論高校院系辦公室人員的時(shí)間管理

高樹花

（南京森林警察學(xué)院，南京 210023）

論高校院系辦公室人員的時(shí)間管理

高樹花

（南京森林警察學(xué)院，南京 210023）

高校院系辦公室人員的日常工作具有繁雜性、規(guī)律性、突發(fā)性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)造成了時(shí)間使用混亂、不合理，從而降低了工作時(shí)間的使用效率。因此，高校院系辦公室人員必須努力做好時(shí)間管理，掌握時(shí)間管理的措施和方法，才能迅速提高工作效率，增加時(shí)間使用價(jià)值，獲得更高的工作滿意度?；诖耍Y(jié)合實(shí)際探討工作中時(shí)間管理的重要性，并提出時(shí)間管理的幾點(diǎn)建議，以期對(duì)高校院系辦公室人員在時(shí)間管理上有所借鑒。

高校院系;辦公室人員;時(shí)間管理;建議

一、辦公室時(shí)間管理的含義

所謂時(shí)間管理，就是辦公室工作人員為提高時(shí)間的利用率和有效率，運(yùn)用科學(xué)的方法和技巧，對(duì)時(shí)間的浪費(fèi)通過計(jì)劃、組織、實(shí)施、檢查、評(píng)價(jià)等程序而進(jìn)行的一系列控制協(xié)調(diào)的過程［1］。高校院系辦公室作為行政管理部門之一，其工作具有很強(qiáng)的繁雜性、突發(fā)性等特點(diǎn)，不僅工作內(nèi)容涉及方方面面，而且很多時(shí)候還會(huì)受到臨時(shí)性工作的干擾，這使得辦公室工作人員的時(shí)間安排呈現(xiàn)出很大的隨機(jī)性，毫無計(jì)劃可言。同時(shí)，我們?cè)谌粘９ぷ髦幸渤３?huì)發(fā)現(xiàn)，相同時(shí)間內(nèi)每個(gè)人的勞動(dòng)產(chǎn)出有著很大的差別。有的人看似很悠閑，但該做的事情從未耽誤，而有些人忙碌辛苦，工作成效卻不大。在人人平等的時(shí)間面前，為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況呢?這其中除了個(gè)人能力素質(zhì)的差別以外，還有一個(gè)很重要的原因，就是前者能夠合理地籌劃運(yùn)用時(shí)間，而后者在時(shí)間的利用上存在管理不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。因此，高校院系辦公室人員如何合理安排時(shí)間，由忙亂而致有序、由被動(dòng)而轉(zhuǎn)主動(dòng)，從而提高工作效率，在盡可能少的時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造更大的價(jià)值，獲得工作滿足感、成就感，是高校院系辦公室人員不可忽視的重要管理內(nèi)容。對(duì)此，筆者根據(jù)自己多年從事辦公室工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行初步的探討。

二、時(shí)間浪費(fèi)的主要原因

時(shí)間管理就是掌握時(shí)間節(jié)約規(guī)律的要求，要想有效地利用時(shí)間，就必須要找到或排除自己時(shí)間浪費(fèi)的原因。在高校院系辦公室工作中，很多因素都可以導(dǎo)致時(shí)間的浪費(fèi)，但是歸納分析，主要來自以下幾個(gè)方面:

（一）工作缺乏計(jì)劃性

許多高校院系辦公室工作人員的工作計(jì)劃性不強(qiáng)，或者說沒有計(jì)劃，沒有目標(biāo)，不分輕重緩急，遇到什么做什么，整天忙于應(yīng)付，導(dǎo)致該做的沒有做，在不該做的工作上卻花費(fèi)了很多時(shí)間［1］。

（二）意外干擾

意料之外的干擾是完成工作最大的阻礙因素。對(duì)高校院系辦公室來說，意外干擾是不可避免的:（1）外來人員打擾。高校院系辦公室是一個(gè)人流進(jìn)出比較頻繁的部門，每天接待和回應(yīng)他們要耗費(fèi)許多時(shí)間。（2）電話干擾。每個(gè)辦公室人員每天都要接到十幾個(gè)甚至數(shù)十個(gè)電話，而他們打出去的電話數(shù)也不下這個(gè)數(shù)目，因?yàn)楹茈y預(yù)料這些電話會(huì)在什么時(shí)間打過來，所以不能像其他工作那樣，能夠集中處理，許多工作常會(huì)因接聽電話而打斷。據(jù)研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)我們集中精力做一件事的時(shí)候，最好能一氣呵成，不要中途被打斷，否則要經(jīng)過相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間才能使精神或思緒重新集中。有統(tǒng)計(jì)顯示，辦公室一般每8分鐘就會(huì)受到1次打擾，其中大約50%～80%的打擾是沒有意義或者是極少有價(jià)值的。而辦公室工作受打擾的頻率是很高的，電話干擾已成為破壞思考和集中精神最主要的原因［2］。另外，還有領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)分配任務(wù)導(dǎo)致工作計(jì)劃變更及其他部門的突發(fā)協(xié)作任務(wù)的意外干擾等等。

