在期末業(yè)務處理中靈活使用自動轉(zhuǎn)賬功能

佘明英

摘 要：期末業(yè)務處理，主要包括完成期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務，另外還包括試算平衡、對賬、結賬等工作。期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務與日常業(yè)務相比較，數(shù)量不多，但處理較復雜和繁瑣且時間緊迫。財務軟件提供的自動轉(zhuǎn)賬功能可以實現(xiàn)“一次性轉(zhuǎn)賬定義，多次反復轉(zhuǎn)賬生成”，起到一勞永逸的作用。利用自動轉(zhuǎn)賬功能處理期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務，不僅可以減輕會計人員的工作強度，還能提高核算與管理質(zhì)量。

關鍵詞：期末轉(zhuǎn)賬；自動轉(zhuǎn)賬；自定義轉(zhuǎn)賬；對應結轉(zhuǎn)；轉(zhuǎn)賬生成

中圖分類號：F23文獻標識碼：A文章編號：1672-3198（2012）01-0176-03

1 期末業(yè)務處理的含義

期末業(yè)務處理是指會計人員將本月所發(fā)生的日常經(jīng)濟業(yè)務全部登記入賬后，在每個會計期末都需要完成的一些特定的會計工作。它主要包括：期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務、試算平衡、對賬以及結賬等。在手工會計條件下，每到會計期末，由會計人員手工編制記賬憑證來完成這項工作，處理起來較為復雜和繁瑣，難免會出現(xiàn)賬項調(diào)整不準確和調(diào)整遺漏的現(xiàn)象，這樣勢必造成會計賬簿數(shù)據(jù)的錯誤，從而導致財務報表數(shù)據(jù)不準確。許多會計人員在使用財務軟件時，其期末業(yè)務也依然采取通過鍵盤直接錄入的方式來編制記賬憑證。這樣的處理方式和手工條件下其實沒有實質(zhì)的差別，只是使用的工具不同而已，依然無法避免手工條件下期末業(yè)務處理存在的問題。

2 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務的特點

2.1 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務每個會計期末都會重復處理

期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務如稅金計提、成本結轉(zhuǎn)、損益結轉(zhuǎn)等業(yè)務都具有一定的時間性，也有一定的規(guī)律性，是在不同會計期間重復發(fā)生又基本穩(wěn)定的業(yè)務。單從某一個會計期間來看，處理的難度不是很大，但是從長遠來看，如果不應用財務軟件提供的自動轉(zhuǎn)賬功能，每期處理期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務會耗費大量的時間，會計人員的工作效率不能得到提高。

自動轉(zhuǎn)賬憑證必須先定義，后使用。其過程是先登記一個轉(zhuǎn)賬憑證模板，然后對轉(zhuǎn)賬憑證模板進行定義。登記轉(zhuǎn)賬憑證模板包括設置轉(zhuǎn)賬序號、輸入轉(zhuǎn)賬摘要、選擇憑證類型等；轉(zhuǎn)賬憑證模板的定義包括設置科目編碼、方向及金額的取數(shù)公式等。憑證模板的初始設置需要投入一定的時間和精力，在此，自動轉(zhuǎn)賬的意義在于多次重復應用，只有對于不同會計期間須重復多次處理的業(yè)務，才能在反復應用中體現(xiàn)出簡便、快捷的優(yōu)勢，才能體現(xiàn)軟件自動處理的優(yōu)勢。

2.2 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務的會計分錄事先確定

期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務的會計分錄往往事先是確定的，比如計提所得稅時，借：所得稅費用，貸：應交稅費——應交所得稅；攤銷無形資產(chǎn)時，借：管理費用等，貸：累計攤銷；結轉(zhuǎn)制造費用時，借：生產(chǎn)成本，貸：制造費用。自動轉(zhuǎn)賬本身是智能的，但這種智能體現(xiàn)在用戶的應用過程中，自動憑證一旦被設定．就只能按照事先的定義來生成實際業(yè)務的記賬憑證。凡不能確定最終會計科目的業(yè)務，是無法以自動轉(zhuǎn)賬的方式來處理的。

2.3 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務的金額具有一定的規(guī)律性

期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務的金額通常具有一定的規(guī)律性，可以事先預知或可以被描述。如折舊額可按折舊公式計算，無形資產(chǎn)可按某一確定的數(shù)額或比例攤銷，而費用或成本則可按各該科目的當前余額結轉(zhuǎn)。只有確定的金額來源，或者體現(xiàn)著某種規(guī)律性的金額取得渠道，才能事先以某種規(guī)范的方式將其描述和表達出來。反之，發(fā)生金額不能被事先預知，或不能被準確描述的經(jīng)濟業(yè)務，都無法交由系統(tǒng)進行自動處理。

