計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案工作中的應(yīng)用

陳靜

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案部門作為這種強(qiáng)大信息資源的管理者，如何將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中已成為急待解決的問題，檔案管理部門必須不斷提升檔案管理的功能，獲得更大的發(fā)展空間。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；檔案工作；管理

檔案工作包括管理檔案實(shí)體、開發(fā)檔案信息資源以及為企業(yè)和社會(huì)提供檔案信息服務(wù)等一系列工作。隨著信息技術(shù)和信息高速公路的發(fā)展，信息經(jīng)濟(jì)和信息產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力。檔案作為一種重要的社會(huì)信息資源，檔案管理部門作為這種強(qiáng)大信息資源的管理者，如何將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中，如何正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案管理的重要性和必要性，構(gòu)建數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效利用和共享，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，成為檔案管理部門急待解決的問題。

1.利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將館藏?cái)?shù)字化

所謂“將館藏?cái)?shù)字化”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對(duì)圖片文件可以通過文字識(shí)別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。將檔案館藏?cái)?shù)字化的優(yōu)點(diǎn)：一是信息管理數(shù)字化；二是資源管理虛擬化；三是信息資源管理智能化；四是用戶使用方便化。

首先，應(yīng)該引起重視的是檔案館的館藏正以迅速的速度增加，而大多數(shù)是文書檔案。這主要是因?yàn)闄n案部門對(duì)于移交檔案的接受標(biāo)準(zhǔn)過于寬泛、檔案人員觀念的保守等原因造成的。因此，在開展館藏?cái)?shù)字化工作之前，應(yīng)該要做好檔案的優(yōu)化工作。限制檔案移交部門，控制歸檔范圍，開展鑒定工作。

其次，對(duì)館藏檔案的數(shù)字化應(yīng)有選擇有計(jì)劃的進(jìn)行。不同的檔案部門可以根據(jù)自身的情況選擇不同的標(biāo)準(zhǔn)。如對(duì)優(yōu)化后的館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化；對(duì)館藏體系進(jìn)行研究，確定本館特色檔案，并將其進(jìn)行全文數(shù)字化；根據(jù)館藏基礎(chǔ)，確定核心檔案進(jìn)行全文數(shù)字化；選擇利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化；針對(duì)服務(wù)對(duì)象的需求進(jìn)行數(shù)字化。在確定目標(biāo)后，運(yùn)用多媒體技術(shù)，對(duì)多種載體形式與記錄方式的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化。

2.利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案著錄、標(biāo)引等工作

技術(shù)的進(jìn)步使得檔案著錄可以通過檔案管理軟件而在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作，著錄的內(nèi)容包括檔案的題名、責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期限、時(shí)間、載體形態(tài)、檔號(hào)、分類號(hào)、主題詞以及內(nèi)容摘要等方面。檔案標(biāo)引是依據(jù)檔案分類法和主題法將檔案主題概念轉(zhuǎn)換為檔案標(biāo)識(shí)的過程，這兩項(xiàng)內(nèi)容為快速查找檔案提供了很好的途徑。傳統(tǒng)的著錄是在卡片上進(jìn)行的，而在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行著錄和標(biāo)引，使得查找檔案十分便捷。

在檔案的編目方面，應(yīng)建立區(qū)域性、行業(yè)性的檔案目錄網(wǎng)絡(luò)中心，積極促進(jìn)企業(yè)單位間檔案目錄的聯(lián)網(wǎng)和交流。這項(xiàng)工作是開發(fā)檔案信息資源的有效措施。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以建立一個(gè)互有聯(lián)系、互為補(bǔ)充，能夠多層次、多角度揭示檔案信息，并滿足利用者需求的計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)，使檔案檢索向自動(dòng)化方向發(fā)展。檔案的日常統(tǒng)計(jì)工作十分繁重，利用計(jì)算機(jī)代替人工工作，不僅準(zhǔn)確且效率高。

3.利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子文件進(jìn)行管理

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)給傳統(tǒng)的檔案工作帶來的最大改革應(yīng)該算電子文件的產(chǎn)生。電子文件是計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用的產(chǎn)物，從形式上看，它是數(shù)字化的，但由于它是通過代碼形式記錄于載體，它的內(nèi)容只能通過設(shè)備來利用，人們在檢索和閱讀電子文件時(shí)要借助特定的硬件設(shè)備、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件進(jìn)行解碼，才能夠獲得完整、可靠和準(zhǔn)確的文件信息。所以它對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，檔案部門應(yīng)針對(duì)單位移交產(chǎn)生的電子文件開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系。

紙質(zhì)文件產(chǎn)生的時(shí)候，文件的內(nèi)容以及重要的簽署意見和印章都會(huì)集中反映在紙質(zhì)文件的實(shí)體上。在執(zhí)行同一項(xiàng)職能活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生的彼此具有聯(lián)系的文件可以通過文件的實(shí)體管理加以體現(xiàn)，但是，電子文件產(chǎn)生的自由性和隨意性，可能會(huì)產(chǎn)生這樣的情況，辦公室人員應(yīng)用文字處理軟件生成了文件的主體，然后，通過E-MAIL獲得了領(lǐng)導(dǎo)的批示，而文件的附件中又用到了機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。這樣一份文件的全部內(nèi)容信息，必須在文件產(chǎn)生的時(shí)候完整的保存下來。

4.利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)利用

網(wǎng)絡(luò)最根本的價(jià)值就在于其本身就能提供越來越完善的信息服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)信息資源存在著數(shù)量大、類型多、范圍廣、無序化等特點(diǎn)，一般利用者很難準(zhǔn)確地找到所需信息，更不用說深層次開發(fā)與利用。因此檔案部門應(yīng)做好兩方面的工作：一是對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行有效組織，使之有序化、鏈接化，以便引導(dǎo)讀者快速查找到所需信息；二是根據(jù)需求，直接通過網(wǎng)絡(luò)采集數(shù)字信息，然后按照不同專題進(jìn)行分類、整合，形成可以提供利用的二次數(shù)字信息資源。網(wǎng)絡(luò)信息資源同樣存在著采、編、流、藏幾個(gè)環(huán)節(jié)的問題，但工作的難度卻遠(yuǎn)大于紙質(zhì)載體的檔案信息。這也給檔案信息服務(wù)人員提出了更高的要求。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)開始應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)中。例如，在檔案部門通過企業(yè)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，企業(yè)各檔案系統(tǒng)間網(wǎng)絡(luò)資源共享。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中逐漸使用和快速發(fā)展及新技術(shù)的革命，對(duì)檔案工作產(chǎn)生了巨大的影響。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立，使不同范圍內(nèi)檔案利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢。憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，數(shù)字化檔案管理將逐步建立起區(qū)域性、行業(yè)性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數(shù)字信息中心，從檔案實(shí)體中分離出來的檔案信息驚人地增加，用戶更多地將從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，而檔案實(shí)體將會(huì)從直接利用中脫身。這樣以來，檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)向利用者傳遞信息將逐步成為其重要的工作。

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[3]王鵬鵬.關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].科技創(chuàng)業(yè)家，2011.05