探討企業(yè)外事接待禮儀與注意事項(xiàng)

郭陽(yáng) 歐陽(yáng)冬青

隨著改革開(kāi)放的不斷深入與中國(guó)加入世界貿(mào)易組織以及奧運(yùn)會(huì)的成功舉辦，中國(guó)與世界其它國(guó)家之間各方面的交流正以前所未有的速度全面展開(kāi)，中國(guó)人民也越來(lái)越感到自己的生

活不再是自給自足式的封閉狀態(tài)，而是與整個(gè)世界的經(jīng)濟(jì)、政治、文化發(fā)展緊密相連。中國(guó)人自古以來(lái)就以熱情好客著稱(chēng)?？鬃印坝信笞赃h(yuǎn)方來(lái),不亦樂(lè)乎”的一句名言,道盡了中

國(guó)人招待賓朋的真誠(chéng)與熱情。

對(duì)中國(guó)人來(lái)說(shuō)，有關(guān)涉外的諸多交流方式中,一項(xiàng)重要的也是經(jīng)常發(fā)生的工作,就是接待外國(guó)來(lái)訪(fǎng)者或招待在中國(guó)工作的外國(guó)技術(shù)人員。周恩來(lái)總理曾說(shuō)過(guò)的“外交無(wú)小事”深

刻的表明了外事工作的重要性，外事工作的任何微小的細(xì)節(jié)都將引起巨大的后果。招待外賓時(shí)要表現(xiàn)得熱情但不失禮節(jié),除了要繼承、發(fā)揚(yáng)我國(guó)禮待賓客的優(yōu)良傳統(tǒng)之外,還要同時(shí)

借鑒國(guó)際上通用的禮賓慣例。企業(yè)招待外國(guó)賓客或技術(shù)專(zhuān)家時(shí)更要慎重考慮許多實(shí)際因素，現(xiàn)對(duì)企業(yè)接待外國(guó)專(zhuān)家的禮儀與注意事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)探討。

總體來(lái)說(shuō)，外國(guó)友人來(lái)訪(fǎng)企業(yè)可以基本分為兩大類(lèi)，即拜訪(fǎng)性短暫訪(fǎng)問(wèn)以及服務(wù)性中長(zhǎng)期駐留。在國(guó)際慣用的交往方式中，對(duì)外國(guó)來(lái)訪(fǎng)的客人，通常均視其身份地位和訪(fǎng)問(wèn)目

的以及兩國(guó)關(guān)系等因素，有針對(duì)性的安排相應(yīng)活動(dòng)。對(duì)企業(yè)進(jìn)行短暫性訪(fǎng)問(wèn)的國(guó)外友人，如某國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)、外國(guó)某地方官員、外國(guó)企業(yè)高層執(zhí)行人員等來(lái)中國(guó)訪(fǎng)問(wèn)，往往都舉行隆重

的迎送儀式，而對(duì)其他外國(guó)人員來(lái)訪(fǎng)，一般不舉行歡迎儀式。然而，對(duì)應(yīng)邀前來(lái)企業(yè)訪(fǎng)的外國(guó)友人，無(wú)論是官方人士、專(zhuān)業(yè)代表團(tuán)，在他們抵達(dá)中國(guó)回國(guó)時(shí)，均應(yīng)安排相應(yīng)身份人

員前往接待地，如機(jī)場(chǎng)、車(chē)站、碼頭進(jìn)行迎送。對(duì)長(zhǎng)期在本企業(yè)工作的外國(guó)專(zhuān)家等，在他們離開(kāi)企業(yè)時(shí)，各相關(guān)部門(mén)相應(yīng)職位人員進(jìn)行送別。

企業(yè)外事接待事務(wù)通常分為四個(gè)階段，即籌備階段、迎接與會(huì)議階段、告別階段與需要注意的事項(xiàng)，這四個(gè)階段相輔相成，缺一不可，任何階段出現(xiàn)紕漏都將導(dǎo)致下一階段無(wú)

法圓滿(mǎn)完成，進(jìn)而對(duì)企業(yè)形象、社會(huì)利益甚至兩國(guó)關(guān)系都將導(dǎo)致嚴(yán)重影響。下面針對(duì)各個(gè)階段的詳細(xì)情況進(jìn)行分析。

