ERP環(huán)境下會計信息質(zhì)量控制研究

馮建新

［摘要］ ERP環(huán)境下，會計信息生成的途徑包括手工錄入信息和集成信息，會計信息生成模式具有集成化、實時化和精細(xì)化的特點；同時，企業(yè)的管理理念、生產(chǎn)運行、管理及會計核算都發(fā)生了深刻的變革?；贓RP的特點和變革，會計信息質(zhì)量產(chǎn)生了新的系統(tǒng)風(fēng)險、數(shù)據(jù)輸入風(fēng)險、數(shù)據(jù)處理風(fēng)險、人工不當(dāng)干預(yù)風(fēng)險和權(quán)限控制風(fēng)險；針對新的風(fēng)險，提出了構(gòu)建矩陣式會計信息質(zhì)量控制保障體系、構(gòu)建基于測試系統(tǒng)正確性的評價模型、構(gòu)建業(yè)務(wù)處理監(jiān)控清單、完善避免人工不當(dāng)干預(yù)的防范措施和強化系統(tǒng)權(quán)限管理等五項對策。

［關(guān)鍵詞］ ERP；會計信息；質(zhì)量控制；對策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 004

［中圖分類號］F233［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）06- 0007- 03

會計信息質(zhì)量是會計工作的基石，根據(jù)《企業(yè)會計準(zhǔn)則——基本準(zhǔn)則》的要求，會計信息必須具備可靠性、相關(guān)性、可理解性和及時性等特征。ＥＲＰ（Enterprise Resource Planning）環(huán)境下，企業(yè)管理理念、會計核算平臺及業(yè)務(wù)流程發(fā)生了深刻變化，會計信息來源、加工、存儲過程出現(xiàn)的新的風(fēng)險因素，對會計信息的可靠性、相關(guān)性和及時性產(chǎn)生了全方位的影響。本文從ＥＲＰ環(huán)境下會計信息生成的流程、特點、風(fēng)險入手，研究提出了會計信息質(zhì)量控制的對策。

1ＥＲＰ環(huán)境下會計信息生成流程及特點

ＥＲＰ是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力、計算機硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)，融合了先進的管理思想，集中體現(xiàn)了物資流、資金流、信息流“三流合一”。

以ＳＡＰ軟件為例，該ＥＲＰ管理軟件主要包括物流管理、財務(wù)管理、內(nèi)部支持管理和特殊解決方案模塊。其中物流模塊包括銷售（ＳＤ）、物料管理（ＭＭ）、生產(chǎn)管理（ＰＰ）子模塊，財務(wù)管理模塊包括財務(wù)會計（ＦＩ）、成本（ＣＯ）、資金（ＴＲ）子模塊，內(nèi)部支持管理模塊包括質(zhì)量管理 （ＱＭ）、設(shè)備維護 （ＰＭ）、人力資源 （ＨＲ）子模塊，特殊解決方案模塊包括工作流 （ＷＦ）、行業(yè)解決方案 （ＩＳ） 子模塊。目前河南油田分公司已上線運行的模塊主要集中在物流管理、財務(wù)管理模塊。

ＥＲＰ環(huán)境下，會計信息的生成有兩條途徑：

（１）信息集成。ＥＲＰ系統(tǒng)通過定義事務(wù)處理（Ｔｒａｎｓａｃｔｉｏｎ）相關(guān)的會計核算科目與核算方式，在事務(wù)處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄，保證信息流與資金流、物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性。ＳＡＰ系統(tǒng)中的集成信息主要來自物料（ＭＭ）、生產(chǎn)（ＰＰ）、銷售（ＳＤ）、資產(chǎn)（ＡＭ）等模塊。集成信息產(chǎn)生的地點集中在業(yè)務(wù)部門，其原始數(shù)據(jù)的錄入是由業(yè)務(wù)人員承擔(dān)或觸發(fā)的。ＥＲＰ系統(tǒng)處理集成業(yè)務(wù)的資金流量占企業(yè)整個資金流量的７６％以上，生成的會計信息行項目占企業(yè)會計信息行項目的８３ ％，生成的會計分錄占全部會計分錄的８７％。

（2）手工信息。主要是通過ＥＲＰ系統(tǒng)財務(wù)會計模塊（ＦＩ）手工錄入會計業(yè)務(wù)，其會計信息產(chǎn)生的地點集中在財務(wù)部門，會計信息的錄入、處理是由會計人員承擔(dān)的。ＥＲＰ系統(tǒng)下處理非集成業(yè)務(wù)的資金流量僅占企業(yè)整個資金流量的 ２４ ％，生成的會計信息行項目占企業(yè)會計信息行項目的１７ ％，生成的會計分錄占全部會計分錄的１３％。

