關(guān)于高校檔案開發(fā)利用的思考

夏紅兵 劉家國

(四川烹飪高等?？茖W(xué)校，四川 成都 610100)

2007年9月5日，國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權(quán)在紀(jì)念檔案法頒布20周年座談會上提出“兩個體系”的建設(shè)構(gòu)想，并于2008年初全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會議上明確提出“貫徹以人為本，建立兩個體系”。建立“兩個體系”即建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體系，方便人民群眾的檔案利用體系”。2008年8月，教育部發(fā)布第27號令，頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》(以下簡稱“27號令”)，并于2008年9月1日起施行。建立“兩個體系”、27號令的相繼提出，是“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀在檔案工作中的具體體現(xiàn)，標(biāo)志著高校檔案工作開始步入法制、科學(xué)、先進(jìn)的新階段。建立“兩個體系”，全面貫徹27號令，服務(wù)民生是檔案工作的生命所在，開發(fā)利用檔案信息是檔案工作的根本目的。如何做好高校檔案的開發(fā)利用工作，是新時期高校檔案部門可持續(xù)發(fā)展的工作重點。

1 高校檔案開發(fā)利用的現(xiàn)狀

高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。相較于1989年頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，27號令在總則中把高校檔案價值內(nèi)涵從“對學(xué)校和社會有保存價值”延伸到“對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值”。高校檔案真實地記錄了高校在教學(xué)、科研、管理等方面的發(fā)展軌跡，是高校發(fā)展的見證和高校精神的積累和延續(xù)，是高校管理和建設(shè)中不可缺少的重要部分，能為高校的宣傳教育、編史修志、工作查考、教學(xué)評估以及個人學(xué)籍證明提供依據(jù)。目前，高校檔案館(室)在完善檔案借閱手續(xù)的基礎(chǔ)上，提供利用的主要方式是閱覽服務(wù)，由接待人員向利用者提供所需的檔案、資料，利用者可摘抄或復(fù)印所需內(nèi)容。具體包括以下幾個方面:

1.1 編制檔案檢索工具，積極參與檔案編研

高校檔案館(室)按照檔案借閱利用規(guī)定，編制案卷目錄、全引目錄、卷內(nèi)文件目錄、文號與卷號等檢索工具，盡可能提供某一問題全部檔案材料的線索，以便迅速、準(zhǔn)確調(diào)卷，盡可能滿足信息服務(wù)的求全、求準(zhǔn)要求，并積極參與對檔案信息資源進(jìn)行二次、三次加工的檔案編研，形成諸如《制度匯編》《全宗》《大事記》《年鑒》《檔案利用案例匯編》等各個具有重要意義和特色以及較高實用價值的專題，以滿足學(xué)校各部門對檔案信息的需求，為學(xué)校的教學(xué)、科研工作提供方便，為領(lǐng)導(dǎo)宏觀決策、制定計劃、總結(jié)工作提供可靠依據(jù)。

1.2 開展檔案利用服務(wù)，實現(xiàn)檔案自身價值

檔案利用需求是多方面的，不同的檔案利用群體、不同時期的檔案利用者，對檔案的利用是不同的。通過調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，目前高校檔案利用主要表現(xiàn)為:

1.2.1 學(xué)校工作查考的重要依據(jù)

俗話說:“空口無憑，立字為據(jù)”，學(xué)校工作情況需要大量的統(tǒng)計表格、數(shù)據(jù)、文字說明和其它載體(聲像、實物等)加以展現(xiàn)，而高校檔案館(室)除了保存大量的文字、數(shù)據(jù)記錄外，還有足夠的圖紙、表格，如下達(dá)基建任務(wù)、征用土地、實地勘察、圖紙設(shè)計、施工合同的簽訂到施工進(jìn)度、竣工驗收及各類報告等來往文書本身，是歷史的真跡，能夠反映學(xué)校歷史的真實面貌。因此，學(xué)校檔案是檢查學(xué)校教學(xué)、科研、實驗設(shè)施情況的重要依據(jù)，是開展教學(xué)、科研評估的基礎(chǔ)，具有不可替代的重要作用。

