強(qiáng)化現(xiàn)代意識(shí) 提升醫(yī)院人事檔案管理的電子信息化水平

沙芳

摘 要：計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，將迎來醫(yī)院人事檔案管理的一系列相應(yīng)變革和發(fā)展。針對醫(yī)院人事檔案迫在眉睫的電子信息化管理發(fā)展趨勢，文章對其重要意義和配套跟進(jìn)措施進(jìn)行了探討，以引起社會(huì)及醫(yī)療部門的高度關(guān)注和重視。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 人事檔案管理 電子信息化

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號：1004-4914（2012）09-277-02

近年來，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信傳輸技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，各種載體形式大量增加，對檔案系統(tǒng)發(fā)生了深刻的影響，傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案正在被電子檔案所代替。為適應(yīng)這一未來檔案工作發(fā)展的基本趨向，提高檔案的管理水平，必須加強(qiáng)健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，全面推進(jìn)檔案現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化、數(shù)字化，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案事業(yè)健康發(fā)展。

一、電子信息化是醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是人事工作全面、歷史地考察一個(gè)人的依據(jù)。醫(yī)院人事檔案管理信息化是人事檔案管理建設(shè)與發(fā)展的必然趨勢，也是人事檔案管理現(xiàn)代化的主要標(biāo)志。然而，長期以來，醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新滯后于經(jīng)濟(jì)改革。特別是基礎(chǔ)設(shè)施差，管理手段落后的問題一直得不到解決。不少醫(yī)院沒有單獨(dú)的人事檔案室，常和人事辦公室擠在一起。人事檔案存放以紙質(zhì)文件材料為主要載體。距離無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化還有一定距離。因?yàn)闆]有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，檔案管理人員的收集、整理、歸類、編目、檢索等工作還一直停留在手工操作階段，以至影響人事檔案材料歸檔整理的及時(shí)性與完整性。檔案工作人員由于缺乏電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量和收集效率及檔案利用率。案卷中缺乏反映個(gè)人工作能力和實(shí)績的動(dòng)態(tài)信息資料，一些職務(wù)、職稱晉升、工資變動(dòng)等連續(xù)性信息甚至出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化、數(shù)字化可以通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)手段的利用，有效彌補(bǔ)以上問題和不足，提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及人事部門準(zhǔn)確提供各類人才信息和用人依據(jù)，繼而告別傳統(tǒng)的人事檔案信息的管理與利用的手工方式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化層面的轉(zhuǎn)變。

1.完整的保存效果。作為新生事物的電子文件，與計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)有著密不可分的聯(lián)系。與紙質(zhì)文件相比，其具有容量龐大、利用率高、信息傳遞快、利用價(jià)值大的特點(diǎn)。撰寫工具為計(jì)算機(jī)，存貯方式是磁盤，可以將形成的信息資料原始地、完美無缺地保存下來。醫(yī)院應(yīng)建立以現(xiàn)有人事檔案管理人員為主，各科室輔助配合的電子文檔歸檔制度。充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng).并利用電子信息管理醫(yī)院人事檔案。

電子信息化人事檔案管理，最大的優(yōu)點(diǎn)就是有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外，很少再接觸原件，有利于檔案壽命的延長，實(shí)現(xiàn)長時(shí)期的完整保存。

2.快捷的檢索速度。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)療事業(yè)管理及辦公自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，是信息化和現(xiàn)代化的需要。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案手工操作的管理模式查找不便，既影響檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，還浪費(fèi)人力和時(shí)間。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理后，從電子人事檔案的生成、采集、驗(yàn)證、歸檔、入數(shù)據(jù)庫到檢索查找等一條龍服務(wù)可以全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作，完成了人事檔案管理工作向智能化的轉(zhuǎn)變。同手工操作相比，計(jì)算機(jī)的數(shù)字化管理系統(tǒng)信息存儲(chǔ)量大，運(yùn)算速度快，計(jì)算精度高，可以有足夠的信息基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)高效、精確的檢索，可以應(yīng)對各種復(fù)雜條件的精確查詢。既減輕檔案工作人員的重復(fù)性勞動(dòng)，又節(jié)省大量人力和時(shí)間，有效推動(dòng)了檔案現(xiàn)代化管理水平的提升。

3.高效的信息流動(dòng)。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，以檔案的原始材料為依據(jù)，運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。將信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類，盡可能地實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)可以進(jìn)行人員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等，實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息的高效率流動(dòng),為眾多檔案人員、管理人員及技術(shù)人員所共享。