由此可見，ＥＲＰ環(huán)境下，會計信息生成的模式與非ＥＲＰ環(huán)境下的模式相比，有著基于信息化的顯著特點：

（1）集成化。ＥＲＰ系統(tǒng)在處理采購、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)的過程中，根據(jù)系統(tǒng)后臺配置，自動采集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，自動選擇會計科目，自動生成會計行項目和會計分錄，會計信息直接來源于采購、銷售、生產(chǎn)業(yè)務(wù)處理的數(shù)據(jù)，保證了會計信息與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的同源性和來源的唯一性。

（2）實時化。ＥＲＰ環(huán)境下，會計信息生成與采購、生產(chǎn)、銷售各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生同步，消除了傳統(tǒng)會計信息收集上的時間差，實現(xiàn)了信息收集和報告的實時性。

（3）精細(xì)化。ＥＲＰ系統(tǒng)中的會計核算流程處理是根據(jù)事件驅(qū)動的原理設(shè)計的，系統(tǒng)對每項事務(wù)處理，包括位置、數(shù)量、價值和狀態(tài)的變化都會自動生成信息，涉及會計業(yè)務(wù)的都將生成會計分錄，同時，會計信息是按照每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)生成行項目和會計分錄，呈現(xiàn)了經(jīng)濟業(yè)務(wù)的最初始狀態(tài)，因此ＥＲＰ系統(tǒng)中信息數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)海量化特征，與傳統(tǒng)的會計信息量相比，數(shù)據(jù)總量成數(shù)倍增加。

2ＥＲＰ的變革及對會計信息質(zhì)量的影響

與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)相比，ＥＲＰ環(huán)境下，管理理念、生產(chǎn)運行、企業(yè)管理及會計核算都發(fā)生了深刻的變革。

（１）管理理念發(fā)生了深刻變化。ＥＲＰ的核心管理思想是實現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈的有效管理，主要體現(xiàn)在注重供應(yīng)鏈資源管理、精益生產(chǎn)、同步工程和敏捷制造、事先計劃與事中控制等3個方面。計劃、事務(wù)處理、控制與決策功能都在整個供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)處理流程中實現(xiàn)，它要求在每個業(yè)務(wù)流程處理過程中最大限度地發(fā)揮每個人的工作潛能與責(zé)任心，流程與流程之間則強調(diào)人與人之間的合作精神，充分發(fā)揮每個人的主觀能動性與潛能。實現(xiàn)企業(yè)管理從“高聳式”組織結(jié)構(gòu)向“扁平式”組織機構(gòu)的轉(zhuǎn)變，提高企業(yè)對市場動態(tài)變化的響應(yīng)速度。

（2）企業(yè)管理平臺發(fā)生了深刻變化。ＥＲＰ環(huán)境下，系統(tǒng)集成了物資采購供應(yīng)、生產(chǎn)制造、銷售和財務(wù)會計等業(yè)務(wù)，實現(xiàn)了物資流、信息流和資金流“三流合一”，物資供應(yīng)、生產(chǎn)管理、銷售、財務(wù)、計劃等部門均在一個平臺上操作，使原來的“小財務(wù)、單系統(tǒng)”變成了“大財務(wù)、大系統(tǒng)”，企業(yè)管理的平臺發(fā)生了質(zhì)的變化。財務(wù)部門由原來自行收集原始資料進行會計業(yè)務(wù)處理變成了會計信息從不同部門集成產(chǎn)生，會計信息的及時性提高了，但會計信息的準(zhǔn)確性、真實性、合法性的保障難度大大增加了。

（3）業(yè)務(wù)流程發(fā)生了深刻變化。ＥＲＰ軟件的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的經(jīng)營管理方式，它將企業(yè)的經(jīng)營管理活動按照功能分為制造、分銷、財務(wù)、人力資源管理等幾大模塊，其功能實現(xiàn)需要企業(yè)對原有的組織機構(gòu)、人員設(shè)置、工作流程進行重新安排，例如，將物裝部門的多級多庫存模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐患墡齑婺Ｊ?，以適應(yīng)ＥＲＰ運行的需要。