一、籌備階段

指定負(fù)責(zé)外事接待的企業(yè)為圓滿(mǎn)完成接待任務(wù)，一般需要成立專(zhuān)門(mén)的接待團(tuán)隊(duì)，全面籌劃、負(fù)責(zé)、處理一切接待外國(guó)友人過(guò)程中發(fā)生的所有事宜，而這個(gè)團(tuán)隊(duì)也將成為該次接

待任務(wù)的指揮所，負(fù)責(zé)接待的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)也就是總指揮官，對(duì)該次接待任務(wù)進(jìn)行全面負(fù)責(zé)。一般大型企業(yè)配備專(zhuān)業(yè)外事接待部門(mén)負(fù)責(zé)企業(yè)外事事宜。對(duì)于一些小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，可臨時(shí)

抽調(diào)一位或幾位骨干人員負(fù)責(zé)外事接待，該企業(yè)負(fù)責(zé)人，如廠(chǎng)長(zhǎng)、經(jīng)理則應(yīng)作為外賓接待負(fù)責(zé)人統(tǒng)領(lǐng)全局。

根據(jù)外國(guó)人員來(lái)訪(fǎng)時(shí)間，企業(yè)需提前組成接待團(tuán)隊(duì)，對(duì)外事接待任務(wù)進(jìn)行籌劃時(shí)，應(yīng)按照以下幾方面進(jìn)行安排與計(jì)劃：

1、了解來(lái)訪(fǎng)者的基本情況；

接待人員需要弄清來(lái)訪(fǎng)人員的國(guó)別、宗教、信仰、民族、姓名、來(lái)訪(fǎng)成員名單、來(lái)訪(fǎng)目的、來(lái)訪(fǎng)時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間、乘坐交通工具、飲食文化等相關(guān)信息。

2、進(jìn)行前期具體安排；

掌握來(lái)訪(fǎng)者基本情況以后，接待團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)制定一份周密的中外文書(shū)面接待活動(dòng)日程安排總表，安排總表的內(nèi)容應(yīng)包括：迎送、會(huì)議、簽字儀式、宴請(qǐng)、參觀(guān)游覽、交通工具、餐

寢時(shí)間、陪同人員等詳細(xì)內(nèi)容。日程安排應(yīng)盡量事先征詢(xún)對(duì)方聯(lián)系人意見(jiàn)，同時(shí)還要考慮來(lái)賓的風(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰。

需要具體安排的工作包括：安排接站人員與車(chē)輛、住宿地點(diǎn)與結(jié)算方式、隨行陪同人員或翻譯、每日就餐地點(diǎn)與時(shí)間、工作地點(diǎn)與休息地點(diǎn)、會(huì)議室、通訊方式、游覽路線(xiàn)與

時(shí)間，有些情況下還要安排宗教活動(dòng)時(shí)間。

日程安排表中的內(nèi)容看似簡(jiǎn)單易做，但對(duì)于企業(yè)籌劃接待外賓來(lái)訪(fǎng)計(jì)劃時(shí)，卻不像想象中那么容易。比如安排外賓使用的交通工具時(shí)，有些小型企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)職汽車(chē)或?qū)Ｂ毸緳C(jī)

負(fù)責(zé)接待外賓，如外賓臨時(shí)需要用車(chē)，可能出現(xiàn)企業(yè)無(wú)車(chē)可找的現(xiàn)象。因此配出專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)全程跟隨外賓在中國(guó)的工作十分重要。如沒(méi)有條件，可從其它企業(yè)臨時(shí)抽調(diào)車(chē)輛或安排

一輛機(jī)動(dòng)車(chē)輛來(lái)解決突發(fā)問(wèn)題。再如安排會(huì)議時(shí)間，有些到企業(yè)工作外國(guó)技術(shù)人員習(xí)慣每天早晨與本企業(yè)相關(guān)人員一同制定當(dāng)天的工作或活動(dòng)計(jì)劃，所以需要在每日正式工作前安