（三）事必躬親

事必躬親就是指不管什么事都親自去做，這是辦公室管理人員經(jīng)常陷入的一個(gè)時(shí)間陷阱。有些辦公室工作人員對(duì)工作非?！柏?fù)責(zé)”，辦什么事，只有自己干才放心，對(duì)于已經(jīng)交代給別人的事，總是自己過問之后才讓別人去做。例如:要召開會(huì)議，已經(jīng)讓辦公室其他人打電話進(jìn)行了通知，自己卻還要重新把電話撥一遍;要下發(fā)一份文件，已經(jīng)布置其他人進(jìn)行校對(duì)，自己卻還要拿過來重新校對(duì)一番。結(jié)果，不僅打消了別人的積極性，也消耗了自己的精力，無形中浪費(fèi)了自己的時(shí)間，嚴(yán)重影響了工作的效率。

（四）領(lǐng)導(dǎo)交代事情不清

在日常工作中，某些領(lǐng)導(dǎo)在給下屬分配任務(wù)時(shí)，沒有將自己的意圖表達(dá)清楚，而下屬人員又缺乏與領(lǐng)導(dǎo)溝通的技巧，怕領(lǐng)導(dǎo)嫌麻煩、責(zé)備，沒有及時(shí)問明領(lǐng)導(dǎo)意圖，結(jié)果工作做錯(cuò)了，時(shí)間也浪費(fèi)了。

（五）辦事追求完美

有些人對(duì)自己的工作要求完美，還有的甚至把這種追求變成了苛求，他們不允許工作中出現(xiàn)哪怕是一些微不足道的小錯(cuò)誤。比如:寫報(bào)告時(shí)多次打草稿，對(duì)已完成的工作或已授權(quán)的工作，進(jìn)行不必要的檢查等等［3］。從以上幾個(gè)方面我們可以看出，管理時(shí)間的真正意義是要克服種種干擾，避免時(shí)間浪費(fèi)，想要達(dá)到這個(gè)目的，就必須要掌握時(shí)間運(yùn)用的方法。作為一個(gè)管理者，如何更好地進(jìn)行時(shí)間管理呢?筆者結(jié)合自身的工作實(shí)踐，總結(jié)了幾點(diǎn)技巧，僅供借鑒。

三、高校院系辦公室人員時(shí)間管理的技巧

（一）目標(biāo)—計(jì)劃管理法

制訂完善的合理的工作計(jì)劃。所謂制訂計(jì)劃，就是制定自己的工作時(shí)間表，明確工作目標(biāo)及時(shí)間分配，這是辦公室人員時(shí)間運(yùn)用的基礎(chǔ)。事先做好周密的工作計(jì)劃，有助于提高把握目標(biāo)的能力，是節(jié)省時(shí)間最好的辦法。要制訂出完善合理的工作計(jì)劃，要注重培養(yǎng)以下幾方面的能力:（1）學(xué)會(huì)列清單，將待辦事項(xiàng)記錄在待辦事情清單或時(shí)間記錄本上，并標(biāo)注當(dāng)天或預(yù)定工作計(jì)劃，這樣不僅能夠明確自己的各項(xiàng)工作任務(wù)，同時(shí)還能夠增強(qiáng)時(shí)間緊迫感。（2）學(xué)會(huì)記日志。你花了多少時(shí)間在哪些事情上，把它詳細(xì)地記錄下來，就會(huì)發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時(shí)間，當(dāng)你找到浪費(fèi)時(shí)間的根源，你才會(huì)有辦法改變，也可予以反思、分析，便于今后做出新的合理的時(shí)間安排計(jì)劃。（3）對(duì)于不同的事情分配不同的時(shí)間去做，為每件事預(yù)先設(shè)定完成期限，并迫使自己在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成工作，防止人為拖拉。（4）樹立輕重緩急、優(yōu)先順序的觀念。對(duì)所做的事情進(jìn)行篩選，把有限的時(shí)間集中到處理最重要的事情上，不要一味地追求面面俱到，這樣既不會(huì)再為繁忙的工作所累，也不會(huì)因?yàn)榛ㄙM(fèi)了大量的時(shí)間做無意義的事情而懊悔。

（二）建立并保持良好的辦公秩序

秩序是一種美，而簡(jiǎn)潔和條理是辦公室工作的美學(xué)。簡(jiǎn)潔就是速度，條理就是效率，我們應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成良好的習(xí)慣，維護(hù)良好的辦公環(huán)境，建立并保持良好的辦公秩序。

