淺談檔案管理工作的重要性

楊雪莉

摘要：檔案是種對工作信息進行的歷史記錄，是為日后工作提供考察和管理的憑證。目前檔案管理工作有多種形式，例如：文本、聲音、圖像，以及圖形等。隨著我國各方面的發(fā)展，作為新局勢下的檔案管理工作，它的規(guī)范化和信息化，以及安全化等重要性則更受關(guān)注。本文通過簡單介紹檔案管理工作的意義及作用，對檔案管理工作的重要性進行分析，并為日后如何做好檔案管理工作提出了新的策略。

關(guān)鍵詞：檔案；管理工作；重要性

與以往的檔案管理工作相比，不僅在方式和手段上有所提高，還在管理的服務(wù)上也得到了提高。作為記錄事物的記事簿和還原歷史的重要工作。檔案的真實記錄成為人們?nèi)蘸蟛粩嘤^察和研究的依據(jù)。社會的進步促使檔案工作逐漸深入到人們的生活，利用科學(xué)和與時俱進的管理方式進行檔案管理，才能實現(xiàn)檔案管理工作的價值。因此，做好檔案管理工作，對任何一個管理單位或企業(yè)來說都具有一定的重要性。

一、檔案管理工作的意義及作用

合理科學(xué)的對檔案進行管理，不但可以對企業(yè)或單位的業(yè)績給予衡量，還可以對企業(yè)或單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內(nèi)容包括著發(fā)展過程的優(yōu)秀成果，因此，檔案可以為日后企業(yè)或單位的發(fā)展提供最完全的準備資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定發(fā)展方向最好的參考資料。隨著我國的全面發(fā)展與進步，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。因為企業(yè)或單位的資源取向、模式、戰(zhàn)略，以及未來的發(fā)展都受檔案管理工作的影響，所以檔案管理工作為企業(yè)或單位取得市場競爭，全面發(fā)展有著重要的意義。

檔案管理工作主要有兩項重要的作用：其一，作為考察依據(jù)的作用。作為歷史的鑒證與其它的文獻是不一樣的，檔案具有法律的效應(yīng)。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)，因此，檔案作為真實憑證而存在。例如：企業(yè)重要文件存檔、手稿、印信等；其二，作為參考的作用。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實事憑據(jù)。同時，檔案的參考性和內(nèi)容非常廣泛與豐富，任何地區(qū)或公司等都有自己的檔案管理工作室，所以，當所涉及的難題需要參考檔案的時候，只要到有關(guān)檔案工作室就能找到答案。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時做好檔案的保密工作，并熱愛檔案管理工作等。

二、檔案管理工作的重要性

首先，檔案管理工作的規(guī)范化。由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。不僅對檔案袋實行統(tǒng)一的印制，對工作人員進行統(tǒng)一的培訓(xùn)，還統(tǒng)一確定檔案整理及驗收的方式，制定一個標準。對每個環(huán)節(jié)的檔案工作嚴格控制，例如：檔案的借閱和復(fù)印等。只有嚴格統(tǒng)一使檔案管理工作規(guī)范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。對于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務(wù)創(chuàng)新很好的帶動了檔案基礎(chǔ)工作，對于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進作用。在過去的幾年，我國許多地區(qū)的檔案館對于全宗學(xué)理論、文書立卷方法改革的實踐、歸檔文件整理方法改革的具體做法、檔案信息數(shù)字化、電子文件、文檔一體化和與改革創(chuàng)新配套的檔案法律、法規(guī)、行政規(guī)章建設(shè)等許多問題進行了大膽的創(chuàng)新實踐與理論研究，取得了很多有益的經(jīng)驗。檔案服務(wù)創(chuàng)新的開展，使得檔案館的檔案接收、檔案保管、檔案整理、檔案編目等一系列任務(wù)的工作量，相對于傳統(tǒng)的手工勞動方式得到增大。

其次，檔案管理工作的信息化。檔案入錄的及時與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。改變了檔案管理工作的及時和靈活性，用現(xiàn)代合理科學(xué)的管理方式，實現(xiàn)信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

最后，檔案管理工作的安全性。由于檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)都需要通過嚴格的管理機制進行把關(guān)，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。隨著目前檔案管理工作實行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全度得到很好的提高。在檔案的建立上，采取了嚴格的監(jiān)督機制。在檔案的查閱上，則制定了非與檔案相關(guān)的人員或沒有通過批準的人員是不能進行查閱的。這樣一來就使檔案管理工作得到了保證。

三、檔案管理工作策略

隨著檔案需求的劇增，只有不斷做好具有重要性的檔案管理工作，改變管理者的內(nèi)外素質(zhì)，增強其專業(yè)的知識，實現(xiàn)檔案共享價值，才能使檔案管理工作跟上企業(yè)和單位發(fā)展步伐。

其一，強化管理者的管理意識和綜合素質(zhì)，并進行規(guī)范式的管理不斷改革。在檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，因此，要加強管理工作人員對材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，及時做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統(tǒng)計、檢索等相關(guān)的工作。由于檔案管理工作的質(zhì)量問題會受到管理者綜合素質(zhì)水平的因素影響，作為重要任務(wù)的管理者，必須要具有很高的積極主動與創(chuàng)造性，因此要加大對管理者的綜合水平進行培養(yǎng)。目前檔案管理工作越來越現(xiàn)代和多樣化，所以在管理的方式上也要不斷的進行改革，只有具有專業(yè)知識的管理者，才能夠順利完成現(xiàn)代化的檔案管理工作。

其二，加強檔案管理工作的保密與安全性，合理利用檔案進行開發(fā)。由于檔案管理工作的重要性，確保檔案的丟失、泄密，因此，要委派專門的檔案管理人員進行管理，同時也要在安全工作上做好一切措施，例如：做好防盜、防火，以及防蛀等。除了檔案管理工作的保密與安全性之外，檔案所具有價值和共享也是人們不斷關(guān)注的焦點，所以，我們應(yīng)該采用多種形式，及時、準確、迅速的開發(fā)和利用檔案資源，檔案管理人員不但要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，還能夠恰到好處的進行利用，在遇到問題時能夠及時解決，以滿足工作需求，使檔案得到最高的利用價值。

總而言之，我國的發(fā)展變化，使檔案管理工作在新形勢和任務(wù)的條件下，不僅要學(xué)會和認識、理解檔案管理工作的中的重要性及作用，還要使檔案資源成為所需要的財富。由于檔案所記錄的內(nèi)容反映著以往歷史的情況，是最為有效的考察依據(jù)，因此，基于它所具有的重要性，作為檔案管理工作的企業(yè)和單位就必須從基礎(chǔ)做好檔案管理工作，并進行妥當?shù)谋９堋?/p>

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