供電局協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)用分析

阮麗敏

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各個(gè)省市的工業(yè)化進(jìn)程逐步加快，工廠的數(shù)量也大幅度提高，因此電力的需求量迅速增大，這就要求供電局能夠提高工作效率，把握工作進(jìn)度，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用到供電局的日常工作中，為供電局的工作提供強(qiáng)有力的幫助。

關(guān)鍵詞：供電局；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；功能設(shè)計(jì)；系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)

中圖分類號(hào)：TP317文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-2374（2012）13-0106-02

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，在信息高速發(fā)展的今天，廣泛的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)不僅僅應(yīng)用于IT行業(yè)，而深入到日常生活中的各行各業(yè)，同時(shí)在行業(yè)間的交流也起到至關(guān)重要的作用。作為供電局，肩負(fù)著整個(gè)城市的電力供應(yīng)，不僅要充分調(diào)研各個(gè)地方的用電量，還要對(duì)各個(gè)地段的用電峰值有準(zhǔn)確的把握。而這些如果只依靠人力，會(huì)浪費(fèi)大量的人力資源而且要求極高的經(jīng)費(fèi)。因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，如果供電局協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，就會(huì)大大降低工作需要的人力物力，減少勞動(dòng)時(shí)間，提高工作效率，從根本上提高公司的運(yùn)營(yíng)能力。

1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

由于供電局每日的工作量相對(duì)較大，而且處理的數(shù)據(jù)繁雜，因此供電局采用的系統(tǒng)為IE瀏覽器與Lotus Domino的組合形式，Lotus Domino的工作流技術(shù)較為成熟，而且操作方便，對(duì)于復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)可以進(jìn)行有效的整合和梳理。公司的用戶在平時(shí)工作中，可以用IE瀏覽器對(duì)WEB網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行瀏覽，瀏覽器的操作頁(yè)面也非常方便用戶進(jìn)行信息的提取。而此系統(tǒng)共分為兩部分，第一部分為用戶操作界面，在使用之初，使用者可以通過管理員的幫助注冊(cè)屬于自己的用戶，并由管理員給予用戶權(quán)限，通過這樣的步驟之后，用戶就可以使用操作界面了。同時(shí)與傳統(tǒng)的服務(wù)器系統(tǒng)不同的是，該系統(tǒng)的客戶端不儲(chǔ)存任何數(shù)據(jù)和程序，使用者可以通過客戶端直接訪問數(shù)據(jù)，這樣的系統(tǒng)運(yùn)行方式大大降低了維護(hù)系統(tǒng)所需的成本，同時(shí)也降低了不必要的維護(hù)時(shí)間。系統(tǒng)的第二層是管理員操作界面，使用該系統(tǒng)的供電局在使用之初會(huì)設(shè)定相應(yīng)的管理員，便于對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)與規(guī)范基本的操作流程。一般情況下，由于系統(tǒng)并不儲(chǔ)存數(shù)據(jù)和程序，因此系統(tǒng)的安全性較強(qiáng)，并不需要太多的精力進(jìn)行管理和維護(hù)。

2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)要求

針對(duì)供電局部門工作性質(zhì)的特殊性，因此對(duì)于系統(tǒng)的要求相對(duì)也比較嚴(yán)格。一方面，要求系統(tǒng)必須完整，無漏洞。在供電局正常運(yùn)營(yíng)中，有高端的決策層，有中端的管理層，還有低端的操作層，這就要求系統(tǒng)能夠針對(duì)不同的層面有不同功能性。能夠完全涵蓋公司工作的各個(gè)方面，方便各個(gè)階層進(jìn)行有效管理和實(shí)施計(jì)劃，由此成為工作人員的有效的工具。另一方面，由于供電局在平時(shí)工作中要處理大量枯燥的數(shù)據(jù)，這就要求系統(tǒng)要具有較強(qiáng)的操作性能，同時(shí)還要能夠直觀的表達(dá)一系列數(shù)據(jù)的特點(diǎn)。從而起到對(duì)工作人員的指引作用，節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率。

3系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)

對(duì)于龐大而復(fù)雜的供電局來說，它的系統(tǒng)構(gòu)成也同樣復(fù)雜，其中包括公司人員都可以瀏覽的公司主頁(yè)，針對(duì)不同部門的個(gè)人事務(wù)、公司高層的公文管理，事務(wù)員需要辦理的日常事務(wù)，管理員負(fù)責(zé)的資源管理，保密級(jí)別較高的檔案管理，同時(shí)還有必要的系統(tǒng)維護(hù)管理等。在此不能對(duì)于系統(tǒng)功能的各個(gè)方面均做一一介紹，只針對(duì)要求較高的公文管理以及比較普遍實(shí)用的個(gè)人事務(wù)做簡(jiǎn)單的說明。

公文管理是整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心，同時(shí)也是公司高層使用該系統(tǒng)的主要原因。在運(yùn)用時(shí)，系統(tǒng)可以通過客戶端自動(dòng)進(jìn)行收文，并提示高層對(duì)其進(jìn)行辦理，在審批的過程中，高層可以自定義工作流程，并要求系統(tǒng)自動(dòng)跟蹤批辦公文的具體流程并做詳細(xì)的記錄進(jìn)行反饋。在辦理過程中，系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)方便靈活的查閱相關(guān)文件內(nèi)容，并提供相關(guān)人員的信息交流平臺(tái)，有效地節(jié)省了辦理公文程序的時(shí)間。