正是由于期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務有上述特點，會計人員應當靈活使用自動轉(zhuǎn)賬功能提高工作效率。

3 自動轉(zhuǎn)賬的含義

自動轉(zhuǎn)賬是指會計信息化系統(tǒng)中，通過對記賬憑證生成要素的設置，由系統(tǒng)自動生成指定業(yè)務的規(guī)范化記賬憑證的一種操作功能。為在適當時刻生成記賬憑證而將某一轉(zhuǎn)賬業(yè)務所涉及的摘要、借貸方科目、金額計算方法等要素預先予以設定，即建立一項業(yè)務的轉(zhuǎn)賬模型的過程，稱為自動轉(zhuǎn)賬憑證的設置（或稱為定義）。依據(jù)自動轉(zhuǎn)賬憑證模型來生成特定業(yè)務的記賬憑證的過程稱為自動轉(zhuǎn)賬。由自動轉(zhuǎn)賬產(chǎn)生的憑證通常稱為機制記賬憑證，有時簡稱為機制憑證。

4 自動轉(zhuǎn)賬的種類

在會計信息化實現(xiàn)過程中，自動轉(zhuǎn)賬分為內(nèi)部轉(zhuǎn)賬與外部轉(zhuǎn)賬兩種。內(nèi)部轉(zhuǎn)賬是指在總賬系統(tǒng)內(nèi)部將某個或某幾個會計科目中的余額或發(fā)生額結轉(zhuǎn)到一個或多個科目中，主要包括自定義轉(zhuǎn)賬、對應結轉(zhuǎn)、銷售成本結轉(zhuǎn)、匯兌損益結轉(zhuǎn)和期間損益結轉(zhuǎn)等；外部轉(zhuǎn)賬是指將其他業(yè)務子系統(tǒng)生成的憑證轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)中。下面以用友ERP－U8財務軟件為例對自動轉(zhuǎn)賬的應用進行介紹。

4.1 內(nèi)部轉(zhuǎn)賬

4.1.1 自定義轉(zhuǎn)賬

在會計信息化方式下，為滿足各類企業(yè)的需要，用戶可以自行定義自動轉(zhuǎn)賬憑證。自定義轉(zhuǎn)賬就是在轉(zhuǎn)賬設置時完全由用戶自己設計一個憑證模板，包括憑證的摘要、借貸方科目、方向以及金額計算公式等。其中金額公式可以輸入一個常數(shù)，也可以手工或利用向?qū)Х绞捷斎胲浖峁┑娜?shù)公式。

例：期末將“制造費用”科目的發(fā)生額按工人工時比例進行分攤：制造費用（5101）按2：3的比例分攤到生產(chǎn)成本——A產(chǎn)品（500101）、生產(chǎn)成本——B產(chǎn)品（500102）。

（1）自定義轉(zhuǎn)賬設置。在總賬系統(tǒng)中，選擇“期末→轉(zhuǎn)賬定義→自定義轉(zhuǎn)賬”命令，進入“自定義轉(zhuǎn)賬設置”窗口，在此設置“結轉(zhuǎn)制造費用”的轉(zhuǎn)賬憑證項目（見表1）。

（2）自定義轉(zhuǎn)賬生成。在總賬系統(tǒng)中，選擇“期末→轉(zhuǎn)賬生成”命令，選擇“自定義轉(zhuǎn)賬”選項和要結轉(zhuǎn)的自動轉(zhuǎn)賬分錄，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)賬憑證，保存后憑證上顯示“已生成”字樣，這是自動轉(zhuǎn)賬憑證的標志。

4.1.2 對應結轉(zhuǎn)

對應結轉(zhuǎn)又稱平行結轉(zhuǎn)，不僅可以進行兩個科目一對一的結轉(zhuǎn)，還可以進行科目的一對多（一個轉(zhuǎn)出科目、多個轉(zhuǎn)入科目）的結轉(zhuǎn)，一定要注意對應關系，特別是將多個科目的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出時，有幾個轉(zhuǎn)出科目，就必須設置幾張轉(zhuǎn)賬憑證；而將某一科目的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到多個科目時，只需設置一張轉(zhuǎn)賬憑證，此時要注意相應的結轉(zhuǎn)系數(shù)。對應結轉(zhuǎn)的科目可以是上級科目，但其下級科目的結構必須一致（即明細科目相同），如有輔助核算，則兩個科目的輔助賬也必須一一對應。