（4）會計核算方法發(fā)生了深刻變化。在核算體系上，由多級核算提升至一級核算；在會計報表編制方面，通過基于ＥＲＰ數(shù)據(jù)的ＢＷ＆ＢＣＳ系統(tǒng)，直接進行分公司、各事業(yè)部報表和整個公司報表的編制。

（5）成本管理及核算發(fā)生了深刻變化。①外部財務(wù)會計及法定報表與內(nèi)部管理會計的需求分別在ＦＩ與ＣＯ兩個相對獨立又關(guān)聯(lián)集成的模塊中實現(xiàn)，并且在ＣＯ模塊中提供了更加靈活的成本管控手段。通過ＣＯ模塊與后勤模塊的緊密集成，實現(xiàn)成本管理與控制的高度實時性和有效性。②通過系統(tǒng)中定義的成本分配／分?jǐn)傃h(huán)與維護作為分配分?jǐn)倶?biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)計指標(biāo)等，實現(xiàn)成本費用在成本中心／訂單等成本對象間的自動結(jié)轉(zhuǎn)。③通過作業(yè)類型計劃價格的維護與作業(yè)分配，實現(xiàn)內(nèi)部產(chǎn)品勞務(wù)按照定額價格的結(jié)算與考核。④在系統(tǒng)中對成本中心實現(xiàn)集中的計劃管理，并實時提供實際與計劃的比較分析，實現(xiàn)企業(yè)各級預(yù)算的管理與控制。⑤通過內(nèi)部訂單的應(yīng)用，提供對專項的費用管控對象進行計劃、會計核算、統(tǒng)計以及實時的資金可用性控制。

ＥＲＰ的變革，對會計信息質(zhì)量的可靠性、相關(guān)性和及時性產(chǎn)生了新的風(fēng)險，主要體現(xiàn)在五個方面：

（1）系統(tǒng)風(fēng)險。ＥＲＰ是以軟件為載體的管理系統(tǒng)，系統(tǒng)功能的發(fā)揮，依靠大量的系統(tǒng)配置和標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)處理的配置，系統(tǒng)配置不合理，導(dǎo)致系統(tǒng)無法有效支持業(yè)務(wù)處理和控制的實現(xiàn)，或造成業(yè)務(wù)處理錯誤，影響正常生產(chǎn)經(jīng)營。系統(tǒng)風(fēng)險在于：①由于系統(tǒng)的初始配置缺陷影響會計信息處理的可靠性和及時性；②系統(tǒng)運行過程中不正確的配置修改、業(yè)務(wù)傳輸影響會計信息的可靠性；③新的經(jīng)濟業(yè)務(wù)類型在系統(tǒng)中沒有得到及時的配置而影響會計業(yè)務(wù)處理的可靠性和及時性；④ＥＲＰ系統(tǒng)沒有提供記賬審核功能，系統(tǒng)的記賬和業(yè)務(wù)處理并沒有把線上審核作為記賬和會計信息生成的必要條件和前置程序，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的正確性和會計業(yè)務(wù)處理缺少必須的監(jiān)控節(jié)點。

（2）數(shù)據(jù)輸入風(fēng)險。ＥＲＰ系統(tǒng)以業(yè)務(wù)驅(qū)動和系統(tǒng)集成的特點，決定了企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)輸入主要集中在企業(yè)供、產(chǎn)、銷環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)部門，進入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不真實、不準(zhǔn)確、不完整，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯誤或被篡改，造成業(yè)務(wù)處理錯誤。數(shù)據(jù)輸入風(fēng)險在于：①數(shù)據(jù)錄入分散性對數(shù)據(jù)錄入的可靠性產(chǎn)生較大影響；②業(yè)務(wù)人員很少具備會計專業(yè)知識，業(yè)務(wù)分類的規(guī)范性和可靠性存在較大風(fēng)險；③ＥＲＰ集成業(yè)務(wù)生成的信息呈海量化特征，依靠傳統(tǒng)的人工逐項審核方式，不僅工作量極大，而且也難以保障審核的質(zhì)量。

（3）數(shù)據(jù)處理風(fēng)險。ＥＲＰ系統(tǒng)中會計信息處理依賴于配置的分配、分?jǐn)傃h(huán)、作業(yè)類型計劃價格的維護與作業(yè)分配等，如果分配、分?jǐn)傃h(huán)等配置、維護不當(dāng)，將對會計業(yè)務(wù)處理的正確性產(chǎn)生全局性的影響。

