略論醫(yī)院會計電算化存在的問題及解決措施

呂國軍

【摘要】近年來，隨著計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展以及計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計電算化已經(jīng)成為會計行業(yè)的一場革命。醫(yī)院會計電算化是醫(yī)院實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要手段。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，會計電算化系統(tǒng)已實現(xiàn)從會計憑證到會計報告的編制全程自動化。會計電算化已成為一個不可逆轉(zhuǎn)的時代潮流。相關(guān)的財經(jīng)法律規(guī)定單位應(yīng)提供真實、可靠和及時的會計信息，以滿足投資者及其會計信息使用者的需求。為此，醫(yī)院應(yīng)該實行全方位的會計電算化。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院會計電算化；問題；對策

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，反映經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)增長的數(shù)據(jù)日趨復(fù)雜性，以提高經(jīng)濟(jì)效益、加強(qiáng)醫(yī)院財務(wù)管理為目的的醫(yī)院會計電算化和信息論、系統(tǒng)論等新興理論的出現(xiàn)，要求在財務(wù)管理中大大提高財務(wù)管理的效率，從而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。會計電算化大大提高了醫(yī)院會計信息處理的速度和準(zhǔn)確性，能夠為會計信息的使用者提供及時準(zhǔn)確的會計信息。

一 當(dāng)前醫(yī)院會計電算化過程中存在的問題

1．醫(yī)院會計人員的知識結(jié)構(gòu)不合理

一方面，醫(yī)院會計人員的知識、理論能夠滿足手工會計，而會計電算化工作對會計人員提出了更高的要求。兩種會計人員均掌握一定的會計專業(yè)知識，還需掌握計算機(jī)財務(wù)軟件和相關(guān)設(shè)備的維護(hù)及保養(yǎng)知識運(yùn)作。積極與復(fù)雜的會計知識結(jié)構(gòu)的培訓(xùn)已成為時代的潮流。一般會計人員具有相關(guān)的會計業(yè)務(wù)經(jīng)驗，但缺少計算機(jī)專業(yè)知識，不能熟練地進(jìn)行會計電算化操作。另一方面，傳統(tǒng)手工模式向現(xiàn)代會計電算化轉(zhuǎn)變過程中，全盤照搬手工會計模式是不夠的。突出表現(xiàn)在手工模式下，不能處理會計信息傳遞過程重復(fù)的問題，不能按照計算機(jī)處理會計數(shù)據(jù)信息的特點(diǎn)重新規(guī)劃業(yè)務(wù)。在實際工作中，只有兩方面結(jié)合起來，以最低的成本，重新定義業(yè)務(wù)流程，以適應(yīng)計算機(jī)處理，

2．醫(yī)院會計人員缺乏對數(shù)據(jù)安全性和保密性的認(rèn)識

目前，醫(yī)院會計電算化中，安全問題不能保證，一旦遇到軟硬件故障或計算機(jī)病毒，數(shù)據(jù)的安全性，可靠性將受到威脅；隨著數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的變化，如果信息沒有定期打印存檔或隨機(jī)備份不及時，數(shù)據(jù)一旦被破壞，損失將無法彌補(bǔ)。另一方面，醫(yī)院會計人員保密意識淡薄，導(dǎo)致嚴(yán)重?fù)p失，主要表現(xiàn)為權(quán)力運(yùn)作不正常，經(jīng)營管理不嚴(yán)密?？诹蠲艽a及操作權(quán)限設(shè)置不當(dāng)，導(dǎo)致嚴(yán)重事故時有發(fā)生。

3．醫(yī)院會計電算化檔案管理制度不完善

一方面，由于實行會計電算化時間短，醫(yī)院相關(guān)人員對會計電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理經(jīng)驗，造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔，而已經(jīng)歸檔的內(nèi)容又不完整。沒有及時制定相應(yīng)的會計電算化檔案保管人員職責(zé)，從而造成會計檔案被人為破壞和自然損壞，甚至單位會計信息泄密。