沿用上例：期末將“制造費用”科目的發(fā)生額按工人工時比例進行分攤：制造費用（5101）按2∶3的比例分攤到生產(chǎn)成本——A產(chǎn)品（500101）、生產(chǎn)成本——B產(chǎn)品（500102）。

（1）對應結轉(zhuǎn)設置。在總賬系統(tǒng)中，選擇“期末→轉(zhuǎn)賬定義→對應結轉(zhuǎn)”命令，進入“對應結轉(zhuǎn)設置”窗口，在此設置“結轉(zhuǎn)制造費用”的轉(zhuǎn)賬憑證項目（見表2）。

（2）對應結轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬生成。操作方法與自定義轉(zhuǎn)賬生成基本相同，只是轉(zhuǎn)賬類型由“自定義轉(zhuǎn)賬”改為“對應結轉(zhuǎn)”，在此不再詳述。

4.1.3 銷售成本結轉(zhuǎn)

銷售成本結轉(zhuǎn)是指月末根據(jù)商品銷售數(shù)量和商品的平均單價計算各類商品銷售成本并進行結轉(zhuǎn)。在實際工作中，有些企業(yè)商品銷售成本的計算比較復雜，特別是企業(yè)銷售多種商品，又必須分別計算各種商品的銷售成本時，若采用銷售成本結轉(zhuǎn)功能模塊，可以準確、快速地實現(xiàn)銷售成本的自動轉(zhuǎn)賬。

（1）銷售成本結轉(zhuǎn)設置。在總賬系統(tǒng)中，選擇“期轉(zhuǎn)賬定義→銷售成本結轉(zhuǎn)”命令，進入“銷售成本結轉(zhuǎn)設置”窗口，只要選擇庫存商品、主營業(yè)務收入和主營業(yè)務成本三個科目對應的科目編碼并單擊“確定”按鈕即可完成設置。但是，在定義銷售成本結轉(zhuǎn)之前，應首先保證上述三個科目的下級科目結構相同，必須帶有數(shù)量輔助核算，但又不能帶往來輔助核算。

（2）銷售成本轉(zhuǎn)賬生成。操作方法與自定義轉(zhuǎn)賬生成基本相同，只是轉(zhuǎn)賬類型應選擇“銷售成本結轉(zhuǎn)”，在此不再詳述。

4.1.4 匯兌損益結轉(zhuǎn)

匯兌損益結轉(zhuǎn)用于期末自動計算包括外幣存款、外幣現(xiàn)金、外幣結算的各項債權債務賬戶的匯兌損益，并在轉(zhuǎn)賬生成中自動生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證。

以用友軟件為例，月終結轉(zhuǎn)匯兌損益（財務費用——匯兌損益660304）。

（1）匯兌損益結轉(zhuǎn)設置。在總賬系統(tǒng)中，選擇“期末→轉(zhuǎn)賬定義→匯兌損益”命令，進入“匯兌損益結轉(zhuǎn)設置”窗口，系統(tǒng)已列出所有具有外幣核算的會計科目。輸入“匯兌損益入賬科目”，并對需要計算匯兌損益的科目進行選擇，單擊確定按鈕即可（見表3）。

（2）匯兌損益轉(zhuǎn)賬生成。操作方法與自定義轉(zhuǎn)賬生成基本相同，選擇轉(zhuǎn)賬類型“匯兌損益結轉(zhuǎn)”和外幣幣種，在此不再詳述。

4.1.5 期間損益結轉(zhuǎn)

期間損益結轉(zhuǎn)用于期末將主營業(yè)務收入、主營業(yè)務成本、管理費用、銷售費用、財務費用等損益類科目的余額結轉(zhuǎn)到本年利潤科目，以反映企業(yè)當期的損益。

（1）期間損益結轉(zhuǎn)設置，在總賬系統(tǒng)中，選擇“期末→轉(zhuǎn)賬定義→期間損益”命令，進入“期間損益結轉(zhuǎn)設置”窗口。在憑證類別欄選擇“轉(zhuǎn)賬憑證”，在本年利潤科目欄輸入代碼“3131”，系統(tǒng)自動列出所有的損益類科目，系統(tǒng)默認將所有的損益科目的期末余額轉(zhuǎn)到本年利潤科目中去。設置完畢后，單擊確定按鈕即可。

（2）期間損益轉(zhuǎn)賬生成。操作方法與自定義轉(zhuǎn)賬生成基本相同，只是轉(zhuǎn)賬類型應選擇“期間損益結轉(zhuǎn)”，在此不再詳述。