（4）人工不當(dāng)干預(yù)風(fēng)險。ＥＲＰ系統(tǒng)在設(shè)計思想上減少了人工對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)處理的不當(dāng)干預(yù)，強化了系統(tǒng)計劃控制功能和線上控制功能，但是企業(yè)管理層、業(yè)務(wù)部門仍然可因某些目的，在業(yè)務(wù)處理的流程源頭進行人工干預(yù)，例如推遲或提前錄入業(yè)務(wù)信息，線下進行業(yè)務(wù)操作，規(guī)避系統(tǒng)的計劃控制、預(yù)算控制，對會計信息的可靠性、及時性、相關(guān)性產(chǎn)生不利影響。

（5）系統(tǒng)權(quán)限控制風(fēng)險。ＥＲＰ系統(tǒng)用戶分布于企業(yè)供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)、管理等多個部門，用戶眾多，以河南油田分公司為例，目前ＥＲＰ系統(tǒng)用戶８０９ 個，其中物流模塊用戶 ５２８ 個，財務(wù)模塊用戶２４５個，查詢用戶３６個，涉及角色 １ ８３２個，權(quán)限的配置和管理重要且復(fù)雜。系統(tǒng)權(quán)限管理的風(fēng)險在于：①數(shù)據(jù)訪問控制不當(dāng)，直接數(shù)據(jù)訪問的管理機制不健全，對通過后臺操作修改和刪除數(shù)據(jù)、通過前臺標(biāo)記刪除或沖銷的活動沒有進行適當(dāng)?shù)膶徟?、監(jiān)控或記錄，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)被非授權(quán)訪問或篡改，造成業(yè)務(wù)處理錯誤甚至財產(chǎn)損失；②系統(tǒng)敏感操作的管理機制不健全，對導(dǎo)出、修改和刪除敏感數(shù)據(jù)，啟動或停止系統(tǒng)服務(wù)等活動沒有進行適當(dāng)?shù)膶徟⒈O(jiān)控或記錄，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)被非授權(quán)訪問或篡改，造成敏感信息泄露、系統(tǒng)運行錯誤甚至財產(chǎn)損失；③系統(tǒng)用戶權(quán)限控制不當(dāng)，不相容事務(wù)集于同一用戶，直接導(dǎo)致財產(chǎn)風(fēng)險和損失。

3ＥＲＰ環(huán)境下會計信息質(zhì)量控制對策

針對ＥＲＰ環(huán)境下影響會計信息質(zhì)量的風(fēng)險因素，圍繞提高會計信息的準(zhǔn)確性、相關(guān)性和及時性，需要從5個方面進行質(zhì)量控制。

3.1 構(gòu)建矩陣式會計信息質(zhì)量控制保障體系

ＥＲＰ環(huán)境下，盡管根據(jù)ＥＲＰ管理理念和運行需要，對企業(yè)組織進行了扁平化改造，但企業(yè)組織仍然是以直線職能式管理形式為主，形成按職能分類、自上而下的組織架構(gòu)，體現(xiàn)在ＥＲＰ會計信息質(zhì)量控制上，則是按職能進行管理，物料、生產(chǎn)、銷售各模塊在縱向上對ＥＲＰ運行進行組織和監(jiān)控，財務(wù)部門被動地接受集成信息，對物料、生產(chǎn)、銷售各模塊錄入信息的準(zhǔn)確性、及時性，業(yè)務(wù)分類的規(guī)范性等缺少事前的審核和過程監(jiān)控。因此，有必要構(gòu)建以兩級財務(wù)部門和ＥＲＰ支持中心為核心的矩陣式會計信息質(zhì)量控制體系（如圖１）。

所謂矩陣式管理控制體系，就是由分公司、二級單位財務(wù)部門和ＥＲＰ支持中心及時介入物料、生產(chǎn)、銷售等模塊業(yè)務(wù)處理的審核和監(jiān)控過程，強化對集成信息的審核、監(jiān)控。二級單位財務(wù)部門對本單位集成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在錄入系統(tǒng)時進行正確性、及時性、業(yè)務(wù)分類的審核，分公司財務(wù)部門對集成業(yè)務(wù)的重要數(shù)據(jù)進行審核，ＥＲＰ支持中心對各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范性、完整性進行審核。構(gòu)建以財務(wù)部門為中心的矩陣式會計信息質(zhì)量保障體系，目的是進一步細(xì)化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量的管控責(zé)任，強化會計人員的監(jiān)督職能，前移審核職能，確保集成數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時、完整地進入ＥＲＰ系統(tǒng)。