另一方面，會計數(shù)據(jù)盤的備份和清理不規(guī)范。實行會計電算化后，應(yīng)及時備份硬盤數(shù)據(jù)，并且每次備份不少于兩套，分兩地存放；按時清理磁盤備份，每年至少進(jìn)行一次清除過期數(shù)據(jù)。但一些單位對會計數(shù)據(jù)備份管理未形成制度，隨意性大，一旦會計電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障，會計數(shù)據(jù)將無法恢復(fù)。

4．醫(yī)院電算化系統(tǒng)軟硬件更新慢

會計軟件的技術(shù)水平低，無法滿足多用戶對會計信息數(shù)據(jù)的需求。由于初期配備了小型桌面數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，主要用于單用戶，無法適應(yīng)同時使用多用戶的訪問需求，功能單一，因此，越來越不能滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)下多客戶端的日常需求。而且，要更換或進(jìn)行軟件的二次開發(fā)以滿足某些特殊要求，成本往往過于昂貴，又難以與現(xiàn)行會計制度配套銜接，影響了醫(yī)院的發(fā)展。

5．醫(yī)院會計電算化重視財務(wù)職能，疏于管理職能

會計工作，主要是事后核算和分析、提前控制和預(yù)測。會計電算化的應(yīng)用和發(fā)展，可以大大發(fā)揮計算機(jī)的計算能力，使會計師從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來，但是，當(dāng)前醫(yī)院會計電算化中對于財務(wù)的管理職能表現(xiàn)并不突出。

二 完善醫(yī)院會計電算化的對策和建議

1．提高醫(yī)院管理層對會計電算化的認(rèn)識

醫(yī)院管理層要充分認(rèn)識到會計電算化系統(tǒng)在醫(yī)院管理工作中所發(fā)揮的重要作用。會計電算化系統(tǒng)是一項需要長期不斷投入和支持的軟件工程，必須在搞好頂層設(shè)計的基礎(chǔ)上，加大資金和技術(shù)投入，同時要在符合醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行規(guī)律的條件下，有醫(yī)院管理層的直接參與，全院職工的積極配合和病人的理解，整項工程才能得以順利進(jìn)行。

2．積極建章立制，保證會計電算化系統(tǒng)安全可靠地運(yùn)行

第一，加強(qiáng)操作程序控制。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)、操作程序和注意事項，并形成一套電算化系統(tǒng)文件。如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運(yùn)行日志，規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機(jī)器的使用規(guī)范，規(guī)定軟盤專用以防病毒感染，在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)硬件故障要及時進(jìn)行故障分析并做好記錄，以及及時維護(hù)，保證軟件系統(tǒng)的適應(yīng)性和完善性。電子原始數(shù)據(jù)必須經(jīng)不同人員審核和確認(rèn)，再利用模塊自動生成電子記賬憑證，自動形成后的電子記賬憑證不允許任何人擅自修改。

第二，加強(qiáng)操作人員授權(quán)控制。會計軟件正式投入使用后，對各類人員制定崗位責(zé)任制度，建立健全授權(quán)規(guī)章。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員，各種工作崗位的操作員須經(jīng)系統(tǒng)管理員授權(quán)，以獨(dú)立的密碼注冊登陸，并設(shè)定相應(yīng)的工作權(quán)限。信息數(shù)據(jù)在服務(wù)器上自動備份，內(nèi)部財務(wù)信息按權(quán)限訪問瀏覽，數(shù)據(jù)更改受各種牽制，系統(tǒng)管理員不得濫用職權(quán)等，實現(xiàn)職權(quán)分離，避免失控及舞弊現(xiàn)象發(fā)生。

第三，監(jiān)控、操作分離，實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部的有效制約。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下處理會計信息，在內(nèi)部可設(shè)會計操作與信息監(jiān)控兩個崗位，對每一筆業(yè)務(wù)同時進(jìn)行多方備份。當(dāng)會計人員進(jìn)行賬務(wù)處理時，其操作與數(shù)據(jù)也被同步記錄在監(jiān)控人員的機(jī)器上，由監(jiān)控人員進(jìn)行即時或定期審查，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致，即刻進(jìn)行深入調(diào)查，這就明確了崗位劃分，實現(xiàn)了有效制約。

