǎn)，提出了幾點(diǎn)粗淺看法。

【關(guān)鍵詞】高校系部；辦公室主任

系部辦公室是高校教學(xué)單位進(jìn)行教學(xué)、行政與科研管理、以及為廣大師生員工提供綜合性服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)，也是系部領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)管理職能的主要工具與根本報(bào)障。系部辦公室工作能力的強(qiáng)與弱，工作態(tài)度的好與壞、工作方法的科學(xué)與否，直接影響著系部的方方面面。辦公室主任作為系部各方面工作的組織與管理者，其綜合素質(zhì)的高低直接影響著部門(mén)的工作效率與效果。如何做好系部辦公室主任，筆者認(rèn)為，需從以下四個(gè)方面入手。

一、勤于思考，善于分析

高校系部辦公室是高校教學(xué)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)中心和調(diào)度中樞，承擔(dān)著教學(xué)運(yùn)行、事務(wù)管理、綜合服務(wù)等重要職能。作為一名系部的辦公室主任，對(duì)于各種問(wèn)題必須具有充分的預(yù)見(jiàn)性，出現(xiàn)問(wèn)題更要具備妥善解決的能力。只有在工作實(shí)踐中勤于思考，善于分析，才能不斷積累經(jīng)驗(yàn)。

（1）養(yǎng)成多觀(guān)察的好習(xí)慣。作為系部辦公室主任，平時(shí)必須養(yǎng)成仔細(xì)觀(guān)察的好習(xí)慣。系部的上上下下，事情的前因后果，都要多加留心，并找出可能出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié)，只有抱著發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的心態(tài)，才能在點(diǎn)滴中積累經(jīng)驗(yàn)，為將來(lái)在管理中制定最佳的方式方法提供線(xiàn)索。

（2）養(yǎng)成多分析的好習(xí)慣。作為系部辦公室主任，要學(xué)會(huì)在現(xiàn)象的觀(guān)察中捕捉問(wèn)題的本質(zhì)，并運(yùn)用科學(xué)的方法分析出問(wèn)題的原因。不論是一般問(wèn)題或特殊問(wèn)題，只有我們透過(guò)現(xiàn)象分析本質(zhì)，并制定出以人為本，因地制宜的方案，才能為領(lǐng)導(dǎo)的最終決策提供強(qiáng)有力的信息支持。

（3）養(yǎng)成統(tǒng)籌規(guī)劃能力。面對(duì)紛繁復(fù)雜的情況，系部辦公室需要具備很強(qiáng)的統(tǒng)籌規(guī)劃能力，在工作中合理規(guī)劃，分清主次。面對(duì)常規(guī)工作，我們要制定科學(xué)的計(jì)劃，計(jì)劃不僅要周密詳實(shí)，還要有很強(qiáng)的可操作性。除了常規(guī)工作的計(jì)劃，辦公室主任還要為臨時(shí)工作及突發(fā)情況留出一定的彈性時(shí)間并制定出各種應(yīng)急預(yù)案，只有這樣，面對(duì)問(wèn)題方能做到有條不紊，游刃有余。

二、運(yùn)籌帷幄，把握大局

作為部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，系部辦公室主任在領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施決策的過(guò)程中必須在遵循與上級(jí)保持一致的原則，并充分理解學(xué)校與部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的總體工作思路，以此在工作中結(jié)合實(shí)際情況，制定行之有效的方法與措施。

（1）做到信息溝通的順暢。通暢的信息是做出正確判斷的基礎(chǔ)。信息的通暢與否，來(lái)源于我們對(duì)各方消息的搜集與歸納能力。作為系部辦公室主任，我們還要時(shí)刻注意各層面的消息，不論是國(guó)家的大政方針，還是學(xué)校的政策措施，都要隨時(shí)搜集整理，及時(shí)上傳下達(dá)，不僅如此，我們還要將各種信息進(jìn)行分類(lèi)與篩選，及時(shí)與部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)交流研討，通過(guò)集體的智慧提煉出有價(jià)值資料，并將其運(yùn)用于實(shí)踐之中，以此促進(jìn)部門(mén)各項(xiàng)事務(wù)的順利開(kāi)展。

（2）做到判斷準(zhǔn)確。作為系部辦公室主任，面對(duì)各項(xiàng)工作的同時(shí)更面臨著形形色色的人與事。面對(duì)復(fù)雜的情況，我們必須理清脈絡(luò)，做出判斷。很多問(wèn)題看似微小，實(shí)則折射出了較深的矛盾與隱患，只有分析到位，才能判斷出癥結(jié)與隱患的根源，據(jù)此做出科學(xué)理性的結(jié)論。通過(guò)上述過(guò)程，我們才能在工作的過(guò)程中贏(yíng)得主動(dòng)，把握先機(jī)，真正做到化解矛盾，隱患于無(wú)形之間。

