淺談秘書人員應(yīng)具備的能力結(jié)構(gòu)

李明

(黑龍江省教育學(xué)院，哈爾濱150080)

淺談秘書人員應(yīng)具備的能力結(jié)構(gòu)

李明

(黑龍江省教育學(xué)院，哈爾濱150080)

秘書人員在行政管理系統(tǒng)中處于承上啟下的位置，起著不可替代的作用。結(jié)合現(xiàn)代社會對秘書人員的要求，綜合分析秘書人員應(yīng)具有的能力結(jié)構(gòu)，有助于秘書人員不斷完善能力結(jié)構(gòu)，加速自我成長的步伐。

能力;能力結(jié)構(gòu);秘書;秘書工作

一、引言

《韋氏秘書手冊》指出:秘書是連接決策者和執(zhí)行者的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。秘書工作在行政管理系統(tǒng)中處于承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐部位，處于政治前沿和指揮中心，具有輔助性、中介性、直接性、全面性、服務(wù)性、被動性和機密性等工作特征。傳統(tǒng)的秘書工作是以處理書面信息為主要工作內(nèi)容，以書面操作為主要工作方式。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，以“數(shù)字化”、“網(wǎng)絡(luò)化”、“信息化”為主要特征的知識經(jīng)濟時代的興起，猶如一場無聲的革命，對現(xiàn)有的工作方式、生活方式、思維方式和管理方式等都產(chǎn)生了重大影響，社會也迫切要求領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)決策、科學(xué)管理，進而對秘書人員所具備的能力提出了更高的要求。

能力是直接影響活動效率，使活動得以順利完成的心理特征。所謂的秘書人員的能力結(jié)構(gòu)，就是秘書人員從事秘書活動的各種實際本領(lǐng)的有機結(jié)合，它是一個非常復(fù)雜的系統(tǒng)。秘書人員的能力結(jié)構(gòu)是秘書順利發(fā)揮職能作用，實現(xiàn)個人價值和社會價值的最基本條件。自人類社會有了公共事務(wù)的管理與社會組織分工，出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)人與領(lǐng)導(dǎo)集團，也就有了秘書工作。由此，秘書的能力結(jié)構(gòu)也隨著時代的變遷而變化。

秘書人員的能力結(jié)構(gòu)由基礎(chǔ)能力和專業(yè)能力構(gòu)成。兩者構(gòu)成能力系統(tǒng)的立體結(jié)構(gòu)，反映出現(xiàn)代秘書人員大致合理的能力結(jié)構(gòu)。

二、基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)

基本能力是從事秘書工作所應(yīng)具有的根本能力，是從事秘書工作的基本條件。它比較側(cè)重于一個人的智力能力方面，包括觀察力、注意力、記憶力、想象力、思維力等。這些能力是綜合的認(rèn)識的心理特征，在人的智慧活動中發(fā)揮著各自獨特的功能。根據(jù)秘書人員的工作性質(zhì)和特點，基礎(chǔ)能力中的觀察力、思維力、記憶力是最重要的。

1.觀察力是攝取知識的窗口。人類大腦獲得信息的80%～90%是通過視覺攝取的，可見，觀察能力對于一個人獲取信息是如此的重要。秘書的觀察能力是一種全面、深入地觀察領(lǐng)導(dǎo)和社會環(huán)境的能力。秘書位置處于各類信息的交匯點上，處在聯(lián)系上下縱橫的樞紐地位，擔(dān)負(fù)著收集和反饋信息的重大責(zé)任，這就要求秘書人員心明眼亮，環(huán)顧八方，善于發(fā)現(xiàn)和捕捉一切有價值的信息?，F(xiàn)代社會現(xiàn)象紛繁冗雜，社會變革的步伐越來越快，而視野不開闊、目光如豆的人不能勝任秘書工作?，F(xiàn)在的領(lǐng)導(dǎo)一般都具有較高的知識結(jié)構(gòu)，他們的想法和行動都可能在瞬間發(fā)生變化。作為秘書，就要在工作中與領(lǐng)導(dǎo)保持同步，了解領(lǐng)導(dǎo)在想些什么和生活習(xí)慣是什么，發(fā)揮秘書的主動性，當(dāng)好先行軍，辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，這就需要秘書具有敏銳的觀察力。因此，具備敏銳的觀察能力對秘書輔助決策、參與管理至關(guān)重要。