學(xué)校的校舍建設(shè)及各種附屬設(shè)施在竣工交付使用后，由于各種原因，建筑物改動的情況時有發(fā)生，需要查閱有關(guān)地下管網(wǎng)、隱蔽設(shè)施等設(shè)計圖紙，以便擴(kuò)、改、修，否則不但不會發(fā)生經(jīng)濟(jì)上的增值，反而要浪費大量的經(jīng)費。例如實驗室由于實驗設(shè)備更新?lián)Q代，原有的設(shè)備基礎(chǔ)和電氣配線不能適應(yīng)，有的房間需要開窗移門或拆除隔斷，有的需增設(shè)上下水管道和電氣增容;房屋由于使用達(dá)到了大修期而進(jìn)行大修;對無抗震設(shè)施的房屋進(jìn)行抗震加固以及擴(kuò)建接層等。另外，在學(xué)校新建工程的圖紙設(shè)計中，也需要到檔案室查閱標(biāo)準(zhǔn)圖集、存檔底圖等與設(shè)計內(nèi)容類似或有特點的圖紙材料，參考以往的工程設(shè)計、工程施工檔案，制作設(shè)計委托、預(yù)算及相關(guān)圖紙，有的還可以復(fù)用一部分或大部分原設(shè)計圖紙，從而縮短設(shè)計周期、降低設(shè)計成本，并為新建學(xué)校提供參考，提供建設(shè)的經(jīng)驗，提出建校的經(jīng)驗教訓(xùn)和工作方法。

1.2.2 個人問題的重要憑證

教職工在職稱評定、工資調(diào)整等問題上為核對某一事實、證實某一規(guī)定等，就業(yè)與轉(zhuǎn)崗的歷屆畢業(yè)生為查詢利用成績單、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、新生錄取名冊等，都需要到高校檔案館(室)進(jìn)行查證，同時在打擊假文憑、維護(hù)學(xué)校信譽等方面，個人檔案也發(fā)揮了積極的作用。

2 高校檔案開發(fā)利用的問題

檔案開發(fā)利用實質(zhì)上是信息外化的表現(xiàn)，即信息由內(nèi)在的“不能自主表現(xiàn)”實現(xiàn)“自我表現(xiàn)”的過程。在這一過程中，信息的外化不可避免地受到管理性思維和工作方法的制約。具體而言，主要包含以下幾個方面:

2.1 檔案保密形成的服務(wù)意識落后

在我國，信息泄露會受到法律的嚴(yán)厲懲罰，《中華人民共和國刑法》明確規(guī)定，“違反保守國家秘密法的規(guī)定，故意或者過失泄露國家秘密，情節(jié)嚴(yán)重的，處三年以下有期徒刑或者拘役;情節(jié)特別嚴(yán)重的，處三年以上七年以下有期徒刑”。27號令也規(guī)定“需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校保密工作部門批準(zhǔn)?！币虼?，檔案館(室)在處理檔案的保密和開放利用問題上，“權(quán)衡利弊取其輕”占據(jù)了主導(dǎo)地位，即寧可緊閉大門不出事，也要避免因開放檔案不可預(yù)料的結(jié)果而受到法律的嚴(yán)懲，從而造成檔案館(室)處于自我封閉狀態(tài)，檔案人員甘當(dāng)“倉庫保管員”，致使公眾對檔案工作認(rèn)識模糊，甚至把“檔案”同“陳舊”“歷史”“與我無關(guān)”等概念等同起來，檔案館(室)在人們心目中是個披著神秘面紗的、不能隨意進(jìn)入的單位(部門)，有的甚至不知道檔案可以對普通公民開放。再加上長期以來檔案機(jī)構(gòu)一直被認(rèn)為是一個社會公益性機(jī)構(gòu)，管理模式單一，激勵機(jī)制不足，難以調(diào)動工作積極性，更談不上有目的、有計劃地編研具有參考性、指導(dǎo)性的資料。而利用者不了解館藏情況，并不知道館藏中有些什么樣的資料可供利用，因而很多有價值的檔案不能發(fā)揮作用。［1－2］

