聘用制下高校人事檔案管理研究

房潔

(山東青年政治學(xué)院，山東濟(jì)南250014)

聘用制下高校人事檔案管理研究

房潔

(山東青年政治學(xué)院，山東濟(jì)南250014)

聘用制的推行為深化高校人事制度改革提供了強(qiáng)有力的組織保證和人才支持，也向高校人事檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)人事檔案管理模式已不再適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求。完善高校人事檔案管理工作是社會(huì)發(fā)展的客觀要求，也是人事檔案管理工作自我完善的需要。在聘用制下，高校應(yīng)該通過(guò)轉(zhuǎn)變觀念、健全制度、創(chuàng)新技術(shù)、完善隊(duì)伍等措施，不斷推動(dòng)人事檔案管理工作的規(guī)范化、信息化、法制化。

聘用制;高校;檔案管理

一、聘用制下的高校人事制度改革

聘用制在高校是指高校與職工按照國(guó)家有關(guān)法律、政策的要求，在平等自愿、協(xié)商一致的基礎(chǔ)上，通過(guò)簽訂聘用合同，明確高校和受聘人員有關(guān)工作權(quán)利和義務(wù)的一種用人制度。聘用制自2002年起在我國(guó)試行以來(lái)，推行面不斷擴(kuò)大，“全員聘用”是我國(guó)事業(yè)單位人事改革的未來(lái)目標(biāo)，聘用制也是高校人事制度改革的必然要求。

在高校人事改革中推行聘用制有著積極的意義。一方面，聘用制的推行有利于實(shí)現(xiàn)人事管理由“身份管理”向“崗位管理”轉(zhuǎn)變。聘用制實(shí)施后，教師能否聘用完全由崗位需要決定，聘用后的待遇也由所聘崗位及其職務(wù)決定。這樣，人事管理就可以通過(guò)加強(qiáng)崗位管理，公開(kāi)擇優(yōu)招聘，糾正過(guò)去重“身份評(píng)審”輕“崗位聘用”的現(xiàn)象，強(qiáng)化了教師的崗位意識(shí)。另一方面，有利于建立健全“能上能下”的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制。[1]傳統(tǒng)的職稱評(píng)定制度，存在著一次評(píng)審定終身的現(xiàn)象，教師職務(wù)“能上不能下”，同時(shí)分配制度上的“大鍋飯”造成教師責(zé)任目標(biāo)不明確。聘用制對(duì)教師采取崗位職責(zé)與任期目標(biāo)的聘約管理模式，實(shí)施擇優(yōu)聘用、優(yōu)勝劣汰的雙向選擇。在激烈的崗位競(jìng)爭(zhēng)中，如果自身沒(méi)有真才實(shí)學(xué)，沒(méi)有過(guò)硬的本領(lǐng)，就將被淘汰。實(shí)行聘用制，可以建立起一種合理的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制。[1]

二、聘用制給高校人事檔案管理工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)

聘用制的實(shí)施，對(duì)高校人事檔案管理工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，人事檔案管理工作將面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。當(dāng)前隨著聘用制的實(shí)施，高校人事檔案工作在諸多方面也逐漸顯現(xiàn)出一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

(一)檔案內(nèi)容不全面

聘用制實(shí)施后，學(xué)校里邊擁有正式的事業(yè)編制員工、聘用合同制員工、臨時(shí)工等，一個(gè)單位存在多種“身份”的員工，這給檔案管理提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案管理中人事檔案內(nèi)容遠(yuǎn)不能適應(yīng)聘用制的要求?！妒聵I(yè)單位崗位設(shè)置管理試行辦法》規(guī)定，“事業(yè)單位崗位分為管理崗位、專業(yè)技術(shù)崗位和工勤崗位三種類別”，“根據(jù)崗位性質(zhì)、職責(zé)任務(wù)和任職條件，對(duì)事業(yè)單位管理崗位、專業(yè)技術(shù)崗位、工勤崗位分別劃分通用的崗位等級(jí)”。因此，人事檔案不能僅僅局限于對(duì)經(jīng)歷的簡(jiǎn)單重復(fù)描述，而是要求能夠全面反映每個(gè)教職員工承擔(dān)的崗位類別、等級(jí)、履行職責(zé)與績(jī)效考核情況，以及任職過(guò)程中的工作創(chuàng)新情況，并反映對(duì)應(yīng)崗位的基本條件等。由于聘用制下人才流動(dòng)將更加頻繁，對(duì)人才誠(chéng)信的要求被提上重要議程，檔案管理中需要增加誠(chéng)信的內(nèi)容。在當(dāng)前國(guó)家誠(chéng)信體系建設(shè)進(jìn)程中，人事檔案也應(yīng)該有所作為，作為個(gè)人信用體系建設(shè)中的主要環(huán)節(jié)，人事檔案是個(gè)人信用數(shù)據(jù)的主要媒介。[2]