4.2 外部轉(zhuǎn)賬

在企業(yè)信息化過程中，總賬系統(tǒng)是整個會計信息系統(tǒng)的核心，它與工資、固定資產(chǎn)、采購與應付、銷售與應收、庫存、存貨等子系統(tǒng)都保持著密切的聯(lián)系。企業(yè)各業(yè)務環(huán)節(jié)的物流產(chǎn)生的信息都將實時傳遞到財務部門，并通過自動轉(zhuǎn)賬模塊生成會計信息流傳遞至總賬系統(tǒng)。這種從總賬系統(tǒng)以外的其他子系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)，實現(xiàn)子系統(tǒng)之間的自動轉(zhuǎn)賬，就是外部轉(zhuǎn)賬。外部轉(zhuǎn)賬方式生成的自動轉(zhuǎn)賬憑證常被稱為外部憑證。外部轉(zhuǎn)賬也是財務業(yè)務一體化處理的數(shù)據(jù)橋梁。常見的外部轉(zhuǎn)賬有以下幾類：

（1）工資費用分攤結轉(zhuǎn)。工資薪酬管理系統(tǒng)可以根據(jù)工資匯總表自動生成有關分配工資費用、計提福利費、計提工會經(jīng)費、計提職工教育經(jīng)費等業(yè)務的記賬憑證。

（2）固定資產(chǎn)折舊計提。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以根據(jù)有關周定資產(chǎn)增減變動資料生成周定資產(chǎn)增減的記賬憑證，根據(jù)設置的折舊方法及計提周期自動生成計提固定資產(chǎn)折舊的記賬憑證。

（3）往來業(yè)務及壞賬準備計提。應收應付款管理系統(tǒng)可以生成有關應收賬款、應付賬款的發(fā)生及償還等業(yè)務的記賬憑證。并能根據(jù)應收賬款余額自動計提壞賬準備，生成計提壞賬準備的記賬憑證。

（4）差異結轉(zhuǎn)與成本結轉(zhuǎn)。在財務業(yè)務一體化應用中，存貨管理系統(tǒng)可以根據(jù)材料如入庫記錄，生成有關存貨出入庫業(yè)務的記賬憑證．并能自動生成材料成本差異結轉(zhuǎn)憑證。

5 自動轉(zhuǎn)賬的優(yōu)勢

財務軟件提供的自動轉(zhuǎn)賬功能可以實現(xiàn)“一次性定義，多次反復應用”，起到一勞永逸的作用。憑證模板定義之后，以后各會計期間，相關參數(shù)可不再調(diào)整，或只在業(yè)務變化以及會計核算方法變更時作少量修改即可。如果會計人員能巧用自動轉(zhuǎn)賬功能，煩瑣的憑證輸入環(huán)節(jié)的瓶頸現(xiàn)象將大大緩解。在期末業(yè)務處理中，通過自動轉(zhuǎn)賬生成機制記賬憑證具有明顯的優(yōu)勢。

5.1 自動轉(zhuǎn)賬可以快捷的處理期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務

自動轉(zhuǎn)賬憑證由系統(tǒng)自動生成，省去了處理過程中逐項輸入憑證要素內(nèi)容的程序，大大提高了生成憑證的速度，使期末轉(zhuǎn)賬與結賬有機會在業(yè)務結束的當時快速完成。雖然少數(shù)憑證在生成過程中需要用戶的干預，如輸入期末匯率、分配結轉(zhuǎn)比率等，但這些參數(shù)一般由軟件即時提示，其錄入方式也比較單一，通常不影響期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務的處理速度。

5.2 自動轉(zhuǎn)賬可以保障記賬憑證的正確性

在會計電算化系統(tǒng)中，由手工錄入的憑證，可能因為工作疏漏、疲勞、判斷失誤等原因而出錯。而由系統(tǒng)根據(jù)事先定義的自動轉(zhuǎn)賬模板所生成的憑證，其中多數(shù)要素內(nèi)容已事先確定而不再有出錯機會，唯一可能出錯的是根據(jù)用戶描述臨時生成的憑證金額。由于金額來源于軟件系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫，軟件本身是不會出錯的。只要定義的憑證模板中的參數(shù)是正確的，則所生成的記賬憑證就必定正確。所以，自動轉(zhuǎn)賬憑證具有較高的正確性保障。

5.3 自動轉(zhuǎn)賬保障會計業(yè)務的完整性

需要在期末進行處理的業(yè)務比較多，而且比較雜，若用戶對企業(yè)業(yè)務整體不熟悉，則很容易出現(xiàn)遺漏、錯轉(zhuǎn)等情況，其中任意一筆業(yè)務的疏漏都將影響最終業(yè)務核算的準確性。而自動轉(zhuǎn)賬功能的應用，將業(yè)務交由系統(tǒng)內(nèi)部程序來控制，期末業(yè)務處理可以嚴格按順序逐筆進行。不再存在因操作疏忽而遺漏業(yè)務處理項目的可能性。

