中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理初探

石先蘭

摘要: 文章結(jié)合目前中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作實際,分析了學(xué)籍檔案管理工作存在的主要問題,闡述了中職學(xué)校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容和特點,探討了中職學(xué)校加強學(xué)籍檔案管理的措施和方法,旨在實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、合理化,從而提高中職學(xué)校管理水平。

關(guān)鍵詞: 中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理管理現(xiàn)狀檔案內(nèi)容管理特點加強措施

“學(xué)籍”專指符合招生規(guī)定條件被正式錄取,并按規(guī)定辦理注冊手續(xù)后所取得的學(xué)生資格。而學(xué)籍管理則是對學(xué)生從招考入學(xué)到畢業(yè)的整個培養(yǎng)過程中的學(xué)籍注冊、課程選擇、學(xué)習(xí)成績的評定與遷移為中心的考核與管理。學(xué)籍檔案是中職學(xué)校檔案的重要組成部分。管理和利用學(xué)籍檔案是中職學(xué)校管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作。健全和完善學(xué)籍檔案的管理,加強學(xué)籍檔案的開發(fā)和利用,促進學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標準化,對規(guī)范中職學(xué)校的教育教學(xué)秩序、提高教育教學(xué)質(zhì)量、促進良好學(xué)風(fēng)的形成、實現(xiàn)向社會輸送全面發(fā)展的合格人才的最終目的等都有巨大的促進作用。

一、中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

為適應(yīng)社會的發(fā)展,服務(wù)地方經(jīng)濟,近年來中職學(xué)校出現(xiàn)了辦學(xué)形式和生源多樣化的轉(zhuǎn)變,學(xué)籍檔案的種類和內(nèi)容也呈現(xiàn)出復(fù)雜多樣的局面。在這樣的形勢下,學(xué)籍檔案的管理出現(xiàn)了一些不容忽視的問題,主要有:

1.品種繁多,內(nèi)容復(fù)雜,管理難度大。中職學(xué)校為適應(yīng)市場發(fā)展,逐步開設(shè)了名目繁多的專業(yè),這也是為了在劇烈的市場競爭中求得一席之地。中職學(xué)校不僅有中職,還有中專大專連讀、3+2班、大專函授班等辦學(xué)層次,而不同層次的學(xué)籍檔案管理要求不相同,但沒有統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度,各行其是,顯得雜亂無章。

2.中職學(xué)?，F(xiàn)行的學(xué)籍管理制度欠完善、欠規(guī)范?，F(xiàn)階段中職學(xué)校的綜合管理工作紛繁復(fù)雜,其內(nèi)部的檔案管理如人事、財務(wù)、校志、教育教學(xué)(包括教學(xué)計劃、課程、教材、考試、學(xué)生成績、學(xué)籍、德育等)等檔案管理也多種多樣;同時,少數(shù)中職學(xué)校把學(xué)籍檔案工作與教學(xué)中心相比較,認為學(xué)籍檔案管理無關(guān)學(xué)校整體工作之痛癢,“不足掛齒”地不加重視或重視不足。因此,中職學(xué)校在學(xué)籍檔案管理方面制度的制定工作之疏漏在所難免。

3.中職學(xué)校的學(xué)籍歸檔程序欠明確、欠適當,檔案信息的存儲又欠安全。少數(shù)中職學(xué)校的學(xué)籍管理是“摸著石子過河”,對學(xué)籍電子文件的歸檔程序缺少制度約束、要求欠明確;較少使用專用電腦或電腦未加密或未設(shè)置訪問權(quán)限,檔案數(shù)據(jù)儲存分散,未進行備份,防病毒措施較差,易于丟失。

4.中職學(xué)校紙質(zhì)學(xué)籍檔案的歸檔整理不及時,信息完善不足。少數(shù)中職學(xué)校的建校時間較長,學(xué)籍檔案因未按年代及時分門別類地有秩序存放而導(dǎo)致其積壓堆積眾多;同時,新近學(xué)生的學(xué)籍,應(yīng)做齊資料的卻沒有及時補足,或任意增刪丟棄而導(dǎo)致檔案或遺失或信息不全或索引困難,這都勢必會影響日后檔案的開發(fā)利用。

5.中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的專業(yè)人才缺乏,檔案管理設(shè)備落后。一方面,中職學(xué)校檔案管理的理念、內(nèi)容和方法、人才資源培訓(xùn)和使用的方式依然陳舊,抑制著學(xué)籍檔案的正常管理,另一方面,隨著時間的推移與學(xué)生學(xué)籍檔案不斷增加,原有保存學(xué)籍檔案的存儲條件已不能滿足學(xué)籍檔案的數(shù)量日益增長的需要。