2.2 檔案信息資源結(jié)構(gòu)不盡合理

由于種種客觀與主觀原因，除綜合性高校外，高校檔案館(室)對涉及民生方面的檔案收集不夠、利用不夠、資料面偏窄，除了黨群、行政、學(xué)生學(xué)籍、出版物、財會等類別相對齊全外，其他如教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、外事等類別的檔案都或多或少地存在較嚴(yán)重的材料缺歸現(xiàn)象，照片檔案、聲像檔案、實物檔案等檔案很少。這種不合理的高校檔案館藏結(jié)構(gòu)，一方面是長期保管的部分檔案資料與學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作以及教職員工的利用需求沒有多大關(guān)系;另一方面，廣大教職員工感興趣的、急切想查找的一些檔案資料在館藏中卻找不到。利用面相對狹窄的檔案資源現(xiàn)狀遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足各個層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。

2.3 檔案利用體系有待完善

目前，各個檔案館在年終都要求基層檔案室編制年報表以了解檔案利用的基本情況，但只統(tǒng)計利用的數(shù)據(jù)，如利用的卷次數(shù)、利用的人數(shù)等，而沒有揭示檔案利用的實際效益。即使作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)材料的檔案利用登記，除填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外，對利用目的沒有做太多要求，即使有也不過是簡單的幾個字，無法反映出通過檔案利用所帶來的價值，失去了檔案利用信息反饋的機(jī)會，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。［3］

21世紀(jì)正以空前快速的步伐走向信息時代，幾乎所有的信息都能被轉(zhuǎn)化為可被計算機(jī)識別和處理的信息，然而目前不少高校檔案管理還停留在人工檢索這一階段，甚至目前的檔案工作規(guī)范化管理評估指標(biāo)體系也很注重分類目錄、全引目錄、總目錄、重要文件目錄、文號目錄等傳統(tǒng)檢索工具的編制完備，但這些目錄，特別是檔案案卷目錄基本上不能揭示案卷內(nèi)容，從而造成檔案人員勞動強度大，但效率低，掛一漏萬的現(xiàn)象，不能滿足利用者的需求。

3 高校檔案開發(fā)利用的對策

現(xiàn)代復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在復(fù)制檔案上的廣泛使用，減少使用甚至不用檔案原件成為普遍的情況，檔案壽命得以延長。電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“數(shù)字檔案建設(shè)，沖破檔案利用的時間、地域限制，加強館與館、館與人的聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源共享”成為高校檔案館(室)檔案信息開發(fā)利用的必然。因此，高校檔案館(室)必須針對開發(fā)利用工作存在的問題，踐行“兩個轉(zhuǎn)變”，建立“兩個體系”，即“轉(zhuǎn)變重事輕人，重物輕人，重典型輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系;轉(zhuǎn)變檔案工作中重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用、輕個人利用，重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)、輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識，如重視為機(jī)關(guān)團(tuán)體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系”，有準(zhǔn)備地找出應(yīng)對措施。

3.1 強化檔案工作服務(wù)意識，提高檔案工作人員素質(zhì)

“以人為本”思想要求高校檔案工作樹立“教職工及學(xué)生至上”“教職工及學(xué)生最大”的服務(wù)觀念，要求高校檔案館(室)在無損國家和個人利益的前題下，將檔案向公眾開放，最大限度地發(fā)揮檔案的價值。檔案保密是檔案人員的神圣職責(zé)，“重保輕用”“利用不足”常常喪失檔案資源利用的最佳時機(jī)，造成檔案資源開發(fā)利用的相對滯后，嚴(yán)重阻礙檔案的及時利用。因此，高校檔案館(室)應(yīng)嚴(yán)格依照《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》以及其他全國性和地方性檔案行政法規(guī)、規(guī)章，調(diào)整檔案開發(fā)利用相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真篩選、審慎鑒定不同類型檔案的開發(fā)利用，介紹檔案內(nèi)容，推動檔案工作由封閉、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。