（三）要做好合理授權(quán)與溝通

一般來說，授權(quán)是“將特定的工作任務(wù)和職責(zé)由一個(gè)人轉(zhuǎn)交給另一個(gè)人”。授權(quán)是時(shí)間管理的有效途徑之一，是一個(gè)節(jié)省時(shí)間，提高工作效率的好辦法。辦公室工作人員是基層的管理人員，往往是“有責(zé)無權(quán)”，只是“做事”，不是“管理”，這會(huì)使辦公室人員不能很好使用“授權(quán)”。針對(duì)這一較為尷尬的局面，可考慮采用“分派工作”的方法［4］。首先，列出你工作中所有覺得可以授權(quán)的事情，與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，取得領(lǐng)導(dǎo)的支持;其次，選擇最勝任此項(xiàng)工作的人員來授權(quán)，提出要求和希望，指導(dǎo)和商討如何做好工作。第三，爭(zhēng)取獲得被授權(quán)人的理解和支持。這樣既體現(xiàn)了你對(duì)別人的信任，同時(shí)也節(jié)省了自己的時(shí)間，從而能全力以赴地完成更為重要的、緊迫的工作。

（四）克服拖拉的習(xí)慣

克服拖拉的習(xí)慣是消除時(shí)間浪費(fèi)的重要內(nèi)容，而要做到這一點(diǎn)，必須要注意以下幾個(gè)方面:（1）當(dāng)機(jī)立斷。當(dāng)接到任務(wù)要及時(shí)處理完畢，克服人的惰性，減少拖拉，防止未完成工作的逐漸堆積。（2）不要躲避最困難的問題，把它放在工作效率最高的時(shí)候去做，同時(shí)要善于化大為小，對(duì)艱巨的任務(wù)，逐項(xiàng)分解，逐一完成，不要找借口延遲工作進(jìn)度，這是克服拖拉心態(tài)最好的辦法。（3）嚴(yán)格規(guī)定完成期限。明確各個(gè)時(shí)段的工作任務(wù)，一旦開始，不要停止，集中力量一次解決一個(gè)問題，就意味著節(jié)約大量的時(shí)間，減少重新?lián)炱鹗У舻木€索的時(shí)間，也會(huì)使自己產(chǎn)生有益的焦急感和時(shí)間緊迫感，從而有效地克服拖拉的習(xí)慣。（4）要有很強(qiáng)的超前意識(shí)，最好每天早上問自己:我最需解決的問題是什么?打算解決到什么程度?該做哪些事情?另外，如果信息不夠全面，條件不夠成熟時(shí)，推遲決策或行動(dòng)也是明智的，但決不能總是把希望寄托到明天，因?yàn)槊魈爝€有明天的事要做。

（五）充分利用零散時(shí)間

零散時(shí)間是指那些等待的時(shí)間、銜接的時(shí)間等等。無論怎樣嚴(yán)密的計(jì)劃與管理都會(huì)存在著很多的零散時(shí)間，這些零散時(shí)間累加起來為數(shù)不少，不容忽視。所以，工作中要善于利用這些“寸金”的零散時(shí)間來處理一些不緊急、不重要的事情，如:等候開會(huì)的時(shí)間里可以收發(fā)郵件、查看資料等等，這樣就可以在有限的時(shí)間內(nèi)完成更多的工作任務(wù)，提高工作效率。

總之，高校院系辦公室的工作瑣碎、繁雜、涉及面廣，因此，善于發(fā)掘時(shí)間資源，科學(xué)地管理時(shí)間，合理有效地利用時(shí)間，是我們每一個(gè)管理者不可忽視的重要內(nèi)容。“時(shí)不我待”，我們必須發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主宰自己可控的時(shí)間，講究藝術(shù)和工作方法，在有限的時(shí)間里做更多的事情，不斷提高辦公室的工作效率，更加充分地發(fā)揮出高校院系辦公室的職能作用。

:

［1］曲乃強(qiáng).淺談高校院系辦公室時(shí)間管理［J］.經(jīng)濟(jì)管理論壇，2005，（14）.

［2］陳琦敏.論高校院系辦公室主任的時(shí)間管理［J］.綏化學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（12）.

［3］麥迪.辦公室好習(xí)慣［M］.北京:企業(yè)管理出版社，2003.

［4］嚴(yán)浩宇.高校教學(xué)秘書如何管理好自己的時(shí)間［J］.今日南國(guó)，2008，（11）.

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A

1001－7836（2012）12－0060－02

10.3969/j.issn.1001－7836.2012.12.025

2012－11－14

高樹花（1964－），女，江蘇淮安人，助理研究員，從事教育管理研究。