人事檔案管理現(xiàn)狀及設(shè)想

徐麗

在我國社會實現(xiàn)由計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的過程中，人才的流動已經(jīng)成為一種客觀現(xiàn)象，隨著就業(yè)形勢的日益嚴(yán)峻，企業(yè)改制的進(jìn)一步深化，越來越多的人員進(jìn)入了人才市場進(jìn)行自主擇業(yè)，基于這一原因，我們在人事檔案的管理過程中也發(fā)現(xiàn)了不少問題。

一、檔案管理現(xiàn)狀

1.對檔案的重要性認(rèn)識不夠

大中專畢業(yè)生大部分應(yīng)聘到非國有制單位或自謀職業(yè)，由于這些單位沒有檔案管理權(quán)限，在接收畢業(yè)生時沒有接收其人事檔案關(guān)系，再加上個人不重視自己的檔案及在工作中形成的檔案材料，有的畢業(yè)生在畢業(yè)幾年后都不知道自己檔案關(guān)系的下落。產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因在于他們認(rèn)為沒有檔案對他們將來的退休沒有影響，只要養(yǎng)老保險交夠一定的年限就可以辦理退休手續(xù)；流動人員只要不在國企工作，按照事業(yè)單位的工資制度給他們辦理的定級、升級等人事代理項目可謂畫蛇添足。

2.人檔分離逐漸成為普遍現(xiàn)象

在大量的流動人員中，尤其是年輕人對檔案的觀念發(fā)生了根本性的變化，只憑個人簡歷找到工作已經(jīng)成為用人單位和應(yīng)聘者認(rèn)可的事情，大多數(shù)人認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或用途不大。許多非公有制單位在招聘員工時并不關(guān)心其人事檔案。許多企業(yè)通常采取“合格不合格干了就知道”的方式評價并使用人才。

改制企業(yè)中買斷工齡的職工，暫時未落實工作單位，人事檔案仍在原單位存放，在與原單位解除關(guān)系后將會涉及到補繳養(yǎng)老保險、出具就業(yè)狀況、辦理調(diào)動手續(xù)、報考研究生、評審專業(yè)技術(shù)職稱和出國政審等一系列證明時，原單位以已經(jīng)與其解除勞動合同關(guān)系為由不予辦理。人事檔案的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性受到挑戰(zhàn)。

3.檔案失實現(xiàn)象嚴(yán)重

有些流動人員人事檔案中失實現(xiàn)象較為嚴(yán)重，特別是企業(yè)工人檔案，由于諸多原因?qū)е聶n案材料與實際年齡不符的現(xiàn)象時有發(fā)生，有的是因為填表時自己未在場，有的甚至是因為在轉(zhuǎn)工時實際年齡已超出轉(zhuǎn)工年齡界限，這些問題最終導(dǎo)致這些人的實際年齡已經(jīng)到達(dá)退休年齡時卻辦不了退休，領(lǐng)不了退休金，有的甚至還得等上三五年。

流動人員在外地打工，畢業(yè)一年后不辦理轉(zhuǎn)正定級、糧戶關(guān)系落戶等一系列手續(xù)，其工作單位在調(diào)其檔案后會以缺少材料為由不予接收。

4.檔案多頭管理現(xiàn)象頻發(fā)

從現(xiàn)行的人事檔案管理體制來看，人事檔案分別由組織、人事部門、教育部門和企業(yè)事業(yè)等單位管理，難以形成統(tǒng)一規(guī)范的管理。甚至有的企事業(yè)單位將人事檔案看作是單位財產(chǎn)，把扣壓人事檔案作為阻止人才正常流動的手段，有的甚至在用人單位與當(dāng)事人產(chǎn)生各種爭議和糾紛時，利用人事檔案管理權(quán)隨意添加或抽減檔案材料，給當(dāng)事人造成不良后果。

二、人事檔案的作用

人事檔案對于所有求職者、就業(yè)者來說都具有至關(guān)重要的作用：

1.有助于人員擇業(yè)

畢業(yè)生、企業(yè)改制職工及自謀職業(yè)人員自主擇業(yè)，雖然非國有單位沒有管理人事檔案的權(quán)限，但有權(quán)到相關(guān)部門查閱招聘人員的人事檔案材料，更好地了解和掌握招聘人員的情況；本地生源到外省(市)就業(yè)的，需由聘用單位所在地的人事局或人才交流中心向本地人才交流中心調(diào)檔，經(jīng)過審核檔案材料后為其辦理檔案的調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。

2.有助于專業(yè)技術(shù)職稱的評定

評聘專業(yè)技術(shù)任職資格對畢業(yè)生、企業(yè)改制職工、流動人員都是干好專業(yè)技術(shù)工作能力水平的具體表現(xiàn)，所以初、中、高級專業(yè)技術(shù)任職資格逐級晉升的過程中也是以本人的檔案材料為基礎(chǔ)的。

3.有助于享受各種保險和辦理退休手續(xù)

就業(yè)人員按一定標(biāo)準(zhǔn)繳納養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等各種保險費，在達(dá)到法定退休年齡時，經(jīng)考核檔案中記載的實際工齡、年齡以及與保險有關(guān)的證明后即可辦理退休手續(xù)。

4.有助于各項日常業(yè)務(wù)的辦理

除上述幾項外，畢業(yè)生考研、流動人員出國留學(xué)、企業(yè)改制職工辦理婚育等相關(guān)事宜，均需由檔案所在地的人事部門出具有關(guān)證明，然后到相關(guān)機構(gòu)辦理手續(xù)。

三、對新型人事檔案管理制度的設(shè)想

1.明確流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)

在組織、人事部門成立人才交流機構(gòu)之前，人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)。出于深化機構(gòu)改革和轉(zhuǎn)變職能的需要，由政府人事部門成立人才服務(wù)機構(gòu)后，把流動人員檔案管理這類較為具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才服務(wù)機構(gòu)負(fù)責(zé)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確人事檔案的公共服務(wù)性的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實性、嚴(yán)肅性，完善流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動社會化服務(wù)體系。

2.提高企業(yè)決策者對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識

利用多種渠道向企業(yè)決策者宣傳有關(guān)人事檔案知識，使他們明白人事檔案是反映員工綜合素質(zhì)的一個重要方面，是用人單位選賢舉能的重要依據(jù)。人事檔案作為評價一個人最基本、最權(quán)威的證明材料，具有法律效用，參加養(yǎng)老保險統(tǒng)籌必須通過人事檔案中記載的工齡來確認(rèn)，因此，人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個相當(dāng)長的時期，無論對單位和個人都有不可替代的作用。

3.發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容，比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》中第七條明確：“人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動人員人事檔案管理有關(guān)的身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務(wù)工作。”為了適應(yīng)服務(wù)人事工作的需要，《規(guī)定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內(nèi)容?！边@些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容，也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。

綜上所述，可以說人事檔案影響著每個人的一生，每個人都應(yīng)重視自己的人事檔案關(guān)系，應(yīng)了解檔案材料關(guān)系到自己的切身利益。只有將檔案委托給人才流動服務(wù)機構(gòu)才可以享受一系列人事服務(wù)，解除他們的后顧之憂，使他們更好地發(fā)揮自己的積極性、主動性，從而更好地投入到實際工作中去。