如何開發(fā)利用高校檔案資源建立畢業(yè)生就業(yè)檔案

鐘立揚(yáng) 王金江

摘要：高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是高校檔案的一個(gè)組成部分。為了適應(yīng)畢業(yè)生就業(yè)形勢(shì)的發(fā)展，高校畢業(yè)生就業(yè)檔案應(yīng)審視自身存在的問題，本著客觀公正、擇優(yōu)性與特征性相結(jié)合及民主參與性的原則，采取有效措施，建立專業(yè)化的就業(yè)檔案管理隊(duì)伍，制定規(guī)范科學(xué)的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)高效畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化、數(shù)字化。

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生 就業(yè)檔案 原則措施

注：本文系浙江傳媒學(xué)院校級(jí)立項(xiàng)課題“論如何利用高校檔案資源建立畢業(yè)生就業(yè)檔案”（項(xiàng)目編號(hào)：11JY004）的研究成果。

近年來，隨著高校的擴(kuò)招，畢業(yè)生日益增多，高校畢業(yè)生就業(yè)問題成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)。如何增強(qiáng)大學(xué)生就業(yè)能力，提高高校大學(xué)生就業(yè)率，建立系統(tǒng)完善的高校大學(xué)生就業(yè)檔案，準(zhǔn)確反映高校大學(xué)生就業(yè)動(dòng)態(tài)，就成為時(shí)下高校應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重點(diǎn)。高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是高校檔案資源庫中的一部分，建立完善的高校畢業(yè)生就業(yè)檔案需要充分利用現(xiàn)有的高校檔案資源，充分發(fā)揮其在建立系統(tǒng)完善的高校畢業(yè)生就業(yè)檔案中的作用。

一、目前高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的現(xiàn)狀

目前，高校中就業(yè)檔案并不完善，存在諸多問題，主要有以下幾方面：

1.高校就業(yè)檔案管理工作管理人員專業(yè)化水平不高，主要體現(xiàn)在就業(yè)檔案意識(shí)薄弱、業(yè)務(wù)水平不高等方面

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是一個(gè)系統(tǒng)的工程，包括諸多環(huán)節(jié)。但目前高校中，大多沒有專業(yè)人員管理畢業(yè)生就業(yè)檔案，就業(yè)檔案的管理基本由學(xué)生工作辦公室的輔導(dǎo)員代理。在畢業(yè)生就業(yè)方面，輔導(dǎo)員往往只關(guān)注就業(yè)率，缺乏建立畢業(yè)生就業(yè)檔案的意識(shí)，認(rèn)為畢業(yè)生已走上工作崗位，建立就業(yè)檔案的意義不大。另外，輔導(dǎo)員本身還兼有其他方面的工作，由于時(shí)間和精力有限，所以很難做到建立系統(tǒng)完善的畢業(yè)生就業(yè)檔案。在有些高校中，即便有專門人才管理畢業(yè)生就業(yè)檔案，但這些人員大多是中途轉(zhuǎn)行，沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)，對(duì)畢業(yè)生就業(yè)檔案缺乏深刻認(rèn)識(shí)，甚至將畢業(yè)生就業(yè)檔案僅僅理解為收集和保存，沒有充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生就業(yè)檔案的價(jià)值。

2.高校就業(yè)檔案管理制度建設(shè)不完善，利用率不高

目前，許多高校把教書育人和提高教學(xué)質(zhì)量作為一切工作的中心，忽視了畢業(yè)生就業(yè)檔案的管理。國家雖然出臺(tái)了《檔案法》等相關(guān)法律措施，但每個(gè)高校都有自身的情況，很難做到具體問題具體分析。高校中沒有系統(tǒng)的制度規(guī)定和指導(dǎo)建立畢業(yè)生就業(yè)檔案。多數(shù)高校的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理工作沒有有效的程序、規(guī)章制度和政策措施，使得畢業(yè)生檔案工作出現(xiàn)了許多問題。在目前大多數(shù)高校中，畢業(yè)生就業(yè)檔案分散于高校的各個(gè)二級(jí)學(xué)院乃至學(xué)生手中，尚無部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，這導(dǎo)致畢業(yè)生就業(yè)檔案的利用難度加大，利用率不高。