“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識”，《中華人民共和國檔案法》從法律的角度對檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了要求。因此，檔案管理人員除了熟悉館藏，即熟悉檔案館(室)現(xiàn)有檔案的內(nèi)容、成分、數(shù)量以及存放的庫房位置(檔號)，熟悉檔案的管理情況及每一卷宗的檔案價值(檔案鑒定)，還要加強檔案學(xué)、圖書館學(xué)、情報學(xué)、目錄學(xué)、檔案分類、整理、鑒定、利用和編目檢索等基本理論知識和“甘為人梯、熱心服務(wù)、愿為他人做嫁衣”的職業(yè)道德修養(yǎng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，以期在檔案服務(wù)利用過程中更好地展現(xiàn)專業(yè)服務(wù)水準(zhǔn)。同時，檔案管理人員還應(yīng)順應(yīng)檔案管理方法與手段的變革，積極學(xué)習(xí)使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及辦公自動化設(shè)備，逐步實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

3.2 建設(shè)特色檔案信息資源，方便教職員工和學(xué)生利用

“以特色求生存，以特色求發(fā)展”，在網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化的今天，高校檔案館(室)必須正視經(jīng)費投入、技術(shù)力量、人員素質(zhì)等不足，克服“大而全”“小而全”的傳統(tǒng)觀念，［4］一切從實際出發(fā)，堅持檔案資源建設(shè)的專、精，“轉(zhuǎn)變重事輕人，重物輕人，重典型輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”，這里的“人”主要指學(xué)校的全體教職員工和學(xué)生。在過去已經(jīng)形成并且收藏的檔案中，含有大量的關(guān)于教職工及學(xué)生個人在工作、學(xué)習(xí)和生活過程中形成的相關(guān)檔案資料，與維護(hù)他們利益息息相關(guān)，如教職工的任課表、科研論文、教案、聽課記錄，職工的社保、醫(yī)保材料、各類登記表等;學(xué)生的考試記錄、成績記錄、違紀(jì)記錄、獲獎記錄、體檢記錄及各類鑒定表等。因此，高校檔案館(室)應(yīng)當(dāng)建立覆蓋與全校教職工及學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活等密切相關(guān)的檔案資源體系，形成與學(xué)校特色相適應(yīng)的檔案資源結(jié)構(gòu)，既便于學(xué)校各種有保藏價值的檔案信息的集中管理和連續(xù)性收藏，也可借助于檔案館(室)的信息窗口作用，充分宣傳和展示學(xué)校的風(fēng)采和魅力。［5］

3.3 加強檔案利用反饋，完善檔案利用服務(wù)方式

高校檔案館(室)應(yīng)注重收集檔案利用效果的反饋信息，如檔案與教學(xué)、檔案與科研、檔案與職工、檔案與管理等，把反饋的信息進(jìn)行綜合分析，并加強用戶跟蹤調(diào)研，研究用戶需求的特點，對某一時期檔案利用側(cè)重點作出判斷，哪類檔案利用率高，哪類檔案利用率低，對利用頻率高的檔案要及時開發(fā)利用，不斷完善各種檢索工具。同時，隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的加快，傳統(tǒng)的“蹲班守攤”“等客戶上門”的方式已不能適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，高校檔案館(室)應(yīng)注重收集利用者對檔案利用工作方面的建議和要求，如利用方式、服務(wù)態(tài)度和編研成果質(zhì)量等，及時調(diào)整檔案利用工作的有關(guān)環(huán)節(jié)，彌補工作中的不足，實現(xiàn)檔案利用工作向以用戶為中心的主動、深層次服務(wù)轉(zhuǎn)變，并根據(jù)用戶的愛好和特點，在用戶希望的時間和地點，有針對性地開展檔案信息服務(wù)，不斷提高和改進(jìn)檔案利用工作。另外，檔案館(室)應(yīng)該根據(jù)學(xué)校工作要點，主動提供學(xué)校發(fā)展決策、科研課題等方面的檔案，擴(kuò)大檔案的影響，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

［1］李齊英.試談檔案利用中的保密工作［J］.青海教育，2008(22):92.

［2］王媛媛.檔案利用與保密［J］.科技資訊，2009(2):225.

［3］張林靜.檔案利用存在的問題及解決方法［J］.河北能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2009(1):53－54.

［4］夏紅兵.中小型高校圖書館的信息資源共建共享［J］.重慶圖情研究，2006(1):29－32.

［5］楊杰.高校檔案工作踐行“兩個轉(zhuǎn)變”建立“兩個體系”戰(zhàn)略思想的探索［J］.機(jī)電兵船檔案，2009(2):7－9