排會(huì)議地點(diǎn)，但很多中國(guó)企業(yè)也習(xí)慣在每日早晨安排會(huì)議，因此安排會(huì)議室的以及參加會(huì)議人員可能出現(xiàn)沖突現(xiàn)象。如臨時(shí)等待安排會(huì)議室或等待參加會(huì)議人員將會(huì)嚴(yán)重影響外國(guó)

專(zhuān)家在企業(yè)的工作時(shí)間與工作效率，對(duì)企業(yè)也是一種無(wú)形的資源浪費(fèi)。

3、通知日程安排；

接待團(tuán)隊(duì)對(duì)來(lái)訪(fǎng)外賓的日程安排最終確定后，需通知或召集日程中列出的相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)準(zhǔn)備，如有需要，可將與外賓相關(guān)印制好的日程安排表提前轉(zhuǎn)交至來(lái)訪(fǎng)人員手中，

以便雙方提早進(jìn)行相應(yīng)準(zhǔn)備。

二、迎送與會(huì)議階段；

1、迎接到訪(fǎng)；

迎接外賓時(shí)，外賓下飛機(jī)、車(chē)輛或船后，接待人員應(yīng)主動(dòng)將迎賓人員姓名、職務(wù)一一介紹給來(lái)賓，迎賓人員隨即與來(lái)賓握手表示歡迎。如遇外賓主動(dòng)與我方人員擁抱時(shí)，我方

可做相應(yīng)表示。如需獻(xiàn)花，應(yīng)安排在迎賓的主要領(lǐng)導(dǎo)人與客人握手之后進(jìn)行。乘車(chē)時(shí)，應(yīng)先請(qǐng)客人從右側(cè)上車(chē)，陪同主人再?gòu)淖髠?cè)上車(chē)。待外賓與陪同人員全部上車(chē)后，再驅(qū)車(chē)去

賓館。途中，陪同人員應(yīng)擇機(jī)將有利于對(duì)外宣傳的事物，如沿途所見(jiàn)的歡迎標(biāo)語(yǔ)、人文景觀(guān)等向外賓介紹。

2、召開(kāi)會(huì)議；

接見(jiàn)一方的會(huì)議安排人，應(yīng)主動(dòng)將會(huì)見(jiàn)時(shí)間、地點(diǎn)、主方出席人、其它具體安排及有關(guān)注意事項(xiàng)通知對(duì)方。如有合影，還要事先編好合影圖，一般主人居中，按禮賓順序，主

客雙方間隔排列，兩端均由主方人員旁邊。開(kāi)會(huì)之前，主人應(yīng)在門(mén)口迎候客人，可以在大樓正門(mén)迎候，也可以在會(huì)客廳迎候。如果主人不到樓門(mén)口迎候，則應(yīng)由工作人員在大樓門(mén)

口迎接，引入會(huì)客廳。會(huì)見(jiàn)結(jié)束，主人應(yīng)送客人至車(chē)前或在門(mén)口握別，目送客人離去。領(lǐng)導(dǎo)人之間的會(huì)見(jiàn)，除陪見(jiàn)人和必要的翻譯員、記錄員外，其他工作人員安排就緒后均應(yīng)退

出。談話(huà)過(guò)程中，旁人不要隨意進(jìn)出。

三、告別階段

當(dāng)外賓結(jié)束訪(fǎng)問(wèn)或結(jié)束工作即將離開(kāi)時(shí)，接待外賓的各企業(yè)不能忽略告別的重要性，在一定程度上來(lái)說(shuō)，告別或送別儀式與迎接儀式具有相同的作用，如果迎接儀式轟轟烈烈

，而告別儀式顯得敷衍了事，外賓就會(huì)感到突然地落寞或失望，也喪失了我們作為禮儀之國(guó)的風(fēng)度。所以告別儀式雖然可以相對(duì)簡(jiǎn)單與快速，但也一定要精心選擇迎接歡送人員，

數(shù)量上要加以限制，身份上要大致相仿，職責(zé)上要?jiǎng)澐置鞔_。在送別階段操作進(jìn)行得是否得當(dāng)，乃是接待外賓最后的也是關(guān)鍵的一環(huán)。