3.高校畢業(yè)生就業(yè)檔案缺乏系統(tǒng)性，畢業(yè)生檔案工作投入不足

目前，在大多數(shù)高校中，沒有一套完整統(tǒng)一的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，畢業(yè)生就業(yè)檔案的管理尚局限在傳統(tǒng)的、手工操作的實(shí)體管理模式。畢業(yè)生檔案管理人員只是簡(jiǎn)單地將畢業(yè)生就業(yè)檔案裝袋歸檔，這給畢業(yè)生就業(yè)檔案的綜合開發(fā)利用帶來很大困難，限制了畢業(yè)生就業(yè)檔案整體水平的提高。另外，高校畢業(yè)生就業(yè)檔案工作經(jīng)費(fèi)等投入不足，導(dǎo)致了畢業(yè)生就業(yè)檔案管理體系陳舊、管理模式僵化，極大阻礙了和制約了畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化過程。

二、建立高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的原則

隨著高校畢業(yè)生的增多及畢業(yè)生就業(yè)難度的不斷加大，越來越多的高校意識(shí)到建立畢業(yè)生就業(yè)檔案的重要性，畢業(yè)生就業(yè)檔案的建立應(yīng)遵循客觀公正、擇優(yōu)性與特征性相結(jié)合及民主參與性的原則。

1.客觀公正原則

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是高校記錄畢業(yè)生去向的重要材料，是高校檔案資源的重要組成部分，對(duì)高校的未來發(fā)展有著重要作用。目前，許多高校中畢業(yè)生就業(yè)檔案虛假化現(xiàn)象嚴(yán)重，主要表現(xiàn)在兩方面：高校為了提高就業(yè)率，故意編造畢業(yè)生就業(yè)檔案；有部分畢業(yè)生為了提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，凸顯就業(yè)優(yōu)勢(shì)，在檔案中填寫部分虛假信息，以次充好，這種情況嚴(yán)重阻礙了高校畢業(yè)生檔案建立。為此，高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的建立應(yīng)客觀公正，高校應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度著眼，全面理解畢業(yè)生就業(yè)檔案的重要性，做到畢業(yè)生就業(yè)檔案的客觀真實(shí)，對(duì)畢業(yè)生的學(xué)習(xí)概況、在校綜合表現(xiàn)等做出全面評(píng)價(jià)，指出其中存在的不足，分析原因，吸取教訓(xùn)，克服缺點(diǎn)，為以后的就業(yè)工作提供可靠依據(jù)。另外，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生的教育及對(duì)檔案的監(jiān)管力度，做到畢業(yè)生就業(yè)檔案的準(zhǔn)確可靠。

2.擇優(yōu)性與特征性相結(jié)合的原則

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案對(duì)畢業(yè)生和高校的發(fā)展具有重要作用，在整理畢業(yè)生就業(yè)檔案過程中除了堅(jiān)持客觀公正原則外，還要堅(jiān)持擇優(yōu)性和特征性相結(jié)合的原則。畢業(yè)生就業(yè)檔案是對(duì)畢業(yè)生的鑒定和評(píng)價(jià)，是用人單位選拔人才的重要依據(jù)。一份好的畢業(yè)生就業(yè)檔案可促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)。所以，在建立畢業(yè)生就業(yè)檔案的過程中，要始終貫徹?fù)駜?yōu)性和特征性相結(jié)合的原則，除了記錄畢業(yè)生的姓名、性別、專業(yè)、畢業(yè)去向等基本信息外，還要全面準(zhǔn)確地體現(xiàn)出畢業(yè)生的特長(zhǎng)、能力差異等個(gè)性特征，準(zhǔn)確反映出畢業(yè)生平時(shí)學(xué)業(yè)水平，在為用人單位提供依據(jù)的同時(shí)，進(jìn)一步提升畢業(yè)生就業(yè)能力。

3.民主參與原則

高校畢業(yè)生是就業(yè)檔案的對(duì)象和主體，建立完整全面的畢業(yè)生就業(yè)檔案離不開畢業(yè)生本身的參與。在有些高校中，畢業(yè)生就業(yè)檔案完全是學(xué)校就業(yè)部門一方操作，忽視了畢業(yè)生在建立就業(yè)檔案中的作用，這種現(xiàn)象不利于提高高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的整體水平。因此，要充分發(fā)揮畢業(yè)生本身的作用，使其參與就業(yè)檔案的建檔工作，參與對(duì)自己及同伴畢業(yè)生的評(píng)價(jià)，在看到自身成績(jī)的同時(shí)，也要通過和他人的比較發(fā)現(xiàn)自身的不足，學(xué)別人之長(zhǎng)補(bǔ)自己之短，以便相互學(xué)習(xí)共同進(jìn)步。這種民主參與的方式不但能真實(shí)反映畢業(yè)生的全貌，同時(shí)還能消除畢業(yè)生對(duì)檔案內(nèi)容的疑慮，充分體現(xiàn)了畢業(yè)生就業(yè)檔案的真實(shí)性和教育意義，提高了就業(yè)檔案在高校中的作用。