(二)“重新建檔”現(xiàn)象嚴(yán)重

隨著聘用制的推行，高校人才流動(dòng)加劇，為了留住人才，以人事檔案為“把手”、扣留人事檔案是很多高校常用的手法，以此來(lái)增加教職工尋找新單位和享受國(guó)家規(guī)定的相關(guān)待遇的難度。盡管扣留人事檔案有違人事檔案管理規(guī)定，但卻成了有些單位防止人才流失的殺手锏和維護(hù)自身利益的有力手段，這種現(xiàn)象在全國(guó)很多高校都存在。相反，也有一些高校為了吸引人才，通過(guò)重新建檔的方式來(lái)引進(jìn)人才。“重建檔案”行為導(dǎo)致的直接后果是“有檔無(wú)人”、“一人多檔”，這嚴(yán)重違背了人事檔案的管理原則。[2]對(duì)于原單位來(lái)說(shuō)，大量的檔案由于檔案主人的“棄檔”而積壓，這些檔案轉(zhuǎn)不出去，又不能銷毀，不僅不能發(fā)揮作用，還要花費(fèi)大量的人力、財(cái)力去管理，造成極大的浪費(fèi);對(duì)于新單位來(lái)說(shuō)，大量的無(wú)檔人員由于缺乏檔案作為依據(jù)，增加了主管單位特別是組織人事部門對(duì)員工考察的難度，降低了人事檔案的利用率和可靠性。

(三)檔案遺棄嚴(yán)重

隨著人才市場(chǎng)的不斷發(fā)展，人才流動(dòng)越來(lái)越快，教職工為了自由流動(dòng)，往往放棄檔案，選擇更適合自己的崗位，在這種背景下，人事檔案似乎變得可有可無(wú)。相反，寄存或托管人事檔案，不僅要辦理有關(guān)手續(xù)，還要繳納一定的費(fèi)用;再加上受戶籍政策的影響，很多教師在和原單位有培養(yǎng)協(xié)議的情況下，完成了碩士、博士學(xué)業(yè)后，離開(kāi)了原單位，重新?lián)駱I(yè)，將個(gè)人檔案遺棄在原單位。工作單位與人事檔案往往不在同一地市，為了省錢省事，許多人選擇了“棄檔”。[2]

三、聘用制下完善高校人事檔案管理工作的對(duì)策

(一)更新觀念——重視高校人事檔案管理工作

良好的檔案意識(shí)有助于推動(dòng)檔案建設(shè)，高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作在高校教育教學(xué)和人事管理中的重要性。人事檔案是人才信息的重要載體，準(zhǔn)確、完整的人事檔案能夠全面記錄一個(gè)人的人生經(jīng)歷、思想品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力水平、工作表現(xiàn)和業(yè)績(jī)等信息。高校人事檔案管理是學(xué)校組織人事管理、教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作不可缺少的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是衡量一所高校人事工作質(zhì)量的標(biāo)志之一。

當(dāng)前，人才服務(wù)市場(chǎng)的建立與發(fā)展，使員工與單位之間的關(guān)系，逐步由穩(wěn)定的封閉狀態(tài)向一定程度的開(kāi)放狀態(tài)發(fā)展，尤其是人事代理制的推行，使許多“單位人”轉(zhuǎn)變成“社會(huì)人”，人事檔案管理工作中傳統(tǒng)的封閉保守的思想觀念，已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。因此高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者應(yīng)樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的觀念，推動(dòng)高校人事檔案管理工作的規(guī)范化、信息化、法制化。

(二)完善制度——推動(dòng)高校人事檔案管理工作規(guī)范化

根據(jù)新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)的理論，制度是約束人們行為的一系列規(guī)則。高校人事檔案管理工作的完善和發(fā)展離不開(kāi)相關(guān)制度的保障。

