企業(yè)IT系統(tǒng)內(nèi)部協(xié)同管理研究

徐 侃

(福州大學(xué)，福建 福州 350000)

企業(yè)IT系統(tǒng)是包括整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)的一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)，該系統(tǒng)通常包括：生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、物資供應(yīng)、銷售管理、勞動(dòng)工資和人事管理等子系統(tǒng)，他們分別具有管理生產(chǎn)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、物資供應(yīng)、產(chǎn)品銷售和工資人事等工作等職能。針對(duì)“信息孤島”、“應(yīng)用孤島”和“資源孤島”，協(xié)同管理最主要的三個(gè)方面就是要實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同，業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同。

企業(yè)IT系統(tǒng)根據(jù)其業(yè)務(wù)處理范圍和其所在供應(yīng)鏈上的位置，可以將其分為企業(yè)內(nèi)部IT系統(tǒng)和企業(yè)外部IT系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)部IT系統(tǒng)是指企業(yè)本身所有的，不需要依靠其他企業(yè)或組織完成業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)，比如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、生產(chǎn)運(yùn)作管理系統(tǒng)等；企業(yè)外部IT系統(tǒng)是指企業(yè)需要和其他的企業(yè)或組織共同完成業(yè)務(wù)處理過程的信息系統(tǒng)，如供應(yīng)商管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、客戶管理系統(tǒng)等。企業(yè)IT系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)同管理指的是不管該系統(tǒng)屬于內(nèi)部的信息系統(tǒng)還是外部的信息系統(tǒng)，將只要是企業(yè)內(nèi)部處理的事物協(xié)調(diào)的管理起來的過程。

實(shí)際運(yùn)作中，企業(yè)的任何一個(gè)部門或個(gè)人的工作，所能產(chǎn)生影響因素的是多方多面的。只有讓這些多方面變化的因素在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)地更新并快速有效應(yīng)用，才能真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)協(xié)同化管理。如銷售部門的銷售工作，涉及到也為范圍包括客戶的反饋和訂單、采購部門的原料采購、財(cái)務(wù)部門的應(yīng)收和應(yīng)付賬款、人力資源部門對(duì)相關(guān)人員的績效考核以及管理層對(duì)企業(yè)整體運(yùn)營情況的分析等。協(xié)同業(yè)務(wù)管理的目的就是需要所涉及到的相關(guān)點(diǎn)及時(shí)地對(duì)變化的因素做出反應(yīng)。

企業(yè)IT系統(tǒng)的內(nèi)部協(xié)同主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程管理上的協(xié)同。從業(yè)務(wù)應(yīng)用層面上看，以部門之間、跨部門以及企業(yè)內(nèi)部工作流程帶動(dòng)信息流、物流、資金流等在企業(yè)內(nèi)外的無障礙流動(dòng)，并完成數(shù)據(jù)庫的實(shí)時(shí)更新。對(duì)于企業(yè)IT系統(tǒng)本身，任何一個(gè)子系統(tǒng)模塊都可以看作是系統(tǒng)應(yīng)用層面上的核心，其他所有的系統(tǒng)模塊都圍繞核心模塊工作，共同完成它所要求的業(yè)務(wù)應(yīng)用。從管理的層面上看，它是基于資源協(xié)同的思想=，實(shí)現(xiàn)的是“以點(diǎn)帶面”和“協(xié)同運(yùn)作”，任何一個(gè)因素的變化都會(huì)在整個(gè)系統(tǒng)中的相關(guān)聯(lián)的結(jié)點(diǎn)上反應(yīng)出來，管理者通過協(xié)同商務(wù)平臺(tái)對(duì)該因素的變化所引起的影響給予控制和引導(dǎo)，從而使整個(gè)業(yè)務(wù)流程達(dá)到高效、協(xié)作的目的。本文中選取了三個(gè)企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程來進(jìn)行分析企業(yè)IT系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)同管理：組織管理業(yè)務(wù)流程、計(jì)劃管理業(yè)務(wù)流程和成本控制業(yè)務(wù)流程。

企業(yè)IT系統(tǒng)組織管理模式協(xié)同分析。企業(yè)組織結(jié)構(gòu)是組織單元之間權(quán)責(zé)構(gòu)成的聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，傳統(tǒng)的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)是以職能作來劃分單元關(guān)聯(lián)，企業(yè)IT系統(tǒng)的組織管理結(jié)構(gòu)模式與傳統(tǒng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)模式的區(qū)別在于擁有一個(gè)信息系統(tǒng)這樣的管理工具將各個(gè)組織單元連接并結(jié)合。在信息系統(tǒng)存在的基礎(chǔ)上，企業(yè)組織管理模式可以使一些管理內(nèi)容如計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、成本核算由多級(jí)變?yōu)橐患?jí)，減少了管理層次，使管理結(jié)構(gòu)趨于扁平化，直接表達(dá)了單元之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系，減少了中間層。另外，信息系統(tǒng)的出現(xiàn)也促使了虛實(shí)結(jié)合的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的產(chǎn)生，虛擬企業(yè)組織單元和實(shí)體組織單元的結(jié)合是企業(yè)IT系統(tǒng)環(huán)境下組織管理模式的新特性。從表面上看，在企業(yè)中引入信息系統(tǒng)是把信息系統(tǒng)的各個(gè)模塊如財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、人力資源管理等進(jìn)行了計(jì)算機(jī)處理，實(shí)質(zhì)上則是將一種虛擬的組織管理模式引入了現(xiàn)實(shí)的組織管理中，即出現(xiàn)了虛擬的組織管理和現(xiàn)實(shí)組織管理相結(jié)合。