三、建立高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的措施

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是一個(gè)系統(tǒng)的工程，不僅需要硬件方面的條件，更需要高校在就業(yè)檔案管理隊(duì)伍、管理制度等方面的努力和提高。

1.建立專業(yè)化的就業(yè)檔案管理隊(duì)伍

專業(yè)化的就業(yè)檔案管理隊(duì)伍是高校檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)。首先，提高畢業(yè)生就業(yè)檔案工作人員的思想素質(zhì)。就業(yè)檔案管理人員要更新觀念，充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生就業(yè)檔案的重要性，不斷增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，認(rèn)真對(duì)待檔案工作。其次，切實(shí)增強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。提高就業(yè)檔案管理人員的職業(yè)道德，加強(qiáng)操作規(guī)范的培訓(xùn)，熟練掌握高校的相關(guān)就業(yè)檔案管理制度，明確就業(yè)檔案管理的要求。有計(jì)劃、分階段地對(duì)就業(yè)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)其技能，不斷加強(qiáng)檔案隊(duì)伍管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性。

2.制定規(guī)范科學(xué)的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理制度

制度是工作順利開展的保證，良好的管理制度可以提高工作效率，達(dá)到理想的工作效果。在建立高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的過程中，要制定規(guī)范科學(xué)的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理制度。高校檔案部門要遵照國家《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等規(guī)定，制定一套切實(shí)可行、體現(xiàn)檔案工作專業(yè)性和科學(xué)性，符合實(shí)際的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理制度。在制定相關(guān)制度時(shí)要分工明確，杜絕籠統(tǒng)，責(zé)任不明情況的出現(xiàn)，要制定如畢業(yè)生就業(yè)檔案歸檔制度、數(shù)字檔案?jìng)浞葜贫?、文件保密制度等相關(guān)制度，明確畢業(yè)生材料的歸檔范圍和操作流程，在歸檔要求上，要對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容記載清楚，最后要按規(guī)定權(quán)限簽字蓋章。做到制度保障畢業(yè)生就業(yè)檔案的合理運(yùn)行，提升畢業(yè)生就業(yè)檔案的整體水平。

3.通過多種手段，實(shí)現(xiàn)高效畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化、數(shù)字化

高效畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化和數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的要求，更是高效檔案工作的要求。高效畢業(yè)生就業(yè)檔案要從傳統(tǒng)紙質(zhì)材料向網(wǎng)絡(luò)辦公轉(zhuǎn)化，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源建立完整、快捷和便利的高校畢業(yè)生就業(yè)檔案。

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化和數(shù)字化不是要放棄傳統(tǒng)紙質(zhì)版材料，而是將紙質(zhì)版材料信息化和數(shù)字化，提高利用率。為達(dá)到這一目標(biāo)，高校滿足硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的要求。首先，要購置現(xiàn)代化的電腦設(shè)備、文字轉(zhuǎn)化器等，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)畢業(yè)生就業(yè)檔案進(jìn)行加工、處理，然后通過多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能技術(shù)等，快速便捷存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)中。其次，要通過多種途徑，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案資源的內(nèi)部共享，可在檔案館內(nèi)開設(shè)多臺(tái)電腦，畢業(yè)生可憑借自身用戶名和密碼實(shí)現(xiàn)具體操作。此外，也可通過網(wǎng)絡(luò)在線等服務(wù)方式，為需求者提供相關(guān)電子資源信息，充分發(fā)揮畢業(yè)生就業(yè)檔案的優(yōu)勢(shì)，提高其利用率，提升高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的整體水平。

在實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生就業(yè)檔案信息化和數(shù)字化的過程中，要特別注意網(wǎng)絡(luò)信息安全問題。在開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)資源的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生就業(yè)檔案電子檔案存儲(chǔ)等方面的保護(hù)，要及時(shí)更新相關(guān)硬件設(shè)施，定期進(jìn)行備份，注意更新網(wǎng)絡(luò)防火墻等，確保畢業(yè)生電子檔案的安全。

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是一個(gè)系統(tǒng)的工程，完整的畢業(yè)生就業(yè)檔案將極大提升高校檔案管理水平，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)。在未來的發(fā)展中，高校畢業(yè)生就業(yè)檔案就會(huì)有更大地發(fā)展。

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