6 應用自動轉(zhuǎn)賬功能應注意的問題

（1）選用最佳轉(zhuǎn)賬類型。自動轉(zhuǎn)賬的類型很多，有的轉(zhuǎn)賬業(yè)務適用于多種轉(zhuǎn)賬類型，如制造費用的結轉(zhuǎn)，既可以選擇“自定義結轉(zhuǎn)”，也可考慮“對應結轉(zhuǎn)”。比較二者，對應結轉(zhuǎn)初始設置時更簡單一些，因為對應結轉(zhuǎn)的轉(zhuǎn)出科目只能是一個，但隨著明細科目或產(chǎn)品種類的增加，設置的轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)量將按梯級遞增；而自定義結轉(zhuǎn)盡管在初始設置時比對應結轉(zhuǎn)稍煩瑣些，但它將業(yè)務歸集在一張憑證中進行處理，這比分散處理更規(guī)范，更便于查詢和分析信息。

（2）“轉(zhuǎn)賬生成”后的憑證是未記賬憑證，對它們?nèi)孕柽M行審核、記賬操作，否則賬務處理系統(tǒng)無法結賬。對這些憑證的審核主要是審核結轉(zhuǎn)是否正確。對于錯誤的憑證，系統(tǒng)一般不提供修改功能，只能通過修改設置后重新生成。

（3）多數(shù)轉(zhuǎn)賬憑證生成前先要將相關經(jīng)濟業(yè)務的會計憑證登記入賬。除了在“轉(zhuǎn)賬定義”時金額是由用戶自己賦值的情況以外，轉(zhuǎn)賬憑證中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中提取、經(jīng)處理后生成的。因此，為了保證所取數(shù)據(jù)的完整、正確，在調(diào)用轉(zhuǎn)賬憑證模板生成轉(zhuǎn)賬憑證前，必須將本月發(fā)生的相關業(yè)務登記入賬。

（4）“轉(zhuǎn)賬生成”業(yè)務要遵循一定的處理順序。上面提到大多憑證生成時是去相關賬簿取數(shù)的，對于所取數(shù)值毫無關聯(lián)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務可以不分先后地執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成”，例如固定資產(chǎn)計提折舊與無形資產(chǎn)的攤銷業(yè)務。但有些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務必須依據(jù)另一些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，例如匯兌損益結轉(zhuǎn)產(chǎn)生的財務費用會影響往本年利潤結轉(zhuǎn)的費用數(shù)額，那么就要先結轉(zhuǎn)匯兌損益并將該憑證記賬后再結轉(zhuǎn)本年利潤。因此，期末轉(zhuǎn)賬需要根據(jù)業(yè)務的特點分批按步驟來進行處理。用戶可以利用軟件提供的“轉(zhuǎn)賬序號”按業(yè)務正確的結轉(zhuǎn)順序進行“轉(zhuǎn)賬定義”。一般期末轉(zhuǎn)賬的處理順序如下：工資、折舊等費用的計提→輔助生產(chǎn)成本結轉(zhuǎn)→制造費用結轉(zhuǎn)→生產(chǎn)成本結轉(zhuǎn)→產(chǎn)成品結轉(zhuǎn)→銷售成本、費用、收入結轉(zhuǎn)。結轉(zhuǎn)順序一旦發(fā)生錯誤，即使憑證模板設置正確，轉(zhuǎn)賬憑證中的數(shù)據(jù)也有可能錯誤。

（5）期末結轉(zhuǎn)工作是一項比較復雜而重要的工作，應由指定的專人進行。自動轉(zhuǎn)賬的運用可以極大地提高賬務系統(tǒng)的使用效率，但是由于其規(guī)則復雜，函數(shù)多樣，不便于理解和操作，因此應由指定的專人進行。

綜上所述，自動轉(zhuǎn)賬憑證的設置大多是一次性的工作。憑證設置好以后，將來公式中的相關參數(shù)可不再調(diào)整或作少數(shù)修改，直接生成憑證即可，比填制一些日常業(yè)務的記賬憑證還要簡單。如果會計人員能巧用自動轉(zhuǎn)賬功能，煩瑣的憑證輸入環(huán)節(jié)的瓶頸現(xiàn)象將大大緩解，會計的職能將顯著改善，企業(yè)信息化的程度將會進一步提高。

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