二、電子信息化管理有助管理效能的提高

醫(yī)院人事檔案的儲(chǔ)存管理之效能與其管理方式密切相關(guān)。不同的管理方式，可以有不同的管理效能。電子信息化管理具有快捷、嚴(yán)密的特點(diǎn)，有助管理效能的提高。

1.一方收集，多方共享。人力資源信息的收集旨在信息資源的共享，取得一方收集，多方共享的效果。醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)就是通過先進(jìn)的檔案管理軟件和現(xiàn)有的辦公網(wǎng)絡(luò)相連，以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和電子文件信息共享，使檔案管理趨于規(guī)范。以考核系統(tǒng)為例，在完成與人事信息系統(tǒng)的連接后，人力資源部可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將考核結(jié)果傳發(fā)給各個(gè)科室，醫(yī)療保險(xiǎn)系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，醫(yī)務(wù)、科研、教學(xué)及黨、政、工、團(tuán)系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，從中得到諸多的信息和幫助。

2.服務(wù)決策，準(zhǔn)確快速。醫(yī)院人事檔案材料所具有的專業(yè)性、機(jī)密性、政治性三大特點(diǎn)決定了它可以為決策者提供有價(jià)值的信息參考。譬如，人才的培養(yǎng)和提拔，可以從人事檔案電子版材料迅速提取當(dāng)事人的學(xué)歷、專業(yè)、經(jīng)歷、成果等人事資料，通過準(zhǔn)確、全面的相關(guān)信息的了解，使決策者作出正確抉擇。

3.節(jié)約資源，經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。人事檔案的電子信息化建設(shè)還具有一定經(jīng)濟(jì)意義和節(jié)約價(jià)值。傳統(tǒng)的管理模式，要想全面完整地保存好檔案資料，需要較大的檔案館庫和設(shè)備，需要投入大量的費(fèi)用和人員，而且需要購置大量防霉、防蟲、防鼠，以及防氧化藥物。利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、光存儲(chǔ)介質(zhì)及硬盤上，一是可以節(jié)約場地和紙張，二是可以節(jié)約費(fèi)用和人員，提高工作效率，使檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來。

三、電子信息化管理需要適應(yīng)性跟進(jìn)

醫(yī)院的電子信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，設(shè)施、人員及機(jī)制必須適應(yīng)性跟進(jìn)，在短期內(nèi)形成一個(gè)完整而規(guī)范的運(yùn)作體系。

1.硬件設(shè)施的跟進(jìn)。醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的加強(qiáng)，首先需要硬件設(shè)施的跟進(jìn)。醫(yī)院在建設(shè)醫(yī)院信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)把人事檔案管理信息化一并考慮，統(tǒng)籌安排，進(jìn)行整體設(shè)計(jì)；并購置檔案管理硬件設(shè)備，建設(shè)專用場館，購買空調(diào)、檔案密集架和電腦等附屬設(shè)施，設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)；還有計(jì)算機(jī)管理軟件的引進(jìn)，人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)的建立，為人事檔案資源的合理配置和利用、優(yōu)秀人才的選拔培植創(chuàng)造良好條件。特別是通過高效的科技檔案管理系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案功能與作用的大幅擴(kuò)展。

2.人員素質(zhì)的跟進(jìn)。醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)還需要人員素質(zhì)的跟進(jìn)。要注重人事檔案管理人員的知識(shí)更新，加大對檔案人員教育培訓(xùn)的力度，鼓勵(lì)支持檔案管理人員參加學(xué)歷教育、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。采取在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)等多種形式，有計(jì)劃、有針對性地對檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，彌補(bǔ)在職人員現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和管理科學(xué)知識(shí)不足的弱點(diǎn)?；蛞烁偁帣C(jī)制，擇優(yōu)錄用，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，形成一支懂管理、懂技術(shù)的復(fù)合型人事檔案管理隊(duì)伍。

3.維護(hù)機(jī)制的完善。隨著醫(yī)院人事檔案管理信息化的建設(shè)和電子文件人事檔案資料的產(chǎn)生，加之多媒體集成性及其組成和結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，難免給人事檔案的建設(shè)與管理帶來一系列新的問題，諸如原始性的鑒定、保密方式的創(chuàng)新、設(shè)備的維修，以及故障的處理等，都需要妥善處理，以確保其安全可靠運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：

孫中華.醫(yī)院人事檔案管理工作的體會(huì).中醫(yī)藥管理,[2009，17（2）：148-149.

（作者單位：江蘇省鹽城市第一人民醫(yī)院 江蘇鹽城 224000）

（責(zé)編：若佳）