二、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程中在德、智、體各方面發(fā)展狀況的真實記載和反映,是學(xué)生整個在校學(xué)習(xí)過程的原始記錄,是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實習(xí)和社會實踐等一系列教學(xué)活動中直接形成的,具有保存與利用價值的文件材料。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》,結(jié)合中職學(xué)校的實際情況,中職學(xué)校學(xué)籍檔案主要包括:(1)招生計劃、新生名冊等;(2)在校學(xué)生名冊、新生登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績卡、學(xué)生學(xué)籍變更(休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)的材料;(3)學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)參訓(xùn)情況和所獲證書統(tǒng)計表;(4)各年級實習(xí)計劃和實習(xí)單位合同、學(xué)生實習(xí)情況、實習(xí)報告和實習(xí)成績;(5)學(xué)生獎懲材料:獲獎、評優(yōu)、處分等;(6)畢業(yè)證書和發(fā)放登記表;(7)畢業(yè)生就業(yè)單位統(tǒng)計表和簽約單位合同;(8)擴展材料,即畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計情況:使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量的意見、畢業(yè)生社會滿意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。

為適應(yīng)社會發(fā)展,服務(wù)地方經(jīng)濟,近年來中職學(xué)校出現(xiàn)了辦學(xué)層次多樣化的轉(zhuǎn)變。招生種類多導(dǎo)致了學(xué)籍檔案復(fù)雜多樣的局面,各教學(xué)部門各行其是,要求不一,甚至該歸檔的不歸檔,這給中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作帶來了一定的困難。另外,隨著高科技的發(fā)展,假畢業(yè)證日益增多,為了更好地杜絕和打擊假證的泛濫,確保畢業(yè)證的真實可信,各中職學(xué)校必須做到有證可查,有據(jù)可依。

三、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的特點

1.復(fù)雜性。中職學(xué)校學(xué)籍檔案的內(nèi)容十分復(fù)雜,包含學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)及相關(guān)情況,是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實習(xí)和社會實踐等一系列活動中形成的具有保存和利用價值的文件材料。

2.多變性。中職學(xué)校學(xué)籍檔案產(chǎn)生形成的周期較長,學(xué)生學(xué)籍情況處于不斷的變化中,比如有的學(xué)生考試成績可能從不及格到補考及格;有的可能從受處分到取消處分;有的可能從休學(xué)到復(fù)學(xué)等,這些變化都要及時做好記載,以便準確反映學(xué)生的學(xué)籍情況。

3.保密性。每份學(xué)籍檔案都記載了學(xué)生的很多個人情況,如姓名、照片、出生日期、身份證號碼、成績記載等,這些都屬于個人隱私,在一定的范圍內(nèi)需要保密,要按照有關(guān)規(guī)定進行管理。這既是對學(xué)生的愛護,又是學(xué)校防止出現(xiàn)因?qū)W籍檔案管理不善而引發(fā)法律糾紛的必要舉措。

4.利用的頻繁性。學(xué)籍檔案是中職學(xué)校檔案利用最頻繁的。學(xué)生報考高一級學(xué)歷層次(如?？苹虮究?、證書丟失、應(yīng)征入伍等,都需要利用其在校期間的學(xué)籍檔案。用人單位鑒定證書真?zhèn)?、學(xué)生找工作等利用學(xué)籍檔案的也不在少數(shù)。

四、加強中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的措施

1.針對中職學(xué)校辦學(xué)層次多樣化,要逐步完善學(xué)籍檔案管理制度,統(tǒng)一要求,做到學(xué)籍檔案的種類和內(nèi)容合理有序,多而不雜。

2.各級領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心和愛護基層學(xué)籍檔案管理人員,提高待遇,積極創(chuàng)造條件,通過培訓(xùn)、經(jīng)驗交流、考察學(xué)習(xí)等方式,使他們接受系統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)能力。同時,要堅持檔案管理人員持證上崗制度,確保在崗檔案工作人員的素質(zhì)和要求,使之逐漸形成一支相對穩(wěn)定的、責(zé)任心強、水平較高的專業(yè)隊伍。

3.加強學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、程序化和高效化。在中職學(xué)校中要逐步推行電子學(xué)籍檔案管理,利用校園網(wǎng)進行學(xué)籍檔案管理,將工作人員從繁雜、低效、重復(fù)的工作中解放出來,改變過去的“經(jīng)驗型”和“手工操作”管理模式,使數(shù)據(jù)可靠、準確,情況反饋及時、迅速,增強管理工作的科學(xué)性和時效性。

五、做好中職學(xué)籍檔案管理工作的方法

1.做好學(xué)籍檔案的收集和整理工作,保證學(xué)籍檔案的完整齊全。學(xué)籍檔案的收集、整理是學(xué)籍檔案管理工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),直接決定著學(xué)籍檔案的質(zhì)量和齊全程度,也關(guān)系到提供利用工作能否順利進行。因此,做好學(xué)籍檔案的收集、整理工作尤為重要。

(1)做好前期指導(dǎo)工作。一是要與教學(xué)管理部門和學(xué)生管理部門協(xié)商、研究有關(guān)學(xué)籍材料項目的設(shè)計和范圍的確定,尤其重視學(xué)籍材料項目的設(shè)計與學(xué)生的動態(tài)發(fā)展聯(lián)系起來,完整地反映學(xué)生在校期間的全面情況。二是要做好歸檔前的立卷工作,按照檔案整理立卷的規(guī)范,在形成部門移交學(xué)籍檔案前做好相關(guān)指導(dǎo)工作,盡量把問題解決在歸檔前,以保證學(xué)籍檔案進館(室)的質(zhì)量。