個(gè)人事務(wù)的應(yīng)用范圍比較廣，而且針對(duì)不同的工作人員，個(gè)人事務(wù)的內(nèi)容也不盡相同。但是大體上總共包含以下幾項(xiàng)內(nèi)容：待辦事項(xiàng)、已辦理事項(xiàng)、個(gè)人工作安排、密碼管理和公司公告。在每天的休息時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)更新公司的相關(guān)公告以及不同人的待辦事項(xiàng)。每個(gè)人也可以在早上的時(shí)候通過瀏覽個(gè)人事務(wù)來了解自己需要辦理的事項(xiàng)以及公司未來的規(guī)劃，從而減少因?yàn)閭鬟_(dá)事項(xiàng)所浪費(fèi)的不必要時(shí)間。

4系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)

由于供電部門在平時(shí)的工作中要面對(duì)大量的數(shù)據(jù)并要對(duì)其進(jìn)行分析，所以系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)必須符合這種復(fù)雜非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的功能的特點(diǎn)。該系統(tǒng)所有的功能都必須圍繞數(shù)據(jù)庫(kù)的處理進(jìn)行運(yùn)作，通常情況的工作流程大致如下，首先由技術(shù)部門的工作人員按照供電局的部門結(jié)構(gòu)組成對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行分層，其中包括文件夾、基本操作、數(shù)據(jù)分析、表單等，然后工作人員根據(jù)自己的職位在已經(jīng)規(guī)劃的系統(tǒng)進(jìn)行選擇操作使用。

對(duì)于公司高層，一般只涉及到對(duì)于下屬文件的簽字和蓋章，這些工作在系統(tǒng)中一般很難進(jìn)行處理，雖然系統(tǒng)也準(zhǔn)備了例如相應(yīng)的文本文件，鏈接相應(yīng)網(wǎng)頁(yè)或者多媒體的信息等，但是這種特殊非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)一般就只能通過系統(tǒng)存儲(chǔ)在系統(tǒng)文檔中。而對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)來說，不僅僅要處理工作人員上傳的數(shù)據(jù)，同時(shí)還要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)已存的數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的整理，從而方便工作人員在以后的工作中對(duì)其進(jìn)行搜索和索引。這就要求在系統(tǒng)內(nèi)要有完備的全文搜索引擎。一般情況下用戶只需要登錄IE瀏覽器并直接在客戶端就可以運(yùn)用搜索引擎來提取所需要的文檔數(shù)據(jù)資料，同時(shí)系統(tǒng)還會(huì)根據(jù)上傳數(shù)據(jù)的時(shí)間先后順序進(jìn)行分門別類，以便節(jié)省用戶的搜索時(shí)間。

對(duì)于日積月累的上傳的數(shù)據(jù)，建立龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)是必然的。而且由于數(shù)據(jù)的種類眾多，除了對(duì)于各個(gè)層面的工作人員進(jìn)行檢索數(shù)據(jù)，同時(shí)還要針對(duì)個(gè)別數(shù)據(jù)操作較為繁重的工作人員建立專門的郵件數(shù)據(jù)庫(kù)。這種數(shù)據(jù)庫(kù)要根據(jù)不同人的不同需要而分為不同的容量，不同的安全級(jí)別。用戶的個(gè)人郵件數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)存放在服務(wù)器的固定位置，而且不會(huì)輕易變動(dòng)位置，這樣就方便了用戶在使用時(shí)可以直接通過登錄自己的用戶名對(duì)自己的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行調(diào)取。當(dāng)然，如果是需要共享的數(shù)據(jù)，可以通過客戶端進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。

5系統(tǒng)的安全性

供電局的一些情況屬于國(guó)家機(jī)密，不能輕易滲透，因此系統(tǒng)的安全性要求也十分嚴(yán)格。通過管理員定期對(duì)系統(tǒng)的安全檢查以及對(duì)工作人員的授權(quán)訪問限制，是完全可以建立系統(tǒng)的保密性，嚴(yán)格科學(xué)的保密措施，權(quán)限的有效設(shè)立是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)安全性的基礎(chǔ)保障。公司要通過定期與不定期的安全檢查，保證系統(tǒng)的安全性，阻止無關(guān)人員的非法訪問，保證系統(tǒng)安全健康運(yùn)行。

6結(jié)語

供電局在工作過程當(dāng)中應(yīng)用現(xiàn)代化手段辦理日常業(yè)務(wù)，不僅大大縮減了勞動(dòng)時(shí)間，而且能夠?qū)Ψ爆嵉臄?shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的整理以及相應(yīng)的分析，在系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行的情況下公司還會(huì)擴(kuò)大規(guī)模，對(duì)其下屬公司也將實(shí)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)方式，屆時(shí)上下級(jí)就可以通過網(wǎng)絡(luò)的交流處理各種突發(fā)情況，并第一時(shí)間了解相應(yīng)的工作進(jìn)展，全面掌握各地各個(gè)部門的實(shí)際情況，從而使供電局真正成為一個(gè)集體健康快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]馮輝萍．談?wù)勂髽I(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全與保密[J]．科技信息，2009，（1）．

[2]褚永飛．辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]．江淮水利科技，2009，（3）．

[3]于文奇．辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)[J]．電腦編程技巧與維護(hù)，2009，（8）．

[4]周曉芬，鄧志華．南昌供電局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]．電力信息化，2009，（4）．

[5]王淼，劉書香．工作流技術(shù)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的應(yīng)用

[J]．北京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2007，（2）．

（責(zé)任編輯：劉艷）