1．建立健全高校人事檔案管理工作規(guī)章制度，推動(dòng)檔案管理法治化。

《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以及大量的地方性法規(guī)的頒布和實(shí)施，是我國(guó)檔案事業(yè)走上法制軌道的重要標(biāo)志。當(dāng)前，高校人事檔案的管理必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行干部人事檔案工作的政策法規(guī)，依法治檔，按規(guī)章制度辦事。高校應(yīng)當(dāng)重視制度建設(shè)，出臺(tái)相關(guān)干部人事檔案管理辦法、檔案管理工作職責(zé)、檔案管理工作人員守則、檔案保密辦法等規(guī)章制度。

2．實(shí)行開(kāi)放式人事檔案管理模式。

隨著聘用制的發(fā)展，高校人才流動(dòng)的數(shù)量會(huì)日益增多，在更大范圍內(nèi)實(shí)行開(kāi)放式人事檔案管理模式將成為可能。聘用制下，人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍;[3]信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，客觀上也要求檔案管理者改變?nèi)耸聶n案管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流由單一的途徑變?yōu)殚_(kāi)放式的交流模式。

3．加強(qiáng)人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

信息時(shí)代，檔案是一種重要的資源，我們要積極開(kāi)發(fā)利用檔案的信息資源，使人事檔案充分發(fā)揮其重要作用。要擺脫重保管輕利用的思維定勢(shì)，以利用為目的，以利用促管理，所有管理工作都應(yīng)該圍繞“利用”兩字做文章，最大限度地發(fā)掘蘊(yùn)藏于人事檔案中的信息資源。

4．完善人事檔案的長(zhǎng)效管理機(jī)制。

推進(jìn)人事檔案工作，不是一朝一夕的事情，從根本上、長(zhǎng)遠(yuǎn)上講是要解決體制和機(jī)制問(wèn)題，建立長(zhǎng)效管理機(jī)制。

(三)創(chuàng)新技術(shù)——實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理工作信息化

今天，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校人事檔案管理信息化已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，我們應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。[4]

當(dāng)前，必須大力開(kāi)發(fā)電子檔案，大力提高人事檔案工作信息化建設(shè)水平。首先，要利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將人事檔案資料整理輸入微機(jī)，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。其次，要在檔案管理部門之間建立網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)，通過(guò)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。最后，還需要建立和完善高校人事檔案信息綜合數(shù)據(jù)庫(kù)。高校人事檔案信息化管理系統(tǒng)的最主要部分是人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，它主要包括高校人員的職務(wù)和職稱情況、學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門管理工作所需要的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是結(jié)構(gòu)比較合理、功能比較完善、可以共享的人才信息資源。

(四)建設(shè)隊(duì)伍——培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案管理工作者

高校人事檔案管理工作的完善和發(fā)展最終的決定因素是人。因此，要推動(dòng)人事檔案管理工作的發(fā)展，必須培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，這是人事檔案管理工作現(xiàn)代化與信息時(shí)代的客觀要求。[5]首先，應(yīng)當(dāng)組建專門的干部人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。在集中管理的基礎(chǔ)上，成立學(xué)校處級(jí)建制的檔案館;檔案館下設(shè)專門的人事檔案室，配備業(yè)務(wù)水平高、工作責(zé)任心強(qiáng)的專業(yè)人員負(fù)責(zé)人事檔案的管理。其次，應(yīng)當(dāng)通過(guò)學(xué)習(xí)深造、工作研討、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等活動(dòng)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。在加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，開(kāi)展科研活動(dòng)，重視外出培訓(xùn)等提升途徑，從而建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理干部隊(duì)伍，確保學(xué)校檔案工作為學(xué)校各方面工作提供準(zhǔn)確可靠、便捷、高效的服務(wù)。

[1] 田奕娟．論科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)下的高校人事檔案信息化管理[J]．湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，(5)．

[2] 張志行，陳艷．高校人事檔案信息化管理研究與探索[J]．江蘇教育學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2010，(3)．

[3] 李妍．高校干部人事檔案管理現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策[J]．廣東檔案，2010，(3)．

[4] 毛章勇．聘用制下高校人事檔案管理問(wèn)題及其對(duì)策研究[D]．湘潭:湘潭大學(xué)，2007．

[5] 趙暉．信息時(shí)代高校檔案管理應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題[J]．辦公自動(dòng)化，2008，(2)．

G647

A

1672-0040(2012)01-0110-03

2011-10-10

房潔(1976—)，女，山東德州人，山東青年政治學(xué)院館員，主要從事檔案管理研究。

(責(zé)任編輯 李逢超)