3.2 構(gòu)建基于測試系統(tǒng)配置、修改、傳輸正確性的評價模型

系統(tǒng)配置、修改不正確，一旦傳輸進入生產(chǎn)系統(tǒng)，所有相關(guān)的業(yè)務(wù)處理都會按照錯誤的系統(tǒng)配置運行處理，對會計信息質(zhì)量的影響是全面性的。因此，ＥＲＰ支持中心在建立ＥＲＰ測試系統(tǒng)和測試環(huán)境的同時，必須構(gòu)建用于評價測試結(jié)果的模型，以確保傳入生產(chǎn)系統(tǒng)的配置參數(shù)及修改正確無誤，評價模型應(yīng)考慮以下因素：

（１）模擬真實業(yè)務(wù)場景的數(shù)據(jù)、流程、處理方式。

（2）手工方式下業(yè)務(wù)處理的正確參數(shù)、結(jié)果。

（3）差異及原因分析。

各項配置在經(jīng)過測試并通過正確性評價的基礎(chǔ)上方可傳輸進入生產(chǎn)系統(tǒng)使用。

3.3 構(gòu)建業(yè)務(wù)處理監(jiān)控清單

詳細(xì)分析影響會計信息數(shù)據(jù)質(zhì)量的系統(tǒng)配置、操作、錄入節(jié)點，構(gòu)建業(yè)務(wù)處理監(jiān)管清單，以確保ＥＲＰ系統(tǒng)每一項業(yè)務(wù)處理的正確性都得到監(jiān)控而不致發(fā)生遺漏。業(yè)務(wù)處理檢查清單應(yīng)包括檢查的節(jié)點、檢查的內(nèi)容、檢查的方法、檢查周期和責(zé)任人；清單分類包括主數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查、系統(tǒng)配置及業(yè)務(wù)流程控制檢查、配置要求及有效性檢查、ＥＲＰ賬期控制檢查。一般情況下，系統(tǒng)配置沒有變化的情況下，進行一次性監(jiān)控檢查；對已錄入系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行定期和不定的監(jiān)控檢查，但至少每月要檢查一次。

3.4 完善避免人工不當(dāng)干預(yù)的防范措施

人工不當(dāng)干預(yù)的成因是復(fù)雜的，但總體有兩類：①管理層為實現(xiàn)特定經(jīng)營、財務(wù)目標(biāo)而規(guī)避ＥＲＰ內(nèi)容、預(yù)算控制；②責(zé)任懈怠、業(yè)務(wù)處理不規(guī)范對ＥＲＰ運行引起的消極性影響。針對人工不當(dāng)干預(yù)的成因，一是要轉(zhuǎn)變管理理念，積極應(yīng)對ＥＲＰ給企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營及管理理念帶來的變革，強化生產(chǎn)經(jīng)營的計劃性，提升精細(xì)管理、同步工程水平，從根本上消除引起人工不當(dāng)干預(yù)的誘因；二是規(guī)范日常業(yè)務(wù)管理流程和工作方式，適應(yīng)ＥＲＰ環(huán)境下的工作方式變革，及時、正確處理業(yè)務(wù)，錄入數(shù)據(jù)，防止人為中斷業(yè)務(wù)及線下操作。

3.5 強化系統(tǒng)權(quán)限管理

完善系統(tǒng)權(quán)限管理和審批流程，建立、變更用戶賬號和權(quán)限，應(yīng)由申請人單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，業(yè)務(wù)部門和信息中心負(fù)責(zé)人對用戶角色的權(quán)限設(shè)定進行審批，交各模塊支持人員進行技術(shù)審核，由應(yīng)用管理員在系統(tǒng)中實施相應(yīng)的用戶角色維護操作。應(yīng)用管理員在實施維護操作前，需進行權(quán)限測試并確認(rèn)維護結(jié)果能夠滿足角色不相容原則要求。對涉及重要數(shù)據(jù)增、刪、改的用戶關(guān)鍵操作進行定義，安全管理員每季定期審核定義范圍內(nèi)的用戶關(guān)鍵操作，識別潛在的違規(guī)操作，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時上報和解決。

總之，ＥＲＰ環(huán)境下會計信息質(zhì)量風(fēng)險的控制是復(fù)雜的，但只要針對風(fēng)險的成因采取有針對性的措施和手段，就可以有效地保障會計信息質(zhì)量，提高會計信息的可靠性、及時性和相關(guān)性。