（3）要做到團(tuán)結(jié)一致?？茖W(xué)發(fā)展觀(guān)強(qiáng)調(diào)“以人為本”，我們的系部正是由多個(gè)獨(dú)立思考的人所組成，不論是領(lǐng)導(dǎo)還是普通教職員工，其根本任務(wù)都是為了部門(mén)建設(shè)，作為辦公室主任，一定要擔(dān)任好粘合劑的角色，只有充分和干部群眾相接觸，才能做好廣大師生員工的知心人，得到上下一致的擁護(hù)與支持。

三、勤奮好學(xué)，與時(shí)俱進(jìn)

作為系部辦公室主任，日常接觸的人群綜合素質(zhì)較高。面對(duì)這一人群，系部對(duì)于辦公室主任只有不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，才能掌握先進(jìn)的管理理念、管理方法與管理工具，并將此運(yùn)用于高素質(zhì)人群的管理實(shí)踐中。對(duì)此，我們應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。

（1）加強(qiáng)思想政治方的學(xué)習(xí)。由于辦公室溝通與協(xié)調(diào)的活動(dòng)具有較高的政策性，因此，辦公室人員必須熟練運(yùn)用科學(xué)發(fā)展觀(guān)理論，學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)黨的各項(xiàng)方針政策。只有具備了較高的政治素質(zhì)，才能夠高瞻遠(yuǎn)矚，預(yù)見(jiàn)發(fā)展的方向；只有具備了全局觀(guān)念，才能團(tuán)結(jié)群眾，依靠集體的力量，把工作做實(shí)做好。

（2）加強(qiáng)人事協(xié)調(diào)能力的學(xué)習(xí)。處理人際關(guān)系的能力和技巧在很大程度上決定了高校系部辦公室工作的效果。從與領(lǐng)導(dǎo)溝通的角度來(lái)看，辦公室主任要學(xué)會(huì)傾聽(tīng)，做到充分領(lǐng)會(huì)精神，把握工作的方向。另外，辦公室主任還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，廣泛聽(tīng)取教職員工與學(xué)生的意見(jiàn)、建議，在這一過(guò)程中，去粗取精，去偽存真，最終將信息及時(shí)客觀(guān)地反饋給領(lǐng)導(dǎo)，使得部門(mén)上下信息暢通，溝通無(wú)礙。

（3）具備優(yōu)秀的語(yǔ)言文字能力。語(yǔ)言文字是信息溝通的工具。熟練掌握語(yǔ)言文字是一個(gè)合格辦公室主任的必備能力。不僅如此，辦公室主任還應(yīng)具備較好的編輯水平，對(duì)于系部部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)起草的各項(xiàng)文書(shū)，能夠給予合理的編輯與修改，使之在各方面更加規(guī)范如法。

（4）熟練掌握各項(xiàng)現(xiàn)代辦公技術(shù)手段。為了進(jìn)一步提高工作效率與水平，高校系部辦公室主任應(yīng)充分學(xué)習(xí)各項(xiàng)現(xiàn)代化辦公技能，從計(jì)算機(jī)硬件、現(xiàn)代辦公與教學(xué)軟件、現(xiàn)代化通訊工具、多媒體設(shè)備等幾個(gè)重要方面入手進(jìn)行全方位的學(xué)習(xí)，只有這樣，才能跟得上時(shí)代的需要，在處理各項(xiàng)事務(wù)中才能更加得心應(yīng)手。

四、以德為先、嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)

做好系部辦公室的各項(xiàng)工作，必須以德為先，修德立品。只有在思想上時(shí)時(shí)刻刻具備了為人民服務(wù)的意識(shí)，才能在工作中勇挑重?fù)?dān)，兢兢業(yè)業(yè)。除此之外，作為系部的工作主軸，辦公室主任應(yīng)充分明白一個(gè)要點(diǎn)，即高校舞臺(tái)的主角是教師，我們是教師的服務(wù)者。只要理解了這一道理，才能在紅花面前甘當(dāng)綠葉，做好一名服務(wù)者應(yīng)盡的義務(wù)。

做好系部辦公室主任，必須做到嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，淡薄名利，不做騎墻派，不當(dāng)老好人。只有嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，才能在工作中更好地做到堅(jiān)持原則，不偏不倚，公正公開(kāi)，黑白分明。只有做到上述幾點(diǎn)，才能將部門(mén)的運(yùn)轉(zhuǎn)引入正軌，部門(mén)內(nèi)的師生員工才會(huì)團(tuán)結(jié)一心，共同進(jìn)步。對(duì)于淡薄名利，這更是辦公室主任的一條重要做人原則，只有心懷坦蕩，虛懷若谷，才能對(duì)工作真誠(chéng)付出，不求回報(bào)，在經(jīng)濟(jì)方面，才不會(huì)有任何非分之想。面對(duì)腐敗等不良行為，我們更要堅(jiān)決抵制，與之斗爭(zhēng)到底。

作者簡(jiǎn)介:

原迪 (1980~) , 男, 北京聯(lián)合大學(xué)生物化學(xué)工程學(xué)院，公共基礎(chǔ)部辦公室主任，研究實(shí)習(xí)員。