2.記憶力是經(jīng)驗的存儲。它能夠識記、保持、再認(rèn)識和重現(xiàn)客觀事物所反映的內(nèi)容和經(jīng)驗。秘書的記憶能力及秘書的大腦儲存過去經(jīng)驗和知識的能力，是秘書輸入、處理、儲存、提取信息的能力。較強的記憶力是秘書人員必備的基本功。秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事，強記博取，應(yīng)對自如。秘書的工作千頭萬緒，既要管理事務(wù)，又要參與政務(wù)，既有綜合性又有業(yè)務(wù)性，需要記憶的東西很多，因此，具有良好的記憶力是秘書順利開展工作和提高工作效率的必要前提。

3.思維力是智慧的核心。它是人腦對客觀事物間接的、概括的反映能力。秘書的思維能力是秘書在感性認(rèn)識的基礎(chǔ)上，通過大腦對輔助對象、工作環(huán)境、工作目標(biāo)的間接概括的反映，以及運用所學(xué)知識進行推理和解決工作實際問題的能力。思維能力在秘書的基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)中占有非常重要的地位，不會思維的秘書，不能透過現(xiàn)象抓住事物本質(zhì)，無法正確地認(rèn)識和判斷事物，不能做出理性的分析和思考，也就不能提出切實可行的建設(shè)性意見和建議。只有具有較強的思維能力，才會在工作中進行分析綜合、抽象概括和判斷預(yù)測，才會更好地發(fā)揮秘書的參謀助手的作用。

三、專業(yè)能力結(jié)構(gòu)

專業(yè)能力是秘書從事秘書工作所應(yīng)具備的職業(yè)能力，是秘書能力結(jié)構(gòu)中的核心部分，也是完成秘書工作的重要條件和保證，更是秘書區(qū)別于其他職業(yè)人員的重要方面，它包括文字表達能力、溝通協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)造開拓能力、調(diào)查研究能力、辦公自動化能力、自我成長能力等諸多能力。

1.文字表達能力

文字表達能力是人們運用語言文字的形式溝通信息、相互交往、表現(xiàn)客觀事物和事理的能力。秘書人員工作中的一個重要任務(wù)就是從事大量的文字工作，向上請示報告工作，向下傳達領(lǐng)導(dǎo)要求，對內(nèi)溝通協(xié)調(diào)，對外搜集信息，都需要“寫”來完成。面對各種公文寫作、事務(wù)文書寫作等應(yīng)用文寫作，秘書人員必須掌握一定的寫作規(guī)律，熟練掌握各類應(yīng)用文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平，培養(yǎng)精練的文字表達能力。

2.溝通協(xié)調(diào)能力

秘書人員的溝通協(xié)調(diào)能力是秘書在職權(quán)范圍內(nèi)運用協(xié)調(diào)原理和溝通方法使組織系統(tǒng)的各個方面保持秩序化和科學(xué)化的能力。秘書人員在溝通協(xié)調(diào)關(guān)系中，必須很快理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，用正確思維方式和有效解決方案為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，并能簡練、精確、順暢地傳遞相關(guān)信息，發(fā)揮好承上啟下的橋梁作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)有效推進工作。這要求秘書具有一定的親和力，以積極的心態(tài)溝通，不斷換位思考，及時反饋各方意見，有意識地在組織中搭建溝通平臺，以達到調(diào)動各方面的工作積極性的目的。在溝通協(xié)調(diào)關(guān)系的過程中，秘書人員還要遵循政策指導(dǎo)、客觀公正、平等協(xié)商、注重整體、靈活適度等原則。