第四，加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。會計信息系統(tǒng)的安全控制，是指采用各種方法保護(hù)數(shù)據(jù)和計算機(jī)程序，以防數(shù)據(jù)泄密、更改或破壞。主要包括：無關(guān)人員不得隨意進(jìn)出機(jī)房；不準(zhǔn)將外來U盤等存儲介質(zhì)帶進(jìn)機(jī)房；作好數(shù)據(jù)備份；數(shù)據(jù)存儲與處理相分離；編程及軟件維護(hù)人員不得隨意接觸計算機(jī)系統(tǒng)。由于電算化會計的“無紙化”辦公，數(shù)據(jù)修改無痕跡，應(yīng)完善上機(jī)操作日志，防止會計人員濫用職權(quán)，造成損失。

3．不斷完善會計電算化系統(tǒng)，確保醫(yī)院管理核心系統(tǒng)地位不動搖

首先，根據(jù)當(dāng)前工作的要求，重點(diǎn)解決會計電算化系統(tǒng)與核算系統(tǒng)（如工資核算、住房公積金核算、物資管理和部門核算）的兼容問題，同時，還要針對醫(yī)院的特點(diǎn)建立一個附屬子系統(tǒng)來輔助全局管理。

其次，會計電算化系統(tǒng)的建設(shè)必須納入醫(yī)院管理信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃，作為醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的核心部分，在完善滿足自身系統(tǒng)的功能要求和安全要求的同時，還要保證與醫(yī)院其他部門的信息共享和數(shù)據(jù)交換，力求數(shù)據(jù)一方輸入多方共享，在硬件網(wǎng)絡(luò)上與其他部門的管理系統(tǒng)共享一個網(wǎng)絡(luò)平臺。只有這樣，才能使電算化系統(tǒng)協(xié)調(diào)有效地運(yùn)行，提高會計核算質(zhì)量，為加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部管理控制提供便利條件。

4．注重安全保密，嚴(yán)格落實檔案管理和內(nèi)部控制制度

第一，建立嚴(yán)格的會計電算化檔案管理制度，及時備份數(shù)據(jù)。電算化會計檔案的管理與保存容易被忽視。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)備份，并且備份上要注明形成檔案時的時間與操作員姓名，存放在不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。應(yīng)按時清理磁盤備份，每年至少進(jìn)行一次過期數(shù)據(jù)清除。除了備份之外，還應(yīng)收集計算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等計算機(jī)操作系統(tǒng)信息。

第二，實行必要的內(nèi)部控制。實行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計信息崗位責(zé)任。建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。從電算化軟件的設(shè)計入手，增加軟件本身的限制功能，強(qiáng)化審計線索制，建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范能力。為提高網(wǎng)絡(luò)會計信息系統(tǒng)的安全防范能力，應(yīng)采用一些措施，例如，采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲通訊、身份認(rèn)證、授權(quán)等。

第三，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高財務(wù)人員素質(zhì)。在運(yùn)行前會計電算化系統(tǒng)就要對使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，減少系統(tǒng)運(yùn)行后的差錯。外購的商品化軟件應(yīng)要求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)時間。系統(tǒng)運(yùn)行前對有關(guān)人員的培訓(xùn)，不應(yīng)局限于對系統(tǒng)的操作，還應(yīng)包括系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度、新的憑證流轉(zhuǎn)程序及高質(zhì)量的會計信息以及進(jìn)一步利用和分析的前景等。

醫(yī)院應(yīng)用會計電算化系統(tǒng)，將大大完善醫(yī)院的會計工作，使得醫(yī)院的會計工作從單一的核算功能向更高級、更復(fù)雜的分析預(yù)測功能轉(zhuǎn)變。這種變化的意義在于提高財務(wù)信息的準(zhǔn)確性和使用價值，強(qiáng)化會計監(jiān)督職能，推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展，以便更好地為醫(yī)院管理者的決策服務(wù)。

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