海事檔案管理面臨的問題及對策

潘亞麗

摘 要：海事檔案管理如何適應(yīng)海事事業(yè)發(fā)展需要并為各項(xiàng)海事事業(yè)的發(fā)展提供更便捷、更全面、更及時(shí)

的服務(wù)，作者根據(jù)自己近年來檔案管理的實(shí)踐和體會(huì)，深刻分析了目前海事檔案管理面臨的問

題，針對性地提出了解決對策，對海事檔案管理工作有一定的啟示。

關(guān)鍵詞：海事檔案管理

隨著近年來海事事業(yè)的快速發(fā)展，海事檔案在各項(xiàng)管理中發(fā)揮的作用也越來越突出。面對這一新的形勢，海事檔案如何進(jìn)一步求真求實(shí)、鑒往知來、對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想，為各項(xiàng)海事事業(yè)的發(fā)展提供更便捷、更全面、更及時(shí)的服務(wù)，應(yīng)成為各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者努力探索解決的課題。筆者根據(jù)自己近年來檔案管理的實(shí)踐和體會(huì)，就目前海事檔案管理面臨的問題及其對策談幾點(diǎn)粗淺的看法。

目前海事檔案管理面臨的主要問題

應(yīng)該肯定，由于近年來強(qiáng)力推行檔案目標(biāo)管理，海事檔案管理工作已邁出了重要的一步，取得了一定的成效，有了一個(gè)良好的開端。但面對新形勢發(fā)展要求仍存在以下問題。

海事檔案管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃相對薄弱。雖然檔案管理已引起了各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，并納入到自己的工作議程，在建章立制，建立管理網(wǎng)絡(luò)，加大管理力度，硬件投入，人員素質(zhì)培訓(xùn)等諸方面采取了不少切實(shí)可行的具體措施，短期效果也十分明顯。但就其長遠(yuǎn)規(guī)劃而言還是顯得相對薄弱。這里既有主觀上的原因，又有客觀上的原因。

海事科技檔案分類編號執(zhí)行情況缺乏一個(gè)統(tǒng)一完整的標(biāo)準(zhǔn)。2004年部海事局以《交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類編號辦法》為依據(jù)制定了《海事科技檔案分類編號辦法實(shí)施細(xì)則》，但各單位的實(shí)際執(zhí)行情況并不相同，其屬類所包涵的小類，小類的編號也不盡相同。出現(xiàn)同一屬類具有不同的編號，同一小類的內(nèi)容也不一致的現(xiàn)象。

海事科技檔案缺乏數(shù)字化管理。近年來，由于檔案信息化建設(shè)步伐加快，檔案信息資源得到了大力開發(fā)，很多單位文書檔案、甚至有的單位錄音、音像、照片、實(shí)物檔案全部實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，但占庫藏總量一半以上的海事科技檔案數(shù)字化卻明顯滯后。

海事檔案的信息開發(fā)編研成果層次不高。經(jīng)過對有些單位的學(xué)習(xí)考察，發(fā)現(xiàn)檔案的信息開發(fā)和編研存在四多四少現(xiàn)象。一是匯編多研究少。二是編研數(shù)量多，精品少。三是為完成任務(wù)編得多，主動(dòng)提供服務(wù)編得少。四是紙質(zhì)材料編研多，非紙質(zhì)材料編研少。

計(jì)算機(jī)在海事科技檔案管理中的應(yīng)用適應(yīng)不了時(shí)代發(fā)展的需要。從目前檔案已達(dá)標(biāo)的各單位來看，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用仍處于進(jìn)一步完善的探索的階段，檔案信息資源的共享遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了實(shí)際工作的需要。