3.開拓創(chuàng)新能力

秘書人員的開拓創(chuàng)新能力是秘書根據(jù)確定的目標(biāo)與需要靈活地、創(chuàng)造性地運用已知的知識與信息產(chǎn)生出具有獨到見解的、新穎的、具有開拓性地解決或完成組織及領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作的綜合能力。作為置身于組織管理系統(tǒng)的秘書人員，其工作千頭萬緒，如果單憑一股工作熱情或舊有經(jīng)驗，已經(jīng)不能適應(yīng)新世紀(jì)秘書工作的要求。要堅持從實際出發(fā)，從本單位自身的特點和領(lǐng)導(dǎo)工作的需求出發(fā)，有針對性地完成組織和領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。秘書人員要在工作學(xué)習(xí)中善于積累知識，增長才干，培養(yǎng)自身的想象力和發(fā)散性思維能力，從而提升開拓創(chuàng)新能力。

4.調(diào)查研究能力

調(diào)查研究能力是運用各種方法客觀真實反映實際情況并加以分析綜合的能力。調(diào)查研究是人們認(rèn)識世界的基本方法，也是秘書部門的重要業(yè)務(wù)和經(jīng)常性工作。為了發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用，為領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)做出正確決策、制定政策提供依據(jù)以及起草報告、處理公文、處理來信來訪等都必須做好調(diào)查研究工作。秘書人員要制定詳盡的調(diào)研計劃，運用多種調(diào)查研究手段，最大限度地捕捉多方信息，積極進行恰當(dāng)?shù)臏贤?，確保反映真實的客觀事實。因此，秘書人員必須熟練掌握調(diào)查研究的各項程序、調(diào)查研究的方式方法和處理調(diào)查材料的能力。

5.辦公自動化能力

秘書人員的辦公自動化能力是秘書將現(xiàn)代化辦公設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)和計算機軟件運用在秘書工作中的能力。秘書人員不僅要熟練掌握計算機、打印機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、錄音筆等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，還要掌握office辦公軟件、圖像處理、音頻播放、即時通訊、電子郵箱等常用計算機軟件的使用。特別是辦公自動化協(xié)同軟件的出現(xiàn)，它集數(shù)據(jù)處理、文字處理、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)于一體，使秘書工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化、自動化、信息化，進而最大限度地提高工作效率，將辦公和管理提高到一個嶄新的水平。

6.自我成長能力

自我成長與優(yōu)質(zhì)服務(wù)是一個互動的整體，良好的自我成長能力有利于推進優(yōu)質(zhì)服務(wù)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)也有利于促進文秘人員成長。文秘人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，與領(lǐng)導(dǎo)相處的機會和時間較多，有著得天獨厚的優(yōu)勢，理應(yīng)成長更快。因此，要見賢思齊，虛心向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)處理問題的方式方法;要求真務(wù)實，努力向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，不斷反思工作，汲取經(jīng)驗教訓(xùn)。具有良好的進取心和事業(yè)心，才能始終保持蓬勃向上的工作熱情，沉下心去鉆業(yè)務(wù)工作。缺乏進取心，工作就會缺乏熱情和動力，自我成長就無從談起。要注重回顧總結(jié)，在總結(jié)中提升發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的能力，提升邏輯思維能力和理性思維能力。很多實踐證明，在文秘工作崗位能夠取得突破的人，不論今后從事何種工作，都是一種難得的能力儲備。

事物固有的結(jié)構(gòu)影響著這一事物功能的性質(zhì)和程度，限制著它作用的發(fā)揮，也就是說有什么樣的結(jié)構(gòu)就有什么樣的功能。文秘人員應(yīng)該不斷地通過學(xué)習(xí)來建構(gòu)合理的能力結(jié)構(gòu)，使自身適應(yīng)社會發(fā)展的需要，發(fā)揮秘書的職能，更好地實現(xiàn)人生價值和社會價值，為社會的發(fā)展貢獻出一份力量。

［1］張惠群，彭道海.淺談辦公室文秘人員的能力結(jié)構(gòu)［J］.湖北體育科技，1991，(4):6－10.

［2］李麗虹.淺談高校系級教學(xué)秘書的能力結(jié)構(gòu)［J］.青海師范大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版)，2002，(2):100－102.

G913.4

A

1001－7836(2012)08－0201－02

10.3969/j.issn.1001－7836.2012.08.078

2012－06－13

李明(1981－)，男，黑龍江哈爾濱人，助理研究員，從事行政秘書工作研究。