企業(yè)IT系統(tǒng)計(jì)劃管理模式協(xié)同分析。計(jì)劃在組織管理中起著主要的作用，從內(nèi)容上主要包含主生產(chǎn)計(jì)劃、物流需求計(jì)劃、能力計(jì)劃、采購計(jì)劃、銷售執(zhí)行計(jì)劃、利潤計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算和人力資源計(jì)劃等；從層次上來看，信息系統(tǒng)的計(jì)劃分經(jīng)營規(guī)劃、銷售與生產(chǎn)規(guī)劃、主生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃和能力需求計(jì)劃五個(gè)層次。主生產(chǎn)計(jì)劃是一個(gè)生產(chǎn)企業(yè)最重要的計(jì)劃，是根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)能力確定企業(yè)要完成的任務(wù)，通過均衡的安排生產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)規(guī)劃的目標(biāo)，使企業(yè)在客戶服務(wù)水平、庫存周轉(zhuǎn)率和生產(chǎn)率方面都能得到提高，并及時(shí)更新，保證計(jì)劃的切實(shí)可行性和有效性。企業(yè)IT系統(tǒng)的計(jì)劃協(xié)同管理主要體現(xiàn)在主生產(chǎn)計(jì)劃的作用上，主生產(chǎn)計(jì)劃的第一個(gè)作用是建立一個(gè)平衡供需的支點(diǎn)，即建立一個(gè)供客戶、供應(yīng)商和公司打交道的基礎(chǔ)平臺(tái)，通過共同的基礎(chǔ)平臺(tái)就為實(shí)現(xiàn)協(xié)同管理打好了基礎(chǔ)；第二個(gè)作用是建立一份計(jì)劃和控制資源以滿足客戶需求的優(yōu)先級(jí)計(jì)劃，使協(xié)調(diào)管理效果最優(yōu)化；第三個(gè)作用是建立一份相對(duì)均衡和穩(wěn)定的產(chǎn)品或最終項(xiàng)目的生產(chǎn)計(jì)劃，用來驅(qū)動(dòng)明細(xì)的物料和能力需求計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃之間的相互協(xié)調(diào)。在滿足客戶需求的前提下，把庫存和未完成訂單控制在決策者所希望的水平上，以確保經(jīng)營、銷售、市場、工程設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)和生產(chǎn)計(jì)劃的集成和實(shí)現(xiàn)。

企業(yè)IT系統(tǒng)成本管理模式協(xié)同分析。產(chǎn)品成本是把生產(chǎn)過程中各種資源利用情況用貨幣來表示，成本是衡量企業(yè)技術(shù)和管理水平的重要指標(biāo)，把財(cái)務(wù)管理和成本管理納入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，是計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)發(fā)展的一個(gè)重要的里程碑?，F(xiàn)代會(huì)計(jì)學(xué)把主要為企業(yè)外部提供財(cái)務(wù)信息的會(huì)計(jì)事務(wù)稱為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，而把為企業(yè)內(nèi)部提供財(cái)務(wù)信息的會(huì)計(jì)事務(wù)稱為管理會(huì)計(jì)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的目的在于為企業(yè)外部的利害關(guān)系集團(tuán)和個(gè)人提供全面反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營效果和財(cái)務(wù)變動(dòng)狀況的信息。管理會(huì)計(jì)的主要目的在于為企業(yè)內(nèi)部各級(jí)管理人員提供進(jìn)行經(jīng)營決策所需的各種財(cái)務(wù)信息。在企業(yè)信息系統(tǒng)中，為了便于計(jì)劃、監(jiān)控、分析和維護(hù)成本，設(shè)有四種類型的成本：標(biāo)準(zhǔn)成本，是成本管理中的所設(shè)定的計(jì)劃成本；現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)成本，是當(dāng)前實(shí)際產(chǎn)生的標(biāo)準(zhǔn)成本；模擬成本，是在使用系統(tǒng)模擬功能時(shí)所采用的實(shí)驗(yàn)成本；實(shí)際成本，在實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)營過程中使用的成本。企業(yè)信息系統(tǒng)中的成本一般采用滾加法，按物料清單所規(guī)定的物料之間的層次、需求關(guān)系和制造過程，從產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的最底層開始，由產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的底層向高層逐層累計(jì)。成本的發(fā)生和累計(jì)與生產(chǎn)制造過程同步，隨著生產(chǎn)過程的進(jìn)行，在材料信息和生產(chǎn)計(jì)劃信息動(dòng)態(tài)產(chǎn)生的同時(shí)，成本信息業(yè)也隨之產(chǎn)生，企業(yè)IT系統(tǒng)的成本協(xié)同管理模式就是當(dāng)企業(yè)運(yùn)作在執(zhí)行企業(yè)計(jì)劃時(shí)，同時(shí)將所產(chǎn)生的成本通過計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)傳遞到相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，使企業(yè)決策人可以實(shí)時(shí)得知企業(yè)成本的即時(shí)信息，實(shí)現(xiàn)企業(yè)成本管理與生產(chǎn)管理的協(xié)同，在進(jìn)行計(jì)劃執(zhí)行、控制物流的同時(shí)，也控制了資金流，做到物流、信息流和資金流的統(tǒng)一。

綜上所述，企業(yè)IT系統(tǒng)協(xié)同管理模型應(yīng)該由內(nèi)至外的進(jìn)行協(xié)同管理。企業(yè)內(nèi)部協(xié)同主要包括企業(yè)傳統(tǒng)組織與信息系統(tǒng)組織的協(xié)同、企業(yè)計(jì)劃各層次與生產(chǎn)過程的協(xié)同、企業(yè)成本與企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售之間的協(xié)同，相對(duì)應(yīng)的分別是企業(yè)各個(gè)信息系統(tǒng)之間的協(xié)同、企業(yè)計(jì)劃管理系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)的協(xié)同、企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與成本發(fā)生系統(tǒng)的協(xié)同。