檔案管理人員的素質(zhì)與新形勢檔案管理的要求明顯不適應(yīng)。檔案管理本身內(nèi)含的社會(huì)服務(wù)功能和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，更引起了檔案管理的一場新的變革，這些都對檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高，不僅要具備扎實(shí)的理論功底，還要具備相應(yīng)的海事業(yè)務(wù)以及一定的計(jì)算機(jī)知識。而目前現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍，檔案科班出身的相當(dāng)少，大多數(shù)是其他崗位調(diào)配而來，具有檔案專業(yè)館員職稱及其以上的人員更是寥寥無幾。加之大多數(shù)單位的檔案管理人員都是身兼數(shù)職，這種現(xiàn)狀與新形勢下檔案事業(yè)發(fā)展的要求相差甚遠(yuǎn)，矛盾越來越突出。

解決海事檔案面臨問題的對策

首先，應(yīng)立足現(xiàn)實(shí)，制訂好檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃。面對新形勢下檔案在收集、整理、開發(fā)、利用上將發(fā)生革命性變化的形勢，研究制定各單位檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，明確今后乃至更長一個(gè)時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)、任務(wù)、重點(diǎn)、步驟和措施，保持檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，已經(jīng)成為一項(xiàng)十分緊迫的任務(wù)。研究制訂檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，應(yīng)遵循以下原則：一是統(tǒng)籌規(guī)劃，量力而行。檔案規(guī)劃不能游離于單位總體規(guī)劃之外，而必須與其融為一體，成為總體規(guī)劃的一個(gè)部分，并且必須考慮不能超越現(xiàn)有物力、財(cái)力、人力所能提供的可能。二是立足當(dāng)前，著眼未來。既要把當(dāng)前檔案工作抓緊抓實(shí)抓好，又要考慮未來的發(fā)展需要，要把解決當(dāng)前問題與長遠(yuǎn)發(fā)展相結(jié)合。三是實(shí)事求是、切實(shí)可行。要遵循檔案事業(yè)發(fā)展的客觀規(guī)律，充分考慮各單位的實(shí)際情況，有的放矢地做規(guī)劃，目標(biāo)、步驟、措施要切實(shí)可行。

其次，強(qiáng)化依法管檔和檢查考核力度。堅(jiān)持依照法律管理檔案，依照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案，是檔案事業(yè)發(fā)展的根本保障和必要途徑。因此，一是加大檔案法規(guī)宣傳力度，通過各種途徑反復(fù)宣傳《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》以及檔案管理的各項(xiàng)制度，提高依法管理檔案的自覺性。二是要密切聯(lián)系工作實(shí)際，認(rèn)真分析研究，劃清歸檔范圍，確保有價(jià)值的管理活動(dòng)資料記錄無一例外地列入歸檔范圍，剔除目前存在的一些不必歸檔的內(nèi)容，做到分類合理，編號科學(xué)，內(nèi)容完整，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。三是加強(qiáng)對檔案管理工作的檢查考核力度，要把檔案管理工作與物質(zhì)文明、精神文明建設(shè)考核同步進(jìn)行。

再次，加強(qiáng)海事科技檔案信息資源開發(fā)利用，多出編研精品。開發(fā)利用海事科技檔案信息資源是檔案工作的根本目的，是檔案工作最具有活力的一項(xiàng)工作，也是人們認(rèn)識檔案工作、檢驗(yàn)和衡量檔案工作水平的重要方面。因此，加強(qiáng)海事科技檔案信息的開發(fā)，多出編研精品，提供主動(dòng)、超前服務(wù)是當(dāng)前檔案工作的重要任務(wù)。做好這項(xiàng)工作，應(yīng)注意：一是編研選題要切合單位實(shí)際，要以檔案利用率高、使用價(jià)值大、對管理工作有指導(dǎo)和借鑒作用的經(jīng)驗(yàn)性、成果性的材料為編研首選題目。找準(zhǔn)編研工作與實(shí)際工作的結(jié)合點(diǎn)，增強(qiáng)針對性。二是編研選材要寧多毋漏，從不同的側(cè)面、不同的角度，綜合分析，不可只取事物發(fā)展的一個(gè)階段或某個(gè)斷面，要做到客觀公正、忠于檔案。三是編研形式應(yīng)力求新穎、圖文并茂。編研成果載體有條件的，可采用錄象帶、光盤等。四是編研成果還應(yīng)講究風(fēng)格，以增強(qiáng)知識性、文學(xué)性和鑒賞性。同時(shí)要加大編研成果的宣傳力度，促進(jìn)編研成果向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化。