四、需要特別注意的幾個(gè)問(wèn)題；

通過(guò)這幾年來(lái)迎接外賓來(lái)企業(yè)訪(fǎng)問(wèn)或在企業(yè)中長(zhǎng)期工作，我慢慢總結(jié)出了幾個(gè)特別需要注意的關(guān)鍵問(wèn)題，人們都說(shuō)“外交無(wú)小事”，我在實(shí)際工作確實(shí)對(duì)這句話(huà)深有體會(huì)，任

何細(xì)節(jié)的處理不當(dāng)都將導(dǎo)致無(wú)法估量的后果，與此相對(duì)，對(duì)于細(xì)節(jié)的重視也會(huì)使企業(yè)受益匪淺。以下是幾個(gè)在工作中需要注意也是十分重要的問(wèn)題：

1、到機(jī)場(chǎng)或車(chē)站迎接外賓一定要做到接站時(shí)間準(zhǔn)確、地點(diǎn)準(zhǔn)確以及外賓姓名拼寫(xiě)準(zhǔn)確。一般城市的機(jī)場(chǎng)都距離室內(nèi)或企業(yè)有很遠(yuǎn)距離，因此對(duì)接送路途中的交通問(wèn)題要做充

足準(zhǔn)備，尤其是冬季或天氣不好的時(shí)候，更要提前出發(fā)或提前咨詢(xún)交通部門(mén)詢(xún)問(wèn)路況。試想語(yǔ)言不通的外賓出機(jī)場(chǎng)火車(chē)站后見(jiàn)不到接站的人員將會(huì)多么焦急。

2、為外賓提供的餐飲住宿及交通工具都應(yīng)謹(jǐn)慎安排。如果是中長(zhǎng)期在企業(yè)中進(jìn)行技術(shù)服務(wù)的外賓，企業(yè)應(yīng)對(duì)其吃飯、住宿、交通路線(xiàn)、交通工具進(jìn)行周密安排。外賓吃飯的

地點(diǎn)要環(huán)境整潔、肅靜，具有中國(guó)特色；食物要干凈、衛(wèi)生；住宿的酒店應(yīng)為國(guó)家正規(guī)酒店，可以提供正規(guī)、周到的服務(wù)；企業(yè)提供的交通工具要安全、整潔，司機(jī)要經(jīng)過(guò)正規(guī)訓(xùn)

練，人品端正，遵守交通規(guī)范，最好可以與外賓進(jìn)行簡(jiǎn)單溝通；交通路線(xiàn)要選擇寬敞與路況良好的路段，不應(yīng)將車(chē)輛頻繁開(kāi)至城市鬧市區(qū)或偏僻的街道。

3、外賓在企業(yè)的工作環(huán)境要認(rèn)真安排。應(yīng)騰出單獨(dú)的辦公室供外賓使用，同時(shí)辦公室應(yīng)配備基本的辦公設(shè)施與生活設(shè)施，除常規(guī)的辦公設(shè)備，如電腦、電話(huà)、復(fù)印機(jī)、打印

機(jī)和文具外，還要特別注意開(kāi)通互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)、國(guó)際長(zhǎng)途電話(huà)業(yè)務(wù)或提供當(dāng)?shù)仉娫?huà)卡，以便在企業(yè)工作外賓對(duì)遇到的技術(shù)問(wèn)題向其本國(guó)人員進(jìn)行溝通與聯(lián)系。

總之，“外事無(wú)小事”作為我國(guó)的外交準(zhǔn)則，不僅被其它國(guó)家廣泛應(yīng)用，而且也成為企業(yè)的接待外國(guó)友人的原則?？此菩∈拢貌缓镁蜁?huì)變成大事。將小事當(dāng)作大事看待

，才能不出漏洞。同樣是一件小事，處理不當(dāng)，會(huì)出現(xiàn)兩種不同的后果，難怪周總理說(shuō)“外交無(wú)小事”。正確處理好外事工作中的一個(gè)個(gè)小事，才能讓外國(guó)友人在中國(guó)感受到中國(guó)

人民的溫暖，才能最好的實(shí)現(xiàn)外國(guó)友人在中國(guó)的訪(fǎng)問(wèn)與服務(wù)的目的，從而為企業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。（作者單位：1、中國(guó)石油四川銷(xiāo)售成都分公司；2、中國(guó)石油四川石化有

限責(zé)任公司）