淺析煤礦企業(yè)物資采購中的財務(wù)監(jiān)督作用

【摘要】本文著重從財務(wù)人員責任意識、物資采購程序等方面介紹了財務(wù)部門如何進行物資采購監(jiān)督，分析了目前煤炭企業(yè)物資采購中存在的問題及如何加強物資采購中的財務(wù)監(jiān)督作用，以更好的為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展做貢獻。

煤礦企業(yè)物資采購是煤礦經(jīng)營活動的一項重要內(nèi)容，對物資采購進行嚴格把關(guān)是降低煤炭生產(chǎn)成本的有效途經(jīng)，是企業(yè)獲取利潤的重要源泉。而煤礦物資采購容易出現(xiàn)超計劃采購、質(zhì)次價高的情況，造成庫存居高不下，再加上很多財務(wù)人員對在物資采購過程中所應(yīng)擔負的財務(wù)監(jiān)督職責認識不清，認為物資采購本來就是企業(yè)供應(yīng)部門的事，作為財務(wù)人員，只要把賬目管好，款項付好就行了，影響了企業(yè)經(jīng)濟利益。因此，必須加強煤礦企業(yè)物資采購中的財務(wù)監(jiān)督作用，更好的為企業(yè)服務(wù)。下面就如何加強物資采購中的財務(wù)監(jiān)督作用談幾點認識。

一、財務(wù)對物資采購計劃的監(jiān)督

一是物資供應(yīng)部門每月編制的物資采購計劃，應(yīng)征求財務(wù)部門的意見，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)當月的生產(chǎn)作業(yè)計劃、庫存情況等審查物資采購計劃的合理性。當然，財務(wù)人員要審查物資采購計劃，首行應(yīng)對井下生產(chǎn)工藝流程、材料、配件使用情況了解掌握清楚，如巷道支護方式、每米巷道需用支護材料的數(shù)量，計算所需數(shù)量。其次再看供應(yīng)部門庫存量，利用庫存量、當月需用材料數(shù)量，確定需要采購的數(shù)量。如果財務(wù)人員對生產(chǎn)不懂、沒有下過井，就無法審查供應(yīng)部門的物資采購計劃，只能處于被動地位，按供應(yīng)部門物資采購計劃執(zhí)行，談不上對物資采購計劃的監(jiān)督。二是物資采購計劃的審批，應(yīng)從下到上進行審批，先有業(yè)務(wù)人員審批，再有業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導審批，最后經(jīng)礦級領(lǐng)導審批，而不是從上到下審批。

二、財務(wù)對物資采購合同的監(jiān)督

依法訂立采購合同是避免合同風險、防患于未然的前提條件，也是強化合同管理的基礎(chǔ)。首先，財務(wù)人員要對采購經(jīng)辦部門是否履行職責進行審查。審查采購經(jīng)辦部門和人員是否對供應(yīng)商進行調(diào)查，包括供貨方的生產(chǎn)狀況、質(zhì)量保證、供貨能力、企業(yè)經(jīng)營和財務(wù)狀況等。合同履行情況審查，如供貨質(zhì)量、履行合同次數(shù)、準時交貨率、合格率、價格水平、合作態(tài)度、售后服務(wù)等進行審查，在全面了解的基礎(chǔ)上，是否作出選擇合格供應(yīng)商的正確決策，使合同建立在可行的基礎(chǔ)上。物資采購招標是否按照規(guī)范的程序進行，是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。其次，財務(wù)人員要對合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時間、賬號、地址、運輸、結(jié)算方式等各項內(nèi)容，按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性進行審查。在此基礎(chǔ)上建立物資采購合同臺賬，將已履行的合同整理成冊，妥善保管，以便發(fā)生經(jīng)濟經(jīng)糾紛及中介機構(gòu)審計、評估需要。

三、財務(wù)對物資采購計劃執(zhí)行及付款的監(jiān)督

供應(yīng)部門必須按審批后的物資采購計劃進行采購，堅決杜絕無計劃采購、臨時計劃采購，盲目采購。對物資采購付款時，從以下幾個方面審查，一是采購事項是否嚴格執(zhí)行采購計劃，對超出計劃未經(jīng)批準的，不予報賬，不予付款。二是嚴格執(zhí)行合同約定，在合同全部履行完畢后，按照合同約定付款。三是對采購計劃的所有資料進行再審查，及有無審計部門比價采購單等。四是對物資采購的程序進行審查，是否符合局二級三審采購規(guī)定的程序，對未按規(guī)定程序采購的，不予付款。五是對物資采購原始單據(jù)的合法性、真實性予以審核，對不符合財稅法規(guī)要求的原始單據(jù)，不予付款。六是對于財務(wù)部門拒付采購事項，相關(guān)部門應(yīng)按照財務(wù)制度規(guī)定，完善相關(guān)手續(xù)資料，財務(wù)部門審查后，方能付款。七是對采購的低值易耗品、固定資產(chǎn)，相關(guān)部門驗收并出具驗收報告單后，財務(wù)部門方能付款。

四、財務(wù)對物資庫存的監(jiān)督

財務(wù)部門應(yīng)定期對供應(yīng)部門的庫存物資進行盤點，主要查明物資的數(shù)量與賬、卡是否相符，有無積壓呆滯物資，檢查物資數(shù)量有無變化，保管條件是否良好及庫容整潔等。盤點方式要求全面盤點、臨時盤點和永續(xù)盤點相結(jié)合。物資盤點發(fā)現(xiàn)的盈虧、毀損要按規(guī)定及進處理，并調(diào)整賬面，使賬實相符。盤點時要檢查有沒有以前采購的物資未用，如有，應(yīng)查明原因，是什么原因造成的，對相關(guān)責任人進行處罰。特別是當前我局各單位庫存居高不下，更應(yīng)重視這方面的工作，應(yīng)規(guī)定采購物資在三個月內(nèi)未使用的還不及時上報的，視同超計劃采購，對采購人員進行嚴厲處罰。

五、采用先進的物資采購監(jiān)督技術(shù)

在當今信息化飛速發(fā)展的時代，不論是供應(yīng)部門還是財務(wù)部門，都應(yīng)該熟練掌握計算機應(yīng)用技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)收集物資信息, 建立供貨商數(shù)據(jù)庫、價格信息數(shù)據(jù)庫并隨時進行數(shù)據(jù)更新，建立物資采購管理的局域網(wǎng),將采購計劃申請、采購價格、物資驗收、物資的倉儲、物資的發(fā)放、物資的使用情況建立電子臺賬，使財務(wù)部門能夠及時掌握供應(yīng)部門的情況，更好的起到財務(wù)監(jiān)督作用。

總之，加強物資采購的監(jiān)督管理是一項系統(tǒng)工程，除財務(wù)部門的監(jiān)督外，還涉及計劃、審計、紀檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督。各部門之間還要彼此相互溝通、密切配合、相互協(xié)調(diào)、相互制約、明確責任, 規(guī)范運作, 共同把好物資采購關(guān)。

作者簡介：郭迎春（1963-），女，漢族，陜西白水，陜西銅川鴨口煤礦有限責任公司，財務(wù)科科長，會計師。

（責任編輯：趙春暉）