(2)主動收集,跟蹤收集。由于學(xué)籍檔案具有復(fù)雜多樣、產(chǎn)生形成周期長的特點,如果不熟悉學(xué)校的辦學(xué)模式,不主動了解學(xué)校的辦學(xué)情況,那么很可能出現(xiàn)學(xué)籍檔案收集不齊全的問題。所以,在收集學(xué)籍檔案以前,就要主動收集相關(guān)資料,比如,當年畢業(yè)班級數(shù)量、每個班的人數(shù)、各班的畢業(yè)率等。跟蹤收集主要針對畢業(yè)或肄業(yè)學(xué)生學(xué)籍材料的后續(xù)補充收集。由于學(xué)生畢業(yè)或肄業(yè)以后其補充的材料都是由教務(wù)部門形成的,因此檔案部門就要加強與教務(wù)部門的聯(lián)系,并做好宣講工作,尤其要讓相關(guān)人員意識到這些材料的重要性,從而密切配合檔案部門,主動把這些補充材料交到檔案部門。

(3)做好檢查驗收工作。由于學(xué)籍檔案材料的內(nèi)容繁多,加上檔案整理人員繁多,學(xué)籍檔案的立卷整理質(zhì)量就參差不齊。這就要求在收集時進行檢查,一旦發(fā)現(xiàn)問題,就立即予以糾正。

2.針對中職學(xué)校辦學(xué)形式和生源多樣化,要逐步完善學(xué)籍檔案管理體制,提高管理意識。學(xué)籍檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,完善管理體制,從而加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。要建立和完善歸檔制度,分散收集,集中管理。將學(xué)籍檔案的歸檔作為各部門人員的職責(zé),做到每學(xué)期、每年級按時、完整、準確歸檔。要從制度上加強對學(xué)籍檔案真實性的認證和鑒別,保證其真實可靠。還應(yīng)制定完善的考核管理制度和激勵機制,獎罰分明。

3.加強學(xué)籍檔案管理人員培訓(xùn),提高素質(zhì),穩(wěn)定工作隊伍。學(xué)籍檔案管理是一項非常細致的工作,具有極強的程序性和專業(yè)性。學(xué)籍檔案管理人員必須具備檔案業(yè)務(wù)知識和一定的科學(xué)文化知識;必須熱愛檔案事業(yè),忠于職守、遵守紀律;必須有極大的責(zé)任心和學(xué)習(xí)精神,經(jīng)常研究工作中出現(xiàn)的新情況,解決新問題。要建設(shè)這樣一支隊伍非一朝一夕可以實現(xiàn),中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者必須重視檔案管理人員的培訓(xùn),提高管理人員素質(zhì);必須有針對性地引進人才,培養(yǎng)人才,穩(wěn)定學(xué)籍檔案管理隊伍,保證檔案管理工作的嚴肅性與持續(xù)性。

4.推進“檔案信息化”,創(chuàng)新利用方式,主動提供服務(wù)。隨著經(jīng)濟、社會和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展變化,學(xué)籍檔案管理手工操作的傳統(tǒng)方法已經(jīng)不能適應(yīng)廣大中職學(xué)校辦學(xué)形式和生源多樣化的現(xiàn)狀,“檔案信息化”、“數(shù)字檔案”等是高速發(fā)展的信息時代對學(xué)籍檔案管理提出的新要求。學(xué)籍檔案電子化管理具有傳統(tǒng)管理方式無可比擬的優(yōu)勢,可大大提高學(xué)籍檔案管理的效率,存儲信息量大,檢索迅速、查閱方便、保存時間和空間幾乎不受限制。利用學(xué)籍檔案包含的豐富信息,完全可以主動為學(xué)校的教學(xué)、管理和社會服務(wù)。比如,可以統(tǒng)計出各項數(shù)據(jù),如各屆各班的畢業(yè)率、優(yōu)良率、及格率、不及格率、淘汰率等,結(jié)合產(chǎn)生這些數(shù)據(jù)的其他教學(xué)檔案材料和背景資料(生源狀況、師資水平、教學(xué)大綱、教學(xué)計劃等)加以分析,提供給教學(xué)管理部門,以便教學(xué)管理部門對教學(xué)管理工作進行評估,為制定教學(xué)管理措施,改進教學(xué)方法,提高教學(xué)質(zhì)量提供信息支持。再比如,建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫,設(shè)置一定的進入權(quán)限(出于保護學(xué)生隱私的需要),供學(xué)校和社會查詢利用,減少利用者上門查詢的麻煩,也減少檔案管理人員的工作量,從而提高辦事效率。

隨著社會的進步和發(fā)展,中職學(xué)校在高速發(fā)展,中職學(xué)生的社會需求也在穩(wěn)步上升,保證學(xué)籍檔案的真實、完整、準確,是衡量學(xué)校管理水平和教學(xué)質(zhì)量的標尺之一,因此,加強學(xué)籍檔案的建設(shè)和管理是中職學(xué)校長期而又與時俱進的工作。

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