第四，加快推進(jìn)計(jì)算機(jī)在海事檔案管理中的應(yīng)用。隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)作為信息傳輸?shù)闹饕緩揭汛髣菟?，人們到網(wǎng)上查找所需信息已成為必然。特別是辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)迅速查閱檔案信息的愿望將越來越強(qiáng)烈，直接到檔案室借閱檔案將越來越少。因此，加快推進(jìn)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的深度應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上檢索勢在必行。針對目前的情況，有必要先行考慮如下幾點(diǎn)：一是加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的研究，實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一實(shí)施，以保證軟件、硬件設(shè)施的一致性。二是有必要抽調(diào)檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)人員進(jìn)行檔案計(jì)算機(jī)管理專題研究，包括檔案軟件設(shè)計(jì)、電子檔案各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)等。三是加快對現(xiàn)有檔案人員的計(jì)算機(jī)知識培訓(xùn)，為電子檔案管理儲(chǔ)備人才。

第五，積極探索海事科技檔案數(shù)字化發(fā)展新途徑。一是將海事管理各類系統(tǒng)軟件與檔案管理系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)接口，將辦理完成的海事科技檔案進(jìn)行邏輯歸檔，既保證電子文件其真實(shí)性、完整性和有效性的要求，又能提高工作效率，減少不必要的勞動(dòng)。二是在檔案管理系統(tǒng)中建立科技文件材料管理模塊，將日常辦理完畢需要?dú)w檔的電子文件及時(shí)存入科技檔案公文庫中，歸檔時(shí)直接導(dǎo)入檔案管理模塊，這樣即能保證文件收集齊全，不易丟失，也能確保歸檔的電子文件與紙制文件的一致。三是基本建設(shè)項(xiàng)目技術(shù)檔案，從該項(xiàng)目立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收全過程，就要求各單位在提供紙質(zhì)文件的同時(shí)必須報(bào)送電子文件，最大化的使海事科技檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

第六，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，為搞好檔案工作提供保證。一是要加強(qiáng)理論教育，提高政治素質(zhì)。檔案工作者只有加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，具有政治上的堅(jiān)定性、敏銳性，才能保證檔案工作的歷史真實(shí)性、可靠性，才能承擔(dān)起檔案工作為建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)服務(wù)的重任。二是要提高文化素質(zhì)。檔案工作涉及的面非常廣，各種門類的檔案涉及到許多學(xué)科，必須掌握豐富的文化知識，才能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，才能做好檔案工作。要制訂檔案人員培訓(xùn)規(guī)劃，推進(jìn)檔案人員后續(xù)教育，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍，建立必要的競爭上崗制度，增強(qiáng)學(xué)習(xí)的緊迫感，以適應(yīng)新形勢下檔案事業(yè)發(fā)展的越來越高的要求。三是要提高專業(yè)水平。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，從事檔案工作的人員必須掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)。要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)理論培訓(xùn)，開展檔案業(yè)務(wù)的研討和交流，不斷更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。四是要強(qiáng)化服務(wù)意識。檔案工作的生命力取決于檔案信息資源的社會(huì)服務(wù)功能，檔案人員應(yīng)具有主動(dòng)服務(wù)意識，不能僅僅做個(gè)保管員，而要站在管理的角度，充分利用大量的信息資源，通過編研等不同形式，為各項(xiàng)管理工作提供超前的、主動(dòng)的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。

（作者單位：連云港海事局）